W kieszeni każdego pracownika – jak wdrożyliśmy aplikację mobilną do komunikacji wewnętrznej na produkcji? Case study Smulders Projects Poland

Dlaczego potrzebowaliśmy zmian?

Kto pracował w produkcji, ten wie – komunikacja z pracownikami liniowymi to zawsze największe wyzwanie. W Smulders Projects Poland (SPP), podobnie jak w wielu innych zakładach produkcyjnych czy logistycznych, przez lata polegaliśmy na rozwiązaniach, które z perspektywy 2025 roku brzmią dość archaicznie: tablice ogłoszeń, firmowe telewizory wyświetlające slajdy albo przekazywanie informacji przez kierowników, mistrzów czy brygadzistów.
W teorii działało to poprawnie – w praktyce pojawiały się problemy, które zna chyba każdy, kto próbował tak funkcjonować:

• informacje były zniekształcane w trakcie przekazywania,
• do pracowników trafiały z opóźnieniem albo w niepełnej formie,
• osoby kierujące zespołami niejednokrotnie narzekały, że muszą zajmować się „hr-ową” komunikacją, zamiast skupić na codziennym planie produkcji.
   

Nie była to zresztą wina tych ludzi – każdy przekaz informacji jest podatny na uproszczenia czy interpretacje. A efekt był taki, że część załogi nie wiedziała na czas o ważnych sprawach, a część słyszała je w wersji, która niewiele miała wspólnego z intencją działu HR czy zarządu.
Przez długi czas wszyscy traktowali to jako oczywistość – „tak już po prostu jest w produkcji”. Zresztą w mojej wcześniejszej pracy, w innych firmach, również rzadko podejmowano próby realnej zmiany. Dopiero w SPP znaleźliśmy i przestrzeń, i odwagę, by stwierdzić, że da się to zrobić inaczej.

Jaką aplikację wybraliśmy i dlaczego?

Kiedy już wiedzieliśmy, że musimy zmienić sposób komunikacji, pojawiło się podstawowe pytanie: jakie narzędzie wybrać, żeby faktycznie działało w realiach hali produkcyjnej?
Założenia były proste:

• aplikacja musi być intuicyjna w obsłudze,
• koszty powinny być rozsądne i proporcjonalne do efektów,
• wdrożenie nie może trwać latami – potrzebowaliśmy rozwiązania, które zacznie działać szybko,
  a przy tym aplikacja powinna dawać możliwość rozbudowy o kolejne moduły.
   

Decyzja o wyborze narzędzia należała do mnie jako HR Business Partnera. Znałem wcześniej kilka rozwiązań dostępnych na rynku, ale zwykle były one albo dodatkiem do rozbudowanych systemów HRM, albo były mocno powiązane z programami benefitów pozapłacowych. W efekcie – zamiast odpowiadać na realne potrzeby komunikacyjne produkcji, dokładały raczej kolejne „gadżety”.
Nasze rozwiązanie poznaliśmy trochę przypadkiem – dostawca zgłosił się do nas przez sieć społecznościową. Od pierwszej prezentacji widać było, że aplikacja jest „z życia wzięta”. Została zaprojektowana pierwotnie dla dużej firmy produkcyjnej z branży automotive i dopiero później udostępniona komercyjnie. To nas przekonało, bo oznaczało, że narzędzie jest już przetestowane w realiach bardzo podobnych do naszych.
Aplikacja składa się z modułów, które można dobierać do potrzeb i budżetu: od tablicy ogłoszeń, przez wnioski urlopowe, formularze i ankie...