Dołącz do czytelników
Brak wyników

Okiem inspektora

23 maja 2018

NR 38 (Kwiecień 2017)

Wszystko o funduszu świadczeń socjalnych

246

Jak prawidłowo tworzyć ZFŚS i jak właściwie wydatkować środki pieniężne?

Posiłkując się uzasadnieniem wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 4 października 2012 r. (sygn. akt: III AUa 1698/11), należy przyjąć, że: „(…) Fundusz świadczeń socjalnych jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin. Jest on wyrazem funkcji społecznej zakładu pracy, zaś jego adresatem są rodziny (a nie tylko pracownicy) o najniższych dochodach”.

Z definicji tej wynika, że choć odpisy dokonywane są przez pracodawcę na wszystkich zatrudnionych, ze środków Funduszu będą korzystać tylko pracownicy, których sytuacjach materialna lub rodzinna wymaga wsparcia.

Środki Funduszu pracodawca ma obowiązek gromadzić na specjalnie do tego przeznaczonym rachunku bankowym, jednocześnie administrując jego środkami.

Odpisy na ZFŚS

Środki pieniężne Funduszu pochodzą z tzw. odpisów naliczanych na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku u pracodawcy. Są dwa rodzaje odpisów:

  1. podstawowy (obligatoryjny):
  • na zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach pracy, 
  • na zatrudnionych wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze, 
  • na pracowników młodocianych;
  1. zwiększenia fakultatywne (uznaniowe):
  • na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, 
  • na każdego emeryta i rencistę, nad którym zakład sprawuje opiekę, 
  • na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego (dla pracodawców, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy).

Wysokość odpisu na ZFŚS w 2017 r. ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r., tj. od kwoty 3161,77 zł, np.:

  • na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy:

37,50% z 3161,77 = 1185,66 zł

  • na jednego pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze (w oparciu o ustawę o emeryturach pomostowych):

50,00% z 3161,77 = 1580,89 zł 

  • zwiększenie uznaniowe na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, lub na każdego emeryta i rencistę, nad którymi zakład sprawuje opiekę:

6,25% z 3161,77 zł = 197,61 zł

 

W zakładzie pracy 1 stycznia 2017 r. zatrudnionych jest 59 osób w pełnym wymiarze czasu pracy, jedna osoba przebywa na urlopie wychowawczym, trzech byłych pracowników pobiera emeryturę. W 2017 r. nie planuje się zwiększenia zatrudnienia.

Obliczamy kwotę odpisu:
60 osób (59 pracowników + 1 pracownik na urlopie wychowawczym) × 1185, 66 zł = 71 139,60 zł
3 emerytów × 197,61 zł = 592,83 zł
Wysokość odpisu na 2017 r. wynosi 71 732,43 zł

 

 

Odpisów na Fundusz dokonuje się w każdym roku – środki niewykorzystane w danym roku przechodzą na rok następny. 
Pieniądze na odpisy pochodzą ze środków finansowych pracodawcy. 

Dodatkowo Fundusz może się zwiększyć np. o darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych, wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe lub odsetek od środków Funduszu.

Obowiązkiem pracodawcy jest obliczenie w prawidłowy sposób wysokości odpisu na dany rok, przekazanie wyliczonych środków na właściwy rachunek bankowy oraz prawidłowe wydatkowanie środków z Funduszu. To pracodawca decyduje, komu i w jakiej wysokości należy przyznać pomoc. Na nim też spoczywa odpowiedzialność za niewłaściwe, niezgodne z przepisami gospodarowanie środkami Funduszu. 

Związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na Fundusz, w przypadku gdy pracodawca nie odprowadza pieniędzy na rachunek Funduszu.

Kto tworzy ZFŚS?    

Możemy wyróżnić dwie grupy pracodawców:

  • pierwsza, która tworzy Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych obowiązkowo – pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników; 
  • druga, która tworzy Fundusz w zależności od liczby zatrudnionych pracowników – obowiązek tworzenia Funduszu przez tę grupę pracodawców zależy od liczby zatrudnianych pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty, według stanu z 1 stycznia danego roku:
  • Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników,
  • pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Wniosek zakładowej organizacji związkowej w sprawie utworzenia Funduszu jest dla pracodawcy wiążący i nie podlega negocjacjom. Złożenie wniosku jest jednocześnie zobowiązaniem pracodawcy do utworzenia Funduszu.

Liczbę zatrudnionych określamy w przeliczeniu na pełne etaty.

 

Przykład

W zakładzie pracy 1 stycznia 2017 r. zatrudnionych jest 35 osób w pełnym wymiarze czasu pracy, 7 w wymiarze 
¾ etatu, 10 na ½ etatu (w sumie 52 osoby). W przeliczeniu na pełne etaty pracodawca zatrudnia 45,25 pracowników. Pracodawca nie jest zobowiązany do utworzenia ZFŚS.


Kto może zrezygnować z tworzenia Funduszu?

Pracodawcy, jeżeli zatrudniają według stanu z 1 stycznia danego roku:

  • co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub gdy utworzyli

Fundusz na wniosek związków zawodowych:

  • zapisy o nietworzeniu Funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego zawiera się w zakładowym układzie zbiorowym pracy,
  • jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania;

mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty:

  • postanowienia o wysokości odpisu oraz o nietworzeniu Funduszu zawiera się w zakładowym układzie zbiorowym pracy, a jeżeli pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie wysokości odpisu i o nietworzeniu Funduszu zawiera się w regulaminie wynagradzania.

Pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do tworzenia regulaminu wynagradzania do końca
stycznia przekazują pracownikom w sposób przyjęty u danego pracodawcy postanowienie o nietworzeniu Funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego.

Z tworzenia Funduszu nie mogą zrezygnować pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych niezależnie od liczby pracowników.

Na co można przeznaczyć środki?

Zgodnie z przepisami zakładowy fundusz socjalny tworzony jest w celu:

  • finansowania działalności socjalnej, przez którą należy rozumieć usługi świadczone przez pracodawców:

– na rzecz różnych form wypoczynku (wczasy, obozy, kolonie, wycieczki), 
– działalności kulturalno-oświatowej (bilety do kina, teatru, opery, filharmonii, organizowanie imprez kulturalnych w zakładzie pracy), 
– działalności sportowo-rekreacyjnej (karnety na basen, siłownie, zakup sprzętu do sali gimnastycznej, siłownie w zakładzie pracy, organizowanie zawodów sportowych dla pracowników i ich rodzin),
– opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię,
– udzielanie pomocy materialnej: rzeczowej lub finansowej (zapomogi, zakup leków, wyprawki szkolnej, żywności, 
artykułów gospodarstwa domowego),
– udzielanie pomocy na cele mieszkaniowe: zwrotnej lub bezzwrotnej.

Działalność socjalna może być „finansowana” z Funduszu, co oznacza że świadczenia mogą być sfinansowane nawet w 100%;
dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych: zwrot „dofinansowanie” oznacza, że funkcjonowanie obiektów socjalnych nie może być sfinansowane w 100% ze środków Funduszu;
tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Czego nie można finansować ze środków?

Ze środków funduszu nie można finansować:

  • wynagrodzeń pracowników obsługujących fundusz,
  • imprez integracyjnych i okolicznościowych,
  • opieki medycznej i szczepień,
  • szkoleń i innych form edukowania pracowników,
  • dojazdów do pracy,
  • kosztów zakwaterowania,
  • kosztów polis ubezpieczeniowych,
  • nagród i kwiatów okolicznościowych,
  • działalności stołówki firmowej,
  • zakupu środków trwałych.

Kto może skorzystać ze świadczeń?

Ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych wymienia jako uprawnionych do korzystania ze środków ZFŚŚ pracowników i ich rodziny oraz emerytów i rencistów oraz ich rodziny, a także pozostawia pracodawcy możliwość przyznania uprawnień do korzystania z funduszu innym osobom. Z kręgu uprawnionych nie można wykluczyć pracowników i ich rodzin oraz emerytów i rencistów i ich rodzin, natomiast nie ma obowiązku rozszerzania kręgu uprawnionych o inne osoby. Komu przysługują świadczenia z funduszu, należy dokładnie określić w regulaminie ZFŚS. 

Katalog osób uprawnionych do korzystania ze środków funduszu socjalnego:

  1. Pracownicy i ich rodziny – pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma tu znaczenia rodzaj umowy (terminowa, bezterminowa), wymiar czasu pracy czy też staż pracy. Pracownikami są również osoby, z którymi zawarto umowę o wykonywanie pracy nakładczej, tzw. chałupnicy.

Przepisy ustawy nie określają, co należy rozumieć pod określeniem „członkowie rodziny”. Najczęściej jako członków rodziny pracownika w regulaminie ZFŚS wskazuje się:

  • współmałżonka,
  • pozostające na utrzymaniu pracownika i wychowaniu dzieci własne, przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, dzieci współmałżonka: w wieku do lat 18 (a jeżeli się uczą – do czasu ukończenia nauki, nie dłużej jednak niż do ukończenia 25. roku życia) oraz w przypadku dzieci niepełnosprawnych – bez względu na wiek,
  • pozostające na utrzymaniu pracownika i wychowaniu wnuki i rodzeństwo w wieku do lat 18 (jeżeli się uczą – do czasu ukończenia nauki, nie dłużej jednak niż do ukończenia 25. roku życia).

Posiłkując się ustawą z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych, art. 3 pkt 16 (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r., poz. 1518, ze zm.), z kręgu uprawnionych członków rodziny możemy wyłączyć dzieci pozostające pod opieką opiekuna prawnego, dzieci pozostające w związku małżeńskim, a także pełnoletnie dzieci mające własne dziecko. Nie jest to jednak obowiązkowe.
Członkami rodziny nie są osoby pozostające w rzeczywistym pożyciu (partnerzy życiowi). Mogą być oni jednak uprawnieni do korzystania ze świadczeń na podstawie regulaminu ZFŚS.

  1. Emeryci i renciści – byli p...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy