Dołącz do czytelników
Brak wyników

Z praktyki kierownika produkcji

24 kwietnia 2019

NR 50 (Kwiecień 2019)

Wpływ metody BAR na zarządzanie projektami i zespół produkcyjny

0 126

W dzisiejszym świecie tylko nieliczne firmy mogą pozwolić sobie na przypadkowe działanie. Ostatnio dużo mówimy o spektakularnych porażkach, które w konsekwencji okazały się kluczowym bodźcem wspierającym rozwój firmy.

Wielu firm nie stać na eksperymentowanie i ryzyko poniesienia porażki. W takich sytuacjach warto skorzystać ze sprawdzonych metod, które pomogą ocenić szansę powodzenia naszego projektu jeszcze przed jego rozpoczęciem. Jeżeli chcemy osiągnąć wyznaczony cel, musimy wiedzieć, kto jest odpowiedzialny za poszczególne jego składowe. W innym przypadku odpowiedzialność za realizację zadań rozprasza się i nie jesteśmy w stanie ruszyć z miejsca. Istnieje wiele metod, które mogą pomóc nam w zarządzaniu projektami. Moim zdaniem najlepsze są jednak metody najprostsze. Taka jest właśnie metoda BAR, która dopiero zdobywa popularność w naszym kraju – wyjątkowy sposób zarządzania projektem, który pomaga odpowiedzieć na wiele kluczowych pytań, jeszcze zanim rozpoczniemy konkretne działania. Warto się nią zainteresować, ponieważ można z niej skorzystać w wielu różnych kontekstach. Jest stosunkowo tania i uniwersalna, ponieważ pasuje do wielu różnych zespołów. 

Czym jest metoda BAR?

Metoda BAR (Before Action Review) jest na tyle prosta, że można ją wytłumaczyć w kilku zdaniach. Jest to jej ogromna zaleta, ponieważ zamiast zagłębiać się w meandry teorii można skupić się na konkretnym działaniu i szukaniu rozwiązań danego problemu w firmie. Jak sama nazwa wskazuje, metoda BAR pozwala określić potencjalne ryzyko realizacji naszego projektu, jeszcze zanim przejdziemy do realizacji konkretnych zadań. W ten sposób możemy określić prawdopodobne zagrożenia, które mogą generować największe koszty w trakcie realizacji projektu. 

Metoda BAR pozwala określić nasze mocne i słabe strony. Na początku skupiamy się na tym, aby szczegółowo ocenić wiedzę i kompetencje, jakimi dysponujemy w zespole. Jeżeli brakuje nam jakichś kompetencji do realizacji danego projektu, od razu należy się zastanowić, skąd możemy je pozyskać. Analizujemy również możliwe błędy, które mogą się pojawić, i przygotowujemy scenariusze alternatywne (przykładowe rozwiązania problemów). Zastanawiamy się również nad tym, czy dany projekt na pewno powinien być realizowany przez nasz zespół, ponieważ nie zawsze jesteśmy na to gotowi. 

To wszystko dzieje się dużo wcześniej, niż zapadnie ostateczna decyzja, czy dany projekt jest realizowany. Bardzo wiele osób zapomina o tym kluczowym aspekcie tej metody zarządzania projektami. Metoda BAR nie sprawdzi się w momencie, kiedy projekt zostanie z góry narzucony, a my mamy tylko zastanowić się, jak go zrealizować. Metoda BAR ma na celu analizę samych założeń projektu, aby później zdecydować, czy dany projekt warto realizować. Zespół wykorzystujący metodę BAR musi mieć świadomość, że ma realny wpływ na to, czy podejmie się realizacji danego projektu. Jeżeli ten warunek nie zostanie spełniony, metoda BAR może okazać się nieskuteczna. 

Jak to wygląda w praktyce?

Metoda BAR wymaga odpowiedniego przygotowania, które składa się z kilku kluczowych elementów. Pierwszym jest stworzenie zespołu, który ma zgodnie z tą metodologią przeanalizować projekt. Na tym etapie pojawia się jedno z największych wyzwań. Kto powinien wchodzić w skład takiego zespołu? Czy do takiej pracy zaprosić wszystkie osoby z zespołu produkcyjnego, czy wybrać tylko przedstawicieli? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wszystko zależy od rodzaju projektu, który dany zespół ma analizować. 

Istnieje jednak pewien trik, który może nam ułatwić dobranie odpowiednich osób do tego zespołu. Najciekawsze jest, że posłużymy się tą samą metodologią co w późniejszej pracy, czyli skorzystamy z metody BAR. Chodzi o to, że zanim zajmiemy się analizą głównego projektu do realizacji, powinniśmy w mniejszym gronie przeanalizować skład zespołu. 

Rozważamy, kto ma odpowiednie kompetencje i doświadczenie, oraz zastanawiamy się, przed jakimi problemami stanie zespół. Metoda BAR polega na próbie przewidywania przyszłości. Skupiamy się tu zarówno na pozytywnych możliwościach (wybranie osób o odpowiednich kwalifikacjach), jak i na negatywnych (konflikt między osobami w zespole). Niewłaściwy dobór ludzi do zespołu jest najczęstszą przyczyną porażki. Warto więc w mniejszym gronie (kierownictwo) zastanowić się nad wyzwaniem i dobrać do tego wyzwania odpowiednie osoby. 

Metodę BAR można uprościć do trzech kluczowych, ale bardzo prostych pytań:

  • Jaki cel tak naprawdę chcemy zrealizować?
  • Dlaczego wybraliśmy akurat taki cel?
  • Czy wiemy, w jaki sposób zrealizować ten cel?

Dla dobrze wybranego zespołu znalezienie odpowiedzi na te pytania nie powinno być problemem. Bardzo ważne jest określenie celu, który chcemy osiągnąć, realizując konkretny projekt. Często zdarza się tak, że cel nie jest dla wszystkich jasny, dlatego nie potrafią oni zaangażować się w działanie. Każdy projekt musi mieć konkretny cel, który łatwo wytłumaczyć. Jeżeli cel się rozmywa, trudno osiągnąć satysfakcjonujące rezultaty nawet w przypadku zarządzania dobrym zespołem. Zaczynamy od precyzyjnego określenia celu projektu, a każdy następny etap będzie do tego nawiązywał. 

Jeżeli cel...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy