Lean Management w praktyce, czyli organizacja przestrzeni dla maksymalnej efektywności

Zacznijmy od korzyści

W niniejszym artykule postaram się przybliżyć, jakie korzyści niesie optymalne zaprojektowany layoutu fabryki oraz jakie działania podjąć, aby wdrożyć go w firmie. 

Jako konsultant lean często mam okazję obserwować, jak ogromne korzyści przynosi wdrożenie optymalnego layoutu w firmach. Poniżej przedstawiam kilka najważniejszych profitów. 

Przede wszystkim odpowiednie rozmieszczenie maszyn, stanowisk pracy oraz stref magazynowych prowadzi do wyraźnego wzrostu wydajności. Dzięki dobrze zaplanowanemu układowi produkcji i eliminacji zbędnych ruchów czy opóźnień przedsiębiorstwo jest w stanie zwiększyć liczbę wyprodukowanych jednostek w tym samym czasie. Dzieje się tak, ponieważ pracownicy mniej czasu spędzają na przechodzeniu między sprzętem, szybciej znajdują odpowiednie narzędzie, a do tego są mniej zmęczeni. 

Efektywny layout umożliwia także skupienie się na operacjach, które dodają wartość, co jest kluczowe dla optymalizacji procesów produkcyjnych (oraz dla filozofii Lean Management). Eliminując marnotrawstwo i usprawniając przepływ pracy, firma może skoncentrować się na działaniach istotnych z perspektywy klienta, co ostatecznie przekłada się na wyższą jakość oraz większą wartość końcowego produktu.
Kolejną zaletą dobrze zaprojektowanej przestrzeni jest poprawa płynności produkcji. Dzięki redukcji zbędnych zapasów oraz lepszemu przepływowi materiałów i informacji przedsiębiorstwo może szybciej reagować na zmieniające się potrzeby klientów i minimalizować ryzyko opóźnień.

Redukcja zajmowanej przestrzeni roboczej także stanowi zaletę w kontekście optymalizacji layoutu. Efektywne wykorzystanie dostępnej powierzchni oraz przemyślane rozmieszczenie stanowisk i maszyn pozwalają na zmniejszenie ilości zajmowanej przestrzeni. To przekłada się nie tylko na oszczędności związane z wynajmem lub utrzymaniem nieruchomości, ale również na stworzenie bardziej uporządkowanego i bezpiecznego środowiska pracy dla pracowników. Dzięki temu można również rozszerzyć produkcję bez konieczności budowy kolejnych hal.

Oczywiście to jedynie niektóre z kluczowych korzyści, ale z pewnością należą do najważniejszych. Skoro już zdajemy sobie sprawę, dlaczego inwestycja w nowy layout jest tak opłacalna, pora zastanowić się, jak postawić pierwszy krok na drodze do jego wdrożenia.

Lean layout – od czego zacząć?

Projektowanie optymalnego layoutu w duchu Lean Management wymaga odpowiedniego przygotowania pracowników oraz przeprowadzenia szczegółowej analizy procesów. Z pewnością istnieje kilka sposobów i technik pozwalających na zaplanowanie nowego układu firmy. Poniżej przedstawiam system, który sam stosuję, kiedy pomagam firmom w tym zakresie. 

Uważam, że kluczową rolę w tym procesie odgrywa zespół, który powinien być maksymalnie różnorodny. Co to oznacza? Warto zaangażować przedstawicieli różnych działów, takich jak produkcja, logistyka, jakość, technologia, utrzymanie ruchu, magazyn oraz BHP. Włączenie osób z tych obszarów gwarantuje, że każdy aspekt produkcji i funkcjonowania zakładu zostanie uwzględniony. Cenne może być także zaproszenie do współpracy kogoś spoza obszaru produkcji, np. z działu marketingu czy sprzedaży. Taka interdyscyplinarna perspektywa pozwala spojrzeć na problem całościowo i lepiej zrozumieć, jak layout wpływa na różne obszary działalności firmy.

Zanim zespół przystąpi do analizy obecnego układu i projektowania nowego layoutu, niezbędne jest przeprowadzenie szkolenia dotyczącego identyfikacji marnotrawstwa. Celem takich warsztatów jest nauczenie członków zespołu dostrzegania strat i zrozumienia ich wpływu na efektywność procesów. Uczestnicy zapoznają się również z innymi kluczowymi zasadami Lean Management, co pozwoli im lepiej identyfikować źródła problemów i wyzwań. Te umiejętności są kluczowe do zaprojektowania efektywnego layoutu, który minimalizuje straty i maksymalizuje wydajność produkcji.

Co po szkoleniu?

Gdy zespół jest już odpowiednio przeszkolony, nadchodzi czas na szczegółową analizę obecnego layoutu firmy. Jednym z kluczowych narzędzi wykorzystywanych na tym etapie jest mapa strumienia wartości (Value Stream Mapping, VSM). Dzięki jej stworzeniu zespół może zidentyfikować działania, które generują marnotrawstwo oraz te, które nie przynoszą wartości dla klienta. Mapowanie procesów pozwala również na ustalenie optymalnego przepływu pracy, co jest kluczowe dla minimalizacji strat.

Dzięki VSM można precyzyjnie zrozumieć, jak poszczególne etapy produkcji wpływają na siebie nawzajem, jakie są ich słabe punkty oraz gdzie znajdują się obszary wymagające optymalizacji. To stanowi fundament do efektywnego projektowania nowego layoutu zgodnie z zasadami Lean Management, co umożliwia stworzenie bardziej wydajnego i płynnego środowiska pracy.

Dalsze analizy – jak podejść do projektowania nowego layoutu?

Przed przystąpieniem do właściwego projektowania nowego layoutu należy dokładnie zmierzyć halę produkcyjną i stworzyć jej mapę z uwzględnieniem obecnych stanowisk pracy. Dobrą praktyką jest wykorzystanie diagramu spaghetti, który pokazuje drogę, jaką pokonują operatorzy w trakcie każdej zmiany. Analiza ta może obejmować pomiar liczby kroków wykonanych przez pracowników, co pozwala na ocenę, czy nowy układ przyniesie faktyczne korzyści.

Nie zapomnij również o rzetelnym pomiarze wszystkich elementów, takich jak maszyny, stoły czy stanowiska pracy, które będą uwzględnione w nowym układzie. Dokładne dane są niezbędne, aby layout był realistyczny i zgodny z rzeczywistością produkcyjną, co pozwoli uniknąć potencjalnych problemów w przyszłości.

Po zmapowaniu procesów i wyeliminowaniu strat nadszedł czas na zaprojektowanie nowego layoutu produkcji. Na tym etapie kluczowe jest, aby kierować się kilkoma fundamentalnymi zasadami, które pomogą stworzyć bardziej efektywne i ergonomiczne środowisko pracy:

• Zadbaj o ciągły przepływ między stanowiskami – przepływ pracy i materiałów powinien być płynny i przebiegać możliwie najkrótszą drogą. Ograniczenie odległości między poszczególnymi etapami produkcji minimalizuje czas stracony na transport, co zwiększa efektywność.
• Ogranicz przestrzeń – gdy tylko to możliwe, przesuń maszyny bliżej siebie, co pozwoli na lepsze wykorzystanie dostępnej przestrzeni. Mniejsza odległość między stanowiskami to mniejsze marnotrawstwo czasu i energii.
• Stosuj wizualizacje – używanie elementów wizualnych, takich jak miejsca odkładcze czy oznaczenia, może poprawić ergonomię pracy i ułatwić operatorom codzienne zadania. Wizualizacje pomagają w szybkim zorientowaniu się, gdzie znajdują się narzędzia i materiały, co skraca czas ich poszukiwania.
• Minimalizuj ruch operatorów – zaprojektuj layout w taki sposób, aby operatorzy musieli jak najmniej się przemieszczać. Ograniczenie niepotrzebnych ruchów zwiększa wydajność i zmniejsza zmęczenie pracowników.
   

Nie zapomnij o wizualizacji

Wszelkie zmiany warto zwizualizować. Do tego celu można wykorzystać zaawansowane narzędzia, takie jak programy CAD, które pozwalają na precyzyjne odwzorowanie przestrzeni i planowanie zmian. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by skorzystać z prostszych rozwiązań – dwuwymiarowa mapa stworzona w arkuszu kalkulacyjnym lub nawet rysunek na papierze może być równie skuteczna. Niezależnie od wybranej metody kluczowe jest zachowanie odpowiedniej skali, aby projekt odzwierciedlał rzeczywiste proporcje.

Kiedy nowy plan jest gotowy, należy go przedstawić osobom decyzyjnym w firmie. To istotny moment, ponieważ ich wsparcie będzie kluczowe dla pomyślnego wdrożenia. Sama implementacja nowego layoutu może wymagać czasowego zawieszenia produkcji lub wstrzymania niektórych procesów, co wiąże się z pewnymi kosztami. Jednak długofalowe korzyści wynikające z optymalizacji procesów, redukcji marnotrawstwa i poprawy wydajności znacznie przewyższą te tymczasowe utrudnienia.

Sprawdź, czy to działa!

Po zaprojektowaniu i wdrożeniu nowego layoutu nadszedł czas, aby zweryfikować, czy wprowadzone zmiany przynoszą oczekiwane korzyści. Wszystkie pomiary, które wykonano na etapie planowania, mogą teraz posłużyć jako punkt odniesienia do oceny efektywności nowego układu. Zanim jednak przystąpisz do kolejnych badań, warto dać pracownikom czas na adaptację do nowego środowiska pracy – najlepiej odczekać co najmniej dwa tygodnie.

Po upływie tego czasu przeprowadź ponowną analizę, tworząc nowy diagram spaghetti, który pozwoli porównać ścieżki przemieszczania się operatorów przed wdrożeniem layoutu i po nim. Sprawdź również, ile kroków średnio wykonują pracownicy – zmniejszenie liczby kroków to jeden z mierników skuteczności zmian. Dodatkowo warto przeprowadzić ankiety wśród pracowników, pytając, jak oceniają nowy układ: czy ich zdaniem poprawił się komfort pracy, czy zmniejszyło się zmęczenie oraz czy ich codzienne zadania stały się łatwiejsze do wykonania.

Jak pokazują zarówno badania naukowe [1], jak i doświadczenia firm, nowy układ przestrzenny niemal zawsze prowadzi do lepszych wyników – wzrostu efektywności, redukcji strat oraz poprawy ergonomii w miejscu pracy. Dzięki regularnym pomiarom i wsłuchiwaniu się w opinie pracowników możliwe jest dalsze doskonalenie procesu produkcyjnego.

Zaangażowanie pracowników w projektowanie layoutu poprzez gry symulacyjne – nowatorskie podejście

Pisałem wcześniej o tym, że zespół jest niezwykle ważny przy tworzeniu layoutu. Niedawno natrafiłem na tekst, który przedstawia interesujące rozwiązanie w procesie projektowania layoutu lean. Chodzi o wykorzystanie gry symulacyjnej do zaangażowania pracowników w planowanie przestrzeni produkcyjnej. W badaniu autorstwa A. Cantini, F.D. Carlo oraz M. Tucci, opublikowanym w 2021 r. w czasopiśmie „International Journal of Product Development” [2], zastosowano „poważną grę”, która w przeciwieństwie do normalnych nie miała za zadania bawić i relaksować, ale służyć do rozwiązania problemu, w tym wypadku stworzenia nowego layoutu. Gra ta pozwalała pracownikom na testowanie różnych scenariuszy układu produkcji oraz sprawdzaniu w symulacji, co się wydarzy, kiedy przestawi się daną maszynę. Dzięki temu pracownicy przetestowali wiele modeli i mieli realny wpływ na ostateczny kształt layoutu.

Wyniki tego podejścia były niezwykle obiecujące – nowy layout, opracowany przy aktywnym udziale personelu, okazał się nie tylko bardziej efektywny, ale także lepiej akceptowany przez pracowników. Zaangażowanie zespołu od samego początku zmniejszyło opór wobec zmian i poprawiło zrozumienie całego procesu. W efekcie finalne rozwiązanie było optymalne pod względem przepływu pracy oraz eliminacji marnotrawstwa, co jest istotą Lean Management.

To innowacyjne podejście pokazuje, jak wartościowe może być włączanie pracowników w procesy decyzyjne oraz jak nietypowe metody, takie jak gry symulacyjne, mogą przyczynić się do tworzenia bardziej efektywnych i dopasowanych do potrzeb zespołu rozwiązań. Z pewnością nowe technologie, w tym sztuczna inteligencja, będą w niedalekiej przyszłości pomagać w tworzeniu idealnych layoutów. 

Optymalny layout – inwestycja w przyszłość Twojej firmy

Mam nadzieję, że udało mi się pokazać, jak istotne jest poświęcenie czasu na zaplanowanie optymalnego layoutu produkcji oraz jakie kroki są niezbędne do jego skutecznego wdrożenia. Choć proces ten może być wyzwaniem, korzyści, które przynosi – w postaci poprawy efektywności, redukcji marnotrawstwa i zwiększenia satysfakcji pracowników – są bezcenne. Inwestycja w dobrze zaprojektowany układ przestrzeni to krok w kierunku długoterminowej poprawy wydajności i konkurencyjności firmy. Zachęcam do podjęcia tego wyzwania i życzę sukcesów w realizacji tego celu!

Bibliografia:

1. Lista, A.P., Tortorella, G.L., Bouzon, M., Mostafa, S., Romero, D. (2021). Lean layout design: a case study applied to the textile industry, „Production”, 31.
2. Cantini, A., Carlo, F.D., Tucci, M. (2021). Serious game for lean layout planning: a proposal for involving company staff within the design process, „International Journal of Product Development”, 25(1), s. 62–84.