Dołącz do czytelników
Brak wyników

Sztuka motywowania

1 września 2020

NR 58 (Sierpień 2020)

Rozwój w czasach zarazy

61

Dbać o rozwój zawodowy pracowników i podnosić ich kwalifikacje warto przez cały czas ich kariery zawodowej. Mamy w tej chwili do czynienia z sytuacją wyjątkową, w której niektóre narzędzia, z których zawsze korzystaliśmy (szkolenia, studia podyplomowe), nie funkcjonują lub funkcjonują w zmienionym czy też ograniczonym zakresie. Co więcej, wiele organizacji musi ograniczyć budżety na szkolenie i rozwój pracowników oraz zrezygnować z drogich form dokształcania. Czy w obecnej sytuacji warto inwestować w rozwój pracowników? A jeśli tak, to na czym warto się skoncentrować?

Plany rozwojowe

W tak nietypowej sytuacji, jaka dotyka nas w ostatnich miesiącach, można by się zastanawiać, jaką strategię związaną z rozwojem pracowników obrać. Czy zamrozić wszelkie budżety przeznaczone na rozwój i podnoszenie kwalifikacji pracowników? Czy przeciwnie, zacząć ich rozwijać w nowych obszarach, które stają się kluczowe? 
Rozwinięte organizacje zapewne miały już wcześniej stworzone plany rozwojowe pracowników. Odpowiednio zaprojektowane ścieżki kariery uwzględniające potrzeby rozwojowe zarówno poszczególnych pracowników, jak i całej organizacji mogą przyczynić się do zwiększania efektywności wszelkich działań. Tworząc plany rozwojowe, warto zacząć od diagnozy kompetencji pracowników – sprawdzić, jakie są ich mocne strony, szanse rozwojowe, a jakie są słabe strony i umiejętności, które należy poprawiać. Tego typu działania warto realizować regularnie, oceniając pracowników i prowadząc z nimi rozmowy rozwojowe. Wykorzystując tę wiedzę, można określić cele rozwojowe. Warto wiedzieć, że w sytuacjach szczególnych do niektórych celów możemy podchodzić elastycznie. To znaczy, jeśli w tej chwili firma pracuje nad całkowitą zmianą koncepcji pracy (na przykład przechodzi na stałe lub częściowo na pracę zdalną), pracownicy staną przed nowymi wyzwaniami. Nie musimy wtedy kurczowo trzymać się ustalonych wcześniej planów. Równie ważna, jak dobry plan, jest elastyczność w działaniu i umiejętność dostosowywania sposobu zarządzania organizacją do pojawiających się zmian. Nie znaczy to jednak, że cały plan rozwojowy należy wyrzucić do śmieci. Warto ustalić, które kompetencje w obecnej sytuacji są kluczowe dla organizacji i które chcemy realizować w dłuższej perspektywie. Następnie warto przeanalizować wraz z pracownikami ich cele rozwojowe. 
Być może trzeba zarzucić te, które nie są kluczowe i nie będą przydatne w nowej rzeczywistości. Jak zawsze, warto zachować i wspierać cele, które pomogą przetrwać 
i rozwinąć się firmie.
Wraz ze zmianą celów, zmianie muszą ulec plany działania – sposoby realizacji poszczególnych celów. Tutaj analizujemy poszczególne, stosowane dotąd narzędzia rozwojowe i zastanawiamy się, które powinniśmy i jesteśmy w stanie nadal realizować. 

POLECAMY

Ważne

Analizując poszczególne działania, należy również zwracać uwagę na stopień ich realizacji. Być może niektóre cele są już prawie osiągnięte i warto dokończyć ich realizację, nawet jeśli nie są w tej chwili kluczowe.


Jak zawsze ważna jest cykliczność działania. To, że w danej chwili znajdujemy się w konkretnej sytuacji, nie oznacza, że w takiej samej sytuacji będziemy się znajdować za pół roku. Regularnie analizuj cele strategiczne organizacji i cele rozwojowe pracowników i modyfikuj je, o ile zajdzie taka potrzeba. W ten proces cały czas powinny być zaangażowane trzy podmioty:

  • Pracownik – osoba kluczowa w tym procesie, ważne są jego potrzeby, oczekiwania i plany na przyszłość,
  • Kierownik i kadra zarządzająca organizacji – osoby odpowiedzialne za analizowanie bieżącej sytuacji, ustalanie celów strategicznych firmy,
  • Pion HR – odpowiedzialny za strategię personalną i wspierający kierownictwo w łączeniu celów organizacji z celami pracowników.

Podnoszenie poziomu świadomości pracowników ważne jak nigdy dotąd

Jak już napisano, rozwój pracowników powinien być dostosowany do ich możliwości, potrzeb czy oczekiwań. Jak to jednak zrobić, gdy firma staje w obliczu kryzysu? Kiedy traci płynność finansową, czy ma problemy z realizacją planów produkcyjnych na czas… Jak nigdy dotąd ważne jest budowanie świadomości pracowników.
W niektórych firmach pracownicy cieszyli się wysyłaniem na urlopy, nie mówiąc już o sytuacji, w których mieli płatne postoje. Ich entuzjazm znikał, gdy firmy rozpoczynały redukcję etatów lub całkiem się zamykały.
W obecnej sytuacji warto jak nigdy pracować nad postawą pracowników. Przykład powinien iść z góry. Jeżeli obniżamy wynagrodzenia – niech obniżone mają wszyscy. Jeśli redukujemy budżet na rozwój – pokażmy, że w tym wypadku również jesteśmy solidarni. Podkreślajmy, że to od pracowników i ich postawy zależy, czy firma przetrwa kryzys w trudnych czasach. 
Pokazujmy, że wciąż ważny jest dla nas rozwój naszych pracowników, jednak niektóre działania muszą zostać zawieszone. Niektóre działania są tymczasowe. I tak zapewne ograniczymy w tej chwili szkolenia zewnętrzne, zapraszanie do siebie zewnętrznych specjalistów, coachów. Nie bójmy się jednak pokazywać, że niektóre z rozwiązań być może zostaną z nami już na zawsze. Na przykład, jeśli sprawdzą nam się rozwiązania wirtualne, być może rozwiniemy ten aspekt naszej współpracy z firmami szkoleniowymi.

Aktualne kluczowe kompetencje

A jakie są kluczowe kompetencje i w jakim kierunku warto rozwijać swoich pracowników w tych zwariowanych czasach?

  • umiejętność wykonywania pracy w warunkach pracy zdalnej – na prowadzenie wysuwa się umiejętność pracy zdalnej. A wraz z nią: umiejętność organizacji pracy własnej, umiejętność planowania swojej pracy, sprawnej pracy przy zmniejszonym nadzorze;
  • zdolności komunikacyjne, umiejętności związane z prezentacją – jeśli mówimy o pracy zdalnej, ale i o ograniczaniu wszelkich kontaktów, ważne będą specyficzne zdolności komunikacyjne. Szczególnie warto rozwijać wszelkie te zdolności, których nie wspomożemy przekazem niewerbalnym. Rozwijaj umiejętności pisania i tworzenia prezentacji, politykę związaną z komunikacją wewnętrzną i nowe kanały komunikacyjne;
  • umiejętność szybkiego dostosowywania się do nowych sytuacji;
  • umiejętność radzenia sobie ze stresem i pracy w długotrwałym stresie.

Tworząc plany i działania rozwojowe, warto uwzględnić kierunki, które mogą być szczególnie przydatne w obecnych warunkach. Oczywiście w każdej organizacji jej kluczowe kompetencje mogą być inne (np. istotna może być elastyczność w podejściu do klienta, lojalność wobec pracodawcy czy motywacja do wykonywania własnej pracy). Warto je przeanalizować i dopasować plany rozwojowe do tych, które w danym momencie są dla nas szczególnie ważne.

Umiejętność wykonywania pracy w warunkach pracy zdalnej

Wiele organizacji podejmowało bardzo szybko decyzje o zaproponowaniu pracownikom (lub wręcz nakazaniu) pracy w ramach home office. To nie dało możliwości przygotowania się do takiego sposobu wykonywania pracy i część pracowników czuła się przez to zagubiona. Jednak widząc plusy pracy zdalnej, wiele organizacji zdecydowało, by choć częściowo kontynuować pracę w takich warunkach, w niektórych przypadkach już na stałe. Warto zrewidować, czy pracownicy zostali do tego odpowiednio przygotowani. Nawet jeśli pracownicy wykonują pracę zdalną od dwóch czy trzech miesięcy, nie znaczy to, że robią to dobrze lub że nie mogliby być jeszcze bardziej efektywni.
Zaproponuj pracownikom szkolenia z zakresu organizacji pracy własnej w ramach pracy zdalnej. Naucz ich, w jaki sposób mogą wyznaczać własne cele, tworzyć plan dnia, jak radzić sobie ze złodziejami czasu, którym jeszcze łatwiej ulec w warunkach domowych. Pokaż, w jaki sposób mogą sami analizować, na jakim etapie pracy się znajdują. Naucz ich dzielenia pracy na poszczególne kroki i analizowania, czy znajdują się na właściwym etapie.
Zadbaj o jasne zasady związane z realizacją wyznaczonych zadań. Stwórz zasady dotyczące regularnego raportowania. Skoncentruj się na stworzeniu baz danych, dzięki którym pracownicy będą wiedzieli, na jakim etapie jest dany projekt, kto zajmuje się w danym momencie określonym tematem i do kogo można zgłosić się z konkretnym problemem. Zadbaj o to, by każdy posiadał na ten temat jasne informacje.
Zwykle pracodawca dba o ergonomię pracy w firmie. Pracownik może o tym nawet nie wiedzieć. Jednak teraz, gdy część swojej pracy pracownicy wykonują w domu, warto przekazać im podstawowe informacje na temat zdrowia i ergonomii pracy. Na przykład wyjaśnić, jak długo w systemie ciągłym powinni pracować przed komputerem, jak planować przerwy i w jaki sposób je spędzać, czy jak stworzyć sobie stanowisko pracy.

Umiejętności komunikacyjne w czasach zarazy

Umiejętności komunikacyjne są ważne zawsze, jednak w tej chwili na prowadzenie wysuwają się umiejętności szczególne – te, które będą związane z komunikacją bez kontaktu osobistego.

  1. Komunikacja zarządu organizacji z pracownikami – kwestie związane z komunikacją warto zacząć od samej góry. Warto zadbać o regularne komunikaty przekazywane pracownikom przez zarząd czy kierownictwo firmy. Komunikaty mogą być przekazywane w formie krótkich filmów, wiadomości e-mail czy wiadomości zamieszczanych w Intranecie. Jednak to ta pierwsza forma prawdopodobnie najlepiej trafi do szerszego grona odbiorców. Można również skoncentrować się na nagrywaniu krótkich filmów (5–10 min) na przykład raz w tygodniu, w których jest mowa o głównych celach i wyzwaniach dla firmy w danym momencie. Do tego można przygotować materiały uzupełniające (już w formie pisemnej), które są rozsyłane do konkretnych zainteresowanych. Można również takie materiały potraktować jako uzupełniające dla chętnych. Warto, by kierownictwo przekazywało zarówno dobre, jak i złe informacje, bez niepotrzebnego owijania w bawełnę. Pracownicy to docenią.
     
  2. Kanały komunikacyjne – warto dać pracownikom informację na temat w jaki sposób powinni się komunikować w konkretnych sprawach – kiedy telefonować, kiedy pisać wiadomości, a kiedy niezbędne jest osobiste spotkanie. Ważne jest przypomnienie pożądanej formy otrzymywania raportów – jak, do kogo, w jakich terminach raportować. 
     
  3. Forma komunikacji – w przypadku braku komunikacji osobistej lub przy znacznym jej ograniczeniu, łatwo może dojść do nieporozumień. Dlatego istotny jest rozwój zdolności pracowników związanych z tworzeniem prezentacji, raportów, komunikatów, a nawet wiadomości e-mail. W tym czasie szczególnie warto skorzystać ze szkoleń na temat tego, jak tworzyć ciekawe i czytelne prezentacje multimedialne, w jaki sposób tworzyć jasne dla odbiorców wiadomości i zadbać o poprawne ich tworzenie przez pracowników. Można dodać własne zasady tworzenia wiadomości, np. informację, kiedy można oznaczać wiadomość jako ważną lub pilną, by ułatwić wszystkim sprawne porozumiewanie się.

Umiejętność dostosowywania się do nowych sytuacji i praca w warunkach stresu

Wspomniane wyżej kompetencje są uniwersalne, bez względu na moment, w jakim znajduje się dana organizacja. Jednak szczególnie gdy w grę wchodzi zagrożenie życia i zdrowia, pracownicy mogą czuć się zdezorientowani i zestresowani. Warto wskazywać im, że zmienność jest zjawiskiem normalnym i szkolić ich z umiejętności radzenia sobie w środowisku zmiennym i nieprzewidywalnym. Warto dawać pracownikom narzędzia, dzięki którym będą umieć radzić sobie w warunkach stresu i nie będą ulegali szybkiemu wypaleniu zawodowemu.

Nowe narzędzia pracy

Nie możemy zapomnieć o tym, że już samo przejście na działania zdalne nie dla wszystkich pracowników będzie proste. Upewnij się, że Twoi pracownicy wiedzą, z jakich programów, narzędzi i platform korzystać, by praca zdalna była efektywna. 

Jak szkolić i rozwijać pracowników w czasach kryzysu epidemicznego

Nawet jeśli organizacja boryka się z tymczasowymi trudnościami finansowymi czy organizacyjnymi, nie może pozwolić sobie na to, by w dłuższej perspektywie przestać szkolić i rozwijać pracowników. Na rynku szkoleniowym widać znaczne ograniczenie szkoleń w tradycyjnej formie, jednak widzimy rozwój wszelkich form doszkalania pracowników w wersji online. Firmy mogą skorzystać nie tylko ze szkoleń, które odbywają się na żywo. Można korzystać z szeregu dostępnych form, takich jak platformy edukacyjne, gry szkoleniowe, webinary i e-learningi.
W sytuacji gdy pracownicy organizacji są rozproszeni terytorialnie, może to doprowadzić do zwiększenia dostępności szkoleń. Takie rozwiązania mają więcej zalet. Pracownik może...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy