Dołącz do czytelników
Brak wyników

Sztuka motywowania

1 sierpnia 2018

NR 44 (Kwiecień 2018)

Ocena idealna

Pytając użytkowników systemów ocen o to, jaka powinna być skuteczna formalna ocena, najczęściej słyszymy stwierdzenie, że ma być sprawiedliwa. Jest to wspólne oczekiwanie trzech stron: pracodawcy, oceniającego i ocenianego. Jak zatem stworzyć przejrzysty i sprawiedliwy system oceniania pracowników?

Tworząc i wdrażając system ocen w przedsiębiorstwie, warto zwrócić uwagę na to, by był on sprawiedliwy i przejrzysty. Aby to osiągnąć, trzeba przyjrzeć się mechanizmom oceniania z dwóch perspektyw. W ten sposób zobaczymy, na jakie elementy systemu mamy w praktyce wpływ i co konkretnie możemy zrobić, by ocena spełniła nasze założenia. Te dwie perspektywy to:

1. „twarda” (bo dostępna w formie spisanej dokumentacji) część oceny, czyli wszystkie dokumenty z nią związane: arkusz oceny wraz z opisanymi kryteriami, procedury i zasady oceniania lub też wewnętrzny regulamin. Tworząc te narzędzia, możemy nie tylko ujednolicić ocenę w ramach firmy, ale również spowodować, że będzie postrzegana jako sprawiedliwa; 

2. „miękka” część oceny – umiejętności i postawa (nastawienie) użytkowników systemu, a szczególnie osób oceniających. Nie wystarczy bowiem sprawiedliwy system ocen (od strony dokumentów i narzędzi oceny). Trzeba też spowodować, by „czynnik ludzki” efektywnie działał. Ocena to nie tylko dokumenty, ale przede wszystkim człowiek, który ich używa. Nawet najlepsze narzędzia nie pomogą, gdy oceniający nie będzie ich stosował zgodnie z zasadami.

Kryteria oceny

Kryteria są kluczowym punktem każdego arkusza ocen. To na ich podstawie oceniający dokonuje analizy pracy. Dobrze opracowane kryteria powinny być opisane w przejrzysty i zrozumiały sposób. Będzie to miało wpływ na obiektywność oceniania, czyli to, co najczęściej jest nazywane sprawiedliwą oceną. 

Dobrze skonstruowane kryteria – cechy wpływające na poczucie sprawiedliwości:

  • są dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa – nie ma uniwersalnych kryteriów oceny. Każda firma, która chce stworzyć skuteczny system ocen, powinna na początku drogi odpowiedzieć na pytanie, czego oczekuje od swoich pracowników – jest to kluczowe. Tylko wtedy, gdy oceniany pracownik ma poczucie, że kryteria są bezpośrednio związane z jego pracą, uważa ocenę za sprawiedliwą. W przeciwnym wypadku może uznać kryteria za nieuczciwe. Już jedno niepotrzebne kryterium (bez powiązania ze specyfiką pracy) sprawia często, że oceniani są źle nastawieni do procesu oceny; 
  • pozwalają rozróżniać dobrych pracowników od złych – ta cecha zapewnia sprawiedliwość w przydziale nagród: wyżej oceniony pracownik otrzymuje wyższą nagrodę. Dlatego też często, by zapewnić sprawiedliwość pod tym kątem, system jest kontrolowany, tak by przyznawane w firmie oceny rozkładały się zgodnie z krzywą Gaussa (tzw. rozkład normalny). Ważne jest, by pamiętać o tym już na etapie tworzenia kryteriów. W praktyce oznacza to, że kryteria nie mogą być ani zbyt łatwe, ani zbyt trudne do osiągnięcia. To trochę jak w szkole – gdyby w I klasie liceum o profilu matematycznym nauczyciel oceniał uczniów za znajomość tabliczki mnożenia w zakresie do 100, to prawdopodobnie każdy uczeń osiągnąłby wynik maksymalny. Jest to przecież zadanie dla uczniów nauczania początkowego: tam część uczniów poradzi sobie z nim, a inni będę mieć większe lub mniejsze problemy. Niestety w praktyce tworzący system ocen o tym nie pamiętają. Jeśli 90% załogi zostaje ocenione na poziomie A (najwyższym), to taki system ocen traci motywującą funkcję nagrody, bo wszyscy dostają bonusy na podobnym poziomie. Nie dość, że jest to w odczuciu ocenianych pracowników niesprawiedliwe, to dodatkowo najbardziej demotywuje tych, którzy dobrze pracowali;
  • umożliwiają pracownikowi wpływ na to, co jest oceniane – jako niesprawiedliwy system pracownicy uznają taki, w którym nie mogą (przynajmniej teoretycznie) spełnić wymogów opisanych w kryteriach. W wielu systemach ocen pojawia się na przykład kryterium innowacyjność czy kreatywność. Jeśli tego typu kryteria są opisane w sposób bardzo ogólny, to często osoby zatrudniane na stanowiskach produkcyjnych nie wiedzą, w jaki sposób mają je spełnić. Uważają, że niezależnie od tego, jak bardzo się starają, i tak nigdy nie otrzymają najwyższej oceny. Najczęściej pada taki argument: wykonujemy rutynową pracę, w której brak miejsca na innowacyjność lub kreatywność. Sprawiedliwy system jest dostosowany do typu pracy wykonywanej na danym stanowisku. W dobrze skonstruowanym narzędziu kryterium innowacyjność będzie oznaczać coś innego na stanowisku robotnika, a coś zupełnie innego na stanowisku kierownika. Osoba oceniania, np. operator, musi wiedzieć, że ma szansę spełniać oczekiwania przedstawione w ramach kryterium. W praktyce oznacza to odpowiedni jego opis, np. innowacyjność, czyli zgłaszanie przełożonemu usprawnień dotyczących funkcjonowania maszyny. 

Oprócz oceny bezpośredniego przełożonego do procesu oceny włączana jest samoocena ocenianego pracownika. Dzięki samoocenie podwładny może przedstawić swój punkt widzenia. Jest to więc szansa, by wyjaśnić możliwe nieporozumienia. Dzięki temu ocena staje się bardziej obiektywna. 

Na przejrzystość systemu ocen ma wpływ sposób opisywania kryteriów oceny. Pierwszą zasadą jest to, by tworząc kryteria, posługiwać się opisem zachowań, które oceniający może zaobserwować. Dzięki temu ocena może zostać dokonana w oparciu o konkretne zdarzenia, fakty oraz sytuacje zaobserwowane w ocenianym czasie. Unikamy w ten sposób rozbieżności pomiędzy punktem widzenia oceniającego i ocenianego. Dzięki temu system jest przejrzysty, gdyż jego użytkownicy w ten sam sposób rozumieją dane kryterium oceny. Nie dają tego opisy koncentrujące się na opisie chęci, motywacji czy cech osobowości.

Przykład

Często w ocenie pracowników produkcyjnych używane jest kryterium współpracy. W wielu zakładach jest to bardzo ważny punkt systemu. Przejrzystość i łatwość procesu oceniania będzie zależała od sposobu opisu tego kryterium.

Zapisy typu: „Jest dobrym członkiem brygady” czy „Jest dobrym kolegą” każdy może zinterpretować inaczej. Dla jednej osoby oznaczać to będzie, że oceniany pomaga poznać nowemu pracownikowi zasady obowiązujące w firmie, a dla kogoś innego, że uczy „młodego”, jak pracować z pominięciem procedur, bo tak jest szybciej.

Dlatego też opis powinien być jak najbardziej jednoznaczny, co zapewnia odwołanie się do konkretnych zachowań, np.: „Z własnej inicjatywy pomaga mniej doświadczonym pracownikom w poprawnym, zgodnym z zasadami wykonywaniu pracy. Gdy zachodzi taka potrzeba, dzieli się swoją wiedzą z innymi osobami z brygady”.

Drugą zasadą jest stosowanie w opisach zrozumiałego języka, a więc zwrotów, które są używane na co dzień w danej firmie. Jego przeciwieństwem jest bardzo formalny opis kryteriów (jak z podręcznika zarządzania). Czytelny język to także posługiwanie się przykładami ułatwiającymi zrozumienie tego, co jest oceniane, np. „Samodzielnie ocenia jakość produktu, w szczególności zwraca uwagę na kolor, nietypowe ułożenie perforacji i nietypowy format papieru”. Być może dla osoby z zewnątrz (spoza branży, w której funkcjonuje ten opis) kryterium będzie nieczytelne, jednak dla ocenianych ludzi jest to jak najbardziej zrozumiały język, którym posługują się w swojej codziennej pracy.

Rozwiązania proceduralne

Tworząc system ocen, w pierwszym kroku staramy się, by kryteria były jednolicie opisane, bo to wpływa na poczucie sprawiedliwości. Jednak czasami, pomimo najlepszych chęci, mogą wystąpić różnice w rozumieniu kryteriów. Dzieje się tak, ponieważ nie jest to ocena wyników czy celów, lecz sposobu pracy. Dlatego też warto dodatkowo stworzyć rozwiązania proceduralne, które pomogą zminimalizować poczucie niesprawiedliwości wynikające z różnego rozumienia kryteriów oceny.

Największy wpływ na to mają cztery zasady (procedury), które zazwyczaj są opisane w regulaminie ocen: 

  1. możliwość samooceny,
  2. procedura odwoławcza,
  3. częstotliwość oceny,
  4. wybór oceniających, czyli odpowiedź na pytanie o to, kto będzie oceniał pracę.

Możliwość samooceny

Bardzo ważny aspekt sprawiedliwego oceniania stanowi możliwość samooceny. Jest to obecnie coraz częściej stosowane rozwiązanie, które polega na tym, że oprócz oceny bezpośredniego przełożonego do procesu oceny włączana jest samoocena ocenianego pracownika. Dzięki samoocenie podwładny może przedstawić swój punkt widzenia. Jest to więc szansa, by wyjaśnić możliwe nieporozumienia. Dzięki temu ocena staje się bardziej obiektywna. 

Badania dotyczące systemów ocen potwierdzają, że pracownicy zapraszani do samooceny częściej mają poczucie, że zostali ocenieni w sposób rzetelny i sprawiedliwy.

Procedura odwoławcza

Procedura odwoławcza oznacza opis praw ocenianego pracownika, w przypadku gdy nie zgadza się on z oceną przełożonego. Jest to ważny element, gdyż w przypadku konfliktu personalnego na linii oceniający – oceniany daje podwładnemu możliwość odwołania się od niesprawiedliwej (w jego odczuciu) oceny. 

Częstotliwość oceny

Z jednej strony można powiedzieć, że im częstsza ocena, tym bardziej jest sprawiedliwa. Wynika to faktu, że częsta ocena zmniejsza szansę wystąpienia różnych błędów. Na przykład zapobiega temu, że oceniający skupia się tylko na ostatnim czasie współpracy, a nie na całym ocenianym okresie. 

Z drugiej strony częstotliwość oceniania powinna być realna, tak by szef miał czas na przeprowadzenie oceny, a także dostosowana do specyfiki pracy na ocenianym stanowisku. W praktyce wśród systemów ocen pracowników produkcyjnych „rozrzut” częstotliwości przeprowadzania ocen jest dość duży – najrzadziej raz na rok, najczęściej raz na miesiąc. Są też systemy, w których ocenia się co trzy miesiące lub co pół roku.

Wdrażając system ocen, warto sprawdzać, czy częstotliwość oceny została dobrze dobrana. 

Jeśli w firmie jest wdrażany system oceniania, to oprócz opracowania rzetelnego narzędzia ważne jest, by oceniający wiedział, jak oceniać i jak prowadzić rozmowy oceniające. Najczęściej firmy decydują się na zorganizowanie szkoleń dla oceniających, które mają ich przygotować do procesu oceny.

...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy