Dołącz do czytelników
Brak wyników

Sztuka motywowania

29 maja 2018

NR 37 (Luty 2017)

Pracownik do korekty

0 8

Jak powiedzieć pracownikowi, że zrobił coś źle, powinien poprawić swoje zachowanie lub zmienić sposób postępowania? W jaki sposób przekazać tę informację, by się nie obraził, lecz zrozumiał i rzeczywiście się zmienił? Pomoże tutaj korygująca informacja zwrotna, która, jeśli jest umiejętnie przekazana, pozwala uniknąć negatywnych emocji zarówno u kierownika, jak i podwładnego.
 

Jednym z kluczowych zadań kierownika jest przekazywanie swoim podwładnym informacji na temat sposobu i efektów ich pracy. Jeśli pracownik jest zaangażowany w wykonywanie swoich zadań i skuteczny w tym, co robi, pozytywny feedback jest zazwyczaj przyjemny zarówno dla tej strony, która go otrzymuje, jak i dla strony go przekazującej. Co innego, gdy kierownik musi wytknąć błędy podwładnemu lub zwrócić mu uwagę na niepożądane zachowania. Wtedy spotkanie może wywołać negatywne emocje u pracownika i przełożonego. 

Poprzez zmianę nastawienia do przekazywania niepomyślnych wiadomości, odpowiednie przygotowanie do rozmowy i właściwe jej skonstruowanie feedback korygujący może stać się ważnym czynnikiem rozwojowym dla obu stron. 

Cel informacji zwrotnej

Informacja zwrotna jest słowną reakcją na zachowanie lub działania innej osoby. Celem konstruktywnego feedbacku (a tylko taki ma sens) jest zwrócenie uwagi drugiej osobie na jej zachowania bądź działania oraz ich konsekwencje dla niej samej lub większej grupy osób, np. zespołu albo klientów, aby mogła bardziej efektywnie działać w przyszłości. 

 

Skuteczni kierownicy poprzez feedback uczà swoich podw∏adnych, jak powinni dzia∏aç lub zachowywaç si´ w przysz∏oÊci, aby uzyskaç po˝àdane efekty.

 

Informacja zwrotna może być pozytywna (na przykład dotycząca mocnych stron pracownika) bądź negatywna, korygująca (wskazująca na niedociągnięcia w pracy czy wręcz szkodliwe zachowania). Niezależnie jednak od jej treści zawsze powinna mieć na celu rozwój pracownika. Skuteczni kierownicy poprzez feedback uczą swoich podwładnych, jak powinni działać lub zachowywać się w przyszłości, aby uzyskać pożądane efekty.

Przyczyny problemów

Istnieją ludzie, którym krytykowanie innych nie sprawia problemu, a czasem wręcz przynosi im to satysfakcję, gdyż na przykład mogą się poczuć od kogoś lepsi. Jednak w takim wypadku istnieje małe prawdopodobieństwo, że feedback będzie dla drugiej strony konstruktywny. Natomiast znacząca grupa osób na stanowiskach managerskich ma problem z udzielaniem negatywnej informacji zwrotnej, gdyż źle się czują w momencie przekazywania tego rodzaju informacji. Istnieje kilka powodów takiego stanu rzeczy:

  1. Przekonanie, że negatywny feedback równy jest krytyce. Takie myśli wynikają najczęściej z przekonania, że pracowników trzeba szczegółowo kontrolować i pokazywać im najdrobniejsze błędy, aby dobrze wykonywali swoją pracę. Kierownik, który co chwilę wypomina pracownikowi niedociągnięcia, rzeczywiście odbierany jest jako krytykant. Takie podejście łączy się także z brakiem umiejętności przekazywania konstruktywnej informacji zwrotnej. Używanie takich słów i wyrażeń, jak: „zawsze”, „nigdy”, „wszystko”, „nic”, „to niedopuszczalne” itp., zamazuje obraz sytuacji, bezpośrednio uderza też w osobę, do której są adresowane słowa, a przez to wypowiedź kierownika odbierana jest jako atak. 
  2. Postawa bazująca na przekonaniu, że nie należy mówić o sprawach negatywnych, lecz skupiać się na pozytywach. Kierownicy, którzy są z natury optymistami, raczej nie lubią mówić o negatywach. Wolą skupiać się na pozytywach. Taka postawa ma swoje uzasadnienie, bo jak pokazują badania dotyczące rozwoju talentów, wzmacnianie mocnych stron pracowników daje lepsze efekty niż próba korygowania ich słabych stron. Istnieją jednak sytuacje, gdy brak przekazania pracownikowi informacji o nieprawidłowych działaniach czy nieadekwatnym zachowaniu może spowodować znaczne szkody dla niego samego i dla przedsiębiorstwa. Jeśli pracownik nieprawidłowo montuje daną część, firma może mieć przez to kłopoty związane z częstymi usterkami danego produktu, a gdy w impertynencki sposób rozmawia z klientem, istnieje duże prawdopodobieństwo, że ten zmieni dostawcę towaru. Oba te przypadki wiążą się ze stratami finansowymi dla firmy oraz pogorszeniem jej reputacji na rynku, dlatego dawanie korygującej informacji zwrotnej tu i teraz jest istotnym środkiem zapobiegawczym dla (często kosztownych) błędów w przyszłości.
  3. Lęk przed urażeniem pracownika. Mało pewni siebie kierownicy mogą się obawiać, że obniżą poczucie własnej wartości pracownika. Takie osoby zazwyczaj same źle znoszą, gdy ktoś wskazuje im ich błędy i nie chcą, by inni czuli się podobnie. Jeśli już muszą kogoś upomnieć, długo się do tego przygotowują i próbują w nazbyt miły, zawoalowany sposób przekazać taką informację. Często jednak skutkuje to niezrozumieniem ze strony pracownika powagi sytuacji i powtarzaniem błędnych działań i zachowań. 
  4. Własne złe doświadczenie z otrzymywaniem negatywnego feedbacku. Jeśli jako pracownicy liniowi sami byliśmy krytykowani w niekonstruktywny sposób albo nawet obrażani, to na myśl o przekazaniu komuś negatywnej informacji zwrotnej może pojawiać się w nas napięcie. Taki...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy