Dołącz do czytelników
Brak wyników

Z praktyki kierownika produkcji

10 listopada 2021

NR 65 (Październik 2021)

Sens standaryzowania procesów w organizacji

0 17

Chyba oczywiste jest, że procesy produkcyjne powinny funkcjonować sprawnie i bez zakłóceń. Skutecznym narzędziem sprawiającym, że właśnie tak będzie się działo, jest standaryzacja. Jak pokazują doświadczenia wielu przedsiębiorstw, standaryzacja jest z pozoru jasnym i zrozumiałym terminem, jednak samo jej wdrożenie wymaga cierpliwości i wytrwałości.

Sens standaryzowania procesów w organizacji

Chyba oczywiste jest, że procesy produkcyjne powinny funkcjonować sprawnie i bez zakłóceń. Skutecznym narzędziem sprawiającym, że właśnie tak będzie się działo, jest standaryzacja. Jak pokazują doświadczenia wielu przedsiębiorstw, standaryzacja jest z pozoru jasnym i zrozumiałym terminem, jednak samo jej wdrożenie wymaga cierpliwości i wytrwałości.
Standaryzacja w szczupłym podejściu jest podstawą, bez której kultura Lean nie ma prawa bytu. Jak się jednak okazuje, są organizacje, które próbują przez lata wdrożyć leanowe rozwiązania, poświęcając standaryzacji niewiele czasu. Takie organizacje skupiają się na poszukiwaniu ulepszeń, wdrażaniu rozbudowanych systemów sugestii, zakładając, że pracownicy sami z siebie będą proponować generujące duże oszczędności pomysły. Niestety, pominięcie podstawy istnienia koncepcji Lean, jaką jest standaryzacja pracy i procesów sprawi, że Lean w takiej organizacji nie będzie spełniał swojej funkcji.
Głównymi czynnikami stojącymi za brakiem standaryzacji są:

POLECAMY

  • niechęć do jej wdrożenia, gdyż trzeba poświęcić dużo czasu i cierpliwości, aby ustandaryzować pracę i procesy,a
  • konieczność nieustannego pilnowania, aby pracownicy przestrzegali standardu,
  • niezrozumienie standaryzacji i postrzeganie jej przez pryzmat mitów na jej temat.

Mity na temat standaryzacji

Mity – jak mówi definicja PWN – „to fałszywe mniemanie o kimś lub o czymś uznawane bez dowodu”. Niestety, wokół standaryzacji również narosło wiele mitów, które sprawiają, że często się jej unika.

Mit 1. Standaryzacja powoduje brak elastyczności – standaryzowanie nie jest hamulcem zmian i doskonalenia. Opracowanie najlepszych na dany moment zasad postępowania pomaga szukać jeszcze lepszych rozwiązań. Standaryzacja nie zabrania wprowadzania w przyszłości lepszych zmian w postępowaniu. Jeżeli zostanie znaleziona skuteczniejsza metoda pracy, zostanie ona wdrożona jako standard dla całej organizacji.

Mit 2. Standaryzacja pracy sprawia, że każdy może się nauczyć pracować, patrząc tylko na instrukcję – jest to jeden z mitów, któremu ulegają często osoby patrzące na standaryzację jako sposób na skrócenie czasu wymaganego na szkolenie pracowników. Takim przykładem są organizacje, w których jest bardzo duża rotacja pracowników. Dążąc do zminimalizowania czasu koniecznego do przeszkolenia pracownika i oszczędzania na profesjonalnym trenerze pracy, organizacja zakłada, że poprzez samo zapoznanie się z instrukcjami działania pracownik nauczy się pracy. Wystarczy, że zapozna się z materiałem i zacznie pracować. Jednak dokumentacja opisująca pracę, mimo tego, że jest bardzo dokładna, pomaga w pracy oraz jest doskonałym materiałem szkoleniowym, nie jest w stanie nauczyć pracownika dobrego wykonywania pracy. Praca zakładająca wydajność i wysoką jakość wymaga czasu i nadzoru wykwalifikowanego trenera. Warto również zwrócić uwagę na czynnik motywacyjny, jakim niewątpliwie jest poświęcanie czasu na szkolenie pracowników. Organizacje, które rozwój kwalifikacji pracowników traktują jako coś nieistotnego i niewartego inwestowania, będą w efekcie borykały się z trudnościami w zatrudnieniu, niskim morale oraz nieustającymi problemami jakościowymi.

Mit 3. Dzięki standaryzacji pracy można każdą osobę, bez jakiegokolwiek doświadczenia, nauczyć pracy – o ile prostych i niewymagających czynności można nauczyć praktycznie każdego, o tyle bardziej skomplikowane działania wymagają jednak znacznie więcej nauki. Na przykład ustawianie robotów na linii produkcyjnej czy też nauczenie pracowników zwracania uwagi na nieprawidłowości podczas produkcji związane z jakością wytwarzanych dóbr nie są czymś, czego każdy może się nauczyć.

Mit 4. Standaryzacja powoduje brak odchyleń – mit wynikający z założenia, że jeżeli wszyscy będą postępować tak samo, efekt będzie dokładnie taki sam. To niezwykle niebezpieczne przekonanie może być przyczyną wielu błędów i nieporozumień. Trzeba mieć świadomość, że dopóki w procesie występuje jeden człowiek, nawet w najlepiej opisanym procesie, zabezpieczony w wysokiej jakości urządzenia, superkomputery, będą się pojawiać błędy. Błędy są powodowane przez nieuwagę, zmęczenie, brak koncentracji, czy też ochotę sprawdzenia, czy jakieś postępowanie może być lepsze niż opisane w instrukcji.

Mit 5. Standaryzacja dotyczy tylko produkcji – przekonanie, jakoby standaryzacja dotyczyła tylko obszaru produkcji, jest błędne. Standaryzację można wdrożyć praktycznie wszędzie. W usługach, medycynie, administracji, a nawet w szkolnictwie.

Mit 6. Standaryzacja zabija kreatywność – ten popularny mit jest często powodem niechęci w stosunku do standaryzacji. Jak pokazują doświadczenia leanowych organizacji, standaryzacja pracy porządkuje proces, czyni go przejrzystym i wręcz daje pracownikom możliwość wykazania się kreatywnością.

Co standaryzować?

Ile organizacji, tyle pomysłów na standaryzację. Jednak mimo wielu różnych podejść, są elementy, które zawsze są poddawane standaryzacji:

  1. Procesy – przez procesy należy rozumieć zbiór działań przekształcających produkt na wejściu w produkt na wyjściu. Standaryzowane są zadania, role pracowników, kroki i wyniki.
     
  2. Zadania, czyli działania, które powinny być realizowane, role pracowników, czyli kto jest zaangażowany w realizację i jakie ma zadanie, kroki, według których należy postępować oraz wyniki, jakie powinny być osiągane.
     
  3. Procedury – dotyczą tego, w jaki sposób standardy są realizowane. Procedury opisują poszczególne kroki standardu, jakie powinny być wykonywane, aby zgodnie z nimi postępować. Na przykład, jeżeli organizacja produkuje elementy spawane, to procedury opisują, w jaki sposób i za pomocą jakich narzędzi pracownik powinien realizować standard. Efektem tych procedur jest produkt zgodny z wytycznymi klienta.
     
  4. Instrukcje pracy – dostarczają informacji, w jaki sposób wykonywać pracę w sposób maksymalnie bezpieczny i wydajny.

Korzyści wynikające ze standaryzacji

  • Stabilny proces – wprowadzenie powtarzalności pozwala znacznie zwiększyć prawdopodobieństwo spełnienia wszystkich wymogów i i dostarczenia dobrego produktu.. Stabilność jest również czynnikiem bardzo pozytywnie wpływającym na jakość. Jeżeli wypracowany standard pozwala na osiąganie wysokich wyników jakościowych, to w efekcie można spodziewać się takich wyników w przyszłości.
  • Przejrzysty i przewidywalny proces, w którym dokładnie widać punkty początkowe i końcowe elementów procesu. Dzięki temu z łatwością można dostrzec występujące w procesie problemy i odchylenia.
  • Zachowanie wiedzy – w razie odejścia wykwalifikowanego pracownika, organizacja ma zachowaną całą wiedzę ekspercką, którą można wykorzystać do kształcenia nowego pracownika.
  • Szkolenia – standaryzowana praca ma bezpośredni wpływ na jakość szkoleń pracowników. Warto w tym miejscu wspomnieć o Training Within Industry, czyli o ustandaryzowanym programie rozwojowym dla kierowników, Team Leaderów i brygadzistów. Każdy z elementów tego programu, aby przyniósł zakładane efekty, wymaga od osób w nich uczestniczących postępowania zgodnie z opracowanym standardem. Standardem w kwestii Instruowania Pracowników, Doskonalenia Metod Pracy, Bezpieczeństwa Pracy, a nawet Budowania Relacji z pracownikami.
  • Audyt i kontrola – posiadanie standardów pozwala na lepszą kontrolę i ewaluację produkcji, śledzenie procesu, poszukiwanie nieprawidłowości i dążenie do pełnej zgodności.
  • Zaangażowanie pracowników – standaryzacja lepiej angażuje pracowników.
  • Ciągłe doskonalenie – wraz ze standaryzacją pracy pojawia się proces eliminacji siedmiu strat charakterystycznych dla koncepcji Lean – nadprodukcji, nadmiernych procesów, nadmiernego ruchu, zapasów, oczekiwania, wad, czyli defektów i zbędnego transportu.
  • Większa elastyczność procesu – mimo że na pierwszy rzut oka można pomyśleć zgodnie z jednym z mitów, że standaryzowany proces nie może być elastyczny, jest wręcz przeciwnie. Przede wszystkim łatwiej można rotować pracownikami, którzy mogą np. wspierać drugą linię produkcyjną, jeżeli pojawi się taka potrzeba. Elastyczność wynika również z faktu zastosowania metody 5S, czyli podjęcia takich działań, aby stworzyć uporządkowane, czyste i przede wszystkim bezpieczne miejsce pracy. Dzięki temu łatwo zlokalizować niezbędne narzędzia pracy. To właśnie między innymi dzięki standaryzacji czas przezbrojenia bolidu na wyścigach Formuły 1, został skrócony z kilku minut do niecałych dwóch sekund.
  • Zgodność z normami – standaryzacja ułatwia spełnianie często bardzo rygorystycznych wymogów co do norm jakościowych. Niezgodność z tymi normami w wielu wypadkach, np. w sektorze automotive, ma bezpośredni wpływ na istnienie przedsiębiorstwa.

Jak wdrożyć standaryzację do organizacji?

We wdrożeniu standaryzacji warto oprzeć się na doświadczeniach innych organizacji i wykorzystać Cykl Deminga. Każdy z kroków procesu wdrażania standardu jest częścią składową jednego z elementów cyklu (Tabela 1).
 

Tabela 1. Cykl Deminga
Etap cyklu deminga Krok w procesie standaryzacji
PLAN (Zaplanuj) Analiza stanu bieżącego oraz identyfikacja procesu
Porównanie z oczekiwaniami
Stworzenie standardów dla procesu
DO (Zrób) Wdrożenie standardu
CHECK (Sprawdź) Monitoring i kontrola
ACT (Działaj) Wdrażaj poprawki


Krok 1. Analiza stanu bieżącego oraz identyfikacja procesu
Pierwszy krok wymaga dokładnego rozpoznania procesu. Warto skorzystać z mapowania strumienia wartości (Schemat 2), aby graficznie przedstawić przepływ materiałów i informacji. Dodatkowym uzupełnieniem m...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy