Najczęstsze błędy pracodawców

Żądanie zaświadczenia o niekaralności

Pracodawca może żądać od kandydata do pracy (na etapie rekrutacji) i od pracownika (już po zatrudnieniu) ściśle określonych danych. Jakie to są, dane określa art. 221 Kodeksu pracy:

• od osoby ubiegającej się o zatrudnienie można żądać podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
• od pracownika podania dodatkowo danych:
• miejsca zamieszkania,
• numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• innych danych osobowych pracownika,
• danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
• pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż wymienione wcześniej, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Artykuł 221 k.p. nic nie wspomina o zaświadczeniu o niekaralności. Generalna zasada jest taka, że pracodawca nie może żądać zaświadczenia o niekaralności – chyba że wymóg niekaralności kandydata do pracy lub pracownika wynika z przepisu prawa.
Przypadki takie reguluje ustawa o Krajowym Rejestrze Karnym, gdzie na podstawie art. 6 ust. 1, pkt 10 pracodawca nabywa prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe figurują w KRK tylko w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów niektórych ustaw wynika:

• wymóg niekaralności,
• korzystania z pełni praw publicznych,
• ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Żądanie przez pracodawcę podania innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 k.p. może prowadzić do naruszenia prawa, w tym przepisów RODO. Oznacza to, że informacji o niekaralności pracodawca może żądać tylko i wyłącznie wtedy, gdy taki wymóg wynika z przepisów, np.:

• pracodawcy sektora finansowego mają prawo żądać od kandydata do pracy lub pracownika informacji o tym,...