Dołącz do czytelników
Brak wyników

Z praktyki kierownika produkcji , Otwarty dostęp

30 kwietnia 2021

NR 62 (Kwiecień 2021)

„Siła mentoringu” – jak zbudować program mentoringowy, który działa – na przykładzie Philip Morris Polska

0 157

Nie bez kozery w słowie mentoring zawiera się słowo ring – tak jeden z uczestników naszego programu mentoringowego powiedział żartobliwie o jego refleksji na temat znaczenia mentoringu, uzasadniając to porównaniem do miejsca „starcia” między mentee a mentorem – starcia, z którego obie strony mogą wyjść zwycięsko, poznać swoje mocne strony i obszary, w których jeszcze potrzebują wsparcia i treningu. 
Słowa te były dla nas olbrzymim komplementem – takie refleksje pokazały, że w parach mentoringowych była energia, było tarcie, że – jak to się mówi potocznie – „działo się” zarówno na „ringu”, jak i w zawodnikach, bo zarówno mentee, jak i mentor pracowali, a właśnie do takiej „walki” chciałyśmy zaprosić naszych uczestników programu „Siła Mentoringu” w Philip Morris.
Siła Mentoringu to program stworzony dla pracowników, dla wsparcia ich rozwoju i budowania jedności w dążeniu do wspólnego celu. Patrząc na projekt z perspektywy minionego roku, porównaliśmy go do wyprawy czy też podróży…
Na początku trzeba opracować plan, wybrać trasę i spakować potrzebne rzeczy. Kiedy plecak jest już gotowy, plan na drogę z punktami postoju i ładowania energii są, a w głowie nakreślony i zwizualizowany cel, czas zrobić pierwszy krok i przekroczyć próg podróży. Po dotarciu na miejsce – celebracja i powrót. To jeszcze nie koniec, bo czeka nas rozpakowanie i refleksja nad przebiegiem podróży, by móc zaplanować kolejne, większe wojaże.

POLECAMY

Opracowanie planu i wybranie trasy

Bazując na naszej wiedzy i doświadczeniu w rolach mentee (podopieczny), mentora (opiekun) oraz coacha (trenera), przygotowanie programu w naszej firmie zaczęłyśmy od zaplanowania etapów programu, tego co powinno się zadziać, w jakich terminach oraz z jakimi zasobami ludzkimi, czasowymi i budżetem.
Cały profesjonalny plan projektu był gotowy po kilku naszych spotkaniach. 
Patrząc na obrany przez nas cel i wyzwania stojące na drodze do jego realizacji, zaczęłyśmy się „uzbrajać” do walki z „demonami”, które miały na nas czyhać podczas podróży. Tu przydatne były analizy SWOT, mapy zasobów i praca twórcza nad rozwiązywaniem oraz zapobieganiem trudnościom. Dzięki temu mogłyśmy przedefiniować nasz oryginalny plan programu tak, by wnieść nim jak największą wartość w naszej organizacji.
Mentoring w naszym rozumieniu to nie tylko dzielenie się wiedzą przez osobę z bogatszym doświadczeniem, ale również przestrzeń i otwartość na partnerską relację. To niezwykle ważny element, ponieważ mentee w poszukiwaniu rozwoju czasem nie ma pomysłu jak zrealizować swoje cele, a mentor wciela się w rolę detektywa, który zadając pytania, używając całej palety narzędzi bada wątki, podpierając się swoim doświadczeniem pozwala sobie na stawianie hipotez i wspólnie z mentee je weryfikuje tak, by w końcu dojść do momentu aha! dla mentee.

Pakowanie

Planując wyprawę, warto sięgać po doświadczenie z poprzednich podróży, by każda następna przebiegała bezpiecznie, sprawnie i z większą szansą na sukces. Tak było i w naszym przypadku. 
Oprócz dobrej definicji tego, czym jest mentoring, sprawdziłyśmy feedbacki na temat naszych poprzednich programów mentoringowych i na ich bazie, czerpiąc to co najlepsze i biorąc pod uwagę to, co warto usprawnić, stworzyłyśmy nowy model. 
Rozmawiałyśmy z kilkoma osobami, które brały w nich udział i okazało się, że czynnikiem sukcesu było zaangażowanie mentora oraz mentee z perspektywy całego okresu trwania programu. Nasze learningi wynikały z tego, że programy miały dobry start (otwarcie, dopasowanie mentee i mentora, pierwsze sesje), ale po 2–3 sesjach ich priorytet spadał, natłok innych obowiązków powodował, że sesje były coraz rzadsze i w końcu ustawały. Coś zostało rozpoczęte, ale nie zakończone. Dzięki temu wiedziałyśmy że w naszym programie musimy dbać o zaangażowanie uczestników na każdym etapie trwania programu, o regularne przystanki i ładowanie energii, by podróż mogła przebiegać zgodnie z planem. 
Czy to oznaczało więcej pracy dla nas? O tak, zdecydowanie. Ale jakże satysfakcjonujące to było działanie!
Chciałyśmy, by program był świetnie przygotowany merytorycznie, ale też angażował i budził chęć udziału. Nadszedł czas, by ogłosić światu naszą podróż i zaprosić do wspólnej wyprawy. Powstała dedykowana strona programu, logo oraz ambasadorzy, którzy wspierali nas w promowaniu całego projektu. Ta podróż miała być wyjątkowa i dedykowana tym osobom, które lubią wyzwania, podejmują ryzyko i naprawdę chcą z nami w tę podróż wyruszyć. 
Dzięki temu rozpoczęłyśmy rekrutację mentorów i meentes wśród naszych pracowników. 
Ponieważ zdefiniowałyśmy mentoring jako równorzędną relację, oznaczało to, że program ma rozwijać zarówno mentee, jak i mentorów. Zdecydowałyśmy, że do rekrutacji mentorów zaprosimy grupę najbardziej doświadczonych managerów, którzy chcieli wziąć udział w programie. Kolejnym krokiem była rekrutacja mentees – każdy z kandydatów musiał wypełnić specjalne zgłoszenie. Na 24 miejsca zaaplikowało ponad 50 osób. Wybierając uczestników programu, kierowałyśmy się m.in. wiedzą o kandydacie i jego wyzwaniach związanych z rozwojem w organizacji oraz wizją celu mentoringowego, którą opisał w aplikacji. 
Zależało nam również, by w programie była podobna liczba kobiet i mężczyzn oraz aby uczestnicy reprezentowali różne szczeble struktury organizacyjnej. 
Mając już najważniejszych bohaterów naszej podróży, nadszedł czas na odpowiednie dobranie ich w pary mentoringowe, aby podróż była ciekawa i zapraszała do „ringu”. 

Przekroczenie progu

Jak mówią: „kiedy zrobisz pierwszy krok, nie ma już odwrotu”. Gala otwarcia miała być dla nas właśnie tym momentem – dla nas i uczestników, dla których to był czas poznania swoich towarzyszy podróży. Dla nas ta podróż już trwała jakiś czas, dla uczestników to był początek, a ponieważ program miał być wyjątkowy, jego otwarcie również musiało być godne zapamiętania. 
Jak z każdą podróżą, czasem prognozy pogody się sprawdzają, a czasem nie. Tu sytuacja pandemiczna pokrzyżowała nasze plany na uroczystą galę z tercetem smyczkowym grającym w tle. Choć gala otwarcia odbyła się online, były prezenty i oklaski niczym na gali rozdania Oskarów. To właśnie podczas tej uroczystości pracownicy (meentes) dowiedzieli się z kim będą pracować przez kolejne kilka miesięcy. Nasze plecaki były spakowane, ale nie można było zapomnieć o naszych uczestnikach. 
Warunkiem powodzenia procesu mentoringowego są przede wszystkim umiejętności i odwaga po stronie mentora oraz otwartość i zaangażowanie po stronie mentee. 
 W celu zapewnienia tych elementów i tego, aby każda z grup czuła się komfortowo przygotowana do rozpoczęcia pracy mentoringowej, rozpoczęliśmy cykl szkoleń oraz warsztatów.
Tak przygotowani pracownicy przekroczyli swoje progi podróży. 

Podróż

Wyprawa, którą rozpoczęłyśmy w czerwcu miała mieć swoje zakończenie po 8 miesiącach wspólnej przygody. W tym czasie regularnie dbaliśmy o utrzymywanie zaangażowania, chęci, ale też o dodatkowe narzędzie wspierające tę podróż i walkę na „ringu” procesu. 
Wszyscy mentorzy zostali zaproszeni na warsztaty, podczas których mogli dzielić się swoimi doświadczeniami i poznawać nowe narzędzia przydatne w pracy. Podobnie mentees, którzy mieli szansę uczestniczyć w warsztatach rozwojowych. Dodatkowo, indywidualnie rozmawiałyśmy z każdym z mentorów, by jak najlepiej zrozumieć, gdzie są w swojej podróży i jakie mają wyzwania. 
Każdej parze zaproponowałyśmy możliwość skorzystania z narzędzi diagnostycznych (Reiss Motivation Profile. Extended DISC lub ankieta 360’), by dodatkowo wzbogacić plecak w tej jakże ekscytującej wyprawie. To też okazało się jednym z najbardziej docenianych elementów programu. Na sam koniec zaprosiliśmy pary mentoringowe do wypełnienia ankiety podsumowującej proces mentoringowy, w której mentor mógł zaproponować dalsze kierunki rozwojowe dla mentee.

Celebracja i rozpakowanie

Kiedy już każdy miał swojego Graala, konieczne był uczczenie tego faktu – wspólnie, z fanfarami i oklaskami. Tak jak Gala Otwarcia była początkiem, tak i Gala Zamknięcia była zwieńczeniem podróży naszych bohaterów. Dla jednych była to lekka i pełna przyjemności wyprawa, dla innych zaś czas pełen nauki i rozmów z samym sobą. To był też czas refleksji nad przygotowanym wcześniej planem, czy też odpowiednim zestawem w plecaku. Nasi bohaterowie podzielili się tematami, nad którymi pracowali – były to np. planowanie ścieżki kariery, komunikacja, zarządzanie zespołem czy efektywność osobista.
Czy było warto? Tak, zarówno z perspektywy osób tworzących program, jak i informacji zebranych od uczestników. Cytując kilku z nich, zarówno w roli mentora, jak i mentee: „to było najlepsze, co mogło mnie spotkać”, „najlepsza inwestycja w siebie”, „skróciłem czas nauki”, „poznałam perspektywę innych”. Dla takich słów warto prowadzić działania rozwojowe w organizacjach. Mentoring to nie tylko rozwój, ale też lepsza komunikacja między pracownikami na różnych poziomach organizacji, między działami i w całej firmie. To lepsze zrozumienie działania poszczególnych działów, by móc dalej wspólnie realizować podróże, do których zaprasza nas organizacja.
Przeprowadziłyśmy ponad 140 h sesji mentoringowych. Zaangażowało się 16 mentorów i 23 menteesów. 
Wyników mentoringu nie da się zbadać w krótkim czasie – program mentoringowy to inwestycja na lata, zwłaszcza jeśli tak mocno jak my skupia się na budowaniu zaangażowania i dzielenia się wiedzą.
Jak przystało na podróżników – my już planujemy kolejną edycję, a chętnych na wyprawę z nami jest coraz więcej. Nie czekaj, zaproś również swoją organizację do podróży, gdzie i Ty możesz stać się bohaterem wspólnego rozwoju.

Przypisy