Dołącz do czytelników
Brak wyników

Z praktyki kierownika produkcji

4 listopada 2019

NR 53 (Październik 2019)

TWI, czyli ustandaryzowany program rozwoju kompetencji

0 35

Program Training Within Industry jest podstawą przy tworzeniu kultury lean management w organizacji. Jego praktykowanie pozwala na skuteczne wdrożenie i praktykowanie zasad lean.

Kiedy wzrasta zapotrzebowanie na produkt, a producent nie jest w stanie zrealizować zamówienia z pomocą dostępnych pracowników, podejmuje decyzję o zatrudnieniu nowych. Zatrudnienie dodatkowych rąk do pracy wiąże się jednak z koniecznością przeszkolenia. Niestety proces zdobywania nowych umiejętności, a potem doskonalenia ich tak, aby produkt spełniał wymagania, nie jest krótki.

Z podobnym problemem borykał się amerykański przemysł, który po przystąpieniu do II wojny światowej stracił wielu doświadczonych pracowników, gdyż zostali oni wcieleni do armii. Zapotrzebowanie na sprzęt zbrojeniowy było natomiast coraz większe. 

Nowo zatrudnieni nie mieli odpowiednich kwalifikacji, aby wydajnie produkować sprzęt, dlatego – przy wsparciu wielu menedżerów – opracowano i uruchomiono program rozwojowy dla pracowników zwany Training Within Industry (TWI). 
Program skierowany jest do niższej i średniej kadry kierowniczej, mistrzów, brygadzistów i zakłada, że wiedzę na temat pracy, jaką wykonuje się w organizacji, oraz znajomości kompetencji i posiadanej odpowiedzialności nabywa się poprzez praktykę. Można jednak wskazać elementy, które obok praktyki wymagają ćwiczeń i dodatkowych szkoleń. Są to:

  • znajomość metod skutecznego instruowania pracowników,
  • wiedza w zakresie doskonalenia metod pracy,
  • umiejętności przywódcze.

Obecnie program TWI jest podstawą przy tworzeniu kultury lean management w organizacji, a jego praktykowanie pozwala na skuteczne wdrożenie i praktykowanie zasad lean.


Korzyści


Dowodem na skuteczność tego programu niech będą liczby. Po uruchomieniu programu monitorowano 600 fabryk z obszaru zbrojeniowego, które z tego programu korzystały. Efekty były imponujące, ponieważ produkcja wzrosła o 86%, skrócono czas niezbędnych szkoleń o 100%, a czas pracy o 88%. Co istotne, liczba braków spadła o 55% [1].

Ciekawym przykładem wdrożenia programu TWI w polskiej organizacji jest producent wyrobów mięsnych Tarczyński SA. W przedsiębiorstwie tym wdrożenie programu TWI spowodowało m.in. skrócenie czasu uczenia się o 25–30% [2].


Od czego zacząć?


Aby dobrze rozumieć program TWI, należy w pierwszej kolejności poznać trzy elementy, z których się składa:

  • Instruowanie pracowników.
  • Doskonalenie metod pracy.
  • Relacje z pracownikami.

Charakterystyczne jest, że każdy z tych elementów składa się z czterech kroków, które muszą być zrealizowane, aby osiągnąć zamierzone efekty.


Etap I. Instruowanie pracowników


Sposobem nauki bardzo często jest pokazanie pracownikowi, jak ma wykonywać pracę, a następnie oczekiwanie, że przez określony czas będzie trenował pod okiem nauczyciela lub brygadzisty. Mimo że metoda ta pozwala nauczyć pracownika wykonywania zadania, jest mało efektywna i czasochłonna. Znamy jednak jeszcze inne metody stosowane w procesie wdrażania pracownika do wypełniania jego obowiązków, które dają niewielkie efekty, gdyż są używane intuicyjnie. Powodem tego jest brak standardu nauczania, co prowadzi do poczucia niepewności, czego tak naprawdę dowiedział się uczeń [3].Każdy z etapów TWI jest ustandaryzowany i składa się z czterech kroków. W przypadku etapu instruowania pracowników są to:

1 Krok. Przygotowanie ucznia
Twórcy programu TWI opracowali elementy, jakie należy wykonać, aby skutecznie przygotować ucznia do pracy:

  • Należy stworzyć swobodną atmosferę – nowo zatrudniony pracownik jest niepewny swoich możliwości i obawia się, że sobie nie poradzi. Należy również mieć na uwadze, że dotychczasowe doświadczenia zawodowe pracownika nie muszą być pozytywne, co z pewnością będzie utrudniało komunikację. Dlatego stworzenie przyjaznej, pozytywnej atmosfery pozwoli na bardziej swobodną naukę.
  • Należy określić pracę – istotne jest, aby dokładnie opisać pracownikowi, co będzie robił, jakiej pracy i jakich czynności będzie się uczył. Jeżeli czynność pracownika jest jednym z elementów całego procesu, warto również opowiedzieć, jakie zadania ją poprzedzają i jakie następują po niej,
  • Należy dowiedzieć się, co uczeń już potrafi – koniecznie trzeba poznać dotychczasowe doświadczenia pracownika. Nie musiała to być dokładnie ta praca, którą będzie wykonywał. Podczas rozmowy może się okazać, że jakieś doświadczenie ucznia pomoże mu przyswoić nowe obowiązki. Inną korzyścią wynikającą z takiej rozmowy jest danie mu do zrozumienia, że przełożony jest zainteresowany uczniem – co jest kolejnym czynnikiem motywacyjnym.
  • Należy wzbudzić zainteresowanie ucznia tematem, którego będzie się uczył – bardzo ważne jest, aby pracownik nie tylko wiedział, co ma robić, ale w jakim stopniu jego praca wpływa na proces produkcji, jak – nieprawidłowo wykonana – wpłynie na dalszy etap produkcyjny oraz na użytkowanie elementu przez klienta lub ewentualne reklamacje. Np. w procesie spawania rur pracownik powinien mieć świadomość kto korzysta z produktu i jak nieprawidłowe spawy wpłyną na instalację.
  • Należy ustawić ucznia we właściwej pozycji, aby widział – podczas całego etapu instruowania uczeń powinien widzieć co się dzieje. Nauczyciel nie może zasłaniać ciałem pracy, którą prezentuje.

2 Krok. Prezentacja pracy
Trzy podpunkty, z których składa się prezentacja pracy to:

  • Zaprezentuj pracę, omawiając każdy główny, najważniejszy element. Nie omawiaj w tym momencie żadnych wskazówek i niuansów, lecz tylko najważniejsze elementy pracy. Mów przy tym zrozumiale i powoli. Z każdym krokiem upewniaj się, że pracownik Cię słucha i rozumie. Pamiętaj, aby omawiać po jednym kroku na raz.
  • Zaprezentuj pracę ponownie, ale tym razem główne kroki uzupełnij wskazówkami, np. zaprezentuj właściwy kąt trzymania narzędzia, odpowiedni docisk, właściwy uchwyt itp. 
  • Zaprezentuj pracę jeszcze raz, jednak tym razem – oprócz głównych kroków i wskazówek – dodaj informację o tym, co jest przyczyną występowania wskazówek, dlaczego narzędzie trzymamy pod takim kątem i co to powoduje.

3 Krok. Sprawdź ucznia
Teraz przyszła kolej na ucznia, aby wykonywał zaprezentowaną pracę:

  • Uczeń wykonuje pracę bez jej omawiania. Rolą nauczyciela jest w tym momencie zwracanie uwagi na błędy i poprawianie jej natychmiast, gdy tylko wystąpią.
  • Uczeń ponownie wykonuje pracę, jednak tym razem podkreśla i omawia główne kroki.
  • Uczeń trzeci raz wykonuje pracę, podkreślając przy tym wszystkie główne kroki oraz dodatkowe wskazówki.
  • Uczeń czwarty raz prezentuje pracę, omawiając główne kroki oraz wskazówki. Dodatkowo tłumaczy przyczyny wskazówek.
     

Dodatkową rolą nauczyciela na każdym z tych etapów jest kontrolowanie, czy uczeń przedstawił wszystkie elementy pracy prawidłowo. Bardzo ważne jest, aby mieć pewność, że uczeń wszystko prawidłowo zrozumiał i wykonał. Liczba powtórzeń powinna być dostosowana do ucznia i nie jest ona narzucona. Jeżeli pojawi się konieczność dodatkowego przećwiczenia, należy to zrobić.


4 Krok. Nadzoruj
Ostatni, czwarty etap to nadzorowanie. Uczeń pozostaje sam z pracą i ją wykonuje. Nie znaczy to oczywiście, że pracownik nauczył się doskonale pracy. Świadczy jedynie o tym, że zdobył już tyle umiejętności, by samodzielnie pracować. Rolą nauczyciela jest nadzorowanie:

  • Pozostaw ucznia samego i ponownie określ zadanie do wykonania – nauczyciel informuje ucznia, że teraz on sam jest odpowiedzialny za wykonanie zadania. Przekazanie uczniowi odpowiedzialności pozwala uświadomić go, że praca, którą będzie wykonywał, jest ważna. Należy jasno zakomunikować, jaki czas dajemy uczniowi na pracę.
  • Pokaż uczniowi, dokąd może udać się po pomoc – na początku pracy pojawi się mnóstwo pytań, dlatego ważne jest, aby uczeń wiedział, kto może udzielić mu pomocy. Brak tej informacji może spowodować, że uczeń będzie pytał innych pracowników z otoczenia, którzy mogą nie mieć wiedzy na temat pracy ucznia. Co więcej, uczeń może przeszkadzać im w pracy.
  • Często go sprawdzaj – w pierwszych dniach uczeń może popełniać wiele błędów. Dlatego ważne jest, aby częstotliwość sprawdzania ucznia była większa. Z czasem jednak nabierze on wystarczającego doświadczenia, aby odwiedzać go rzadziej. 
  • Zachęcaj do zadawania pytań – pracownicy często nie pytają, gdyż nie chcą być posądzeni o niewiedzę, dlatego nauczyciel powinien zadbać o to, aby uczeń nie obawiał się zadawania pytań. Środowisko pracy powinno zachęcać do poszukiwania, zadawania pytań i do ciekawości. Trzeba zatem stworzyć atmosferę promującą takie postępowanie.
  • Zmniejszaj nadzór – obserwując pracownika, dowiesz się, czy robi postępy i na jakim jest etapie. Systematycznie zmniejszaj czas poświęcany na nadzorowanie, żeby finalnie zakończyć szkolenie.

W etapie instruowania pracowników nauczyciel powinien zawsze mieć na uwadze, że to on jest odpowiedzialny za naukę. Jeżeli pracownik nie nauczył się wykonywania pracy, odpowiedzialny jest za to nauczyciel, który źle ucznia przygotował.


Etap II. Doskonalenie metod pracy


Drugi etap słusznie kojarzy się z filozofią ciągłego doskonalenia kaizen, gdyż jako jedna z licznych koncepcji podejścia lean wywodzi właśnie z doskonalenia metod pracy. Zaletą tej metody jest jej uniwersalność, gdyż pomaga udoskonalić każde zadanie produkcyjne, niezależnie od jego rodzaju [3, 4].

Podobnie jak miało to miejsce na etapie instruowania pracowników, składa się on z czterech kroków:

 

1 Krok. Podziel pracę
Najważniejsze jest opisanie każdego, nawet najmniejszego wykonywanego zabiegu. Nie można pominąć żadnego szczegółu.

Należy się upewnić, że zostały opisane wszystkie elementy pracy, czyli transport materiałów, praca maszynowa oraz praca manualna. Takie zebranie danych umożliwia dostrzeżenie wszystkich czynności, zwłaszcza tych, które wykonuje się nieświadomie.

2 Krok. Zadaj pytanie do każdego zabiegu
Zadawaj pytania – zapytaj o każdy, poszczególny zabieg, stosując poniższy zestaw pytań:

  • Dlaczego ten zabieg jest konieczny?
  • Co ten zabieg ma na celu? Jakie wynikają z niego korzyści?
  • Gdzie ten zabieg ma być wykonywany? Jakie miejsce do wykonywania tego zabiegu jest najlepsze?
  • Kiedy wykonywać ten zabieg? W jakim momencie? Jaki moment jest najlepszy?
  • Kto ma najlepsze kwalifikacje do wykonywania tego zabiegu? Kto ma najlepszą wiedzę i umiejętności?
  • Jaki sposób wykonywania tego zabiegu jest najlepszy?

Kolejność zadawania powyższych pytań nie jest przypadkowa, a po zebraniu wszystkich odpowiedzi koniecznie należy poddać je analizie, co bardzo często pozwala dostrzec nie tylko potrzebę udoskonalenia pracy, ale również nowy, lepszy sposób jej wykonywania.

3 Krok. Opracuj nową metodę

  • Uzyskanie odpowiedzi na pytania w kroku drugim pozwala zauważyć nowy sposób pracy. Etap doskonalenia metod pracy proponuje w tym kroku działania wspierające opracowanie nowej metody pracy:
  • Eliminuj zbędne zabiegi – należy się upewnić, czy każdy zabieg ma sens i czy nie można pominąć jakiegoś zabiegu lub procesu. Każdy zbędny zabieg to strata czasu, pieniędzy i potencjalne niebezpieczeństwo.
  • Łącz zabiegi – jeżeli tylko to możliwe, połącz działania. 
  • Przeorganizuj zabiegi, aby ułatwić pracę. Często zdarza się, że przeorganizowanie pracy pozwala na przyspieszenie procesu oraz ułatwia jego realizację. Dla przykładu: zmiana kolejności przepływu materiałów spowoduje zwolnienie powierzchni na terenie zakładu.
  • Upraszczaj. Dąż do tego, aby wszystkie zabiegi były łatwe, a przy tym bezpieczne. Przeorganizuj miejsca, w których układany jest materiał, zmień sposób dostarczania pracownikowi materiału. Zastosuj uchwyty, wózki, mocowania, rzepy i inne rozwiązania, które ułatwią przenoszenie, podnoszenie i montowanie elementów.
  • Opracuj wraz z innymi pracownikami nową metodę. Pamiętaj, że każdy pracownik może wnieść do nowej metody wartość dodaną. Pracuj więc nad jej ulepszeniem z innymi. Spotkajcie się na warsztatach, na których opracujecie najlepsze rozwiązania.
  • Opisz nową metodę. Kiedy już dopracowane zostaną szczegóły, stwórz dokładny opis nowej metody w formie odpowiedniego arkusza podziału pracy lub instrukcji stanowiskowej zawierającej zdjęcia i opisy krok po kroku.

4 Krok. Wdrożenie nowej metody
Aby przejść do tego kroku, musisz być świadomy, że za wdrożenie nowej metody w pełni odpowiedzialni są przełożeni pracowników. To oni muszą dopilnować, by zrealizowano pięć punktów umożliwiających sprawne i skuteczne wdrożenie nowego rozwiązania:

  • Przedstaw pomysł swojemu szefowi – w tym momencie osoba prezentująca nowe rozwiązanie powinna być solidnie do tego przygotowana (diagramy, analizy, porównanie starego i nowego rozwiązania i tego, jakie z tego wynikają korzyści, rysunki, przykłady arkuszy podziału pracy, instrukcji stanowiskowych itp.). Zwiększy to prawdopodobieństwo poparcia ze strony szef...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy