Dołącz do czytelników
Brak wyników

Konflikty na hali

24 października 2018

NR 46 (Sierpień 2018)

Błędy popełniane podczas rozmów z pracownikami

0 16

Rozmowa motywująca, oceniająca, dyscyplinująca, rozmowa na temat wyników projektu, podsumowująca efekty pracownika... Kierownik jest zobowiązany regularnie przekazywać informacje zwrotne swoim pracownikom. Często musi przekazywać informacje negatywne, co wiąże się ze stresem nie tylko dla pracownika, ale również dla kierownika. Stres, pośpiech, konieczność przekazywania wielu informacji niestety wpływa na jakość rozmowy i nie zawsze przynosi zamierzony efekt. Jakie błędy podczas rozmów z pracownikami najczęściej popełniają kierownicy? Jak ich uniknąć?


1. Brak przygotowania do rozmowy

Nie prowadź rozmów z pracownikami, szczególnie na tematy trudne, bez przygotowania. Wydaje Ci się, że znasz temat rozmowy, wiesz, o czym chcesz rozmawiać. Jeśli jednak dobrze nie przemyślisz rozmowy, prawdopodobnie przybierze ona nie taki obrót, jakiego byś sobie życzył i może przynieść więcej złego niż dobrego. Przykładowo, spotkasz się z pracownikiem, by przekazać mu informację na temat tego, jak postrzegane jest jego zachowanie podczas zebrań zespołu. Pracownik po wysłuchaniu Twoich argumentów może odebrać taką rozmowę jako atak i zamiast poprawić zachowanie, obrazi się, będzie unikał niektórych swoich obowiązków czy skoncentruje się na szukaniu winnych, zamiast na poprawie swojego zachowania. 

Przed spotkaniem:

  • Zastanów się, co chcesz powiedzieć, przemyśl pokrótce cel i przebieg rozmowy
    Wydaje Ci się, że wiesz co chcesz powiedzieć, kiedy jednak zaczynasz formułować swoje myśli w głowie, okazuje się, że nie jest to takie proste. Musisz się zastanowić, w jaki sposób przedstawić niektóre fakty, żeby zostały dobrze zrozumiane przez pracownika. Przed spotkaniem jest na to czas. Podczas spotkania nie możesz zastanawiać się zbyt długo, w jaki sposób ująć coś w słowa. Nie zastanawiając się nad tym, jak zabrzmią słowa, które chcesz wypowiedzieć, łatwo ująć je zbyt ostro lub w inny sposób, który wcale nie był Twoją intencją.
  • Przećwicz rozmowę ze współpracownikiem
    Jeśli masz wątpliwości, czy to, co chcesz powiedzieć, zostanie dobrze odebrane, możesz poradzić się innych. Przekazać parę zdań informacji zwrotnej współpracownikowi i zapytać, w jaki sposób on by je odebrał.
  • Przygotuj argumenty i kontrargumenty
    Znając swojego rozmówcę (prawdopodobnie), wiesz, jaki ma temperament, jakie podejście do pracy i czego możesz się po nim spodziewać. Właśnie dlatego prawdopodobnie będziesz w stanie domyślić się, jakich obiekcji  możesz się spodziewać od konkretnej osoby. Przygotuj sobie krótką listę argumentów, których się spodziewasz. Zastanów się, jak zareagujesz na poszczególne argumenty.

2. Brak rozpoznania problemu

Nie zapomnij rozpoznać problemu, o którym chcesz porozmawiać. Nie działaj w emocjach. Zdarza się, że przyjdzie do Ciebie przełożony czy kolega z innego działu i opowie Ci o czymś, co dotyczy jednego z Twoich pracowników. Innym 
razem, podejdzie do Ciebie pracownik i w zaufaniu opowie Ci o tym, jak osoba z działu sabotuje pracę czy nie stosuje się do regulaminu. Wszystko w dobrej wierze. Zdenerwowany, czym prędzej postanawiasz porozmawiać z pracownikiem, żeby natychmiast rozwiązać problem. Bez sprawdzenia faktów, bez pewności, co tak naprawdę się stało. Nie działaj pochopnie. Porozmawiać zawsze zdążysz. Sprawdź najpierw zasłyszane informacje. Zweryfikuj je. Spróbuj samodzielnie poobserwować pracownika. Jeśli już to zrobisz, możesz ruszyć do rozmowy. Nawet jeśli nie jesteś w stanie sprawdzić zasłyszanych informacji, nie reaguj natychmiast. Emocje są zwykle złym doradcą. Poczekaj aż opadną, przemyśl, co chcesz osiągnąć i dopiero wtedy zdecyduj się porozmawiać z pracownikiem.

Koncentruj się na przyszłości. Rozmawiaj  z pracownikiem na temat tego, czego od niego oczekujesz, jakie ma zrealizować plany. Pytaj go o to,  co może poprawić, w jaki sposób. Zapytaj o jego pomysły na temat naprawienia zaistniałej sytuacji.

3. Brak jednoznacznego celu rozmowy 

W ramach przygotowania do rozmowy zastanów się, jaki właściwie ma być jej cel. Przykładowo, chcesz porozmawiać o słabych wynikach, które ostatnio osiąga jeden z Twoich pracowników. Zastanów się, czy celem rozmowy ma być:
poznanie przyczyn słabych wyników (mogą to być zarówno przyczyny związane z pracownikiem – spadek jego efektywności, chęci; z organizacją – brak materiałów uniemożliwiający realizację planów produkcyjnych, zmiany zamówień przychodzące zbyt późno; jak również całkowicie spoza organizacji – brak zamówień w danym okresie);

  • ustalenie celów – czego oczekujemy od pracownika w przyszłości, co ma osiągnąć, jaką zrealizować normę;
  • ustalenie sposobów realizacji celów – warto zastanowić się, co pracownik ma zrobić, żeby zrealizować wyznaczone cele; warto zachęcać pracowników do samodzielnego rozważenia działań naprawczych; pytaj, jak widzą realizację swoich celów, co poprawią, jaka jest ich strategia działania, a jeśli podejrzewasz, że nie uda Ci się naprowadzić pracowników na właściwe tory, przygotuj propozycje działań.

Zachowaj się jak strateg. Zastanów się, co chcesz osiągnąć. Na tej podstawie sformułuj swoją wypowiedź.

4. Przydługi wstęp do rozmowy

Wielu kierowników rozpoczyna rozmowę z pracownikiem krótkim wprowadzeniem. Ma ono na celu rozluźnienie, uspokojenie pracownika. Kierownicy pytają o to, co słychać, jak się pracownikom pracuje. Niekiedy dopytują o sprawy prywatne. Oczywiście, warto rozmawiać z pracownikami. Warto pokazywać, że są ważni i interesuje nas to, w jaki sposób pracują, jak żyją. Pamiętaj jednak, że w sytuacji gdy pracownik zostaje „wezwany” na rozmowę, zaczyna się denerwować. Nie wie, co go czeka. Przedłużanie wstępu do rozmowy sprawia, że pracownik zaczyna się coraz bardziej denerwować i coraz bardziej niecierpliwić. Nie trzymaj go w niepewności dłużej, niż to potrzebne. Jak najprędzej przejdź do sedna sprawy i wyjaśnij pracownikowi, co go czeka.

5. Niedopasowanie formy brzmienia rozmowy do odbiorcy 

Niby każdy kierownik zna swoich pracowników, wie, z którym w jaki sposób rozmawiać, a jednak wciąż zdarza się, że ton rozmowy jest zupełnie niedopasowany do potrzeb. Często zdarza się:

  • reagować za ostro, zbyt agresywnie, gdy działa się w emocjach;
  • reagować zbyt łagodnie, wykazywać za dużą empatię, gdy pracownik ewiden...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy