Dołącz do czytelników
Brak wyników

Z praktyki kierownika produkcji

1 lipca 2019

NR 51 (Czerwiec 2019)

Zarządzanie wizualne w przedsiębiorstwie

384

Chińskie powiedzenie mówi, że „jeden obraz wart więcej niż tysiąc słów”, dlatego zarządzanie przez wizualizację jest bardzo ważnym i skutecznym elementem w koncepcji Lean

W środowisku, w którym odchylenia od normy są codziennością, stosowanie zarządzania wizualnego jest sposobem prezentacji tego, że wszystko pozostaje pod kontrolą. Jest też narzędziem poprawiającym szybkość reakcji, kiedy pojawiają się odchylenia. Zarządzanie z użyciem wizualizacji nie jest nową koncepcją. Już w starożytnym Egipcie stosowano wzorzec królewskiego łokcia, który w formie miedzianego pręta ułatwiał życie kupcom i mieszkańcom [1]. Na uwagę zasługuje również pomysł na zarządzanie zasobami ludzkimi żyjącego na przełomie XVIII i XIX wieku Roberta Owena, który jako zagorzały przeciwnik stosowania kar wobec pracowników wprowadził w kierowanej przez siebie przędzalni tzw. cichy monitoring. Były to drewniane klocki, które na swoich czterech ścianach miały kolory oznaczające zachowanie pracownika. Złe zachowanie symbolizował kolor czarny, przeciętne kolor niebieski, dobre reprezentował żółty, natomiast doskonałe zachowanie – biały. Nadzorca pracowników codziennie ustawiał właściwy kolor, zależnie od zachowania pracownika. Ta informacja była odnotowana do księgi, którą przekazywano do pozostałych działów przedsiębiorstwa [2].

Jednak chyba najbardziej znanym w historii przykładem świadomego wykorzystania zarządzania wizualnego w organizacji jest system produkcyjny Toyoty (TPS). Wykorzystanie narzędzi zarządzania wizualnego można dostrzec w niemal każdym miejscu: tablice, wykresy, monitory, matryce kompetencji, karty kanban, tablice andon i inne elementy prezentujące dane produkcyjne, standardy pracy i ogólną strategię przedsiębiorstwa, które w konsekwencji nieustannie przypominają pracownikom o wszystkich elementach tworzących 

POLECAMY

 Wykres 1. Wykres planowanego skrócenia czasu przezbrojenia oraz realnej poprawy czasu

 

Zasady zarządzania wizualnego


Masaaki Imai w swojej książce Gemba Kaizen opisał trzy zasady zarządzania wizualnego. Są to:

  1. Zasada Uwidacznianie problemów
    Wszystkie problemy, jakie pojawiają się w procesie wytwarzania wartości dodanej dla klienta, powinny być uwidocznione za pomocą wizualizacji. Jeżeli problem występujący podczas produkcji nie zostanie zauważony, po niedługim czasie otrzymamy bardzo wiele wadliwych produktów. Jednym ze skutecznych rozwiązań jest zastosowanie urządzeń jidoka, czyli autonomicznych systemów, które zatrzymają maszynę zawsze, kiedy powstanie wadliwy produkt. Zatrzymanie maszyny uwidoczni problem i zmusi do podjęcia czym prędzej działań naprawczych.
  2. Zasada Pozostawanie w kontakcie ze stanem rzeczywistym
    Wykorzystanie zarządzania wizualnego to doskonałe rozwiązanie do informowania wszystkich pracowników o tym, jaki jest stan obecny. Informacje o stanie realizacji planu, poziomie jakości czy zasobach materiałowych pozwalają każdemu pracownikowi dostrzec odchylenia od normy i odpowiednio wcześnie zareagować. 
  3. Zasada Wyznaczanie celów
    Zarządzanie wizualne ma potężną siłę w wizualizowaniu pracownikom celów ich działania [4, 10]. Kiedy jednym z celów jest usprawnienie jakiegoś elementu procesu, np. skrócenie czasu przezbrajania maszyny, niezbędne jest zobrazowanie na tablicy tego, co chcemy osiągnąć i w jakim czasie. Ilekroć maszyna jest przezbrajana, mierzymy czas przezbrojenia, a otrzymaną wartość umieszczamy na tablicy z wykresem. Następnie przeprowadzamy szkolenia pracowników mające skrócić czas przezbrojeń.

    Istotne jest, aby cel był bardzo wyraźnie zaprezentowany. Kiedy chcemy zaprezentować skrócenie czasu przezbrojeń, może to być linia prowadząca od czasu obecnego do czasu, jaki chcemy osiągnąć. Podczas każdego pomiaru nanosimy zmierzony czas na tablicę, co pokazuje pracownikowi osiągnięty postęp (wykres 1).

    Z czasem dostrzeżemy, że rzeczywisty czas jest coraz bliżej czasu zakładanego. Warto mieć świadomość, że takie prezentowanie osiągnięć jest również bardzo skuteczną metodą rozbudzania wewnętrznej motywacji pracownika. Kiedy pracownik widzi efekty swojej pracy, bardziej się w nią angażuje.

 

Obszary zastosowania


Zarządzanie wizualne podpowiada nam, co jest prawidłowe, jakie są problemy, co zostało zrealizowane, ile jest jeszcze do zrealizowania i jakie są opóźnienia. Można je wykorzystywać w każdym niemal obszarze organizacji, ale Masaaki Imai wyróżnił pięć najważniejszych obszarów, na które należy zwrócić uwagę. Ich zestawienie w koncepcji Lean nosi nazwę 5M: 


[1] Manpower, czyli siła robocza. Dzięki zarządzaniu wizualnemu będziemy wiedzieć, jaka jest motywacja pracownika. Wynika ona bezpośrednio z systemu sugestii, który istnieje w organizacji. Im większe motywacja pracowników i ich zaangażowanie, tym więcej propozycji usprawnień. Dodatkowo, przejrzyste instrukcje stanowiskowe pozwolą natychmiast porównać pracę wykonywaną z tym, jak powinna być wykonywana. W razie odstępstw można wprowadzić poprawki. 

Ciekawą możliwością jest również zaprezentowanie w formie tablic lub matrycy kompetencji/umiejętności, jakie ma dany pracownik (tabela 1). Na takiej matrycy umieszczamy kompetencje niezbędne z punktu widzenia zespołu. Można również wskazywać, na jakim poziomie są kompetencje danego pracownika, co dodatkowo stymuluje go do ich podnoszenia.

[2]Machines, czyli maszyny – wizualizacje związane z obsługą maszyn, konserwacją oraz ich działaniem. Im większą pracownik ma świadomość na temat obsługiwanej maszyny, tym prędzej zauważy problemy w jej działaniu. Umieszczenie w widocznym miejscu instrukcji obsługi daje pracownikowi natychmiastowy wgląd w zasady działania maszyny w razie pojawienia się wątpliwości. 

Skuteczne jest wykorzystanie wspomnianych już systemów jidoka, czyli autonomicznych systemów zatrzymujących maszynę w momencie wystąpienia błędu oraz sygnalizujących świetlnie lub dźwiękowo wystąpienie problemu.

[3]Materials (materiały) – wizualizacja przy zarzadzaniu zasobami materiałowymi pozwala szybko reagować na braki i usprawniać ich przepływ. Jednym z takich narzędzi są karty kanban informujące, że np. w danym pojemniku kończą się potrzebne w procesie elementy i należy je uzupełnić.

[4]Methods (metody) – świadomość, że dana praca jest wykonywana przez pracownika prawidłowo, można uzyskać tylko dzięki obserwacji i przenoszeniu jej wyniku na odpowiednie arkusze umieszczone przy danym stanowisku. To również umieszczenie norm i standardów pracy, do których przełożony będzie miał wgląd w momencie kontroli pracy pracownika.

[5]Measurements – aby mieć pewność, że proces przebiega prawidłowo, niezbędna jest wizualizacja wyników pomiarów. Pomiarom powinny podlegać wszelkie możliwe elementy procesu oraz otoczenia, aby zapewnić jego niezakłócony przebieg. Od pomiarów jakości i liczby wyprodukowanych elementów poprzez temperaturę maszyny po poziom zanieczyszczenia powietrza – jeżeli jest to element istotny dla procesu [4].
 

Tab. 1. Macierz kompetencyjna. Zależnie od szkoleń lub doświadczenia przypisuje się pracownikom odpowiednie oznaczenie
 

 

 Zarządzanie wizualne a bezpieczeństwo


Szczególnym elementem, na który metody zarządzania wizualnego wpływają, jest bezpieczeństwo pracowników. Zapewniają je nie tylko tablice informacyjne o założonym kasku czy okularów ochronnych, ale również sygnalizacja dotycząca temperatury maszyn czy ostrzeżenia pojawiające się np. przy wejściu na obszar, w którym pracownik podczas pracy maszyny nie powinien przebywać (fot. 1).

W zakresie bezpieczeństwa doskonałym rozwiązaniem są również wyraźnie wydzielone od reszty hali produkcyjnej ścieżki, po których pracownicy mogą swobodnie się poruszać, bez obawy, że narażą się na utratę zdrowia lub życia (fot. 3).


Korzyści z zarządzania wizualnego


Aby jeszcze bardziej przybliżyć ideę zarządzania wizualnego, warto zaprezentować korzyści wynikające z dobrze zorganizowanego i przygotowanego systemu. W różnych publikacjach w obszarze zarządzania znajdziemy opisy następujących elementów:

Transparentność – proces powinien być przejrzysty i czytelny dla każdego pracownika. Dzięki wizualizacji można zaprezentować go pracownikom, aby każdy miał świadomość jego przebiegu od początku do końca. Transparentny proces to taki, który jest komunikowany pracownikom za pomocą upublicznienia danych, pomiarów czy wykresów. Osoby odpowiedzialne za proces muszą mieć świadomość, że jeżeli pozostaje on tylko w ich głowach, nie będzie przez pracowników udoskonalany, dlatego trzeba go zaprezentować.

Dyscyplinowanie – pomimo negatywnego skojarzenia, w tym wypadku dyscyplina, a właściwie samodyscyplina polega na wypracowaniu nawyku pracy zgodnie z procedurami. Poprzez prezentację wyników jest również wywoływana lekka presja na pracownika. Jeżeli dane są stale aktualizowane, do pracownika dociera informacja, że przełożeni mają świadomość tego, jak pracuje, co jest stale monitorowane.

 

 Fot. 1. Przykład oznaczeń informujących m.in. o strefie odzieży ochronnej lub niebezpiecznej (źródło: 
www.allaboutlean.com)

 

 Fot. 2. Wyznaczona ścieżka do swobodnego przemieszczania się pracowników (źródło: safetyfirstlinemarking.com.au)

 

 Fot. 3. Przykład zastosowania metody 5S w porządkowaniu narzędzi. Każe z nich ma swoje miejsce. Jeżeli po zakończeniu pracy nie ma narzędzia w jego właściwym miejscu, pracownik jest zobowiązany je tam umieścić (źródło: //leansensei.com)

 

 Fot. 4. Tablica andon oferowana przez amerykańską firmę SCADAware. Kolory oznaczają: zielony – element procesu przebiega prawidłowo, żółty – potrzeba wsparcia, czerwony – element/maszyna zatrzymany (źródło: www.scadaware.com)

 

Ciągłe doskonalenie – dzięki zarządzaniu wizualnemu można stworzyć w przedsiębiorstwie atmosferę ciągłego doskonalenia. Już sama prezentacja wyników jest czynnikiem motywującym pracowników do efektywniejszej pracy.

Ułatwienie pracy – natychmiastowy dostęp do przejrzystej informacji na temat wykonywanej pracy w postaci grafiki jest zdecydowanie bardziej skutecznym rozwiązaniem niż suchy tekst. Jeżeli coś jest widoczne i wyraźne, znacznie łatwiej to zapamiętać.

Trening on-the-job – wykorzystanie narzędzi zarządzania wizualnego do szkolenia pracowników w miejscu wykonywania pracy znacznie podnosi skuteczność szkolenia przy jednoczesnym obniżeniu jego kosztów. Co istotne, skraca również czas takiego szkolenia. Nowy pracownik w trakcie wykonywanej pracy ma ciągły dostęp do informacji na jej temat – instrukcji i wytycznych, a osoba szkoląca zyskuje materiały wizualne w sytuacji, kiedy pojawia się konieczność dodatkowego przeszkolenia pracownika.

Uproszczenie informacji – zarządzanie wizualne ma na celu również przekazanie informacji w możliwie łatwy dla odbiorcy sposób. Każda osoba, która spojrzy na informację, ma ją zrozumieć. Maksymalne uproszczenie komunikatu nie pozostawia pola do nadinterpretacji, a sam fakt dostarczania pracownikom informacji dotyczących przedsiębiorstwa i jego funkcjonowania sprawia, że pracownicy częściej identyfikują się z organizacją [5, 6].

Marketing wewnętrzny – marketing często kojarzony jest z klientem zewnętrznym i budowaniem systemu komunikacji z nim. Często zapominamy, że równie istotny jest klient wewnętrzny, czyli pracownik przedsiębiorstwa. Obok szkoleń czy systemu motywacyjnego, wykorzystując zarządzanie wizualne, wzbogaca się działania marketingowe o bardzo bogaty element uświadamiający pracowników o celach i misji firmy oraz budujący relację producent – klient. Postawa taka wymusza na producencie dostarczanie do klienta produktu lub usługi najwyższej jakości, czyli podejście do każdego współpracownika jak do klienta końcowego. Na uwagę w tym miejscu zasługuje aksjomat dr. Kaoru Ishikawy, twórcy słynnego diagramu ryby: „Następny proces jest klientem” [4].


Narzędzia zarządzania wizualnego


Jest wiele narzędzi, które – prawidłowo zastosowane – będą bogatym źródłem informacji. Narzędzia te pozwalają tylko rzucić okiem, aby od razu podjąć odpowiednie działania naprawcze.

5S, czyli metoda właściwego utrzymania stanowiska pracy
5S oznacza pięć słów pochodzących z języka japońskiego. Są to:

  • Seiri – selekcja. W miejscu wytwarzania powinny być tylko te rzeczy, które w danym momencie są niezbędne do rea­lizacji procesu (fot. 3). Jeżeli w pobliżu znajdują się nieużywane pojemniki, dokumenty czy narzędzia, powinny być niezwłocznie usunięte.
  • Seiton – systematyka. Każde narzędzie niezbędne do pracy powinno mieć swoje miejsce i być gotowe do użycia w razie potrzeby. Po zakończeniu używania danego przyrządu należy natychmiast odłożyć go na jego miejsce. 
  • Seiso – sprzątanie. Maszyny i sprzęt oraz miejsce pracy powinno być czyste i zadbane. Wdrożenie seiso sprawi, że wszelkie odchylenia od normy, np. wycieki oleju, zostaną szybko zauważone.
  • Seiketsu – standaryzacja. Wszystkie działania w ramach 5S powinny być codziennym standardem. Mają się stać rutyną działań każdego z pracowników.
  • Shitsuke – samodyscyplina/samodoskonalenie. Wdrożenie codziennego
  • wypełniania arkuszy kontrolnych, np. w odstępach godzinowych – zależnie od założeń. Uzupełnianie arkuszy związanych z kontrolą czystości narzędzi i miejsca pracy pozwoli wypracować nawyk przestrzegania zasad 5S [5, 7, 8].

Często do powyższych elementów dodaje się szósty, safety, czyli z angielskiego bezpieczeństwo. Jednak warto zwrócić uwagę, że bezpieczeństwo wynika samo z przestrzegania zasad 5S.

Andon
Innym, zasługującym na uwagę narzędziem wykorzystywanym przy zarządzaniu wizualnym, jest andon. Z języka japońskiego słowo to oznacza sygnalizator. Andon to po prostu informowanie za pomocą sygnalizacji świetlnej lub dźwiękowej, w jakim miejscu pojawił się problem, co umożliwia natychmiastową reakcję (fot. 4). Jest nierozerwalnie związany ze wspomnianym systemem jidoka, czyli autonomicznym systemem zatrzymującym maszynę w razie wystąpienia niezgodności. 

W systemie wizualnym andon stosuje się tablice, na których zaznaczono wszystkie elem...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy