Dołącz do czytelników
Brak wyników

Z praktyki kierownika produkcji , Otwarty dostęp

22 grudnia 2020

NR 60 (Grudzień 2020)

Redukcja etatów. Jak rozwiązać umowę z pracownikiem bez narażenia pracodawcy na konsekwencje prawne?

119

Ogłoszony w Polsce stan epidemii oraz zmieniające się jak w kalejdoskopie obostrzenia trudno uznać za działające stymulująco na naszą gospodarkę. W tym artykule przedstawimy w pigułce szereg praktycznych aspektów procedury zwolnienia pracownika, aby pomóc zapewnić zgodność zwolnienia z prawem i możliwie najdalej zabezpieczyć pracodawcę przed roszczeniami.

Zwalnianie pracowników jest jednym z trudniejszych (i zarazem nieodzownych) elementów prowadzenia działalności i zarządzania zasobami ludzkimi. Jest to proces trudny nie tylko ze względu na często towarzyszące mu silne emocje – nieprawidłowo przeprowadzone zwolnienie pracownika naraża pracodawcę na przykre konsekwencje: wieloletnie procesy sądowe, które skończyć się mogą koniecznością wypłaty odszkodowania i pokrycia kosztów sądowych. 

POLECAMY

O rozwiązywaniu umów słów kilka

Punktem wyjścia będzie przypomnienie możliwych sposobów rozwiązania umowy o pracę. 
Artykuł 30 § 1 k.p. wskazuje, że istnieją cztery tryby rozwiązania umowy o pracę:

  • na mocy porozumienia stron,
  • za wypowiedzeniem,
  • bez wypowiedzenia,
  • z upływem czasu, na który umowa była zawarta. 

W odniesieniu do tego ostatniego warto wskazać, że nieprzedłużenie umowy na czas określony nie powinno być postrzegane jako zwolnienie pracownika. Pracodawca nie ma obowiązku przedłużać umowy (z zastrzeżeniem limitu stosowania umów terminowych – art. 25(1) k.p.). Jeżeli pewnej grupie pracowników umowy będziemy przedłużać, a innym nie, wówczas należy jedynie mieć na uwadze to, aby podejmując takie decyzje, kierować się obiektywnymi, niedyskryminującymi kryteriami.
Pierwsza z form zakończenia stosunku pracy to rozwiązanie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia, zwane potocznie „wypowiedzeniem”. Sposób wypowiadania umów w tym trybie różni się w zależności od tego, czy pracownik zatrudniony jest na umowę o pracę na czas nieokreślony, czy na umowę terminową. W tym pierwszym przypadku mogą być konieczne konsultacje ze związkami zawodowymi, a wypowiedzenie powinno zawierać uzasadnienie i być oparte na rzeczywistej i konkretnej przyczynie, np. nienależyte wykonywanie obowiązków (o samym trybie i podstawach wypowiedzenia powiemy jeszcze w dalszej części tekstu).
Rozwiązanie bez wypowiedzenia oznacza, że zatrudnienie ustaje ze skutkiem natychmiastowym, bez zachowywania okresów wypowiedzenia. Najczęściej rozumie się przez to zwolnienie „dyscyplinarne”, tj. na podstawie art. 52 k.p, w szczególności w oparciu o ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia obligatoryjnie zawiera uzasadnienie, niezależnie od rodzaju umowy.
Nie istnieje wyczerpujący katalog „ciężkich naruszeń” czy „podstawowych obowiązków”, które automatycznie pozwalałyby ocenić zwolnienie dyscyplinarne jako zasadne bądź bezzasadne. Bardzo często, gdy pracownik odwołuje się od takiego zwolnienia do sądu, osią sporu jest właśnie to, czy naruszony przez pracownika obowiązek pracowniczy miał charakter podstawowy. Pracodawcy mogą ułatwić sobie obronę w takich sprawach poprzez wyraźne określenie w umowie, który z obowiązków pracownika ma charakter podstawowy. Dlatego zachęcamy pracodawców do stosowania takich zapisów w umowach: albo poprzez przykładowe wyliczenie obowiązków uznawanych za podstawowe, albo poprzez zaznaczenie wprost, że dany obowiązek traktowany jest jako podstawowy.
Rozwiązanie bez wypowiedzenia nie dotyczy jednak wyłącznie sytuacji przez pracownika zawinionych. Dopuszczalne jest również zwolnienie pracownika w przypadku przedłużających się nieobecności (art. 53 k.p.).
Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron również jest metodą zwalniania pracownika. Wymaga ona oczywiście zgody pracownika, ale umożliwia „rozejście się” na dogodnych dla obu stron warunkach. W szczególności pozwala na to, aby dowolnie ustalić moment rozwiązania stosunku pracy – nie trzeba uwzględniać ustawowych okresów wypowiedzenia. Porozumienie nie wymaga konsultacji ze związkami zawodowymi, jak ma to miejsce przy rozwiązywaniu umowy o pracę na czas nieokreślony. Może być to o tyle istotne dla samego pracownika, gdy u podstaw zwolnienia leżą zarzuty wobec niego – zawarcie porozumienia może być wtedy bardziej korzystne, ponieważ dzięki uniknięciu procedury konsultacji związkowej zarzuty wobec pracownika nie trafiają do szerszej wiadomości. 
Warto pamiętać, że jeżeli wobec pracodawcy znajduje zastosowanie ustawa o zwolnieniach grupowych (ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników), czyli zatrudniających co najmniej dwudziestu pracowników, to w procesie rozwiązywania umów z większą liczbą pracowników należy unikać mimowolnego zainicjowania procesu zwolnień grupowych – może się tak stać, jeśli porozumień (zawartych z przyczyn niedotyczących pracowników) miałoby być co najmniej pięć, a w połączeniu z umowami rozwiązywanymi na podstawie wypowiedzeń (z tych samych przyczyn) przekroczony zostałby „próg” oznaczający grupowe zwolnienia. 
Przygotowując porozumienie, należy bezwzględnie pamiętać o tym, aby zawrzeć w nim klauzulę dotyczącą zrzeczenia się przez pracownika roszczeń wobec pracodawcy (oczywiście w takim zakresie, w jakim dopuszcza to prawo – pracownik np. nie może skutecznie zrzec się prawa do wynagrodzenia, które było mu należne, a którego nie otrzymał). Wynika to z założenia, że porozumienie powinno całościowo i ostatecznie kończyć relację pracowniczą między jej stronami, bez obaw o wszczynanie postępowań przez pracownika już po rozstaniu. Klauzula ta istotnie utrudnia pracownikowi dochodzenie roszczeń (skoro oświadczył, że ich nie ma/zrzekł się ich), choć można spotkać się z przypadkami (nielicznymi) skutecznego egzekwowania przez pracownika jego roszczeń mimo zawarcia klauzul w porozumieniu.
Pamiętać też należy, że rozwiązanie umowy za porozumieniem stron może stawiać pracownika w mało korzystnej pozycji z perspektywy ewentualnego uzyskania prawa do zasiłku dla bezrobotnych. Negocjując porozumienie, można to uwzględnić i zawrzeć odpowiednie postanowienie wskazujące wprost, że porozumienie zawarte jest z powodu zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn leżących po stronie zakładu pracy (jeżeli oczywiście taka jest rzeczywista przyczyna rozstania). 

Jak skutecznie przeprowadzić proces zwolnienia?

Zaplanowanie i przeprowadzenie samego zwolnienia jest równie ważne, co wybranie odpowiedniego trybu (o czym wyżej) oraz spełnienie wymogów formalnych (o czym także w dalszej części). 
Przede wszystkim należy upewnić się, że pracownik świadczy tego dnia pracę – dotyczy to zarówno pracowników „stacjonarnych”, jak i tych pracujących poza zakładem pracy. 
Wbrew rozpowszechnionemu (w szczególności wśród pracowników) przekonaniu zwolnienie lekarskie nie stanowi samo przez się ochrony przed wypowiedzeniem. Zgodnie z art. 41 k.p., ochronę taką daje usprawiedliwiona nieobecność, a nie sama podstawa takiej nieobecności. Jeżeli pracownik do pracy przyszedł i wykonywał swoje obowiązki, to nie podlega ochronie mimo legitymowania się zwolnieniem lekarskim. Nie może więc skutecznie powołać się na zwolnienie lekarskie niejako w odpowiedzi na wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę. 
Inną usprawiedliwioną nieobecnością, chroniącą pracownika przed wypowiedzeniem umowy, jest korzystanie z urlopu. Trzeba jednak pamiętać, że zarządzanie zakładem pracy, w tym polityka urlopowa, pozostaje mimo wszystko w rękach pracodawcy i oprócz tak wyjątkowych urlopów, jak macierzyński czy ojcowski, to nie pracownik „bierze urlop”, a pracodawca urlopu udziela. W pewnych przypadkach dotyczy to nawet urlopu „na żądanie” – sam wniosek pracownika nie jest jednoznaczny z udzieleniem urlopu, a – zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego – pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu, jeśli przemawiają za tym istotne, obiektywne przyczyny. Tak więc poranny SMS od pracownika, w którym informuje on, że bierze „NŻ”, niekoniecznie zawsze będzie zwalniać z obowiązku stawienia się w pracy (i tym samym nie pozwoli uniknąć przewidywanego zwolnienia).
Wszystko to ma mniejszą doniosłość w razie rozwiązywania umów ze skutkiem natychmiastowym – w przypadku zwolnienia pracownika w takim trybie (co do zasady) nie chroni żadna forma nieobecności.
Bardzo często zdarza się, że pracownicy, którym wręczamy dokumenty dotyczące rozwiązania ich umowy, odmawiają potwierdzenia ich otrzymania czy przeczytania ich. W skrajnych przypadkach przerywają rozmowę i opuszczają pomieszczenia, w których mają miejsce spotkania. Zachowanie to z prawnego punktu widzenia w żaden sposób nie polepsza ich sytuacji. Oświadczenie pracodawcy uważa się za złożone z chwilą, kiedy pracownikowi umożliwiono zapoznanie się z treścią pisma (oświadczenia o rozwiązaniu umowy). Dlatego warto, aby – dla celów dowodowych – w spotkaniu ze zwalnianym pracownikiem uczestniczyła nie tylko osoba wręczająca dokumenty, ale co najmniej jeszcze jedna inna osoba (najlepiej niepozostająca w bezpośredniej relacji podwładny – przełożony ze zwalnianym pracownikiem), która w razie potrzeby potwierdzi przebieg rozmowy. Zalecane jest nawet, aby osoby obecne podczas rozmowy od razu sporządziły stosowną notatkę służbową.

Wypowiedzenie zmieniające – o czym pamiętać?

Zmiana struktury zatrudnienia nie zawsze musi oznaczać definitywne zwolnienie pracownika. Niekiedy pracodawcy podejmują decyzje, że chcą zatrzymać pracowników, jednak na innych warunkach – może to dotyczyć np. cięć wynagrodzeń lub przesunięcia pracowników do pracy na innych stanowiskach. Oświadczenie o wypowiedzeniu warunków pracy i płacy, zwane potocznie wypowiedzeniem zmieniającym, może jednak niekiedy wpędzić pracodawcę w kłopoty.
Po pierwsze, w razie chęci zmiany umowy zawartej na czas nieokreślony, wypowiedzenie zmieniające musi być umotywowane uzasadnioną przyczyną – tak samo jak wypowiedzenie „definitywne”.
Po wtóre, wypowiedzenia zmieniające mogą okazać się zdradliwe, jeżeli do pracodawcy znajduje zastosowanie ustawa o zwolnieniach grupowych (czyli jeśli zatrudnia co najmniej dwudziestu pracowników). Pamiętajmy, że pracownik ma prawo odmówić przyjęcia zaproponowanych przez pracodawcę nowych warunków, na skutek czego umowa o pracę ulega rozwiązaniu (z zachowaniem ustawowych okresów wypowiedzenia). Jeśli więc odpowiednio duża liczba pracowników (zależna od rozmiaru kadry pracodawcy) odmówi przyjęcia zaproponowanych warunków na podstawie wypowiedzeń zmieniających, motywowanych przyczynami niedotyczącymi pracowników (w szczególności gdy jednocześnie pracodawca składa innym pracownikom wypowiedzenia „definitywne” z przyczyn niedotyczących pracowników), to będziemy mieć do czynienia ze zwolnieniami grupowymi. Pracownicy będą mieli wtedy otwartą drogę do wysuwania przeciwko pracodawcy skutecznych roszczeń (choćby z tytułu niedochowania wym...

Artykuł jest dostępny w całości tylko dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz bezpłatne konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałow pokazowych.
Załóż bezpłatne konto Zaloguj się

Przypisy