Dołącz do czytelników
Brak wyników

Konflikty na hali

10 sierpnia 2018

NR 43 (Luty 2018)

Przerwać absencję

0 208

Absencja, czyli nieobecność pracownika w pracy, to trudna sytuacja dla pracodawcy. Jeśli jest to absencja planowana, kierownik jest w stanie się na nią przygotować i tak rozplanować pracę, żeby nieobecności pracowników wykonujących kluczowe lub podobne zadania nie zachodziły na siebie oraz aby w sezonie urlopowym nie przyjmować zbyt wielu zleceń. Natomiast absencja nieplanowana – związana ze zwolnieniami lekarskimi lub z urlopami na żądanie – może znacznie dezorganizować pracę działu produkcji. Co można zrobić w takiej sytuacji?

W wypadku, gdy pojedynczy pracownik nadużywa prawa do nieobecności, najlepiej jest zaprosić go na rozmowę i postarać się uzyskać informację o powodach takiego zachowania. Pracownik może czuć się wypalony albo mieć problemy rodzinne, które zmniejszają jego dyspozycję do pracy. Okazanie zrozumienia i zaproszenie pracownika do wspólnego wypracowania rozwiązania powinno dać o wiele lepsze rezultaty niż straszenie go naganą z wpisem do akt pracowniczych czy nawet zwolnieniem. Gdy jednak nieprzychodzenie do pracy dotyczy większej grupy pracowników, konieczne jest podjęcie bardziej systemowych działań.

Dotarcie do przyczyn

Zwiększona absencja w pracy może mieć wiele różnorodnych przyczyn. Aby móc ograniczyć to zjawisko, trzeba dotrzeć do jego źródła. 

Pierwsza grupa czynników obejmuje przyczyny niezależne od pracodawcy. Należą do nich m.in.:

  • choroby, a szczególnie choroby zakaźne. Sezon zwiększonej zachorowalności na grypę przypada na okres jesienno-zimowy, a jej szczyt występuje w styczniu i lutym. Szczególnie narażeni na zachorowanie są starsi pracownicy oraz rodzice dzieci w wieku przedszkolnym;
  • choroby zawodowe. Drugi rodzaj chorób mogących powodować nagłe zwolnienia większej liczby osób to problemy zdrowotne związane z przeciążeniem danej części organizmu. Pracownicy mający na co dzień styczność z substancjami pylącymi, pracujący w hałasie lub przy dużych drganiach albo wykonujący pracę fizyczną w jednej pozycji ciała są narażeni na niedomagania układu oddechowego i ruchowego, a związany z nimi dyskomfort lub ból mogą sprawić, że pracownicy będą unikać przychodzenia do pracy;
  • trudne warunki atmosferyczne, w tym śnieżyce, ulewy itp. Hale produkcyjne znajdują się często na obrzeżach miast lub terenach wiejskich, a niektórzy pracownicy dojeżdżają do nich codziennie nawet kilkadziesiąt kilometrów. Trudne warunki na drodze mogą nie tylko utrudnić pracownikom dotarcie do pracy, ale także zniechęcać ich do wychodzenia z domu. 

Choć pracodawca nie jest w stanie wyeliminować powyższych czynników, może wpłynąć na ich ograniczenie. Skutecznym działaniem przed sezonem chorobowym jest przygotowanie kampanii informacyjnej w firmie na temat skutecznych sposobów chronienia się przed chorobami zakaźnymi. Gdy firma dysponuje odpowiednim budżetem, może zaproponować pracownikom między innymi dofinansowanie do szczepień przeciwko grypie. 

W zakresie minimalizowania ryzyka występowania chorób zawodowych pracodawca jest zobowiązany prawnie do ograniczania szkodliwych czynników. To jednak bywa niewystarczające, dlatego warto zorganizować spotkania pracowników z ergonomem, fizjoterapeutą lub ze specjalistą medycyny pracy, którzy nauczą pracowników, jak mogą zadbać o swoje zdrowie w miejscu pracy. Są to działania wymagające poniesienia kosztów finansowych, lecz w rzeczywistości koszt organizacji takich spotkań jest znikomy w porównaniu do strat poniesionych z powodu nieobecności pracowników. 

Na warunki atmosferyczne pracodawca ma najmniejszy wpływ, ale zgodnie z powiedzeniem „przezorny zawsze ubezpieczony” można nawiązać kontakt i postarać się zbudować dobre relacje z lokalnymi służbami drogowymi, które zadbają o przejezdność dróg do budynków firmowych. Pracowników, którzy stawiają się w pracy regularnie, niezależnie od pogody, można wyróżnić podczas zebrania całej załogi.

Druga grupa czynników przyczyniających się do nieobecności pracowników ma podłoże psychologiczne. Należą do nich:

  • nuda i rutyna. Wykonywanie tej samej pracy codziennie przez osiem lub więcej godzin skutecznie zniechęca do przychodzenia do pracy. Już sama myśl, że dziś w pracy będzie „znowu to samo”, skutkuje obniżeniem nastroju oraz utratą fizycznej i psychicznej energii. Z jednej strony przewidywalność zadań daje pracownikom poczucie bezpieczeństwa i umożliwia wyspecjalizowanie się w danych czynnościach; z drugiej – stanowi ważny czynnik stresogenny;
  • przemęczenie. Praca fizyczna, zwłaszcza wykonywana w trudnych warunkach, obciąża zarówno ciało, jak i psychikę. Wzmożoną absencję można zauważyć szczególnie pod koniec szczytu sezonu produkcyjnego (który w każdej branży przypada w nieco innym terminie), po zakończeniu dużego projektu oraz na przełomie roku. Wiąże się to często z koniecznością bardziej intensywnej pracy, zostawania po godzinach i presją wywieraną na pracowników przez kierownictwo oczekujące najlepszych wyników. Jeśli przy tym pracownik nie ma możliwości odpoczęcia w domu (np. ze względu na problemy z dziećmi, starszymi rodzicami czy w związku), to spada jego produktywność i zwiększa się niechęć do przychodzenia do pracy;
  • kryzys morale. Termin „morale” dotyczy spójności grupy i wykonywania zadań poprzez wspólne zaangażowanie jej członków. Pracownicy z wysokim morale przychodzą do pracy z entuzjazmem i z energią pracują na rzecz wspólnego celu. Pracownicy z niskim morale pracują wolno, niedokładnie, mogą też symulować pracę. Obniżenie morale zespołu może się wiązać z poczuciem bycia niesprawiedliwie traktowanym lub niedocenianym.

Wystąpieniu powyższych czynników można zapobiegać, podejmując odpowiednie działania. Prace rutynowe można spróbować zautomatyzować, przesuwając pracowników do czynności wymagających większej precyzji i namysłu. Ważna jest też rotacja na stanowiskach, czyli regularne zamienianie się pracowników miejscami i zadaniami na linii produkcyjnej.

Nadmierne zmęczenie pracowników jest nie tylko niekorzystne ze względu na większe prawdopodobieństwo absencji, ale też przyczynia się do zmniejszenia jakości wykonywanych produktów i zwiększenia częstotliwości popełniania błędów, co może prowadzić do poważnych wypadków na hali. Warto obserwować pracowników i po okresach zwiększonej produkcji sugerować im podjęcie działań pomocnych w zregenerowaniu sił, np. poprzez kampanię informacyjną na temat aktywnych form wypoczynku. Firma może też zaoferować dopłaty do wyjścia na basen czy zajęcia sportowe, dofinansowanie wczasów lub innych relaksacyjnych aktywności. W nagrodę za mobilizację i wytężoną pracę w okresie, gdy było to konieczne, kierownik może też zaoferować dodatkowy dzień wolny – pozwoli to pracownikowi nie tylko odetchnąć, ale też zwiększy jego motywację do pracy. Taki planowany dzień wolny to o wiele lepsze rozwiązanie niż niespodziewany urlop na żądanie pracownika. 

Poziom morale pracowników jest zależny od ich relacji z przełożonymi i subiektywnym poczuciem bycia dobrze traktowanym przez kierownictwo i przedsiębiorstwo jako całość. Morale nie da się zbudować poprzez jedno pojedyncze działanie – to proces długotrwały. Kierownik, który traktuje wszystkich pracowników z jednakowym szacunkiem, który jest słowny, zna się na swojej pracy i sam ciężko pracuje, to połowa sukcesu. Kolejną cegiełką do budowania morale zespołu jest zaprojektowanie odpowiedniego systemu motywacyjnego, który będzie nagradzał zarówno indywidualny, jak i grupowy wkład pracowników w osiągnięcie celu operacyjnego. 

Ostatnie, nie mniej ważne działanie dotyczy zadbania o otwartą, jasną komunikację między firmą i pracownikami. Brak lub niepełna informacja o planowanych zmianach rodzi plotki oraz poczucie w pracownikach, że nic nie zależy od nich, że są tylko pionkami w grze rozgrywanej gdzieś „u góry”, i skutecznie zniechęca do angażowania się w pracę.

Narzędzia diagnozy

Gdy już wiadomo, jakich przyczyn podwyższonej absencji można się spodziewać, należy zaprojektować działania, które pomogą odkryć rzeczywiste powody zwiększenia częstotliwości nieobecności pracowników. 

1. Do podstawowych narzędzi należą obserwacja pracowników i przysłuchiwanie się ich rozmowo...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy