Dołącz do czytelników
Brak wyników

Okiem inspektora

9 sierpnia 2018

NR 43 (Luty 2018)

Podróże służbowe - obowiązki pracownika

343

Kodeks pracy w art. 775 przedstawia ogólne zasady odbywania podróży służbowych, jednocześnie odsyłając do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej 
(Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

Regulacje zawarte w rozporządzeniu nie dotyczą tylko sfery budżetowej. Odnoszą się one także do przedsiębiorstw prywatnych. Co prawda właściciele firm mają możliwość ustalania związanych z wyjazdami służbowymi diet, ryczałtów itp. na dowolnie wysokim poziomie, ale ich wartość nie może być niższa od tej, która dotyczy przedsiębiorstw państwowych. Oznacza to, że gdy w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub podpisywanej z zatrudnionymi umowie o pracę nie znajdą się szczegółowe postanowienia dotyczące zasad rozliczania podróży służbowych, pracownikom przysługiwać będą należności w wysokości określonej rozporządzeniem.

Gdy w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub podpisywanej z zatrudnionymi umowie o pracę nie znajdą się szczegółowe postanowienia dotyczące zasad rozliczania podróży służbowych, pracownikom przysługiwać będą należności w wysokości określonej rozporządzeniem.

Zgodnie z art. 775 k.p. podróż służbowa to „wykonywanie przez pracownika, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy”.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 czerwca 2012 r. (sygn. akt: II UK 284/11): 

Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana poza obszar miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy pracownika, na polecenie pracodawcy, w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania, oraz jest ograniczona zakładanym z góry terminem. Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie.

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 19 lutego 2013 r. (sygn. akt: III AUa 1132/12): 

Podróż służbowa jest swoistą konstrukcją prawa pracy. Podstawę formalną podróży służbowej stanowi po pierwsze polecenie wyjazdu. Polecenie takie powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji. Zadanie musi być skonkretyzowane; nie może mieć charakteru generalnego. Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach.

Podróż służbowa pracowników mobilnych

W przypadku tzw. pracowników mobilnych (konwojenci, przedstawiciele handlowi, agenci itp.) miejsce wykonywania pracy oznaczane jest często poprzez wskazanie obszaru, po którym przemieszczają się, wykonując swoją pracę. Wówczas czas przejazdów stanowi ich czas pracy i nie można ich traktować jako podróży służbowej.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 czerwca 2012 r. (sygn. akt: II UK 284/11): 

Wykonywanie pracy w siedzibie pracodawcy nie zawsze nadaje się do pogodzenia z jej charakterem, a jednocześnie wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy nie jest wystarczające do zakwalifikowania jako podróż służbowa. Poza siedzibą pracodawcy świadczona jest praca przez pracowników, dla których przemieszczanie się należy do istoty wykonywania podstawowych obowiązków (np. konwojentów, personelu latającego, kolejarzy, także marynarzy); ich miejscem pracy jest ośrodek dyspozycyjny, w którym kończą pracę (…). Stałe przemieszczanie się z jednego do innego miejsca (miejscowości) przez tzw. pracowników mobilnych stanowi integralny element sposobu wykonywania przez nich pracy w ramach »ruchomego«, »zmiennego« miejsca pracy, obejmującego pewien obszar (…). W związku z tym pracownicy, których praca z istoty polega na przemieszczaniu się na pewnym obszarze, nie odbywają podróży 
służbowych.

Podróż służbowa kierowcy

Odmienne uregulowania stosujemy wobec pracowników, którzy zatrudnieni są na stanowisku kierowcy. Wobec tych osób stosujemy definicję podróży służbowej zawartą w ustawie z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r., poz. 1155 ze zm.). 

Podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy:

  • wyjazdu poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, w celu wykonania przewozu drogowego;
  • przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje pracę, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały.

Kierowca, który odbywa podróże trwające mniej niż 8 godzin, nie ma prawa do diety, zwrotu kosztów przejazdu ani przejazdów lokalnych. 

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 lutego 2015 r. (sygn. akt: II UK 225/13:

Do kierowców w transporcie drogowym nie ma zastosowania art. 775 § 1 k.p., ale autonomiczne rozumienie podróży służbowej zdefiniowanej w szczególnej regulacji prawnej.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 czerwca 2012 r. (sygn. akt: II UK 284/11):

Podróż służbowa kierowcy oznacza każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy przewozu drogowego lub wyjazdu w celu wykonania przewozu drogowego poza miejscowość siedziby pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz poza inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały.

Czy pracownik możne odmówić wyjazdu w delegację?

Zasadą jest, że pracownik nie może odmówić wyjazdu w delegację. Polecenie takie należy traktować jako polecenie służbowe. Odmowa może pociągnąć za sobą konsekwencje dyscyplinarne, łącznie ze zwolnieniem z pracy. Artykuł 100 § 1 Kodeksu pracy nakłada na pracownika obowiązek „stosowania się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę”.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 maja 2000 r. (sygn. akt: I PKN 630/99):

Odmowa podporządkowania się poleceniom pracodawcy dotyczącym organizacji i sposobu wykonywania umówionego rodzaju pracy stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę.

Tylko w trzech przypadkach pracownik może odmówić wyjazdu w delegację:

1. Pracownica w ciąży, na podstawie art. 178 § 1 k.p.

Pracownicy w ciąży nie wolno bez jej zgody delegować poza stałe miejsce pracy. Stan ciąży powinien być stwierdzony zaświadczeniem lekarskim. Przepisy nie przewidują żadnej szczególnej formy na wyrażenie lub nie zgody na delegowanie. Stosowanie formy pisemnej nie jest konieczne, ale dla celów dowodowych „lepiej mieć papier”.

Odbywanie podróży służbowej poza „czasem pracy” nie nakłada obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia (jeżeli przepisy szczególne tego nie przewidują). Odbywanie podróży służbowej poza godzinami „normalnego czasu pracy” nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

2. Pracownik opiekujący się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia, na podstawie art. 178 § 2 k.p.

Pracownik powinien złożyć pracodawcy, do akt, oświadczenie o zamiarze korzystania z uprawnień wynikających z zapisów art. 178 § 2 k.p. oraz podać dane dziecka (nazwisko i imię, data urodzenia). Z uprawnień może korzystać albo ojciec, albo matka dziecka – tylko jedno z nich (art. 1891 k.p.). Wtedy jedno z rodziców składa oświadczenie, że ma zamiar korzystać z uprawnień przysługujących na podstawie art. 178 § 2 k.p., a drugie – że nie będzie z nich korzystać. Dla pracodawcy wiążące jest oświadczenie pracownika. Pracodawca nie ma prawa żądania zaświadczeń od pracodawcy drugiego rodzica. Zgoda na delegowanie wyrażona przez pracownika nie jest bezwarunkowa. Pracownik może ją cofnąć.

Przykład

Pracownik zatrudniony w zaopatrzeniu jest ojcem dziecka w wieku 3 lat. Złożył oświadczenie, że nie ma zamiaru korzystać z przysługujących mu uprawnień, bo korzysta z nich żona. Jego praca wymaga częstych wyjazdów w delegacje, jednak odmówił konkretnego wyjazdu, bo jego żona przebywała w tym czasie w szpitalu i musiał zapewnić dziecku opiekę.

3. Powołując się na zasady współżycia społecznego

Pracownik, którego sytuacja życiowa, rodzinna nie mieści się w zakresie powyżej omówionych przepisów, może niekiedy odmówić wyjazdu służbowego. Decydujący jest art. 8 k.p., który stanowi że: „nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego”. W jakich sytuacjach pracownik może powołać się na zasady współżycia społecznego? Rodzic samotnie sprawujący opiekę nad dzieckiem, pracownik opiekujący się przewlekle chorym lub niepełnosprawnym członkiem rodziny (dziecko, współmałżonek, rodzic), niepełnosprawny lub chory.

Przykład

Pracownik zatrudniony na stanowisku biurowym, na którym w zakres normalnych obowiązków nie wchodzą wyjazdy służbowe, dostał od pracodawcy polecenie wyjazdu służbowego na 3 dni. Pracownik odmówił wyjazdu, motywując to sytuacją rodzinną: opiekuje się chorym, niepełnosprawnym ojcem. Wyciągnięcie konsekwencji służbowych wobec tego pracownika naruszałoby zasady współżycia społecznego.

Polecenie odbycia podróży służbowej

Polecenie odbycia podróży służbowej wydaje pracodawca. Przepisy nie precyzują formy takiego polecenia; nie ma obowiązku zachowania formy pisemnej. Powszechnie używane druki spełniają jednocześnie funkcję „polecenia wyjazdu” oraz druku rozliczenia delegacji. Dla celów dowodowych wskazane jest jednak zachowanie formy pisemnej. 

Podobnie przedstawia się sprawa potwierdzenia odbycia podróży służbowej – nie ma przepisu, który by nakazywał takie postępowanie. Może to jednak wynikać z przepisów wewnątrzzakładowych, a wtedy pracownik musi się do nich stosować.

Wysyłając pracownika w podróż służbową, pracodawca określa:

  • Termin rozpoczęcia i zakończenia delegacji (jej długość)

Pracodawca wskazuje datę (może również godzinę) rozpoczęcia i zakończenia podróży. 

Nie ma przepisów zakazujących połączenia podróży służbowej z pobytem prywatnym. Pracownik powinien uzyskać zgodę pracodawcy na przedłużenie podróży służbowej. W takim przypadku pracodawca w dalszym ciągu zobowiązany jest do pokrycia kosztów powrotu pracownika.

Interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 2 października 2009 r. (znak pisma: IPPB5/423-414/09-4/JC): 

Zdarza się, iż po realizacji celu służbowego, za zgodą pracodawcy pracownicy przedłużają pobyt dla realizacji celów prywatnych. W czasie wykonywania zadań służbowych przez pracowników Spółka pokrywa wszystkie koszty pobytu delegowanego. Natomiast koszt pobytu prywatnego ponosi w całości pracownik. Przepisy prawa podatkowego nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym. (…) Koszt pobytu prywatnego, w tym ewentualnego ubezpieczenia lub leczenia, ponosi w całości pracownik. Pracownik także ponosi wszelkie dodatkowe koszty, np. związane z przebukowaniem biletu lotniczego na inny dogodny dla pracownika termin.

Jeżeli pracownik wcześniej zakończy delegację, np. w związku z wcześniejszym wykonaniem zleconych zadań, ma obowiązek poinformować o tym pracodawcę oraz powinien stawić się w swoim stałym miejscu pracy i podjąć normalną pracę.

Rozliczenie czasu pracy pracownika, który odbywa podróż służbową, następuje na podstawie rozkładu czasu pracy obowiązującego w jego stałym miejscu pracy.

Przy rozliczaniu czasu pracy w delegacji obowiązuje ogólna zasada, że dojazdu do miejsca delegowania oraz po...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy