Dołącz do czytelników
Brak wyników

Ja szef , Otwarty dostęp

18 lutego 2019

NR 49 (Luty 2019)

Zarządzanie czasem własnym i zespołu produkcyjnego

0 1296

„Zarządzanie czasem” to pewnego rodzaju skrót myślowy. Czasem nie jesteśmy w stanie zarządzać, nie mamy nad nim żadnej władzy. Upływa bez względu na to, czy działamy efektywnie, czy bezproduktywnie wpatrujemy się przez cały dzień w okno. Zawsze możemy jednak skutecznie zarządzać w czasie działaniami: zarówno własnymi, jak i podległych nam pracowników. Istnieje wiele sprawdzonych metod i narzędzi ułatwiających takie działanie. W artykule przedstawimy kilka z nich.

Już w latach pięćdziesiątych XX wieku C.N. Parkinson1 odkrył, że „praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”2. Im więcej czasu mamy na wykonanie zadania, tym dłużej trwa praca potrzebna do jego realizacji. Ludzie bardzo często odwlekają realizację działań i w efekcie poświęcają im maksimum czasu, jakim dysponują. W praktyce wygląda to tak, że kiedy mamy jedynie godzinę, często nawet skomplikowane zadanie jesteśmy w stanie ukończyć w takim właśnie czasie, z kolei kiedy zamiast godziny mamy pełen tydzień, w wielu przypadkach realizację zadania ukończymy dopiero… w piątkowe popołudnie. 
Co więcej, zdaniem Parkinsona „jeśli przyjmiemy, że zależność między pracą a czasem niezbędnym do jej wykonania jest dość elastyczna, zobaczymy, że ilość pracy faktycznie wykonanej nie ma nic albo ma bardzo niewiele wspólnego z liczbą osób przy niej zatrudnionych. Brak aktywności nie musi być koniecznie równoznaczny z odpoczynkiem”3
Czy jednak zasada Parkinsona może być pomocna w zarządzaniu sobą lub innymi w czasie? Może, o ile wykorzystamy wynikającą z niej zależność „w drugą stronę”. Kiedy na wykonanie konkretnego zadania wyznaczymy mniej czasu, istnieje duże prawdopodobieństwo, że wykonamy je szybciej i bardziej efektywnie, niż pierwotnie zakładaliśmy. Im krótszy bowiem jest termin, tym większe są nasza koncentracja na zadaniu i efektywność, a w konsekwencji – szybsza i lepsza realizacja. Należy jednak pamiętać o ważnej zależności: priorytetem zawsze powinna być efektywność, a nie czas, w jakim zadanie zostanie wykonane. Dla przykładu: jeśli na wykonanie zadania zaplanowaliśmy np. dwie godziny, to dokładnie tyle czasu powinniśmy na nie poświęcić. Dotyczy to także sytuacji, w której rzeczywista realizacja zajmie nam mniej czasu, a to, co pozostanie, wykorzystamy na rzeczy zupełnie z zadaniem niezwiązane. 

Prokrastynacja, czyli odwlekanie

Prokrastynacja to tendencja do nieustannego odwlekania, przekładania działania na później. Ujawnia się w różnych dziedzinach życia (choć przede wszystkim w pracy zawodowej) i przybiera różne formy. U jej podstaw może także leżeć wiele czynników:
strach – czyli obawa przed tym, że nie zrobimy czegoś dobrze, nie mamy wystarczającej wiedzy, źle zaczniemy, poniesiemy porażkę, lub wrażenie, że nie czujemy się najlepiej z tym, co mamy zrobić i...

Pozostałe 970% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!

Przypisy