Monitoring w zakładzie pracy a RODO

Metody monitorowania pracowników

Pracodawca dysponuje szeregiem narzędzi umożliwiających mu sprawowanie kontroli nad właściwym wykonywaniem obowiązków przez pracowników. Najczęściej pracodawcy stosują:

• monitoring wizyjny,
• monitoring aktywności komputerowej,
• monitoring poczty elektronicznej, telefonów służbowych,
• GPS – geolokalizację.
   

Monitoring pracowników a prawo

W polskich przepisach nie było regulacji dotyczących stosowania monitoringu. Nowa ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.) artykułem 111 wprowadziła zmiany do Kodeksu pracy. Dodano dwa nowe artykuły: 22(2) i 22(3) odnoszące się do monitoringu stosowanego przez pracodawców, placówki oświatowe oraz jednostki samorządu terytorialnego. 

Nowe przepisy weszły w życie z dniem 25 maja 2018 r. wraz z rozpoczęciem stosowania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO)¹. Dają one pracodawcy możliwość legalnego stosowania monitoringu w zakładzie pracy, musi on tylko pamiętać o przestrzeganiu określonych zasad. 

Prawidłowe wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy

Przede wszystkim pracodawca musi określić, jaki rodzaj monitoringu chce wykorzystać. Jednocześnie musi odpowiedzieć sobie na pytanie, dlaczego chce wprowadzić ten rodzaj monitorowania.

Monitoring można stosować, jeżeli jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (są to tzw. cele monitoringu).
   

Następnie pracodawca musi ustalić zakres używania monitoringu. Monitoring stosujemy w „niezbędnym” zakresie, adekwatnym do celów, jakie chcemy osiągnąć. 

Po określeniu celów, zakresu oraz sposobu użycia monitoringu dokonujemy zmian w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. 

Zmiana regulaminu pracy a monitoring

Przy zmianie układu zbiorowego czy też regulaminu pracy obowiązują procedury przewidziane przepisami prawa (np. zmiany w układzie zbiorowym pracy wprowadzane są w formie protokołów dodatkowych, rejestrowanych w PIP).

W regulaminie pracy (układzie zbiorowym pracy) nie ma konieczności określania podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych, określania celu przetwarzania danych osobowych, zamieszczania informacji dotyczącej administratora danych osobowych lub też inspektora ochrony danych osobowych (jeżeli został on powołany w przedsiębiorstwie). 

Następnie pracodawca powinien powiadomić pracowników o zamiarze wprowadzenia monitoringu – w sposób przyjęty u pracodawcy – z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem. W przypadku stosowania monitoringu wizyjnego trzeba w czytelny, widoczny i niebudzący wątpliwości sposób oznaczyć miejsca objęte nadzorem. Oznaczeń takich należy dokonać co najmniej na dzień przed uruchomieniem monitoringu. Pracodawca ma obowiązek poinformować na piśmie zatrudnianych pracowników, że w zakładzie pracy stosowany jest monitoring.

W ustawie nie uregulowano sytuacji, w której pracodawca stosuje monitoring na dzień wejścia w życie nowych przepisów. Ustawa nie przewiduje żadnych przepisów przejściowych. Wydaje się jednak, że należy zastosować analogicznie przepisy dotyczące wprowadzenia monitoringu i wszcząć procedurę zmiany przepisów wewnątrzzakładowych. Zanim to jednak nastąpi, powiadamia się pracowników o stosowanym monitoringu.

Klauzula informacyjna również powinna być przekazana na piśmie, a pracownicy powinni poświadczyć, że zapoznali się z jej treścią. Jeżeli u pracodawcy stosowana jest tzw. poczta wewnętrzna (e-mailowa), obowiązek informacyjny można zrealizować e-mailowo. Koniecznie jest również przystosowanie do nowych wymogów obecnie stosowanych w zakładzie pracy systemów monitorowania.

Na podstawie art. 22(3) § 4 Kodeksu pracy stosowanie innych form monitoringu niż monitoring wizyjny i monitoring poczty elektronicznej jest dozwolone, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Zgoda pracownika na monitoring

Pracodawca nie musi uzyskiwać zgody pracownika na objęcie jego działań monitoringiem, jeżeli kontrolowana w ten sposób aktywność pracownika odnosi się tylko do działań bezpośrednio związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych. Natomiast jeżeli monitoring w jakikolwiek sposób „zahacza” o sferę prywatną pracownika, należy uzyskać jego zgodę na stosowanie takich narzędzi. Dodatkowo należy poinformować pracowników o zakresie i celu przetwarzania jego danych osobowych.

Obowiązek informacyjny wobec pracownika dotyczący wprowadzenia/stosowania monitoringu w miejscu pracy będzie wypełniony, gdy pracownik zostanie powiadomiony na piśmie o celach, zakresie i sposobie monitorowania, podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych, jak również o tym, kto jest administratorem danych osobowych, jakie dane będą/są zbierane, gdzie rejestrowane, jak długo przechowywane i kto będzie miał do nich dostęp, a także o prawie dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, cofnięcia zgody na przetwarzanie danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Monitoring wizyjny

Monitorowanie (ang. monitoring) to zorganizowany sposób obserwacji, zwykle ciągły i długoterminowy, przy pomocy kamery, wideorejestratora lub innych urządzeń wyposażonych w obiektyw².

Telewizyjne systemy dozorowe przeznaczone są do obserwacji, wykrywania, rejestrowania oraz sygnalizowania warunków wskazujących na istnienie niebezpieczeństwa powstania szkód lub zagrożeń osób i mienia³.

Monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni, pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, 
• ochrony mienia, 
• kontroli produkcji,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
   

Pod warunkiem że nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznawanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Nagrania z monitoringu można przechowywać maksymalnie przez trzy miesiące od dnia nagrania. Następnie należy je zniszczyć. Mogą być przechowywane dłużej (ponad trzy miesiące), jeżeli będą lub mogą stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa. W takim przypadku można je przechowywać do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Później należy je zniszczyć.
Nie ma obowiązku zamieszania szczegółowych informacji dotyczących rozmieszczenia kamer w klauzuli informacyjnej przekazywanej pracownikom. Wystarczy, by pracodawca określił obszary objęte monitorowaniem, np. wskazał monitorowane pomieszczenia.

Czy można stosować atrapy kamer w pracy?

Nadal, także po zmianie przepisów od 25 maja 2018 r., zabronione jest stosowanie atrap kamer monitoringu. Tu stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych⁴ jest niezmienne. Zabronione jest prowadzenie monitoringu za pomocą ukrytych kamer. Tylko służby porządkowe i niejawne, na podstawie przepisów szczególnych, mają prawo do stosowania niejawnego monitorowania. Podobnie rzecz się ma przy jednoczesnym nagrywaniu obrazu i dźwięku. Pracodawca ma uprawnienia jedynie do nagrywania obrazu (bez towarzyszącego mu dźwięku). Przepisy Kodeksu pracy wyraźnie odnoszą się do monitoringu wizyjnego. Zabronione jest także stosowanie monitoringu w celu sprawowania nadzoru nad efektywnością, jakością czy też wydajnością pracy pracowników.

Oznaczenie miejsc monitorowanych w firmie

Oznaczenie pomieszczeń, miejsc monitorowanych tylko za pomocą piktogramów, jest niewystarczające. Na pracodawcy ciążą dodatkowo obowiązki wynikające z RODO. Informacje o zainstalowanym monitoringu powinny być widoczne, syntetyczne, umieszczone w sposób trwały w niezbyt dużej odległości od miejsc objętych nadzorem. Wielkość tablic informacyjnych powinna być adekwatna do miejsc, w których zostały umieszczone. Na tablicy informacyjnej nie ma potrzeby zamieszczania pełnej informacji wynikającej z art. 13 ust. 1 i 2 RODO. Można zastosować tzw. „warstwową notę informacyjną”. Określamy, kto jest administratorem danych (pełna nazwa i adres), jaki jest cel zbierania danych, podstawę prawną oraz czas, po jakim nagrania z monitoringu są kasowane. Dodatkowo informujemy, gdzie jest dostępna pełna klauzula informacyjna (np. strona internetowa, kancelaria przedsiębiorstwa, recepcja). 

Monitoring poczty elektronicznej i ruchu sieciowego

Stosowanie przez pracodawcę monitoringu poczty elektronicznej jest uzasadnione, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego wykorzystania przez pracownika narzędzi pracy.

Monitoring poczty elektronicznej może służyć kontroli danych przesyłanych przez pracownika (wielkość danych i adresy, na które są one przesyłane, ze szczególnym naciskiem na darmowe konta pocztowe), w celu zapobieżenia sprzedaży, ujawnienia danych firmowych podlegających szczególnej ochronie. Ogólnie rzecz ujmując, pracodawca może monitorować, kto, do kogo (na jaki adres), kiedy, jak duży plik wysłał (lub od kogo go otrzymał). Nie ma możliwości ingerowania w treść korespondencji.

Pracodawca może zastrzec, że e-mail służbowy może być wykorzystywany tylko do celów służbowych, że nie można wysyłać ze służbowego konta wiadomości na prywatne skrzynki pracowników, że pracownicy nie mogą korzystać z prywatnych skrzynek e-mailowych przy użyciu służbowych narzędzi (komputer, telefon itp.).

Monitorowanie aktywności pracownika w Internecie

Na podstawie art. 22(3) § 4 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo również monitorować aktywność pracownika w sieci. Kontrolować można to, jakie strony i jak często odwiedza pracownik, ile czasu poświęca na aktywność online, w celu ograniczenia straty czasu na działania niezwiązane bezpośrednio z wykonywaniem obowiązków, np. korzystanie z portali społecznościowych.

Pracodawca ma także możliwość kontrolowania kopiowania plików (np. na urządzenia przenośne) w celu zapobieżenia kradzieży danych czy też ilości ściąganych z sieci danych (np. ściąganie filmów, nielegalnych programów itp.).

Monitoring rozmów telefonicznych

Nowe przepisy nie regulują wprost monitoringu rozmów telefonicznych, ale podobnie jak w przypadku monitorowania aktywności w sieci jest to dozwolone na podstawie art. 22(3) § 4 k.p. Pracodawca musi wykazać, że ta forma monitorowania pracy jest niezbędna do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Jest to dozwolone tylko w stosunku do telefonów służbowych i oczywiście należy pracownika powiadomić o monitorowaniu rozmów.

Geolokalizacja

Pracodawcy prowadzący działalność w zakresie przewozu (transport publiczny, przewóz drogowy) w celu zapewnienia efektywności wykorzystania taboru oraz ograniczenia kosztów korzystają z urządzeń lokalizujących GPS. 

W niektórych przypadkach monitorowanie lokalizacji pojazdów nie zależy od woli pracodawcy, ale wynika z obowiązku prawnego, np. obowiązek monitorowania przewozu towarów wskazanych w ustawie z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów (Dz. U. z 2017 r., poz. 708 ze zm.), np. produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego, alkoholu, suszu tytoniowego.

System GPS pozwala na uzyskiwanie informacji m.in. o aktualnej pozycji auta, przebytej trasie, prędkości, długości przerw, odwiedzanych punktach.

Sytuacja jest jasna, gdy system GPS działa tylko podczas wykonywania obowiązków służbowych przez pracownika. Niestety w większości przypadków systemy GPS działają bez przerwy, również podczas chwil wolnych od świadczenia pracy. Gdy monitorowane auto jest wykorzystywane poza godzinami pracy do celów prywatnych, istnieje ryzyko, że pracodawca uzyska dane naruszające prywatność podwładnego. W takim przypadku pracodawca powinien pobrać od niego zgodę (na przetwarzanie danych osobowych) i ograniczyć przetwarzanie danych osobowych związanych ze sferą prywatną. Zgoda pracownika powinna być dobrowolna, wyraźna i jednoznaczna. 
Są również dostępne systemy GPS pracujące w dwóch trybach: jazdy służbowej i prywatnej. 

Dane o lokalizacji danego pojazdu są jednocześnie danymi osobowymi jego kierowcy, a więc danego pracownika można połączyć z konkretnym pojazdem.