Dołącz do czytelników
Brak wyników

Ja szef

31 października 2019

NR 53 (Październik 2019)

Zarządzanie sobą w czasie

0 29

Znane polskie powiedzenie mówi: „Czas to pieniądz”. Jego trafność jest zauważalna zwłaszcza w branży produkcyjnej: okresy przestojów, oczekiwania na dostawy czy naprawę maszyny rzeczywiście mogą się przekładać na złotówki, dolary lub euro. Jakim zasobem jest czas dla menedżera produkcji? Ważnym, ale czy ważniejszym od pieniędzy albo równie ważnym?

Każdy z nas może na to pytanie odpowiedzieć inaczej, ale pamiętajmy, że czas jest tym zasobem, który znika bezpowrotnie. Pieniądze, nawet w przypadku ich całkowitej utraty, mogą zostać odzyskane – wie o tym również Donald Trump, który ogłaszał bankructwo aż czterokrotnie, po czym w kilka lat nie tylko odzyskiwał pieniądze, ale także zdobył tytuł jednego z najbardziej wpływowych ludzi biznesu. Podobne historie mają za sobą np. legenda boksu Mike Tyson oraz popularna piosenkarka Rihanna. Jeśli tylko mam czas (i inne zasoby), jestem w stanie odzyskać stracone pieniądze, do tej pory natomiast nikt nie wymyślił sposobu na odzyskanie straconego czasu – właśnie dlatego, moim zdaniem, czas jest ważniejszy niż pieniądze. 

Czas jest także ważnym elementem komunikacyjnym: to osoba niżej w strukturze oczekuje na przełożonego, a nie odwrotnie – podkreśla to też rangę osoby, na którą czekamy. Prezes na spotkanie wchodzi ostatni, a kandydat czeka na rekrutera (przynajmniej zgodnie z etykietą). 

Chronemika, czyli podejście do czasu, wiele mówi o Tobie jako osobie zarządzającej. Spóźniasz się na spotkania czy pilnujesz punktualności? Nie masz czasu, by rozmawiać z pracownikami czy sprawiasz wrażenie bardzo zorganizowanego, kogoś, kto „zawsze znajdzie dla innych czas”?


Ile wart jest Twój czas?


Na stanowiskach menedżerskich rzadko rozliczamy się za godzinę, ale czy wiesz, ile pieniędzy kosztuje Cię czekanie na wszystkich uczestników spotkania, zanim się zbiorą? Co więcej,
kiedy 10 osób czeka 5 minut na rozpoczęcie zebrania, w sumie jako zespół straciliście już 50 minut… W takim czasie można wiele: przebiec 10 km, wymyślić nową koncepcję biznesową, udzielić feedbacku kilku osobom, zrobić niektóre raporty itp. Odnoszę wrażenie, że tracąc minuty i kwadranse, nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak ogromną wartość przepuszczamy przez przysłowiowe palce, nie przeliczając tego na konkretne zyski, które w tym czasie moglibyśmy osiągnąć. 

Z biegiem lat wartość naszego czasu wzrasta. Jak to możliwe? Nie tylko mamy go coraz mniej do wykorzystania, ale także nasza „kulo-odporność” maleje. Często nie jesteśmy już w stanie pracować tak produktywnie przez wiele godzin, jak w wieku np. 20 lat. Zgodnie z zasadą „work smart, not hard” trzeba zatem pracować mądrzej, bo wkrótce na pracę ciężką (po kilkanaście godzin na dobę) może po prostu nie wystarczyć nam sił czy zdrowia.

Skoro czas jest tak ważny, to czy dostatecznie dobrze nim zarządzamy? Tak naprawdę nie da się zarządzać czasem – nie mamy nad nim kontroli – możemy natomiast zarządzać sobą w czasie i swoją efektywnością. Jak to zrobić? Po pierwsze, nie ma jednego skutecznego sposobu dla każdego. Każdy z nas jest inny, dysponuje inną energią, sposobem myślenia i działania, więc i metody muszą być indywidualnie dopasowane. Łączy nas jednak to, że każdy z nas dysponuje 1440 minutami w ciągu doby. Od nas zależy, jak je wykorzystamy. 


Od czego zacząć?


Od energii. Pierwszym naszym zadaniem jest rozpoznanie swojej dobowej krzywej wydajności. Nie wystarczy określić: jestem tzw. skowronkiem/sową, bo dla każdego z nas ta efektywność w ciągu dnia może przebiegać inaczej, w zależności m.in. od tego, o której godzinie wstaje, o której zaczyna i kończy pracę, czy ma w ciągu dnia przerwę na lunch albo czy robi popołudniową drzemkę. Do wyznaczenia swojego naturalnego rytmu wystarczy obserwacja przez kilka dni swojej energii i zanotowanie danych, np. na wykresie podobnym do poniższego, zawierającego godziny od przebudzenia do pójścia spać.

Prowadząc szkolenia, najczęściej obserwuję spadek energii uczestników po obiedzie – właśnie wtedy potrzebują dodatkowego zastrzyku energii w postaci zadania lub kawy. Na ten czas często planuję relaksujące ćwiczenie lub fragment filmu do analizy. Kiedy wiemy już dokładnie, w których godzinach mamy największą wydajność, to czas, by zweryfikować, czy właśnie wówczas realizujemy sprawy wymagające najwięcej skupienia i uwagi. Osoby mające szczyt swojej wydajności do południa powinny dążyć do umawiania kluczowych spotkań i ważnych telefonów właśnie w tym czasie. Natomiast ci, którzy do południa się „rozkręcają”, powinni zaplanować zadania najbardziej wymagające na godziny popołudniowe. Wielu z nas traci jednak czas, w którym ich produktywność jest najwyższa, np. na przeglądanie skrzynki e-mailowej i odpisywanie na wiadomości lub zadania rutynowe, a te priorytetowe, wymagające skupienia, planując wykonać po obiedzie, kiedy zazwyczaj nasza energia spada. To powoduje, że nie tylko zajmują nam więcej czasu, ale też wykonujemy je gorzej niż w okresie „piku” energetycznego, kiedy nasz mózg działa na 100% mocy. Pracownicy niższego szczebla często mają z góry przypisany harmonogram zadań, menedżerowie mają jednak większą dowolność w planowaniu sobie pracy. Czy dobrze korzystasz z tej możliwości? Oczywiście istnieją czynniki trudne do wyeliminowania, jak choćby kontakt z partnerami biznesowymi 
z innych stref czasowych, ale w dużej mierze jako menedżer masz wpływ na to, jak będzie wyglądał Twój dzień pracy. Ważne jest, żeby w miarę możliwości respektować swój naturalny rytm dnia i dostosować do niego obowiązki, zamiast z nim walczyć. Daje to dużo większe efekty niż kolejna kawa czy napój energetyczny. Inną sprawą jest to, że według badań Human Power i Akademii Leona Koźmińskiego 20% polskich menedżerów cierpi na skumulowany niedobór snu, co powoduje, że ich zdolność kojarzenia, percepcja, zdolność rozwiązywania problemów strategicznych czy łączenia różnych faktów spadają. Niektórym wydaje się, że śpiąc mniej, stają się bardziej produktywni, ale jest zupełnie inaczej. To oznacza, że Twoja dzisiejsza efektywność zaczyna się od wczorajszego snu, a uzależniona jest również od jego długości i jakości.


Nie zapominaj o przerwach


Zarządzając swoją energią i produktywnością w czasie, musimy pamiętać o przerwach. Nie jest to strata czasu, tylko uzupełnienie energii. Lekcje trwają 60, a wykłady na uczelniach 90 minut z konkretnego powodu. Średnio właśnie tyle potrafimy utrzymać koncentrację na wykonywanym zadaniu. Przerwy nie muszą być długie, wystarczy maksymalnie jedna czwarta czasu przeznaczonego na całą pracę. Specjaliści polecają krótki spacer na świeżym powietrzu zamiast kawy i papierosa – ruch i świeże powietrze zwiększają efekt regeneracyjny przerwy. Praca ciągła, bez przerw, zwiększa częstotliwość popełnianych błędów. Jedną z prostszych metod planowania czasu na pracę jest technika pomodoro. Jej twórcą jest Włoch, Francesco Cirillo, natomiast nazwa pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Na czym polega?

  • Wybierasz zadanie do wykonania. 
  • 1 POMODORO (czyli czas pracy nad zadaniem) = 25 minut
  • 1 krótka przerwa po 1 POMODORO = 5 minut (Ja w tym czasie idę zrobić herbatę lub wychodzę na zewnątrz, jeśli mam możliwość; jeśli nie – po prostu wyglądam przez otwarte okno.) 
  • Cały cykl powtarzamy 4 razy.
  • Następnie robimy dłuższą, 20–30-minutową przerwę.
     

 

 Wykres 1. Przykładowa krzywa wydajności dobowej

 

Do odmierzania czasu możemy użyć właśnie takiego kuchennego minutnika. Dlaczego lepiej nie używać stopera w komórce? Odpowiedź znajdziesz w dalszej części artykułu.

Kluczem do powodzenia tej metody nie są same odcinki czasowe – te mogą być różne – ale praca w skupieniu przez określony czas, przy wyeliminowaniu dystraktorów zewnętrznych i wewnętrznych. Co do nich należy? Przede wszystkim powiadomienia „wyskakujące” na komórce, ale również komputerowe. U wielu z nas wytworzył się wręcz odruch warunkowy spoglądania na ekran, kiedy wyświetla się powiadomienie, czy sprawdzenie, kto dzwoni, nawet jeśli mamy wyciszone dźwięki w komórce. Co więcej, nawet kiedy powiadomienie się nie wyświetla, np. w postaci kolorowej lampki, sami sprawdzamy telefon, czy aby na pewno nic nas nie ominęło. Rozpraszacze to nie tylko wina elektroniki – mogą to być także: rozmawiający głośno współpracownicy, wizyty „tylko na minutkę” i „tylko jedno pytanko” albo bałagan, przez który nie możesz skupić się na pracy. Nasz mózg działa siłą rozpędu, nie ma przycisku on–off, mija kilka lub kilkanaście minut, zanim z powrotem wdrożymy się do pracy po rozproszeniu uwagi, po czym znów zostaje nam ona przerwana i wydajność spada. Częste przerywanie pracy dystraktorami powoduje tzw. efekt piły (wykres 2). Statystycznie marnujemy w ten sposób 28% naszego czasu. 

 

 Wykres 2. Efekt piły przy pracy z dużą ilością czynników rozpraszających

 

Eliminowanie rozpraszaczy


Jak to koreluje z naszą rzeczywistością? Wyniki badań Human Power (2018) pokazują, że aż 92,1% liderów ma zadania wielokrotnie przerywane przez e-maile i telefony, a 54,1% menedżerów przyznaje, że nie potrafi pracować bez konieczności ciągłego sprawdzania poczty e-mailowej i odbierania telefonów. Wnioski o ich produktywności i dobrym wykorzystywaniu czasu nasuwają się same. Trudno się skupić w takich warunkach, dlatego ponad 56% badanych obserwuje u siebie unikanie lub odkładanie w czasie rozpoczęcia zadań wymagających koncentracji, a 46,8% pytanych nie ma czasu, aby myśleć koncepcyjnie (badania pulsHR.pl). 

Niektórzy mówią: tak jest w naszej organizacji, nie da się inaczej. Jest na to jakiś sposób? Może to być tzw. cicha godzina, czas, w którym rezygnujesz (wyłączasz) wszystkie rozpraszacze, zamykasz biuro i pracujesz nad ważnym projektem, analizami czy sprawozdaniami. To nie znaczy, że nie prowadzisz polityki otwartych drzwi, że nie wysłuchujesz swoich pracowników – to tylko godzina w ciągu dnia, która może przynieść wiele korzyści. W tym czasie możesz wyznaczyć za siebie zastępstwo. Jeśli będą to regularne godziny, w końcu pracownicy przyzwyczają się do tego, że akurat w tym czasie jesteś niedostępny.

Jeżeli nie masz możliwości zorganizowania takiej godziny w ciągu dnia pracy, przyjdź wczesnym rankiem, przed rozpoczęciem pracy, kiedy klienci jeszcze nie dzwonią, lub zostać po godzinach – w zależności od Twojego rytmu energetycznego. Coraz częściej firmy zezwalają na tzw. home office, czyli pracę z domu, zdalną. Mimo tego, że bardzo lubię swoich współpracowników, widzę, o ile szybciej jestem w stanie uporać się z zadaniami bez wspólnych rozmów przy ekspresie do kawy czy „króciutkich pytanek”. Ograniczenie efektu piły pozwala szybciej ukończyć zadanie, tym samym zapewnia więcej czasu na regenerację, relaks czy życie rodzinne. Z tego samego powodu nie jestem fanką biur w typie open space. 
Coraz częściej przestrzenie biurowe projektuje się tak, aby była możliwość popracowania w ciszy, kiedy jest to potrzebne.


Nie odkładaj na później


Znalezienie odpowiednich warunków do wykonania zadania to jedno, druga strona medalu to ich odkładanie, czyli prokrastynacja. Zwlekanie do ostatniej chwili z wypełnieniem niektórych obowiązków może być związane z lękiem przed porażką albo podjęciem jakiejś decyzji, obawą przed konfrontacją lub perfekcjonizmem w myśl zasady: jeśli nie mogę tego wykonać w moich standardach, lepiej wcale się za to nie zabierać. Czasami mamy nadzieję, że problem rozwiąże się sam lub ktoś inny za nas to zrobi. Czekamy na mityczną wenę lub motywację do podjęcia działań. Łączy się to z prawem Parkinsona (Cyril Northcote Parkinson – brytyjski historyk i pisarz), które mówi o tym, że: „praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Dlatego wielu z nas czekało z napisaniem pracy magisterskiej czy licencjackiej do ostatnich tygodni, chociaż miało na to wiele miesięcy, albo robiło wiele poprawek, pomimo że praca była już dawno ukończona. Myślenie o pracy, która jest do wykonania, a nie jest zamknięta, zabiera nam cenną energię i powoduje obniżenie nastroju, bo wciąż jeszcze coś zaprząta nasz umysł. Wynika to oczywiście ze złego planowania.

Jeden ze sposobów, które mogą nam pomóc w walce z odkładaniem, opisał Brian Tracy w książce Zjedz tę żabę. Wybieramy to najbardziej ohydne, najtrudniejsze zadanie, które odwlekamy (naszą żabę) i… zjadamy (czyli wykonujemy w pierwszej kolejności). Po prostu wykręcamy numer, ni...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy