Dołącz do czytelników
Brak wyników

Z praktyki kierownika produkcji

24 maja 2018

NR 38 (Kwiecień 2017)

Sposób na spokojną pracę

0 212

W natłoku codziennych zadań łatwo wpaść w pułapkę zapracowania – mieć pełne ręce roboty, wykonując zadania, które nie prowadzą do wyznaczonych celów.

Chyba każdy z nas to zna, natłok codziennych obowiązków wpędza nas w pułapkę zapracowania. Praca pali nam się w rękach, a czas ucieka w zaskakująco szybkim tempie, jednak nasze rezultaty nie są zadowalające. Zaczynamy się stresować, co jeszcze bardziej wpływa na nasze osiągnięcia. Przyszła pora, aby coś z tym zrobić. W tym artykule przedstawimy 10 sposobów, dzięki którym zadbasz o spokój w swojej pracy. 

Zaplanuj pracę

Jedną z najbardziej stresujących sytuacji, jakich możesz doświadczyć w pracy, jest brak konkretnego i dokładnego planu działania. Jeżeli jako pracownik nie masz jasno sprecyzowanego zakresu obowiązków, możesz być pewien, że prędzej czy później zaczniesz odczuwać stres. To właśnie dobre planowanie może pomóc Ci w osiągnięciu pożądanego wyniku i uchroni Cię przed nieefektywnymi działaniami. Pokazują to dokładnie badania dr. Seana McCrea. W tych badaniach udowodniono, że jeżeli zadanie jest dobrze sprecyzowane i podzielone na konkretne etapy, znacznie łatwiej je zrealizować. W przypadku zadań, które były ogólne i mało precyzyjne, wiele osób odwlekało ich realizację. 

Najlepiej pokazać to na przykładzie: w firmie planowane jest wprowadzenie nowego systemu, który ma poprawić bezpieczeństwo w hali produkcyjnej. Która z poniższych instrukcji da lepsze efekty:

  • „Jak wiecie, w naszej firmie wprowadzamy nowy system, który poprawi wasze bezpieczeństwo. Chcemy, aby każdy z pracowników monitorował działanie systemu. Jeżeli zauważycie jakieś błędy, powinniście jak najszybciej to zgłosić”;
  • „Jak wiecie, w naszej firmie wprowadzamy nowy system, który poprawi wasze bezpieczeństwo dzięki temu, że X. Chcemy, aby każdy z pracowników monitorował działanie systemu i zwrócił szczególną uwagę na X, Y i Z. Jeżeli zauważycie, któryś z podanych problemów, zgłoście to jak najszybciej do X”. 

Jak widzisz, pierwszy komunikat jest bardzo ogólny. Nie wiadomo, jak nowy system ma poprawić bezpieczeństwo w hali produkcyjnej, nie wiadomo też, co dokładnie ma oznaczać „monitorowanie systemu” ani do kogo mamy się zgłosić, jeżeli zauważymy jakieś uchybienia. Natomiast w drugim komunikacie wszelkie wątpliwości zostają wyjaśnione już na samym początku. Wiadomo, jak ma działać system, na co zwrócić szczególną uwagę, a także do kogo zgłosić ewentualne błędy. Jeżeli chcemy uniknąć nieporozumień, powinniśmy właśnie w tak precyzyjny sposób planować swoje działanie. 

Uporządkuj swoje miejsce pracy

Jeżeli chcesz, aby Twoja praca przebiegała spokojnie, powinieneś zadbać o swoje miejsce pracy. Wszystko, co nie jest związane z Twoim obecnym zadaniem, będzie rozpraszało tylko Twoją uwagę. Musisz ograniczyć wszystkie dodatkowe bodźce, które będą sprawiały, że zamiast skupić się na wykonywaniu konkretnego zadania, będziesz myślał o sprawach, które jeszcze masz do zrobienia. W ten sposób stracisz bardzo dużo czasu. Wszelkie dystraktory w najbliższym otoczeniu Twojego stanowiska pracy będą wpływały nie tylko na Twoje wyniki, ale też na Twoje samopoczucie.

Mógłbyś pewnie w tym miejscu podać kilka przykładów z własnego doświadczenia. Sam wiesz, jak rozpraszające mogą być nieprzeczytane wiadomości na Twoim telefonie, który zapomniałeś wyłączyć, albo porozrzucane narzędzia, które przypominają Ci o niedokończonym zadaniu. Zacznij obserwować swoje miejsce pracy. Zastanów się, co najbardziej Ci w nim przeszkadza. Czy to Ty jesteś za to odpowiedzialny? A może któryś z Twoich kolegów powinien o to zadbać? Zacznij porządkować swoje miejsce pracy, a zobaczysz, jak wiele stresu może Ci to zaoszczędzić. 

Unikaj robienia wielu rzeczy naraz

Słowo multitasking, czyli wielozadaniowość, szturmem weszło do naszego słownika. Można by przypuszczać, że jeżeli robisz wiele rzeczy w tym samym czasie, to jesteś bardziej wydajny. Jednak, jak pokazują badania, wielozadaniowość prowadzi do spadku naszej wydajności. Wpływa też niekorzystnie na nasze zdrowie. Jeżeli w swojej pracy stale przerzucasz się z zadania na zadanie, doskonale wiesz, jak obciąża to Twoją psychikę. Dla przykładu: zajmujesz się właśnie montażem nowego urządzenia, zapoznajesz się z jego specyfikacją techniczną. Nagle kierownik woła Cię na drugi koniec hali, abyś sprawdził usterkę. Odrywasz się od swojego zadania. Kiedy do niego wracasz, musisz na nowo wejść w tryb zapoznawania się z urządzeniem. Kiedy zabierasz się do pracy, przychodzi do Ciebie kolega i prosi o radę. I znów odrywasz się od swojego zajęcia. Zastanów się, ile zmarnujesz czasu na ponowne skupianie się na własnym zadaniu.

W wykonywaniu wielu czynności jednocześnie kryje się jeszcze jedno poważne zagrożenie. Jest nim stres. Im więcej zadań w tym samym czasie masz na głowie, tym większy stres odczuwasz. Dużo uwagi poświęcasz na to, aby pamiętać o wszystkich tych zadaniach, nie mówiąc już o ich realizacji. Musisz trzymać wysoki poziom koncentracji, aby równocześnie wykonywać kilka czynności. Sprowadza się to do tego, że stale pracujesz na najwyższych obrotach. Zapominasz o tym, że Twój umysł potrzebuje chwili wytchnienia. Jeżeli stale pracujesz w takim napięciu, trudno Ci się wyciszyć nawet po pracy. Zastanów się więc, jak zadbać o higienę własnej pracy i skupić się na wykonywaniu jednego, najważniejszego zadania. Pamiętaj, że wielozadaniowość jest tylko iluzją pracowitości. To właśnie próba wykonywania wielu czynności naraz daje nam poczucie ciągłego zapracowania, choć nie wskazują na to nasze osiągnięcia. 

Zadbaj o równowagę

Błędy w organizacji pracy prowadzą najczęściej do tego, że zaczynasz odczuwać nadmierny stres. Jeżeli chcemy, aby nasza praca była spokojniejsza, musimy znaleźć sposób, jak sobie poradzić z nadmiarem stresu. Jednym z najlepszych rozwiązań jest zadbanie o właściwą równowagę między życiem zawodowym i osobistym. Jeżeli uda Ci się taką równowagę zachować, Twoje otoczenie poza pracą będzie sprzyjało wyciszeniu i regeneracji sił. Nie jest to jednak takie proste, ponieważ w dzisiejszych czasach bardzo trudno jest oddzielić sferę osobistą od zawodowej.

Nie żyjemy w próżni: problemy z pracy zanosimy do domu, a osobiste problemy towarzyszą nam w pracy. Jeżeli w tych dwóch obszarach doświadczać będziemy długotrwałego stresu, będziemy na najlepszej drodze do wypalenia zawodowego. Już sam fakt braku równowagi będzie dla Ciebie powodem do zmartwień. Każdy powinien mieć w swoim życiu przestrzeń, w której może odpocząć i zregenerować siły. To właśnie na równowadze osobisto-zawodowej możesz zbudować swoją odporność psychiczną. 

Zastanów się więc, czy nie zaniedbujesz swojego życia osobistego. Jeżeli chcesz pracować spokojnie, musisz zadbać o sytuację we własnym domu. To nierozwiązane konflikty osobiste są często odpowiedzialne za spadek wydajności w pracy. Przez takie konflikty spada nasza motywacja i ogólne zadowolenie z pracy. Jeżeli będziesz szukać rozwiązania wyłącznie w sferze zawodowej, nie uda Ci się zwalczyć problemu u jego źródła. To właśnie uważne przyjrzenie się sferze osobistej pozwoli Ci spojrzeć zupełnie inaczej na codzienne obowiązki. 

Zadbaj o własne zdrowie 

Skupiliśmy się mocno na Twojej kondycji psychicznej. Jednak nie możemy zapomnieć o tym, że zdrowie fizyczne w bardzo silny sposób oddziałuje na Twoją psychikę. Pora przyjrzeć się temu uważnie. 

To właśnie dbałość o zdrowie fizyczne, może być sposobem na to, aby pracowało Ci się znacznie lepiej. Zacznijmy od tego, o czym zapomina większość z nas. Czy wiesz, jak wielką rolę w twoim życiu odgrywa dobry sen?

Zdrowy sen pomaga w regeneracji całego organizmu. Ma znaczącą rolę w prawidłowym funkcjonowaniu naszego umysłu. Odpowiada za pamięć i koncentrację, a także pomaga nam redukować stres. Już po trzech nieprzespanych nocach można zaobserwować znaczny spadek kondycji fizycznej, co prowadzi do spadku odporności na choroby. W ciągłym codziennym pędzie nie zdajemy sobie sprawy, jak ważna jest higiena snu. Jeżeli nie będziesz o to dbał, Twoja wydolność w pracy będzie się pogarszała z dnia na dzień. 

Kolejnym ważnym czynnikiem, który wpływa na nasze zdrowie, jest prawidłowe odżywianie. Wielu z nas nie zwraca uwagi na to, co je. Tłumaczymy się brakiem czasu albo zbyt wysokimi kosztami zdrowego jedzenia. Jednak najczęściej jest to problem braku wystarczającej wiedzy na temat odżywiania. Zdrowe jedzenie nie musi być drogie, jeżeli tylko będziemy wiedzieć, jak możemy je samodzielnie przygotować. Posiłek, który zabierasz ze sobą do pracy, nie powinien być przypadkowy. Jeżeli chcesz mieć wystarczająco dużo siły, musisz wiedzieć nie tylko, co jeść, ale również kiedy powinieneś sięgnąć po posiłek. Zrównoważona dieta jest kluczem do zdrowia fizycznego i bardzo mocno oddziałuje na Twoją kondycję psychiczną. Jeżeli chcesz pracować bardziej efektywnie, ale jednocześnie zachować większy spokój, powinieneś zastanowić się nad własną kondycją fizyczną. 

Nigdy nie zapominaj o sukcesach

Czy zastanawiałeś się kiedykolwiek, dlaczego o swoich porażkach pamiętamy latami, a o sukcesach zapominamy bardzo szybko? Jest to jeden z powodów, które prowadzą do odwlekania wykonywania kolejnych zadań. Kiedy wydaje Ci się, że coś przerasta Twoje umiejętności, unikasz podjęcia próby wykonania tego zadania. W psychologii zjawisko to nazywane jest poczuciem własnej skuteczności. Związane jest ono z motywacją do działania. Jeżeli chcesz z większym spokojem realizować swoje cele, powinieneś zacząć dbać o poczucie własnej skuteczności.

Bardzo skuteczną metodą, która pozwoli

Ci uwierzyć w swoją skuteczność jest przenoszenie doświadczeń z wcześniejszych zadań, do zupełnie nowego kontekstu. Na przykład, jeżeli kierownik zachęca cię do podjęcia się nowego, wymagającego projektu, powinieneś szukać przykładów, kiedy udało Ci się zrealizować inny projekt, który uważałeś w danym momencie za wyzwanie. Nie szukaj projektów, które są podobne do tego nowego. Poszukaj takich, które były dla Ciebie kiedyś wyzwaniem, ale udało Ci się je zrealizować. Mogą być to nawet małe projekty, ale na ich pod...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy