Dołącz do czytelników
Brak wyników

Konflikty na hali

27 sierpnia 2019

NR 52 (Sierpień 2019)

Miękkie zwolnienia pracowników

0 87

Praca kojarzy się z poczuciem bezpieczeństwa, stabilizacją finansową oraz stałym wzrostem kompetencji czy umiejętności zawodowych. Bardzo często jednak menedżer staje przed koniecznością wręczenia wypowiedzenia pracownikowi, który z różnych względów przestał spełniać oczekiwania pracodawcy.

Nie jest to komfortowa sytuacja ani dla osoby, która to wypowiedzenie wręcza, ani dla tej, która je przyjmuje. Jednak podejmując decyzję o zwolnieniu pracownika, menedżer powinien kierować się interesem firmy, a towarzyszące temu emocje odsunąć jak najdalej od siebie.

Jeżeli zwalniać, to umiejętnie

Zwolnienie pracownika to zakończenie okresu zatrudnienia osoby pracującej w danej firmie. Związane jest na ogół z niezadowalającym wypełnianiem przez nią obowiązków albo innymi problemami w zakresie jej działań czy zachowań w firmie. Zwolnienie pracownika jest także możliwe z winy pracodawcy, kiedy ze względów finansowych lub restrukturyzacyjnych ogranicza poziom zatrudnienia.
Ogólnie rzecz ujmując, decyzję o zwolnieniu podejmuje menedżer i to on wprowadza ją w życie. Są to trudne decyzje, związane także z pewnym ryzykiem. Nieumiejętne przeprowadzenie zwolnienia pracownika może bowiem trwale zaszkodzić reputacji menedżera i obniżyć poczucie jego wartości zawodowej. Istnieje też ryzyko popsucia reputacji całej organizacji na tle innych w tej samej branży, a co za tym idzie – istotnych trudności z pozyskiwaniem i utrzymywaniem nowych pracowników, a nawet opuszczania organizacji przez dobrych pracowników. W takich też przypadkach – szczególnie gdy fakt zwolnienia kogoś staje się przedmiotem plotek – odnotowuje się spadek poziomu zaufania do pracodawcy i przełożonych oraz obniżenie motywacji załogi. 
Nieumiejętne zwolnienie pracownika to także ryzyko pozwów sądowych wytaczanych pracodawcom przez osoby zwolnione z pracy. Z tego powodu należy dokładnie znać procedury zwalniania pracownika obowiązujące w zakładzie oraz zawsze być w zgodzie z zapisami Kodeksu pracy.
 

Ważne

Swoje działania podczas procesu zwalniania pracownika ZAWSZE konsultuj z wewnętrznymi lub zewnętrznymi doradcami prawnymi firmy!


Przesłanki skłaniające do rozważenia zwolnienia pracownika

Podjęcie decyzji o przeprowadzeniu zwolnienia pracownika oparte jest w głównej mierze na odnotowaniu przez kierownictwo firmy problematycznych zachowań danego pracownika oraz na niezadowalających wynikach jego pracy. Przewinienia mogą być różnego kalibru, np.: wydajność pracownika przez dłuższy czas utrzymuje się na bardzo niskim poziomie, a jego zachowanie stanowi przyczynę ciągłych problemów – konflikty ze współpracownikami, spóźnienia, negowanie decyzji kierowniczych, nieprzestrzeganie regulaminów wewnętrznych, łamanie dobrych praktyk obowiązujących w firmie itd. Istotnym przewinieniem jest też łamanie prawa. 
Czy jednak zaobserwowanie któregoś z wymienionych przewinień daje pewność, że decyzja o zwolnieniu jest słuszna? Nie. Dzieje się tak, gdy pracownik dysponuje unikatowym zasobem wiedzy i umiejętności niezbędnych w zakładzie. W takiej sytuacji trzeba wcześniej rozważyć, czy uda się go (i w jakim czasie) zastąpić. Problem zasadniczy to rozważenie, czy umiejętności nowego pracownika zrekompensują braki kompetencyjne w zespole. Taka sytuacja może spowodować różnego rodzaju zawirowania w procesie pracy zespołu, a nawet całego zakładu, jeżeli zwolniony pracownik miał dla niego znaczenie strategiczne. Dlatego warto wręczenie wypowiedzenia pracownikowi traktować jako rozwiązanie ostateczne, ale nie jedyne z możliwych.
Ze względu na ewentualne konsekwencje podejmowanych działań przez menedżera i reakcje pracownika decyzja o zwolnieniu go musi być przede wszystkim uzasadniona. Trzeba bowiem zwrócić uwagę na to, że wiele negatywnych zachowań pracowników wynika z działań i wcześniejszych decyzji przełożonego. Warto też rozważyć, czy ocena pracownicza była przeprowadzana rzetelnie. Czy wyniki tej oceny zostały przez menedżera właściwie zinterpretowane? Czy wystarczająco jasno komunikował on pracownikowi swoje oczekiwania wobec jakości czy wydajności pracy? Menedżer rzadko obwinia samego siebie za zaistniałą konieczność zwolnienia kogoś, kto w procesie rekrutacji wydawał się doskonałym wyborem. Źródeł problemu trzeba także szukać w samym przebiegu procesu zarządzania. I chociaż być może nie uchroni to pracownika przed otrzymaniem wypowiedzenia, to jednak pozwoli usprawnić zarządzanie personelem w przyszłości.
Istnieje wiele powodów, dla których kierownik może zwolnić swojego podwładnego. Jak już wspomniano, wiążą się one z zachowaniami i postawami danego pracownika. Aby jednak obserwacje dotyczące niesubordynacji były argumentem menedżera za tym, żeby rozpocząć procedurę zwolnienia, muszą one zostać udokumentowane. Najprościej byłoby systematycznie notować obserwowane zachowania i towarzyszące im okoliczności, każdą taką notatkę opatrując datą. 
Schemat 1 przedstawia te działania, o których powinien pamiętać każdy menedżer w toku swojej codziennej pracy, aby ochronić się przed podjęciem błędnych decyzji oraz rzetelnie przeprowadzić ewentualną procedurę zwolnienia pracownika.

Kiedy decyzja została podjęta

Zwalniając pracownika, menedżer powinien się kierować interesem firmy, dlatego musi poczynić wszelkie możliwe starania, aby zminimalizować negatywny wpływ rozwiązania z nim umowy o pracę na wyniki firmy i motywację innych pracowników. Należy zatem jeszcze przed dokonaniem zwolnienia rozważyć, jakie konsekwencje może mieć rozwiązanie stosunku pracy z tym konkretnie pracownikiem.
 

Tabela 1. Przyczyny zwolnień indywidualnych
Przyczyny leżące po stronie pracodawcy Przyczyny leżące po stronie pracownika
  • likwidacja stanowiska pracy z jednoczesnym brakiem możliwości lub chęci dokonania przesunięcia pracownika na inne stanowisko
  • spadek popytu na produkty firmy – wymaga to od pracodawcy konieczności redukowania kosztów, w tym kosztów pracy
  • restrukturyzacja zatrudnienia – na ogół dotyczy większej liczby pracowników, ale nie w liczbie kwalifikującej redukcję jako zwolnienia grupowe
  • negatywne postawy i zachowania pracownika pomimo upomnień ze strony pracodawcy oraz rażące naruszenie dyscypliny pracy
  • działanie na szkodę pracodawcy, popełnienie przestępstwa potwierdzonego prawomocnym wyrokiem, prowadzenie działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy 
  • utrata uprawnień lub zdolności do wykonywania określonej pracy
  • długotrwała choroba lub usprawiedliwiona nieobecność trwająca dłużej niż miesiąc
  • brak efektywności i nieustająca negatywna ocena pracy

 


Konsekwencje podjętej przez menedżera decyzji mogą mieć charakter wewnętrzny i zewnętrzny. W przypadku ewentualnych konsekwencji wewnętrznych należy zadbać o relacje w zespole oraz organizację jego pracy. Kto i na jakich warunkach przejmie obowiązki zwolnionego kolegi? Jak szybko uda się zapełnić powstały wakat i jaki będzie koszt nowej rekrutacji? Trzeba się też liczyć ze spadkiem motywacji pozostających w stosunku pracy innych członków zespołu, wydłużonym czasem realizacji zadań, a nawet psychicznym przeciążeniem nadmierną liczbą zadań. Aby zminimalizować tego rodzaju zagrożenia, należy proces rekrutacji nowego pracownika rozpocząć, zanim ogłosi się decyzję o zwolnieniu – poczynając od poszukiwania zastępstwa wśród pracowników zakładu, a kończąc na rekrutacji zewnętrznej. Rekrutacja wewnętrzna powinna być prowadzona dyskretnie, aby nie wzbudzać niepokoju wśród załogi.
Konsekwencje zewnętrzne związane są głównie z nawiązanymi dotąd kontaktami handlowymi i relacjami z klientami firmy. Dotyczą głównie reputacji, odnoszą się także do opinii o kondycji finansowej pracodawcy. Zatem trzeba zabezpieczyć te kontakty, przekazując np. klientom ogólne informacje o planowanych ewentualnych zmianach. Uprzedzamy w ten sposób docierające do nich plotki i możliwe negatywne działania zwolnionego pracownika.
Dla ochrony pozostających w zakładzie pracowników sam proces zwolnienia należy przeprowadzać dyskretnie, w zgodzie z etyką, posługując się obiektywnym argumentem i panując nad emocjami. 

Spotkanie z pracownikiem

Menedżer powinien dobrze przygotować się do spotkania, na którym planuje wręczyć pracownikowi wypowiedzenie. Przede wszystkim musi zgromadzić konkretne informacje dotyczące danego pracownika oraz własnych działań podejmowanych w celu poprawienia sytuacji, kiedy jeszcze nie podjęto decyzji o zwolnieniu. 
Menedżer powinien zatem:

  • odnotować informacje dotyczące wyników pracy danego pracownika,
  • zrobić listę obserwowanych u niego niepożądanych zachowań,
  • wynotować działania podjęte przez pracodawcę w celu uzyskania poprawy pracownika oraz ich efekty,
  • poprosić o konsultację dział prawny i dział bądź komórkę HR w celu rozwiania ewentualnych wątpliwości i zabezpieczenia procesu od strony formalnej,
  • przygotować rzeczowe argumenty, jeżeli zwolnienie pracownika wynika z winy pracodawcy,
  • ustabilizować emocje, które towarzyszą procesowi zwalniania pracownika (poczucie winy, złość, zmęczenie, irytacja itp.).
     
Schemat 1. Działania alternatywne

 

Schemat 2. Podstawowe działania menedżera związane z procesem przygotowania zwolnienia pracownika


Właściwe udokumentowanie problemów związanych z wynikami i zachowaniem pracownika polega na obiektywnej analizie wszelkich form dokumentów, w tym osobistych notatek i e-maili. Dokumenty te powinny być opatrzone datą, tak aby móc wskazać konkretne okoliczności niepożądanych sytuacji w karierze pracownika. 
Dodatkowo bardzo ważne jest, aby wcześniej przygotować wraz z działem HR i w porozumieniu z działem prawnym warunki wypowiedzenia na piśmie i w wersji elektronicznej. Dokumenty – przygotowywane są w dwóch egzemplarzach – powinny być opatrzone datą i podpisane oraz zabezpieczone przed zniszczeniem i kradzieżą. 
Spotkanie z pracownikiem, podczas którego dokonuje się zwolnienia, powinno odbyć się pod koniec dnia, kiedy zespół lub współpracownicy bardziej zainteresowani są wyjściem z pracy niż tym, jakie sprawy angażują jeszcze tego dnia kolegów. Dobrze byłoby, gdyby był to równocześnie koniec tygodnia. Do nowej sytuacji zespół będzie miał czas przystosować się w ciągu weekendu. Bardzo często zdarza się tak, że zwolnienie pracownika w poniedziałek czy we wtorek jeszcze przez kilka kolejnych dni angażuje emocjonalnie współpracowników, obniżając ich wydajność i motywację. Karygodne jest, kiedy w takich dyskusjach po zwolnieniu pracownika bierze udział także kierownik.
Kolejną istotną kwestią jest zadbanie o to, żeby nie zwalniać pracownika w obecności zespołu. Menedżer może, a nawet powinien poprosić o współuczestniczenie w spotkaniu ze zwalnianym pracownikiem kogoś z działu HR lub innego menedżera o zbliżonych kompetencjach. Chodzi nie tyle o pomoc w przeprowadzeniu rozmowy, ile o obecność świadka wręczenia wypowiedzenia. To także kwestia bezpieczeństwa – zwalniani pracownicy na wieść o wypowiedzeniu stosunku pracy niekiedy zachowują się nieracjonalnie, agresywnie bądź po jakimś czasie stawiają nieprawdziwe zarzuty, chcąc w zemście podważyć reputację menedżera.

Rozmowa ze zwalnianym pracownikiem

W jaki zatem sposób rozmawiać z pracownikiem, którego właśnie zwalniamy? Jeżeli menedżer nie ma doświadczenia w tego typu procesach kadrowych, dobrze byłoby, gdyby wcześniej przygotował sobie plan takiej rozmowy.

  1. Po pierwsze, od razu przechodzimy do sedna rzeczy – nie ma sensu krążyć wokół tematu czy poruszać kwestii neutralnych. Pracownik łatwo zorientuje się, że menedżer ma dla niego złe wieści. Zachowanie przełożonego pobudzi emocjonalnie pracownika i zostanie odebrane negatywnie jako brak odwagi w rozmowie z podwładnym.
     
  2. Przekazujemy informację, że „z dniem dzisiejszym umowa o pracę umowa z panem/panią została rozwiązana”. To bardzo ważne, żeby używać czasu przeszłego dokonanego – w innym bowiem przypadku poddajemy przekazywaną informację w wątpliwość i pracownik będzie starać się wynegocjować dla siebie lepsze warunki lub w ogóle uniknąć zwolnienia.
     
  3. Należy wysłuchać tego, co pracownik ma do powiedzenia. Istnieje kilka przewidywalnych reakcji na wiadomość o utracie pracy. Najczęstsze z nich to szok, wyparcie, złość, poczucie niesprawiedliwości, gniew i smutek – szczególnie gdy dla pracownika wręczenie wypowiedzenia jest zaskoczeniem. Takim spotkaniom często towarzyszą łzy i menedżer musi być na to prz...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy