Dołącz do czytelników
Brak wyników

Ja szef , Otwarty dostęp

18 lutego 2019

NR 49 (Luty 2019)

Zarządzanie czasem własnym i zespołu produkcyjnego

0 217

„Zarządzanie czasem” to pewnego rodzaju skrót myślowy. Czasem nie jesteśmy w stanie zarządzać, nie mamy nad nim żadnej władzy. Upływa bez względu na to, czy działamy efektywnie, czy bezproduktywnie wpatrujemy się przez cały dzień w okno. Zawsze możemy jednak skutecznie zarządzać w czasie działaniami: zarówno własnymi, jak i podległych nam pracowników. Istnieje wiele sprawdzonych metod i narzędzi ułatwiających takie działanie. W artykule przedstawimy kilka z nich.

Już w latach pięćdziesiątych XX wieku C.N. Parkinson1 odkrył, że „praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”2. Im więcej czasu mamy na wykonanie zadania, tym dłużej trwa praca potrzebna do jego realizacji. Ludzie bardzo często odwlekają realizację działań i w efekcie poświęcają im maksimum czasu, jakim dysponują. W praktyce wygląda to tak, że kiedy mamy jedynie godzinę, często nawet skomplikowane zadanie jesteśmy w stanie ukończyć w takim właśnie czasie, z kolei kiedy zamiast godziny mamy pełen tydzień, w wielu przypadkach realizację zadania ukończymy dopiero… w piątkowe popołudnie. 
Co więcej, zdaniem Parkinsona „jeśli przyjmiemy, że zależność między pracą a czasem niezbędnym do jej wykonania jest dość elastyczna, zobaczymy, że ilość pracy faktycznie wykonanej nie ma nic albo ma bardzo niewiele wspólnego z liczbą osób przy niej zatrudnionych. Brak aktywności nie musi być koniecznie równoznaczny z odpoczynkiem”3
Czy jednak zasada Parkinsona może być pomocna w zarządzaniu sobą lub innymi w czasie? Może, o ile wykorzystamy wynikającą z niej zależność „w drugą stronę”. Kiedy na wykonanie konkretnego zadania wyznaczymy mniej czasu, istnieje duże prawdopodobieństwo, że wykonamy je szybciej i bardziej efektywnie, niż pierwotnie zakładaliśmy. Im krótszy bowiem jest termin, tym większe są nasza koncentracja na zadaniu i efektywność, a w konsekwencji – szybsza i lepsza realizacja. Należy jednak pamiętać o ważnej zależności: priorytetem zawsze powinna być efektywność, a nie czas, w jakim zadanie zostanie wykonane. Dla przykładu: jeśli na wykonanie zadania zaplanowaliśmy np. dwie godziny, to dokładnie tyle czasu powinniśmy na nie poświęcić. Dotyczy to także sytuacji, w której rzeczywista realizacja zajmie nam mniej czasu, a to, co pozostanie, wykorzystamy na rzeczy zupełnie z zadaniem niezwiązane. 

Prokrastynacja, czyli odwlekanie

Prokrastynacja to tendencja do nieustannego odwlekania, przekładania działania na później. Ujawnia się w różnych dziedzinach życia (choć przede wszystkim w pracy zawodowej) i przybiera różne formy. U jej podstaw może także leżeć wiele czynników:
strach – czyli obawa przed tym, że nie zrobimy czegoś dobrze, nie mamy wystarczającej wiedzy, źle zaczniemy, poniesiemy porażkę, lub wrażenie, że nie czujemy się najlepiej z tym, co mamy zrobić itp.;

  • perfekcjonizm – gdy nad zadaniami spędzamy wiele czasu, tylko po to, by wykonać je najlepiej jak można (w naszej ocenie);
  • niewłaściwy wybór zadań – kiedy koncentrujemy się na zadaniach małych (i łatwiejszych), a sprawy ważne odwlekamy, np. tworzymy listę zadań do wykonania i umieszczamy na niej wiele nieistotnych aktywności, a tylko jedno ważne; 
  • zmęczenie, stres, brak motywacji, przeciążenie – nie mamy ochoty lub energii na wykonanie trudnych zadań, gdy koncentrujemy się na rozpraszaczach, wybieramy łatwe i przyjemne zadania lub nasza energia i koncentracja skupione są na rzeczach, które nas przygniatają, stresują, na dużej liczbie zadań do zrobienia itp.;
  • rozpraszacze – tzw. złodzieje czasu – które mogą być zarówno organizacyjne, jak i indywidualne. Do pierwszej grupy zaliczymy np. niedotrzymywanie ustalonych terminów (przez pracowników, współpracowników, przełożonych), angażowanie zbyt wielu osób w proces podejmowania decyzji, zły przepływ i wymianę informacji, zbyt dużą dostępność (naszą) dla innych osób, zbyt wiele nagłych dodatkowych zadań zlecanych przez przełożonych, dublowanie zadań, niewykonywanie (lub złe wykonywanie) obowiązków przez podwładnych, brak umiejętności delegowania zadań itp. Do grupy indywidualnych rozpraszaczy zaliczymy np. sprawdzanie wiadomości, e-maili, wykonywanie nieistotnych telefonów, bezproduktywne dyskusje, brak koncentracji na zadaniu, umiejętności słuchania czy odwagi w wyrażaniu własnego zdania, niechęć związaną z koniecznością podejmowania decyzji, brak motywacji lub nieuzasadnioną presję, złą organizację miejsca pracy, nieznajomość dostępnych narzędzi, brak inicjatywy itp. W konsekwencji wybieramy przyjemności (zapewniające „szybką nagrodę”) i odkładamy działania, które kojarzą nam się z brakiem przyjemności;
  • wybieranie zbyt trudnych lub odpowiedzialnych zadań – przystępujemy do realizacji zadania, ale nie do końca wiemy, jak rozwiązać dany problem, gdzie zacząć, kogo zaangażować, nie znamy szczegółów lub po prostu zadanie jest dla nas zbyt trudne;
  • odwlekanie z braku pomysłu na to, jak zacząć – odmiana pozycji opisanej powyżej. W takim przypadku jednak musimy pamiętać, że najważniejsze jest, aby zacząć, a nie by zacząć w najlepszym miejscu. Odwlekanie nie sprawi, że później będziemy bardziej zmotywowani – dojdą natomiast kolejne obciążenia, np. stres spowodowany „brakiem czasu”;
  • zbyt szczegółowe planowanie – kiedy planujemy każdą, najdrobniejszą rzecz, ciągle coś poprawiamy zamiast zacząć działać lub przejść do kolejnego zadania; 
  • przecenianie własnych możliwości – np. kiedy usłyszeliśmy, jak działa prawo Parkinsona, i przyjmujemy, że w każdej sytuacji ze wszystkim zdążymy lub że lepiej pracujemy pod presją;
  • myślenie, że już jest zbyt późno, żeby zaczynać.

Jak planować zadania w czasie?

Efektywne planowanie wymaga odpowiedniego podejścia. Bez względu na to, czy planujemy zadania własne, czy zadania zlecane, powinniśmy skupić się na tym, aby:

  • prawidłowo wyznaczyć cele,
  • ustalić priorytety i realizować zadania zgodnie z tymi priorytetami.

Wyznaczamy cele

Prawidłowe wyznaczanie celów to podstawa efektywnego działania. Kiedy wiemy, do czego dążymy, reszta staje się wyłącznie kwestią konsekwentnej realizacji. Każdy cel musi zostać jednak prawidłowo sformułowany, ponieważ złe określenie celu jest równoznaczne z jego brakiem. Cele powinny być pozytywne (np. coś zrobimy, a nie czegoś unikniemy) oraz oparte na zasadzie SMART, czyli: 

  • proste – pokazujące, na jakim etapie 
  • realizacji jesteśmy,
  • możliwe do osiągnięcia,
  • ważne dla nas lub tych, którzy będą je realizować, 
  • możliwe do zrealizowania,
  • ujęte w jasne ramy czasowe – musimy wiedzieć, kiedy zaczyna się i kończy ich realizacja.
Tabela 1. Wyznaczenie celów – zasada SMART
S specific, simple 
(dokładny, konkretny, jasny, prosty)

Formułując cel, warto zadać sobie kilka pytań zgodnie z zasadą 6W:

  • Who? – Kto jest z nim związany? Kogo dotyczy?
  • What? – Co chcę/chcemy osiągnąć?
  • Where? – W jakim miejscu? 
  • When? – Kiedy? 
  • Which? – Czego wymaga realizacja celu? Co ogranicza jego realizację?
  • Why? – Po co? (Jakie korzyści przyniesie jego realizacja?)
M measurable 
(mierzalny, wymierny)
  • Kiedy cel zostanie osiągnięty?
  • Jak daleko jeszcze do jego osiągnięcia? 
  • W jakim stopniu został osiągnięty?
A ambitious, achievable 
(ambitny, ale osiągalny)
  • cel powinien być wyzwaniem (ambitne cele, nawet jeśli nie jesteśmy 
  • pewni, czy uda się je osiągnąć – pobudzają do działania i motywują)
R real (realny), 
relevant (adekwatny do potrzeb, istotny)
  • cel musi być jednak możliwy do osiągnięcia,
  • planowane działania muszą mieć znaczenie dla osoby, która je planuje lub będzie realizować
T time defined 
(ograniczony czasowo)
  • cel musi mieć ustalone granice czasowe – musi być precyzyjnie określony w czasie 

 

Tabela 2. Przykłady prawidłowo i nieprawidłowo sformułowanych celów
  Cel prawidłowo sformułowany Cel nieprawidłowo sformułowany
Zespołowy Zespół XYZ, w ciągu 6 miesięcy, licząc od 1 stycznia 2019 r., zwiększy produkcję towaru X o 10% w stosunku do analogicznego okresu w roku 2018  Zwiększymy produkcję do końca czerwca przyszłego roku
Indywidualny Do końca marca przyszłego roku ukończę specjalistyczne szkolenie z zakresu ABCD i uzyskam certyfikat AAA Podniosę moje kwalifikacje

Ustalamy priorytety

Kiedy mamy już cele, musimy określić priorytety. Ludzka praca to najczęściej wiele niekoniecznie uzupełniających się wzajemnie zadań. Bez względu jednak na charakter wykonywanej pracy, nigdy wszystkie zadania nie będą jednakowo ważne. Zasada Pareto (zwana także 80/20)4 pokazuje, że najczęściej jedynie 20% poniesionych nakładów przekłada się na 80% uzyskiwanych wyników. Prawidłowość sprawdza się w przypadku większości czynności powtarzalnych, zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. 
Zasada Pareto w praktyce (przykłady):

  • ok. 20% klientów generuje ok. 80% przychodów,
  • ok. 20% przyczyn powoduje ok. 80% problemów,
  • ok. 20% sprawców (np. kierowców) powoduje ok. 80% wypadków,
  • ok. 20% produktów przynosi ok. 80% przychodów firmy,
  • ok. 20% ubrań nosimy przez ok. 80% czasu,
  • ok. 20% tekstu pozwala na zrozumienie ok. 80% jego treści,
  • ok. 20% pomysłów przekłada się na ok. 80% realizacji, 
  • 20% przyczyn wywołuje 80% problemów itd.

Proporcja 80/20 to jedynie modelowe rozwiązanie i realny wynik niekoniecznie musi sumować się do pełnych 100%. Równie dobrze 15% nakładów może przełożyć się na 70%, 80% czy 85% wyników. Ważna jest jednak świadomość, że jedynie ułamek wysiłków pozwala osiągnąć większość pożądanych rezultatów. 
Zasadę Pareto możemy wykorzystać także podczas prac nad poprawą wydajności. Kiedy np. chcemy wyeliminować zidentyfikowane w przedsiębiorstwie (zespole, dziale itp.) nieprawidłowości, wystarczy, że skupimy się na tych, które są najbardziej dotkliwe. Poprawa nawet stosunkowo małej (ale prawidłowo dobranej) liczby parametrów może znacząco wpłynąć na jakość większości procesów. Pozostałymi możemy zająć się w dalszej kolejności i stopniowo je eliminować. Takie podejście pozwoli bardziej efektywnie zaplanować działania związane z podnoszeniem wydajności i szybciej uzyskać satysfakcjonujące efekty. 
Do zasady Pareto zbliżona jest inna metoda, określana jako analiza ABC (analiza nakładu czasu pracy). U jej podstaw leży właśnie zasada 80/20, ale analiza podkreśla, ż...

Artykuł jest dostępny dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałów pokazowych.
Załóż konto Zaloguj się

Przypisy