Czasochłonność i ograniczenia weryfikacji kandydatów w rekrutacji
Przede wszystkim należy zaznaczyć, że dogłębna analiza dokumentów aplikacyjnych kandydata jest czasochłonna, a zatem kosztowa. Nie zawsze też rekruter czy osoba odpowiedzialna za zatrudnienie pracownika ma dość czasu, aby sprawdzić, czy deklarowane osiągnięcia i doświadczenie opisane w CV są prawdziwe oraz zadowalające potencjalnego pracodawcę pod względem jakości. Oczywiście podczas rekrutacji specjalisty wysokiej klasy lub menedżera wyższego szczebla sprawdza się jego życiorys i zleca do wykonania wiele zadań rekrutacyjnych. Wszystko po to, aby zbadać kompetencje przyszłego pracownika (np. z wykorzystaniem metody Gronholma). Natomiast procesy rekrutacyjne na stanowiska operacyjne są właściwie zawsze uproszczone i background screening polega wtedy niemal wyłącznie na sprawdzeniu podstawowych informacji.
Najczęściej jest to po prostu szybkie zapełnienie etatu.
POLECAMY
Jak prowadzić screening?
Aby nie tracić niepotrzebnie czasu i nie ponosić zbędnych kosztów, np. związanych ze zleceniem firmie zewnętrznej badania weryfikującego, należy pamiętać, że zakres weryfikowanych informacji dotyczących konkretnego kandydata zawsze powinien wynikać:
- z realnych potrzeb firmy,
- z charakteru stanowiska pracy.
Dla przykładu: screening stosowany na stanowisku niższego szczebla polegać ma na weryfikacji jedynie historii edukacji i zatrudnienia. Dlatego też warto wcześniej zastanowić się, do jakich zasobów taki pracownik będzie mieć dostęp na danym stanowisku pracy (finansowych, intelektualnych, materialnych, poufnych), aby odpowiednio dobrać poziom screeningu.
Zasadą jest, że o im wyższe stanowisko chodzi, tym więcej danych należy sprawdzić. Ponieważ wiąże się to z wyrażeniem zgody przez kandydata na prześwietlenie życiorysu oraz z tym, że pracodawcę ograniczają przepisy prawa, w uzasadnionych przypadkach weryfikację przekazuje się do realizacji podmiotom zewnętrznym.
Sposoby realizacji procesu background screening
Background screening może zatem realizować zawodowy rekruter, wyznaczony do tego zadania pracownik działu personalnego lub podmiot zewnętrzny specjalizujący się w rekrutacji i weryfikacji kandydatów do pracy.
Jeżeli pracodawca dysponuje czasem i możliwościami, może polecić, aby to pracownicy działu personalnego wykonali weryfikację kandydata. Trzeba tu jednak pamiętać, że polskie prawo ściśle określa listę danych, których weryfikacji może wymagać pracodawca na potrzeby rekrutacyjne, a które nie pozwalają często na pozyskanie wszystkich potrzebnych informacji. Warto też wcześniej poprosić kandydata o zgodę na taką weryfikację.
Weryfikację może wykonać także firma, która specjalizuje się w przeprowadzaniu pre-employment screeningów. Zapewnia ona przygotowanie merytoryczne do realizacji takich procedur, dysponuje wiedzą i narzędziami, a przede wszystkim ma szersze niż pracodawca możliwości realizacji zadania w kontekście przepisów obowiązującego prawa.
Analiza mediów społecznościowych
Z badań przeprowadzonych przez Lee Hecht Harrison DBM Polska wynika, że 97% polskich rekruterów korzysta z mediów społecznościowych w swojej pracy. Codziennie robi to nawet 77% headhunterów oraz 35% rekruterów wewnętrznych. Dzięki temu pracodawcy oszczędzają czas, wyszukują bowiem kandydatów jak najpełniej spełniających ich wymagania, bez konieczności przeglądania napływających do firmy CV. Liczne badania pokazują ponadto, że z mediów społecznościowych korzysta większość Polaków, a coraz większa liczba internautów właśnie w tego rodzaju serwisach poszukuje ofert pracy i informacji na temat potencjalnego pracodawcy.
Media społecznościowe pozwalają nie tylko znaleźć kandydata, który w jak największym stopniu spełnia oczekiwania, lecz także zweryfikować dane podawane przez kandydata w CV bądź zadeklarowane podczas rozmowy kwalifikacyjnej zainteresowania i kompetencje. Istotne z perspektywy pracodawcy są także styl i jakość wypowiedzi publikowanych na ogólnych forach, pozostawiane komentarze, a nawet zdjęcia. Nie powinno być zatem zaskoczeniem dla kandydata, że nie znajdzie on akceptacji pracodawcy, gdy deklaruje swoją aktywność, np. naukowo-badawczą, w jakiejś dziedzinie, a nie ma żadnego śladu tej aktywności.
Referencje i zaświadczenia
Ciekawie przedstawia się również weryfikacja referencji kandydata. Ponieważ nie wystawia się złych opinii, bez dodatkowych informacji wydają się dokumentem nie najlepiej weryfikującym zdolności potencjalnego pracownika. Zdarzają się również referencje fałszywe oraz wystawione „zaocznie” na prośbę znajomego. Jakość przedstawianych dyplomów i zaświadczeń także może być wątpliwa. Warto poprosić o wynik egzaminu egzaminatora certyfikującego znajomość języka obcego u kandydata. Łatwo można też dotrzeć do pracy dyplomowej albo publikacji, którymi legitymuje się kandydat. Niekiedy efekty takich poszukiwań są zaskakujące.
Bogdan, 59 lat: „Jestem przedsiębiorcą. Nie mogę sobie pozwolić na przestoje produkcyjne. Jeżeli zatrudnię niewłaściwego człowieka, to będzie on dla mnie odczuwalną stratą. Kiedyś sprawdziłem jednego z kandydatów do pracy, bo miał imponujące doświadczenie. Okazało się, że połowa z tego, co napisał w swoim CV, była nieprawdą. Ostro podziękowałem mu za współpracę, bo niestety pracował u mnie już miesiąc, zanim zorientowałem się, że nakłamał. Nawet referencje miał nieprawdziwe. Rozstaliśmy się polubownie, choć powinienem był to zgłosić”.
Kiedy pora na background screening?
Proces weryfikacji kandydata na pracownika powinien mieć miejsce po wstępnej selekcji nadesłanych aplikacji. Dobór takiego terminu jest korzystny z dwóch powodów. Po pierwsze rekruter poświęca więcej czasu na analizę CV tylko tych osób, które interesują potencjalnego pracodawcę. Po drugie – pozwala ochronić pracodawcę przed zagrożeniami związanymi z wyborem niewłaściwego kandydata. Z perspektywy weryfikacji istotnym momentem jest rozmowa rekrutacyjna, podczas której dokonuje się wstępnej oceny kompetencji kandydata, wybiera się tych, z którymi chcemy się spotkać na dalszym etapie rekrutacji. Warto wtedy zapytać wybrane osoby o zgodę na zweryfikowanie dodatkowych informacji na ich temat.
Radosław, 38 lat: „Nie zajmuję się rekrutacjami – od tego mamy dział personalny. Dostaję CV kandydatów, gdyż do swojego zespołu wybieram pracownika samodzielnie, ale nie robię weryfikacji. Mam pod sobą pracowników fizycznych, w których przypadku nie jest istotne, czy mają dyplom i czy jest on prawdziwy, bo liczą się umiejętności. Wykonujemy proste prace, zatem nie ma takiej potrzeby. Jednak kiedy mnie zatrudniano, mój przełożony poprosił o numer kontaktowy do poprzedniego pracodawcy. Nie wiem, czy zadzwonił i z kim rozmawiał. Może w ogóle tego nie zrobił”.
Anna, 32 lata: „Jestem rekruterką. Prześwietlałam życiorysy kandydatów, ale tylko na średnie szczeble. Jedną osobę odrzuciliśmy, bo okazała się pracownikiem konfliktowym. Zawsze ustalam ze zleceniodawcą, co dla niego jest najważniejsze u kandydata, i tylko te aspekty bierzemy pod lupę. Rzadko robi się scree-
ning zwykłym pracownikom produkcyjnym. Sprawdza się pewne sprawy, kiedy coś się wydarzy, ale wtedy jest już na ogół za późno”.
Zgodnie z prawem
Pracodawcy dążą do tego, żeby procesy rekrutacyjne były efektywne – są zainteresowani zatrudnieniem właściwych pracowników na odpowiednich stanowiskach. Prześwietlenie CV kandydata może, a nawet powinno być standardową procedurą i jednym z etapów rekrutacji. Pracodawcy i rekruterzy wiedzą bowiem, że CV kandydata najczęściej jest konstruowane w taki sposób, aby zachęcić pracodawcę do wyboru, a niekoniecznie rzetelnie przekazują informacje. Dla przykładu: pomija się niektórych pracodawców albo dopisuje znacznie szerszy zakres obowiązków do danego stanowiska niż wykonywane w rzeczywistości.
Prześwietlenie CV powinno być jednak procesem jawnym. Odpowiednią notatkę – o tym, że background screening jest stosowany w procesie rekrutacyjnym – można zamieścić w ogłoszeniu o pracę albo poinformować o przejściu procedury weryfikacji, zapraszając kandydata na pierwszą rozmowę kwalifikacyjną. Bardzo ważna jest także obustronna akceptacja poziomu sprawdzenia życiorysu. Zgodę kandydata na weryfikację należy uzyskać na piśmie, a kandydat powinien ją własnoręcznie i dobrowolnie podpisać. Kandydat musi też wiedzieć, w jakim celu jego życiorys poddaje się prześwietleniu.
Czy warto?
Background screening to technika minimalizująca ryzyko popełnienia błędu rekrutacyjnego. Dla pracodawcy jest to istotne chociażby ze względu na koszty zatrudnienia i wdrożenia każdego kolejnego, nowego pracownika. W niektórych zakładach produkcyjnych już jeden błąd generuje duże koszty. Małe i średnie przedsiębiorstwa powinny być zatem szczególnie wyczulone na prawidłowość rekrutacji i weryfikację treści dostarczanych przez kandydatów w aplikacjach.
Aby weryfikacja nie była zbyt kosztowna, należy ją dobrze zaplanować i utwierdzić się w jej zasadności. Jak głęboko sięgać w życiorys i powiązania kandydata? Które kompetencje lub kwalifikacje są dla zakładu, linii, zespołu najbardziej istotne? Warto sprawdzać przede wszystkim te informacje, które z perspektywy pracodawcy są szczególnie ważne dla ciągłości produkcji, rozwoju zakładu i podniesienia jakości pracy.
.gif)
