Niebezpieczna fluktuacja

Czym jest fluktuacja kadr?

Fluktuacją czy też rotacją kadr określa się procesy odejść i przyjęć do pracy personelu w danym przedsiębiorstwie lub instytucji. Dochodzi do niej wtedy, kiedy pracownicy odchodzą z pracy, na ich miejsce zatrudniani są nowi, a te procesy zwolnień i przyjęć odbywają się z większą, niż się oczekuje, częstotliwością. Zbyt duża fluktuacja wynika z wielu różnych czynników i może generować znaczne koszty dla pracodawcy.

Fluktuację możemy rozważać z perspektywy dowolnie wybranego okresu w cyklach, na przykład miesięcznych, kwartalnych czy rocznych, w porównaniu np. do analogicznych okresów minionych. Zatem zwiększenie fluktuacji, w bieżącym miesiącu, łatwo dostrzec w porównaniu z ubiegłym miesiącem, kwartałem czy sezonem letnim. Skąd wiemy, że fluktuacja rośnie? Widać to, gdy w danym miesiącu pracownicy częściej rezygnowali z pracy niż w miesiącu ubiegłym i z tego powodu pracodawca był zmuszony przyjąć więcej nowych pracowników niż ostatnio. To spowodowało wzrost wydatków na dodatkowe szkolenia, ponadwymiarowe zaangażowanie bardziej doświadczonych pracowników oraz zintensyfikowało konieczne czynności administracyjno-kadrowe.

Dlaczego pracownicy odchodzą?

U podstaw decyzji pracownika o odejściu z zakładu lub pracodawcy o zwolnieniu go mogą leżeć takie czynniki, jak na przykład różne aspekty pracy, sytuacja osobista, stan rynku pracy, organizacja procesów w zakładzie, wpływ rodziny lub niedopasowanie pracowników do przypisanych im stanowisk. 

W przypadku dobrowolnych odejść pracowników może to wiązać się też z niewystarczająco dobrymi, w ich ocenie, warunkami pracy i płacy oferowanymi przez pracodawcę, niesprzyjającą atmosferą, brakiem możliwości rozwoju i awansu albo z nienajlepszymi relacjami ze współpracownikami i przełożonymi. 
 

Odejście niedobrowolne

Odejścia niedobrowolne natomiast wynikają najczęściej z przyczyn niezależnych od pracownika (np. z powodu wypadków losowych, katastrof, zmiany strategii czy profilu zakładu). Zwolnienie pracownika może być też bezpośrednio spowodowane przeprowadzaną w zakładzie redukcją personelu, osiągnięciem przez pracownika określonego wieku (starzenie się pracownika), ale i na skutek zaniedbania przez niego obowiązków zawodowych, jego nadmiernej absencji, spóźnień, niedopasowania, niewystarczającymi na ten moment kwalifikacjami. 

Niedobrowolne odejścia z pracy to m.in.:

• redukcja zatrudnienia,
• reorganizacja struktury firmy,
• zwolnienia dyscyplinarne,
• odejścia po wygaśnięciu umowy na 
• czas określony,
• odejścia na emeryturę.
   

Zalety i wady rotacji pracowników

Płynność kadr w zakładzie jest nieunikniona i może mieć pozytywny lub negatywny charakter. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na fakt, że zarówno zwalnianie pracowników, jak i przyjmowanie nowych jest kosztowne – trzeba wypłacić odprawy, wdrożyć nowego pracownika, opłacić szkolenia – i niesie ze sobą ryzyko popełnienia błędu rekrutacyjnego. Czasowe nieobsadzenie stanowiska może też przyczynić się do opóźnień w realizacji zadań i niedotrzymania terminu wykonania pilnej pracy. 

Koszty fluktuacji pracowników:

1. Koszty administracyjne związane z odejściem pracownika, takie jak odprawy, dostarczenie wypowiedzenia, tymczasowe przekazanie dodatkowych obowiązków innym pracownikom.
2. Koszty przeprowadzenia nowego procesu rekrutacyjnego, takie jak ogłoszenia o naborze, rozmowy rekrutacyjne, testy kwalifikacyjne, badania lekarskie, zatrudnienie rekrutera.
3. Koszty adaptacji nowego pracownika, szkolenia, w tym szkolenia stanowiskowe w miejscu pracy.
4. Koszty związane z utratą wydajności pracy wynikające z różnicy w wartości pieniężnej wydajności byłego i nowego pracownika.
    

Sytuacja staje się szczególnie groźna, kiedy odchodzą pracownicy o dłuższym stażu i bogatym doświadczeniu, którzy w dużym stopniu przyczyniają się do wypracowania zysku. Ten rodzaj fluktuacji ma dla przedsiębiorstwa zdecydowanie negatywne skutki, ponieważ ich konsekwencją są straty finansowe. Jest to fluktuacja dysfunkcjonalna, zakłócająca normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Wysoka fluktuacja negatywnie oddziałuje również na morale pozostających w zakładzie pracowników. Wzrasta w nich poczucie zagrożenia utratą pracy, czego skutkiem może być brak odpowiedniej koncentracji w trakcie wykonywania zadań oraz spadek efektywności, a w skrajnych przypadkach, przy obniżonej koncentracji i wysokim stresie, uleganie wypadkom.

Rotacja występująca w zakładzie może mieć także pozytywny charakter – gdy odchodzą osoby o niskiej efektywności lub po prostu te, które są w jakimś sensie ciężarem dla pracodawcy. Ich rezygnacja z pracy stwarza możliwość zatrudnienia osób o lepszych kwalifikacjach i wyższej wydajności. 

Powody do niepokoju 

Zbyt wysoki poziom fluktuacji wpływa na spadek wydajności zakładu w związku ze wzrostem kosztów zatrudniania i koniecznością wdrożenia w obowiązki coraz to nowych pracowników. Jeżeli fluktuacja przekracza poziom 25%, to jest to stan, który wymaga wprowadzenia działań naprawczych. Aby jednak wyznaczyć bezpieczny dla danego zakładu poziom fluktuacji, należy wziąć pod uwagę szereg zmiennych, takich jak:

• aktualna sytuacja na rynku pracy, 
• specyfika branży,
• rodzaj wykonywanych prac w danym zakładzie. 
   

Niepokojąca jest także sytuacja, kiedy odchodzą dobrzy i doświadczeni pracownicy. Aby w porę móc zareagować, zanim sytuacja stanie się groźna, należy stale monitorować poziom fluktuacji i – jeżeli jest to konieczne – podejmować odpowiednie działania, których celem byłoby zmniejszenie istniejącego poziomu. Mówiąc inaczej, należy także badać rzeczywiste przyczyny wzrostu fluktuacji w zakładzie i im przeciwdziałać.
 

Jak obliczyć poziom fluktuacji?

Poziom fluktuacji pracowników można oszacować, stosując procentowe obliczenie bilansu zwolnień w stosunku do stanu ogólnego zatrudnienia, na przykład w skali miesiąca lub roku.

W podobny sposób można obliczyć rotację kluczowych pracowników w firmie, poziom zwolnień na skutek decyzji pracownika czy odejść z pracy pracowników nowo zatrudnionych.

Podręczniki zarządzania sugerują, że normą jest fluktuacja na poziomie 12–15%. Jeżeli wynik wyliczenia poziomu fluktuacji przekroczy 25%, jest to sygnał, że w przedsiębiorstwie dzieje się coś, co może negatywnie wpłynąć na jego rentowność. Oczywiście, ze względu na specyfikę i branżę, niektóre firmy mogą mieć bardzo wysoki tzw. bezpieczny wskaźnik fluktuacji, inne na poziomie zaledwie kilkuprocentowym. Wskazane jest zatem porównywanie wskaźników obliczonych dla przedsiębiorstwa do średniego wskaźnika w danej branży i niedopuszczanie do sytuacji, kiedy obliczony wskaźnik będzie od niego wyższy.
 

Wysoka rotacja pracowników – czy zawsze należy się martwić?

Fluktuacja pracowników jest zjawiskiem trudnym do zmierzenia, a problem pojawia się wtedy, kiedy obliczony miernik wydaje się niebezpiecznie wysoki. Zanim ogłosimy alarm, należy: 

• Sprawdzić, czy wysoki wskaźnik fluktuacji w przedsiębiorstwie jest czymś wyjątkowym w kontekście całej branży. 
• Przeprowadzić badanie benchmarkingowe, które pozwali ocenić obliczony wskaźnik w porównaniu do wskaźników konkurencji. 
• Określić rodzaj fluktuacji w przedsiębiorstwie, dokonując tym samym oceny, czy odejścia pracowników powodują straty, czy raczej przynoszą zysk przedsiębiorstwu, ponieważ odchodzą pracownicy mało efektywni. 
• Porównać wskaźniki fluktuacji pracowników z poprzednich lat i zastanowić się, czy kondycja otoczenia przedsiębiorstwa (kryzys rynkowy, nowa konkurencja, zmiany w prawie) nie jest znaczącym czynnikiem powodującym wzrost płynności zatrudnienia. 
   

Ustalanie przyczyn fluktuacji

Po obliczeniu poziomu fluktuacji i stwierdzeniu, że jest to poziom znacznie wyższy od oczekiwanego, należy ustalić rzeczywiste jej źródło. Może ono być zewnętrzne lub wewnętrzne. 

Zewnętrzne źródła pojawiają się niezależnie od sytuacji w przedsiębiorstwie i są wynikiem aktywności osób i podmiotów konkurencyjnych. Mogą to być też obowiązujące przepisy prawa, decyzje administracyjne, nowe i bardziej atrakcyjne oferty pracy lub działalność podmiotów zewnętrznych, ale współpracujących z przedsiębiorstwem (np. w zakresie rekrutacji pracowników czy dostaw), a nawet w szczególnych przypadkach zdarzenia losowe.

Na pojawianie się źródeł wewnętrznych najczęściej mają wpływ pracownicy przedsiębiorstwa wszystkich szczebli, bo to oni tworzą warunki pracy, budują atmosferę, wydają polecenia, tworzą regulaminy, w mniej lub bardziej doskonały sposób realizują swoje zadania. W tej mnogości czynników, z których każdy – przynajmniej teoretycznie – może zwiększyć poziom fluktuacji, często trudno jest prawidłowo wskazać źródło problemu. 

Może być i tak, że wzrost fluktuacji jest wypadkową czynników obu typów. Jeżeli jednak któraś z przyczyn tkwi po stronie pracodawcy (przedsiębiorstwa), należy natychmiast podjąć odpowiednie działania, mające na celu zneutralizowanie przyczyny, ale z dbałością o to, aby nie tworzyć przy okazji kolejnych. Jakie to powinny być działania – zależy od tego, co ostatecznie zostanie wskazane jako źródło wzrostu fluktuacji, jakie będą to czynniki i obszary funkcjonowania zakładu.

Jak zapobiegać fluktuacji pracowników?

Zgodnie z zasadą, że lepiej jest zapobiegać niż leczyć, warto na bieżąco zwracać szczególną uwagę na prawidłowe zarządzanie przedsiębiorstwem. W kontekście zagrożenia zbyt wysokim poziomem fluktuacji szczególnie ważne są:

• sprawny proces rekrutacji i przykładanie uwagi na jak najlepsze dopasowanie nowo zatrudnianych pracowników do kultury organizacyjnej zakładu,
• starannie przeprowadzany proces adaptacji nowego pracownika i wdrożenie go w obowiązki zawodowe,
• cykliczne wykonywanie badań satysfakcji z pracy,
• przeprowadzanie ankiet „na wyjście” z pracownikiem odchodzącym z zakładu, co pozwala zdiagnozować prawdziwe przyczyny odejścia,
• redukcja stresu w miejscu pracy,
• zoptymalizowanie opłacalności zatrudnienia z perspektywy pracownika (wysokość pensji, dodatkowe świadczenia pracownicze itp.).
   

Należy jednak zwrócić uwagę na to, że pomimo podejmowanych różnorodnych działań naprawczych czy zapobiegających wzrostowi fluktuacji, nie da się uniknąć wszystkich odejść pracowników. Trzeba tu bowiem odróżnić fluktuację możliwą do uniknięcia od tej nieuniknionej. Ta, której można uniknąć, spowodowana jest brakiem satysfakcji z pracy lub przeświadczeniem, że w innym zakładzie oferowane są bardziej korzystne warunki zatrudnienia niż u aktualnego pracodawcy.
 

Jak motywować pracowników?

W tym przypadku pracodawca może wpływać na motywację pracownika przez:

• wdrożenie atrakcyjnego systemu motywacyjnego (opartego na świadczeniach płacowych i pozapłacowych), 
• dbałość o dobrą atmosferę płacy i jasne reguły, 
• kształtowanie w pracowniku poczucia lojalności i tożsamości w odniesieniu do firmy go zatrudniającej,
• modelowanie wysokości płac. 
   

Pracownik uczciwie i godnie traktowany tak samo będzie odnosił się do swojego pracodawcy. Nawet jeżeli z jakichś przyczyn zechce odejść, nie uczyni tego bez wcześniejszej zapowiedzi.
 

Fluktuacja nieunikniona

W przypadku fluktuacji nieuniknionej, w zasadzie nie można zapobiec odejściu pracownika, gdyż najczęściej przyczyny odejścia związane są z istotnymi zmianami w sytuacji życiowej i rodzinnej pracownika (np. osiągnięcie wieku emerytalnego, choroba, przeprowadzka, narodziny dziecka) i niekiedy są one niezależne także od samego pracownika.

Warto nadmienić, że wszelkie działania produktywne, czyli związane bezpośrednio z pracą i zgodne z ustaleniami zawartymi w kontrakcie (umowie) pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, kiedy są należycie wykonywane, nie dają żadnych symptomów, które pozwoliłyby stwierdzić, że pracownik zamierza odejść z zakładu. Wydaje się więc, że nie trzeba podejmować w takich dobrze rokujących sytuacjach żadnych działań dodatkowych, ponieważ absencja i odejścia pracowników utrzymują się na stałym, bezpiecznym poziomie. Niemniej jednak nawet wtedy warto monitorować sytuację i trendy na rynku pracy, działania konkurencji oraz oczekiwania i potrzeby pracowników, które przecież zmieniają się z czasem, a także wraz z nabywanym doświadczeniem zawodowym. Także jasno określone ścieżki karier i systematyczne badania satysfakcji z pracy pozwolą uniknąć zaskoczenia z powodu nagłego wzrostu fluktuacji. 

Warto też wykorzystać zjawisko fluktuacji dla usprawnienia działania przedsiębiorstwa, starając się wymienić kadrę słabą na bardziej doświadczoną i z większymi kompetencjami. Wiąże to się jednak z zaoferowaniem lepszych warunków pracy nowym pracownikom – także w porównaniu z ofertą konkurencji.