Dołącz do czytelników
Brak wyników

Okiem inspektora

14 grudnia 2018

NR 48 (Grudzień 2018)

Monitoring w zakładzie pracy a RODO

0 282

Do 25 maja 2018 r. w polskich przepisach nie było regulacji dotyczących stosowania monitoringu. Nowa ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.) artykułem 111 wprowadziła zmiany do Kodeksu pracy.

Pracodawca dysponuje szeregiem narzędzi umożliwiających mu sprawowanie kontroli nad właściwym wykonywaniem obowiązków przez pracowników. Najczęściej pracodawcy stosują:

  • monitoring wizyjny,
  • monitoring aktywności komputerowej,
  • monitoring poczty elektronicznej, telefonów służbowych,
  • GPS – geolokalizację.

WAŻNE

Stosowanie przez pracodawców monitoringu podlega kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

W polskich przepisach nie było regulacji dotyczących stosowania monitoringu. Nowa ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.) artykułem 111 wprowadziła zmiany do Kodeksu pracy. Dodano dwa nowe artykuły: 22(2) i 22(3) odnoszące się do monitoringu stosowanego przez pracodawców, placówki oświatowe oraz jednostki samorządu terytorialnego. 
Nowe przepisy weszły w życie z dniem 25 maja 2018 r. wraz z rozpoczęciem stosowania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO)1. Dają one pracodawcy możliwość legalnego stosowania monitoringu w zakładzie pracy, musi on tylko pamiętać o przestrzeganiu określonych zasad. 

Prawidłowe wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy

Przede wszystkim pracodawca musi określić, jaki rodzaj monitoringu chce wykorzystać. Jednocześnie musi odpowiedzieć sobie na pytanie, dlaczego chce wprowadzić ten rodzaj monitorowania.
Monitoring można stosować, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (są to tzw. cele monitoringu).

WAŻNE

Jeżeli nie jesteśmy w stanie określić celu stosowania monitoringu, jego zastosowanie jest niedozwolone.

Następnie pracodawca musi ustalić zakres używania monitoringu. Monitoring stosujemy w „niezbędnym” zakresie, adekwatnym do celów, jakie chcemy osiągnąć. 
Po określeniu celów, zakresu oraz sposobu użycia monitoringu dokonujemy zmian w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. 

WAŻNE

Podstawą stosowania monitoringu w zakładzie pracy jest wprowadzenie odpowiednich zapisów w przepisach wewnątrzzakładowych.

Przy zmianie układu zbiorowego czy też regulaminu pracy obowiązują procedury przewidziane przepisami prawa (np. zmiany w układzie zbiorowym pracy wprowadzane są w formie protokołów dodatkowych, rejestrowanych w PIP).
W regulaminie pracy (układzie zbiorowym pracy) nie ma konieczności określania podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych, określania celu przetwarzania danych osobowych, zamieszczania informacji dotyczącej administratora danych osobowych lub też inspektora ochrony danych osobowych (jeżeli został on powołany w przedsiębiorstwie). 
Następnie pracodawca powinien powiadomić pracowników o zamiarze wprowadzenia monitoringu – w sposób przyjęty u pracodawcy – z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem. W przypadku stosowania monitoringu wizyjnego trzeba w czytelny, widoczny i niebudzący wątpliwości sposób oznaczyć miejsca objęte nadzorem. Oznaczeń takich należy dokonać co najmniej na dzień przed uruchomieniem monitoringu.
Pracodawca ma obowiązek poinformować na piśmie zatrudnianych pracowników, że w zakładzie pracy stosowany jest monitoring.
W ustawie nie uregulowano sytuacji, w której pracodawca stosuje monitoring na dzień wejścia w życie nowych przepisów. Ustawa nie przewiduje żadnych przepisów przejściowych. Wydaje się jednak, że należy zastosować analogicznie przepisy dotyczące wprowadzenia monitoringu i wszcząć procedurę zmiany przepisów wewnątrzzakładowych. Zanim to jednak nastąpi, powiadamia się pracowników o stosowanym monitoringu. Klauzula informacyjna również powinna być przekazana na piśmie, a pracownicy powinni poświadczyć, że zapoznali się z jej treścią. Jeżeli u pracodawcy stosowana jest tzw. poczta wewnętrzna (e-mailowa), obowiązek informacyjny można zrealizować e-mailowo. Koniecznie jest również przystosowanie do nowych wymogów obecnie stosowanych w zakładzie pracy systemów monitorowania.

Schemat czynności wprowadzających monitoring do stosowania w zakładzie pracy

Na podstawie art. 22(3) § 4 Kodeksu pracy stosowanie innych form monitoringu niż monitoring wizyjny i monitoring poczty elektronicznej jest dozwolone, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Pracodawca nie musi uzyskiwać zgody pracownika na objęcie jego działań monitoringiem, jeżeli kontrolowana w ten sposób aktywność pracownika odnosi się tylko do działań bezpośrednio związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych. Natomiast jeżeli monitoring w jakikolwiek sposób „zahacza” o sferę prywatną pracownika, należy uzyskać jego zgodę na stosowanie takich narzędzi. Dodatkowo należy poinformować pracowników o zakresie i celu przetwarzania jego danych osobowych.

WAŻNE

Zapisy z monitoringu mogą być przetwarzane tylko dla celów, dla których zostały zebrane.

Obowiązek informacyjny wobec pracownika dotyczący wprowadzenia/stosowania monitoringu w miejscu pracy będzie wypełniony, gdy pracownik zostanie powiadomiony na piśmie o celach, zakresie i sposobie monitorowania, podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych, jak również o tym, kto jest administratorem danych osobowych, jakie dane będą/są zbierane, gdzie rejestrowane, jak długo przechowywane i kto będzie miał do nich dostęp, a także o prawie dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, cofnięcia zgody na przetwarzanie danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Monitoring wizyjny

Monitorowanie (ang. monitoring) to zorganizowany sposób obserwacji, zwykle ciągły i długoterminowy, przy pomocy kamery, wideorejestratora lub innych urządzeń wyposażonych w obiektyw2.
Telewizyjne systemy dozorowe przeznaczone są do obserwacji, wykrywania, rejestrowania oraz sygnalizowania warunków wskazujących na istnienie niebezpieczeństwa powstania szkód lub zagrożeń osób i mienia3.

WAŻNE

Monitoring wizyjny nie może być stosowany do kontrolowania czasu pracy pracownika!

Monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni, pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy jest to niezbędne do:

  • zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, 
  • ochrony mienia, 
  • kontroli produkcji,
  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Pod warunkiem że nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznawanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Przykład:

W zakładzie pracy zostały wydzielone pomieszczenia, w których pracownicy mają możliwość pozostawienia odzieży wierzchniej (szatnie). W ciągu kilku miesięcy zdarzyło się kilka kradzieży z włamaniem do szafek pracowników. Pracodawca zdecydował się na tymczasowe objęcie monitoringiem wizyjnym szatni w celu ochrony mienia pracowników. Jest to możliwe, pod warunkiem że zostanie zastosowane oprogramowanie zamazujące określone fragmenty kadrowanego obrazu (w tym postacie obserwowanych osób) lub kamery tak zostaną ustawione, by nie naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracowników. 

Nagrania z monitoringu można przechowywać maksymalnie przez trzy miesiące od dnia nagrania. Następnie należy je zniszczyć. Mogą być przechowywane dłużej (ponad trzy miesiące), jeżeli będą lub mogą stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa. W takim przypadku można je przechowywać do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Później należy je zniszczyć.
Nie ma obowiązku zamieszania szczegółowych informacji dotyczących rozmieszczenia kamer w klauzuli informacyjnej przekazywanej pracownikom. Wystarczy, by pracodawca określił obszary objęte monitorowaniem, np. wskazał monitorowane pomieszczenia.

Przykład:

W związku z powtarzającymi się kradzieżami rowerów na parkingu przyzakładowym, pracodawca zdecydował się na objęcie monitoringiem wizyjnym miejsc przeznaczonych do parkowania. Należy uznać, że wprowadzenie monitoringu w takim przypadku jest uzasadnione i ma na celu ochronę mienia.

Nadal, także po zmianie przepisów od...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy