Dołącz do czytelników
Brak wyników

Z praktyki kierownika produkcji

1 września 2020

NR 58 (Sierpień 2020)

Lean Management w firmach rodzinnych, czyli jak możesz zadbać o stałe i zyskowne usprawnienia w Twoim biznesie

69

Firmy rodzinne to ten niezwykły rodzaj biznesu, który zatrzymuje swoich pracowników na lata. Dlaczego niezwykły? Ponieważ żyjemy w czasach, w których wiele osób pnie się po szczeblach kariery, przechodząc z jednej korporacji do drugiej. Bez więzi, bez głębszych relacji. Inaczej jest w przypadku firm rodzinnych, które stawiają na człowieka, potrafią rozwijać jego potencjał przez wiele lat i obie strony czerpią z tej współpracy pełnymi garściami. To wielka zaleta, a często także wyzwanie, gdy pada pomysł wprowadzenia zmian w sposobie funkcjonowania firmy. Jak to zrobić, by wilk był syty i owca cała? Z pomocą przychodzi Lean Management. Co to takiego i jak może rozwinąć Twój biznes?

Lean – co to takiego?

Znasz Petera Druckera? Ten wybitny myśliciel i teoretyk zarządzania XX wieku podarował światu ogrom wartości i wskazówek pomocnych w prowadzeniu biznesu. W tym miejscu warto przytoczyć jedną z nich: 

POLECAMY

Najcięższym grzechem organizacji jest próba bycia bardziej efektywnym w działaniach, które nie powinny być w ogóle podejmowane.

Ta sentencja to doskonała wskazówka dla każdego przedsiębiorcy, ale także, w pewnym sensie, definicja Lean. Dlaczego? Ponieważ Lean Management to strategia zarządzania biznesem, która mówi o tym, aby nie robić rzeczy bezsensownych, zbędnych, nieprzynoszących żadnej wartości temu, czym się zajmujemy. To strategiczne spojrzenie na nasze działania i określenie, czy wciąż są aktualne, czy możemy coś usprawnić, by wynieść efektywność na wyższy poziom, a tym samym, wpłynąć pozytywnie na odbiór rynku i zadowolenie klientów. Innymi słowy, Lean to eliminowanie marnotrawstwa i skupienie się na wartościach dodanych, za sprawą odpowiedniego nastawienia, ciągłych obserwacji i otwartości na zmiany.
Każdy, kto prowadzi dzisiaj biznes, zdaje sobie sprawę z tego, jak szybko i często potrafią zmieniać się trendy, w zależności od tego, z jakim produktem lub usługą mamy do czynienia. Dlatego też warto nieustannie zastanawiać się, co i jak możemy produkować czy oferować oraz jak projektować procesy i usprawniać działania w perspektywie przyszłościowej, by były one efektywne i mądrze zorganizowane. Tak też działa jeden z topowych producentów grzejników łazienkowych w Polsce, który zdecydował się na wprowadzenie Lean Management ze wsparciem ekspertów z firmy LEAN TO WIN.  Jak zauważa jeden ze współwłaścicieli wspomnianej firmy, oprócz usprawniania bieżących procesów, warto też nieustannie zastanawiać się nad perspektywą przyszłościową, która może zrewolucjonizować sposób funkcjonowania niejednej branży, w tym produkcji grzejników. 
Tym właśnie jest Lean – nieustanną obserwacją pracy firmy, pytaniem o to, co można zrobić, by jeszcze lepiej odpowiadać na potrzeby klientów. Lean to także odpowiednie podejście do pracowników – okazywanie wsparcia, doskonalenie ich umiejętności, wydobywanie mocnych stron. Efektem takich działań jest współpraca z zespołem profesjonalistów, wychodzących z inicjatywą i mających znaczny wpływ na rozwój firmy.

Dwie kluczowe definicje w kontekście Lean Management

Dla dobrego zrozumienia Lean Management, warto przytoczyć i wyjaśnić, wspomniane wyżej, dwa kluczowe dla tej strategii pojęcia. Po pierwsze – wartość dodana, czyli wszystkie działania zmieniające produkt lub usługę, za które chce zapłacić klient; wartość dodaną możemy rozumieć jako meritum działalności, inne dla każdej branży. 
Po drugie – marnotrawstwo. Za marnotrawstwo uznajemy te działania, które nie dodają żadnej wartości, a klient nie chce za nie płacić. Należą do nich np. czekanie, bezsensowny ruch czy zbędne zapasy. Inaczej rzecz ujmując, marnotrawstwo to zbędne czynności, które wykonujemy każdego dnia i które sprawiają, że nie skupiamy się na wartości dodanej – zabierają naszą energię, czas, zasoby, pieniądze. W efekcie mają negatywny wpływ na efektywność naszego biznesu. 
Pamiętajmy, że tożsame ze słowem Lean jest słowo rozwój – mówi Andrzej Krótki, prezes w firmie Lean to Win oraz Konsultant Strategiczny Lean. – Celem Lean jest generowanie oszczędności – zarówno czasu, jak i zasobów, które są w stanie pomóc firmie w rozwoju właśnie. Szczególnie w tak wymagającej sytuacji, jakiej obecnie doświadczamy, czyli zarządzania w kryzysie, właściwe operowanie zasobami może pomóc nam wyjść z niej obronną ręką. 

Lean a firmy rodzinne

Skoro już wiemy, czym jest Lean Management, zastanówmy się, jak ma się taka strategia zarządzania do firm rodzinnych. Jak można ją wykorzystać, biorąc pod uwagę ich specyfikę i charakter działalności? Na początku warto zaznaczyć, że firmy rodzinne cechują wspomniane już silne więzi i skupienie osób zarządzających na pracownikach. Ponadto istnieją trzy specyficzne aspekty takich działalności, istotne w kontekście Lean.

  1. Wyzwania związane z sukcesją – mamy tu często do czynienia z pewnymi przyzwyczajeniami i metodami pracy, kształtowanymi przez lata działalności. Dlatego też niejednokrotnie niemałym wyzwaniem okazuje się transformacja, która ma na celu rozwój i wzrost konkurencyjności na rynku. Lean jest niezwykle pomocny w transformacji, ponieważ opiera się na wskaźnikach, mierzeniu i wykonywaniu potrzebnych i ważnych czynności, skoncentrowanych na eksponowaniu wspomnianej wartości dodanej. Skutecznie eliminuje natomiast rzeczy zbędne. Bardzo często dopiero zobrazowanie poprzez liczby obszarów o niskiej wydajności skłania założycieli do zmian proponowanych przez sukcesorów. 
     
  2. Przywiązanie zespołu i długofalowa współpraca z pracownikami – niejednokrotnie jest tak, że osoby zatrudnione w firmach rodzinnych spędzają w nich dziesięć, dwadzieścia, a nawet trzydzieści lat swojej kariery zawodowej. Owocuje to silnymi więziami między pracownikami, a także z samą firmą. Ten aspekt sprawia, że zespół jest w stanie bardzo wiele wspólnie zrobić, mając na uwadze dobro przedsiębiorstwa, a tym samym – swoje własne. Raczej nie uświadczymy takiego stanu rzeczy w korporacjach lub firmach z wieloma właścicielami. Z drugiej jednak strony, siła przyzwyczajeń to wyzwanie w trakcie wprowadzania zmian. Choć oczywiście bywa z tym różnie. Jak zauważa jeden z klientów Lean To Win, w trakcie wprowadzania działań optymalizacyjnych, to właśnie zespół praktycznie przejął za nie odpowiedzialność, odznaczając się niezwykłym zgraniem i entuzjazmem.
     
  3. Kierowanie się zasadą zachowania zatrudnienia, nawet w kryzysie – to wyraz długofalowego spojrzenia na biznes (np. przez pryzmat jednego pokolenia), praktykowanego w firmach rodzinnych. Niezwykle istotne są tutaj rozwój, a jednocześnie stabilizacja. Firmy rodzinne najczęściej mają świadomość, że odpowiedni zespół jest kluczem do osiągnięcia powyższych celów. Ten aspekt bardzo dobrze zazębia się z ideą Lean, według której nie należy ciąć kosztów poprzez redukcję etatów, ale poprzez szukanie oszczędności za sprawą optymalizacji procesów. 

Wymienione aspekty to tak naprawdę obiecujące szanse na rozwój przedsiębiorstwa przy zastosowaniu Lean Management. Jakie są w takim razie zagrożenia? Po pierwsze, należy mieć na uwadze niechęć do zmian, która niejednokrotnie tkwi w podświadomości ludzi, zarówno jeśli chodzi o obszary zawodowe, jak i prywatne. Zmiany mogą być szczególnie trudne dla osób, które od lat pracują na danym stanowisku, wypełniają swoje obowiązki w określony sposób i są przyzwyczajone do takiego systemu pracy. W takiej sytuacji bardzo istotny jest wybór odpowiednich specjalistów, którzy sprawią, że Twój zespół przejdzie przez cały proces bez stresu i poczuje wiatr w żaglach, motywujący do wprowadzania usprawnień. Być może zastanawiasz się teraz, jaki powinien być pierwszy skuteczny krok w budowaniu świadomości Lean, by wywołać w zespole zainteresowanie i chęć do działania. Andrzej Krótki z Lean to Win podpowiada, że najlepiej sprawdzają się warsztaty dla kilkunastu osób z różnych działów firmy. Dają one realny obraz tego, ile pieniędzy firma traci na różnego rodzaju zbędnych aktywnościach i pozostawiają pole do rozważań.
Jeżeli to właśnie Ty jesteś osobą, która myśli o wprowadzeniu w firmie rodzinnej Lean Management, powinieneś mieć na uwadze jeszcze jeden aspekt, który może się okazać zagrożeniem. Co to takiego? Chodzi o pewną niechęć do pomiarów, którą da się zaobserwować w tego rodzaju przedsiębiorstwach. Oczywiście osiągnięcie miarodajnych wyników to często duże wyzwanie, jednak w tym miejscu posłużmy się raz jeszcze błyskotliwą (i jakże trafną) myślą Petera Druckera, która rozwieje wszelkie wątpliwości: 

Tylko to, co możemy zmierzyć, może zostać usprawnione.

Niby takie proste, a jednak, gdy dochodzi do rozmów o usprawnieniach różnego rodzaju procesów i działań, wiele firm zapomina o tym istotnym warunku. Miej go na względzie w trakcie rozmów z zarządem, gdyż brak pomiarów to brak argumentów do rozmów o wprowadzeniu Lean Management w firmie. 

Tutaj czeka Twoja oszczędność – kilka podstawowych symptomów

Dużym uproszczeniem byłoby stwierdzenie, że Lean to tylko oszczędności i eliminowanie marnotrawstwa. Wiemy już, że to bardziej złożona kwestia, jednak oszczędności są niezwykle istotne dla wielu firm, szczególnie dziś, kiedy mierzymy się z kryzysem gospodarczym. Przedsiębiorstwa robią wszystko, aby utrzymać się na powierzchni, nie wspominając już o powrocie do prosperity sprzed paru miesięcy. Jak wiadomo, nie jest to proste, tak więc oszczędności są często szansą na przetrwanie, a w dalszej perspektywie – na rozwój. 
W związku z tym osoby zarządzające firmami, które zastanawiają się nad wprowadzeniem Lean do działalności, niejednokrotnie pytają, jakie są podstawowe symptomy potencjalnych oszczędności. Okazuje się, że często są to proste rzeczy, które mogą mieć znaczący wpływ na sytuację finansową firmy, a także wydajność pracowników. Należą do nich np. bardzo duże ilości dokumentów krążących po firmie. To częsty sygnał wysokiego stopnia formalizacji czy wielopoziomowego procesu akceptacji wydatków. Okazuje się, że koszt w postaci czasu, spędzonego przez kilka osób na akceptację jednej rzeczy, często wielokrotnie przewyższa sam wydatek.
Kolejny sygnał, że Twoja firma może oszczędzić pieniądze, to zapasy materiałów czy produktów w halach magazynowych i innych, podobnych miejscach. To nic innego, jak zamrożone środki i powierzchnia, a więc strata, szczególnie jeśli weźmiemy pod uwagę, że funkcjonujemy w czasach, w których większość zamówień realizowana jest w ciągu kilku dni. 
Jeżeli zarządzasz firmą wytwarzającą produkty, przeanalizuj także, ile czasu tracisz na przestoje w pracy ludzi i maszyn. Są one najczęściej związane z awariami, przezbrojeniami, oczekiwaniem pracowników na daną informację, potwierdzenie czy akceptację, niezbędne do dalszej pracy. Pomoże Ci w tym narzędzie, o którym więcej przeczytasz w dalszej części artykułu.
To tylko niektóre przykłady obszarów wskazujących na możliwą optymalizację. Powszechnie jednak wiadomo, że życie pisze najlepsze scenariusze. Dlatego niech za przykład posłuży w tym miejscu jedna z polskich firm handlowych sprzedających złączki, która zgłosiła się po doradztwo do Lean to Win. Dzięki tej współpracy przedsiębiorstwo zaoszczędziło blisko dwa miesiące pracy. Jak to możliwe? Początkowe pomiary procesów pokazały, że równolegle działał nowy system informatyczny, w którym widniały artykuły znajdujące się w magazynie, a oprócz tego każdy pracownik zapisywał numery produktów w notesach. Poprzez zaprzestanie zapisów w not...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy