Team building – przepustka do produkcyjnego raju

Jak zbudować zespół w kosmopolitycznym świecie produkcji?

Mamy początek roku, czas postanowień i nowych „ja” zalewających media społecznościowe. Każdy robi podsumowanie sukcesów z zeszłego roku i publicznie oświadcza, jakie cele ma na ten rok, żeby pokazać, jak wysoko stawia sobie poprzeczkę i jak bardzo „idzie” w rozwój siebie. No właśnie – siebie. Kultura zachodu stawia na jednostkę, kto jeszcze tego nie wiedział – tak właśnie jest, „ja” w centrum wszechświata. Niestety „ja” będący w centrum wszechświata nie zbuduje zespołu. Jeśli zbyt skupiasz się na „ja”, zabraknie miejsca na „my” – będą „oni”, którzy przeszkadzają albo czasami (choć w takim układzie rzadko) pomagają w osiągnięciu postawionych sobie celów. Pozostaje pytanie, co zrobić, żeby realizować swoje założenia, a jednocześnie zbudować dobrze funkcjonujący zespół, który może nam tak naprawdę pomóc w dotarciu do upragnionego, noworocznego celu zawodowego. Co gorsza, pracujesz na produkcji, a produkcja jest specyficznym środowiskiem, można powiedzieć kosmopolitycznym. Kosmopolityzm (z greckiego kosmos „świat”, polis „miasto” i ismos „pogląd”) – pogląd wyrażający brak podlegania podziałom kulturowo-politycznym i terytorialnym, lecz zarazem szanujący te podziały i stosujący się do reguł panujących na danym terytorium”1.

Mam wrażenie, że każdy mistrz, lider czy menedżer pracujący na produkcji po przeczytaniu tej definicji będzie dokładnie wiedział, o czym mowa. Na terytorium produkcji funkcjonuje wiele działów, od wytwarzania (które dodatkowo dzieli się wewnętrznie na poszczególne zmiany, wydziały, linie itp.), poprzez jakość, logistykę, dział utrzymania ruchu, czasem HR, aż po klientów i ich audyty. Każdy z każdym ma na pieńku, a jednak muszą się wzajemnie tolerować i stosować do reguł panujących na hali produkcyjnej. I w takim kosmopolitycznym świecie trzeba zbudować zespół. Łatwo powiedzieć, trudniej wykonać. Jeśli jednak dotarłeś do tego miejsca i zainteresował Cię temat albo po prostu chcesz sprawniej realizować swoje zadania – zapraszam do dalszej lektury. Dzięki niej zapanujesz nad swoim wyjątkowym, kosmopolitycznym światem produkcji i zrealizujesz wszystkie cele i KPI-je.

Team building – jak naprawdę budować zespół na produkcji?

Zacznijmy od początku, a tam podałem w wątpliwość, jakoby team building był metodą na zbudowanie prawdziwego zespołu. Problem wynika z dosłownego tłumaczenia tego pojęcia. Natomiast fragment książki Jamesa W. Gentry’ego, sprzed ponad 30 lat, dobrze obrazuje błędne rozumienie tego tłumaczenia. „Team building rozwija, pogłębia, ale przede wszystkim integruje i buduje zespół. Pomaga rozwiązywać problemy komunikacyjne w zespole i poprawić skuteczność jego działania poza murami biura. To rodzaj określonych w odpowiednim porządku i logicznie dobranych gier integracyjnych (terenowych, miejskich). W tego typu aktywności konieczny jest dobór odpowiednich i konkretnych ćwiczeń, tematyki dyskusji wraz z ich poziomem zaawansowania w zależności od tego, co chcemy osiągnąć. Wspólne pokonywanie przeszkód, zaliczanie zadań kształtują umiejętności nawiązania kontaktu z ludźmi, budowania i utrzymywania długotrwałych relacji, rozumienia i akceptowania odmiennych zachowań, pod warunkiem poddania ich odpowiedniej refleksji (najlepiej przy wsparciu trenera)”2. Już w pierwszym zdaniu możemy zobaczyć, że nie chodzi o budowanie jako tworzenie, ale budowanie jako rozwój, pogłębianie, integrację, czyli coś, co w zasadzie cementuje już istniejący zespół, wzmacnia go, a nie spowoduje, że zbiorowisko ludzi, którzy nie mają ze sobą nic wspólnego, po sesji team buildingu we wspomnianych na początku Borach Tucholskich, stanie się zespołem i to działającym w ogniu produkcyjnej codzienności. A więc skoro nie spotkania integracyjne, to co? Jaką mamy alternatywę?

Po pierwsze, jako osoba zarządzająca zastanów się, w jakich zespołach przyszło Ci pracować na przestrzeni swojej kariery. Przemyśl, co w nich było złego, co dobrego, wypisz na kartce i spróbuj określić to, co według Ciebie jest fundamentem dobrego zespołu. To będzie już połowa sukcesu. Niestety tylko połowa, i to ta prostsza, bo będzie to coś, z czym Ty się dobrze czujesz, wyimaginowany zespół, w jakim Ty chciałbyś pracować. Ważne jednak, że to będzie Twoje i łatwiej będzie Ci tego bronić. Ta druga część zadania to zobaczenie, czego potrzebuje zespół, kto w nim jest, i jakimi metodami można zacząć tworzyć grupę, która nie będzie tylko przypadkowym zbiorem ludzi razem pracujących, ale będzie dobrze pracującymi razem ludźmi. Nie łudź się przy tym, że zbudujesz coś na wzór wojskowej braci rodem z amerykańskich filmów, takich jak Black Hawk Down, czyli grupę ludzi, którzy pójdą za sobą w ogień. To jest praca i umówmy się, nie potrzebujesz tu ludzi tak zżytych, że będą się znaczyć takim samym tatuażem na ramieniu. Musisz stworzyć dobrze działającą maszynę, która kiedy się zatnie, będzie w stanie samoistnie się zdiagnozować i znów ruszyć, albo kiedy trzeba odpowiednio przyśpieszyć czy skorygować kurs – zrobi to. Skoro wiesz już, że masz stworzyć zespół ludzi, którzy (tylko) dobrze razem pracują, zadanie staje się prostsze. Nie wchodzisz na poziom sympatii i antypatii, które są naturalnym przeciwnikiem budowania zespołu, ponieważ nie da się zmusić ludzi do lubienia się. A konia z rzędem temu, kto ma na produkcji wyłącznie ludzi, którzy się wzajemnie lubią. Masz do tego swoje wyobrażenie, co to zgrany zespół i przyjemne środowisko pracy, więc możesz przystępować do działania. Dosłownie. Codziennie. Od dzisiaj zaczyna się Twoja niekończąca się praca nad budowaniem zespołu. Według Masaaki Imai, nazywanego ojcem Continous Improvementu, główne role zarządzających w fabryce1 sprowadzają się do pięciu aspektów.

Cztery z nich dotyczą standaryzacji pracy, która jest kluczem do produktywności, jakości i wszystkich innych kluczowych wskaźników efektywności (ang. key performance indicators – KPI), które stawiane są na produkcji. Jednak wspomniany już Masaaki Imai, miłośnik i wyznawca standaryzacji, postawił oprócz standardów jako piąty element stworzenie dobrego środowiska pracy. Co ma wspólnego środowisko pracy ze standardami? Standardy na produkcji znamy, ale „środowisko pracy” to musi być jakiś HR-owy „bełkot” (z tego miejsca proszę wszystkich HR-owców o wybaczenie – w głębi duszy tak nie uważam, co udowodnię za moment). W moim odczuciu, bez dobrego środowiska pracy nie jesteśmy w stanie prawidłowo przejść przez żaden z czterech punktów dotyczących standaryzacji pracy. Nie da się przygotować standardów pracy bez zespołu, a nie będzie zespołu, jeśli nie będzie dobrego środowiska pracy. Nie wdrożymy dobrze standardów pracy bez zespołu, a nie będzie zespołu, jeśli nie będzie dobrego środowiska pracy itd. Z tego wynika, że dobre środowisko pracy jest kluczem, patrząc z tej perspektywy, zbudowania zespołu, a co za tym idzie zbudowanie dobrego środowiska pracy powinno stać się naszym podstawowym i najważniejszym codziennym zadaniem, bo jest ono kluczem do sukcesu i osiągnięcia każdego założonego przez siebie czy organizację celu.

Jak stworzyć jasne zasady i budować zespół na produkcji?

Idzie nam nieźle, na tym etapie wiesz już, jakie środowisko pracy Ci odpowiada i jakie masz wyobrażenie o idealnym zespole, który chcesz zbudować. Wiesz, że nie jest celem stworzenie grupy ludzi pałających wzajemną miłością, tylko ludzi skutecznie ze sobą pracujących. I najważniejsze – masz świadomość, że to Twój podstawowy obowiązek jako osoby zarządzającej i musisz się tym zająć od razu, i robić to każdego dnia, a nie od przypadku do przypadku. No to teraz warto pójść z tym na produkcję.

„Dzień dobry, nazywam się Marcin i jestem Waszym szefem…” – możesz tak zacząć, ale możesz też zrobić to według własnego scenariusza. Co ważne: zrób to – wygłoś exposé. Exposé nie jest niczym innym jak przedstawieniem, czego się oczekuje i jakimi zasadami kierujesz się jako szef. Za co będziesz chwalić, a za co karać. Co lubisz, a czego nie tolerujesz. Jednym słowem, exposé komunikuje podwładnym reguły gry, a co jest ważniejsze dla stworzenia dobrego środowiska pracy niż jasność panujących reguł? Nic. To właśnie od tego zaczyna się budowanie zespołu, od podania jasnej i klarownej informacji na temat tego, jak funkcjonować w tym konkretnym produkcyjnym środowisku, którego jesteś szefem.

Przez lata pracy na produkcji zdążyłem zauważyć, że kwestie, które wydają mi się oczywiste, najczęściej takie nie są dla innych, dlatego zawsze jest dobry czas na wygłoszenie exposé i podanie (czy też w późniejszym etapie przypomnienie) reguł, do których wszyscy musimy się stosować, żeby dobrze nam się ze sobą funkcjonowało. Przygotowując taki zestaw zasad, pamiętaj, aby był to zestaw, który będziesz w stanie egzekwować, a nie taki, jaki sobie wyobrażasz, że będzie dobrze funkcjonować. Jeśli powiesz, że będziesz doceniać inicjatywy, to nie dość, że musisz je doceniać (dobrze mieć wymyślony jakiś system doceniania, żeby to nie było widzimisię), musisz także tolerować i akceptować te wszystkie inicjatywy, z którymi nie jest Ci po drodze. Ktoś wymyśli, że na stołówce potrzeba więcej światła, trudno – tym tematem też trzeba się zająć i docenić inicjatywę. Oczywiście, zawsze trzeba przemyśleć, na ile dana inicjatywa jest sensowna i warta wdrożenia. Rób to grupowo. Grupa zawsze spojrzy na temat z kilku stron, a i decyzja o wprowadzeniu danej zmiany będzie podjęta demokratycznie.

Codzienna praca nad zespołem – jak budować pozytywną atmosferę i skuteczną komunikację?

Dobrze, exposé wygłoszone – możesz działać dalej, teraz naprawdę będzie już górki. Zasadniczo kolejny krok to codzienność – trudna, żmudna i problematyczna, ale co to dla Ciebie – w końcu zarządzasz produkcją, pożary to Twoja specjalność. Dlatego niech Cię one nie przytłaczają. Zacznij od tego, żeby nie szukać problemów na siłę – one i tak Cię znajdą. Staraj się raczej studzić nastroje, niż je zaogniać. Jeśli lubisz poplotkować – Twoja sprawa, ale rób to poza pracą. W firmie nie twórz kółek wzajemnej adoracji, w których będziecie sobie narzekać na prezesa, że ma nowe auto albo coraz większą łysinę. Wiem, że nic nie jednoczy bardziej niż wspólny wróg, ale zespołu w pracy nie zbudujesz na tym, że nie lubisz tej samej osoby, co operator, który Ci podlega. Wspominałem już wcześniej – sympatie i antypatie to największy wróg budowania sprawnego zespołu. Oczywiście nie znaczy to, że nie możesz pożartować z pracownikami, ale pamiętaj, że jest ogromna różnica pomiędzy żartowaniem czy wrażaniem swojej opinii a plotkowaniem.

Skoro problemy znajdą Cię same, rozwiązuj je chętnie. Nie załamuj się, nie wyrażaj opinii, jak to jest ciężko na produkcyjnym forum. Raczej staraj się budować pozytywne nastawienie – kto jak nie my? „God gives his hardest battles to his strongest soldiers”. Jeśli będziesz reagować pozytywnie na to, co Cię spotyka, ludzie chętniej będą z Tobą pracować – kto chce pracować z kimś, kto narzeka zawsze, jak ma coś do zrobienia? Tym bardziej nie dziw się, że Twoi ludzie nie mają ochoty nic robić albo zawsze reagują niechętnie na zadania, które im delegujesz, skoro widzą u Ciebie takie zachowanie.

Pomagaj innym, nawet jeśli nie do końca jest to w Twoim interesie. Jeśli pomagasz innym, nie dość, że dajesz dobry przykład, to jeszcze budujesz swoją pozycję lidera, z którym warto pracować, bo można na nim polegać. Przykłady z życia codziennego można mnożyć, jednak wszystkie one sprowadzają się do wspólnego mianownika – komunikacji. Skup się więc na tym, co i jak komunikujesz – zaczynając od exposé, poprzez swoją codzienność, w której skupiasz się na pracy, stosujesz się do ustalonych zasad, nie plotkujesz, pomagasz innym itd., a kończąc na przekazie, że miejsce, w którym jesteś szefem, to dobre miejsce do pracy i że ludzie, którzy z Tobą pracują, są dla Ciebie ważni.

Tak budujesz zespół codziennie, każdego dnia tworząc miejsce, w którym ludzie dobrze pracują razem, bo wiedzą, co mają robić, wiedzą, jakie są zasady gry, wiedzą, że mogą na Ciebie liczyć, i czują się dobrze, bo tworzysz pozytywną atmosferę mimo wszystkich problemów na tym produkcyjnym łez padole.

Wszystko wydaje się proste i w zasadzie temat mamy załatwiony – wiemy, co to team building, i wiemy, jak to robić. Kurtyna, koniec artykułu, można powiedzieć. W rzeczywistości niestety nie. Wszystko byłoby proste, gdyby nie ta komunikacja.

To, jak się komunikujemy, bardzo zależy od tego, jacy jesteśmy i jakie mamy nastawienie do siebie i świata. Możesz w życiu kierować się emocjami, być otwartym i radosnym, stosować się do norm i wartości, z łatwością formułować zakazy i nakazy, kierować się logiką i skupiać się na faktach i sytuacji tu i teraz. W zależności od tego, jaki stan jest u Ciebie dominujący, tak się naturalnie komunikujesz. Oczywiście, jak wszystkiego w życiu, można się również nauczyć komunikacji odpowiedniej do danej sytuacji i danego odbiorcy, ponieważ należy pamiętać, że nie ma jednej uniwersalnej metody, jednego złotego sposobu komunikacji. Każdy z Twoich pracowników jest inny, ma inne doświadczenia, i inne cechy u niego dominują. Natomiast, żeby dobrze się komunikować, trzeba wiedzieć, jak to robić. Jeśli czujesz, że naturalnie wydajesz polecenia, wprowadzasz nakazy i zakazy, ważne są dla Ciebie niepisane normy i wartości, to aby się lepiej komunikować – zwróć uwagę na ton głosu, kiedy zwracasz się do swoich pracowników. Pamiętaj o docenianiu, pytaj i wysłuchuj innych, zanim podejmiesz decyzję albo dokonasz oceny. Jeśli czujesz, że brakuje Ci dystansu, spontaniczności, nie jesteś zbyt otwarty, a przez to nie ma energii w zespole – spróbuj więcej celebrować. Urodziny, sukcesy (nawet niewielkie) – żeby je dostrzec, spisuj swoje osiągnięcia, nawet jeśli wydają Ci się nieistotne, i świętuj je przy kawie. Pozwól sobie od czasu do czasu na żart, spróbuj wprowadzić elementy spontaniczności do codziennych działań.

Podsumowanie

To tylko niektóre z metod zmiany siebie, aby lepiej się komunikować. Skoro kultura zachodu przyszła do nas i się zadomowiła, a my skupiamy się tak bardzo na „ja”, to może warto poznać siebie i ukryte w nas stany „ja”, które według teorii analizy transakcyjnej determinują nasze zachowania i sposoby komunikacji? Mahatma Ghandi wierzył, że jeśli chcemy zobaczyć, jak zmienia się świat wokół nas, powinniśmy zacząć od siebie. To samo powtarzała moja babcia. Jednak, żeby to zrobić, trzeba najpierw siebie poznać i zobaczyć, którym stanem „ja” jestem – rodzicem, dzieckiem czy dorosłym? A potem zacząć komunikować się z innymi w odpowiednim stanie „ja”. Jednak, jak to robić, to już temat na oddzielny artykuł…

PRZYPISY

1. Wikipedia, https://pl.wikipedia.org/wiki/Kosmopolityzm [dostęp: 4.01.2024].
2. J. W. Gentry, What is experiential learning; Guide to business gaming and experiential learning, Routledge, 1990, s. 77–94, [dostęp: 15.12.2023] 
3. M. Imai, Gemba Kaizen, MT Biznes, Warszawa 2007.