Dołącz do czytelników
Brak wyników

Z praktyki kierownika produkcji

24 kwietnia 2019

NR 50 (Kwiecień 2019)

Wpływ metody BAR na zarządzanie projektami i zespół produkcyjny

211

W dzisiejszym świecie tylko nieliczne firmy mogą pozwolić sobie na przypadkowe działanie. Ostatnio dużo mówimy o spektakularnych porażkach, które w konsekwencji okazały się kluczowym bodźcem wspierającym rozwój firmy.

Wielu firm nie stać na eksperymentowanie i ryzyko poniesienia porażki. W takich sytuacjach warto skorzystać ze sprawdzonych metod, które pomogą ocenić szansę powodzenia naszego projektu jeszcze przed jego rozpoczęciem. Jeżeli chcemy osiągnąć wyznaczony cel, musimy wiedzieć, kto jest odpowiedzialny za poszczególne jego składowe. W innym przypadku odpowiedzialność za realizację zadań rozprasza się i nie jesteśmy w stanie ruszyć z miejsca. Istnieje wiele metod, które mogą pomóc nam w zarządzaniu projektami. Moim zdaniem najlepsze są jednak metody najprostsze. Taka jest właśnie metoda BAR, która dopiero zdobywa popularność w naszym kraju – wyjątkowy sposób zarządzania projektem, który pomaga odpowiedzieć na wiele kluczowych pytań, jeszcze zanim rozpoczniemy konkretne działania. Warto się nią zainteresować, ponieważ można z niej skorzystać w wielu różnych kontekstach. Jest stosunkowo tania i uniwersalna, ponieważ pasuje do wielu różnych zespołów. 

Czym jest metoda BAR?

Metoda BAR (Before Action Review) jest na tyle prosta, że można ją wytłumaczyć w kilku zdaniach. Jest to jej ogromna zaleta, ponieważ zamiast zagłębiać się w meandry teorii można skupić się na konkretnym działaniu i szukaniu rozwiązań danego problemu w firmie. Jak sama nazwa wskazuje, metoda BAR pozwala określić potencjalne ryzyko realizacji naszego projektu, jeszcze zanim przejdziemy do realizacji konkretnych zadań. W ten sposób możemy określić prawdopodobne zagrożenia, które mogą generować największe koszty w trakcie realizacji projektu. 

Metoda BAR pozwala określić nasze mocne i słabe strony. Na początku skupiamy się na tym, aby szczegółowo ocenić wiedzę i kompetencje, jakimi dysponujemy w zespole. Jeżeli brakuje nam jakichś kompetencji do realizacji danego projektu, od razu należy się zastanowić, skąd możemy je pozyskać. Analizujemy również możliwe błędy, które mogą się pojawić, i przygotowujemy scenariusze alternatywne (przykładowe rozwiązania problemów). Zastanawiamy się również nad tym, czy dany projekt na pewno powinien być realizowany przez nasz zespół, ponieważ nie zawsze jesteśmy na to gotowi. 

To wszystko dzieje się dużo wcześniej, niż zapadnie ostateczna decyzja, czy dany projekt jest realizowany. Bardzo wiele osób zapomina o tym kluczowym aspekcie tej metody zarządzania projektami. Metoda BAR nie sprawdzi się w momencie, kiedy projekt zostanie z góry narzucony, a my mamy tylko zastanowić się, jak go zrealizować. Metoda BAR ma na celu analizę samych założeń projektu, aby później zdecydować, czy dany projekt warto realizować. Zespół wykorzystujący metodę BAR musi mieć świadomość, że ma realny wpływ na to, czy podejmie się realizacji danego projektu. Jeżeli ten warunek nie zostanie spełniony, metoda BAR może okazać się nieskuteczna. 

Jak to wygląda w praktyce?

Metoda BAR wymaga odpowiedniego przygotowania, które składa się z kilku kluczowych elementów. Pierwszym jest stworzenie zespołu, który ma zgodnie z tą metodologią przeanalizować projekt. Na tym etapie pojawia się jedno z największych wyzwań. Kto powinien wchodzić w skład takiego zespołu? Czy do takiej pracy zaprosić wszystkie osoby z zespołu produkcyjnego, czy wybrać tylko przedstawicieli? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wszystko zależy od rodzaju projektu, który dany zespół ma analizować. 

Istnieje jednak pewien trik, który może nam ułatwić dobranie odpowiednich osób do tego zespołu. Najciekawsze jest, że posłużymy się tą samą metodologią co w późniejszej pracy, czyli skorzystamy z metody BAR. Chodzi o to, że zanim zajmiemy się analizą głównego projektu do realizacji, powinniśmy w mniejszym gronie przeanalizować skład zespołu. 

Rozważamy, kto ma odpowiednie kompetencje i doświadczenie, oraz zastanawiamy się, przed jakimi problemami stanie zespół. Metoda BAR polega na próbie przewidywania przyszłości. Skupiamy się tu zarówno na pozytywnych możliwościach (wybranie osób o odpowiednich kwalifikacjach), jak i na negatywnych (konflikt między osobami w zespole). Niewłaściwy dobór ludzi do zespołu jest najczęstszą przyczyną porażki. Warto więc w mniejszym gronie (kierownictwo) zastanowić się nad wyzwaniem i dobrać do tego wyzwania odpowiednie osoby. 

Metodę BAR można uprościć do trzech kluczowych, ale bardzo prostych pytań:

  • Jaki cel tak naprawdę chcemy zrealizować?
  • Dlaczego wybraliśmy akurat taki cel?
  • Czy wiemy, w jaki sposób zrealizować ten cel?

Dla dobrze wybranego zespołu znalezienie odpowiedzi na te pytania nie powinno być problemem. Bardzo ważne jest określenie celu, który chcemy osiągnąć, realizując konkretny projekt. Często zdarza się tak, że cel nie jest dla wszystkich jasny, dlatego nie potrafią oni zaangażować się w działanie. Każdy projekt musi mieć konkretny cel, który łatwo wytłumaczyć. Jeżeli cel się rozmywa, trudno osiągnąć satysfakcjonujące rezultaty nawet w przypadku zarządzania dobrym zespołem. Zaczynamy od precyzyjnego określenia celu projektu, a każdy następny etap będzie do tego nawiązywał. 

Jeżeli cel jest dobrze określony, możemy próbować w sposób bardziej precyzyjny przewidywać poszczególne etapy realizacji całego projektu. Będziemy mogli wskazać największe wyzwania, na które będzie można się przygotować wcześniej. Dobre określenie celu pozwala również czerpać wiedzę z przeszłości. Możemy przecież skorzystać z wiedzy i doświadczenia kogoś, kto podobny cel już realizował. Dzięki temu określimy precyzyjnie potencjalne ryzyko. Cel pozwala nam też zarysować kompetencje potrzebne do jego realizacji. Możliwe, że w danym zespole brakuje odpowiednich osób, mogących się podjąć jakiegoś zadania. Już na tym etapie możemy się zastanowić, czy będziemy musieli kogoś doszkolić, czy zatrudnić nową osobę z rynku. Jeżeli wybierzemy to drugie rozwiązanie, zastanówmy się, czy zatrudnienie kogoś nowego jest w ogóle możliwe. Czasami na tak pozornie proste pytania trudno znaleźć jednoznaczną odpowiedź. Dlatego warto o tym pomyśleć właśnie na tym etapie. 

Metoda BAR polega na „gdybaniu” i zadawaniu sobie pytania: „A co, jeśli…?” Im więcej takich pytań się pojawi, tym lepiej określimy sens realizowania danego projektu. W wielu przypadkach dojdziemy do wniosku, że nadal chcemy realizować ten projekt. Jednak może zdarzyć się i tak, że po analizie BAR stwierdzimy, iż nie jesteśmy gotowi na realizację danego projektu. W ten sposób możemy zaoszczędzić bardzo dużo pieniędzy, które bez tej analizy poszłyby na projekt, który i tak nie miał szans na realizację.

Te wszystkie pytania mają nas ukierunkować do znalezienia odpowiedzi na kluczowe pytania: Dlaczego wybraliśmy akurat taki cel? Czy chodzi o naturalny rozwój naszej firmy, czy o próbę walki z konkurencją? Czy projekt ten jest dostosowany do naszych realiów i możliwości? Czy wynika z odgórnych celów, czy też jest propozycją pracowników? Pytanie o prawdziwą motywację do działania jest bardzo ważne. Wiele celów pojawia się z udziałem emocji, ale po racjonalnej analizie okazuje się, że nie są warte uwagi. Odpowiedź na pytanie  „Dlaczego?” jest punktem wyjścia, jednak większość przedsiębiorców o tym zapomina. 

Kolejne ważne pytanie jest najbardziej racjonalną i chłodną kalkulacją naszych możliwości. Wiemy już, co jest naszym celem i dlaczego chcemy go zrealizować. Na tym etapie najważniejsze jest zastanowienie się, czy wiemy, jak ten cel osiągnąć. Teraz właśnie powinniśmy podzielić cały projekt na mniejsze elementy, do każdego z nich dobierając osoby lub zespół, który będzie za niego odpowiedzialny. Powinniśmy też dla każdego elementu przygotować scenariusze opisujące możliwe zagrożenia. Dzięki temu będziemy wiedzieć, na którym etapie realizowania projektu musimy zachować największą czujność. 

Dlaczego warto minimalizować ryzyko?

Wiele osób zastanawia się, czy metoda BAR nie jest przypadkiem dmuchaniem na zimne. Dlaczego tak bardzo skupiamy się na ryzyku, jeszcze zanim podejmiemy jakiekolwiek działania? Czy nie lepiej sprawdzać wszystko w praktyce, skoro przewidywanie przyszłości jest bardzo trudne, a w niektórych branżach wręcz niemożliwe? Jednak w taki sposób mogą myśleć jedynie największe firmy, które stać na to, aby podejmować ryzyko bez zastanowienia. Większość przedsiębiorstw nie może sobie na to pozwolić. Metoda BAR skupia się tak bardzo na ryzyku, aby pomóc w realizacji projektów, które mają dużą szansę na sukces. 

Dzięki...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy