Dołącz do czytelników
Brak wyników

Z praktyki kierownika produkcji

22 maja 2018

NR 39 (Czerwiec 2017)

Nagła zmiana zamówienia

0 144

Co zrobić w sytuacji, gdy klient nagle zmienia zamówienie? Jak właściwie zorganizować pracę na produkcji, aby wyrobić się z dodatkowym zleceniem bez szkody dla motywacji zespołu?

Dział produkcji nastawia się na to, by dostarczać klientom na czas dobre jakościowo produkty. To podstawa konkurencyjności na rynku. Jak jednak dopasować działania do zmieniających się potrzeb klientów, a co za tym idzie do zmieniającej się liczby zamówień? Jak je przewidzieć, a gdy nie jest to możliwe, w jaki sposób zorganizować pracę na produkcji?

Kontrakty, czyli jak zapobiec nagłej zmianie zamówień

Już na etapie wstępnego omawiania warunków współpracy z danym klientem, warto ustalić jak najwięcej kwestii. Jeśli chcesz się zabezpieczyć przed nagłym odwołaniem zamówienia (na przykład klient odwołuje zamówienie w przeddzień wysyłki, gdy jest ono już całkowicie gotowe), możesz w ogólnym kontrakcie związanym ze współpracą z danym klientem ustalić, w jakim najpóźniejszym terminie może on odwołać zamówienie. Podobnie w przypadku specjalnych zamówień – gdy klient nagle wrzuci Ci duże zamówienie, prawdopodobnie zrealizowanie go na czas będzie się wiązało z dodatkowymi kosztami. W związku z tym, w warunkach współpracy, możesz na przykład ustalić z klientem, że zamówienia składane później niż tydzień przed planowanym terminem dostawy wiążą się z dodatkową opłatą.

Negocjacje z klientem

Wszystko jest, oczywiście, uzależnione od polityki firmy. Jeśli organizacja w swojej wizji czy misji ma wpisane, że jest firmą elastyczną, a jej priorytetem jest dostarczanie klientom produktów na ich życzenie, nie będzie podpisywać tego typu kontraktów. Może się zdarzyć, że taka nadprogramowa wysyłka przyniesie więcej kosztów niż przychodów (trzeba będzie na przykład zamówić transport specjalny i zapłacić ludziom za pracę w nadgodzinach). Gorzej, jeśli zdolności produkcyjne lub zapasy materiałów potrzebnych do produkcji nie pozwolą na zrealizowanie zamówienia. Można by je, co prawda, zrealizować, jednak na przykład kosztem wstrzymania innych dużych zamówień, co wiązałoby się z niedotrzymaniem terminów, a często też z karami umownymi. Wtedy warto negocjować z klientem, tłumaczyć, że zdolności produkcyjne nie pozwolą na realizację zamówienia w terminie, i proponować termin nieco odłożony w czasie. Nie każdy klient będzie chciał czekać cierpliwie na realizację swojego zlecenia, możesz jednak negocjować z klientem bieżące zasady współpracy, które będą minimalizowały ryzyko sytuacji, w której nie możesz sprostać oczekiwaniom klienta. Dla przykładu: jeżeli przyjmujesz duże zlecenia, które pokrywają u klienta zapotrzebowanie na dłuższy czas, jesteś zmuszony realizować rzadziej większe zamówienia. Z punktu widzenia transportu jest to ekonomicznie uzasadnione. Zwykle większy transport opłaca się bardziej. Niekiedy nawet firma stosuje politykę cenową, która zachęca klienta do tego, by zamówił pełną ciężarówkę produktów zamiast połowy ciężarówki. Niestety, gdy taki klient odwoła zlecenie, a nawet jego część, zostajesz z dużym zapasem niepotrzebnego produktu, który zajmuje miejsce w magazynach.

Z punktu widzenia produkcji lepszym rozwiązaniem będzie podział zlecenia na mniejsze, które będą zapewniały klientowi bieżące zapotrzebowanie na produkt. Takim działaniem zabezpieczysz się przed nagłym wrzuceniem dużego niezapowiedzianego zlecenia (na bieżąco wraz z klientem ustalacie, jaka ilość produktu będzie mu potrzebna, w związku z tym klient może zapewnić sobie bieżące dostawy, natomiast produkcja na bazie aktualnego zapotrzebowania klienta wytwarza stale mniejsze ilości produktu, które w razie potrzeby łatwiej zmienić).

 

Z punktu widzenia produkcji lepszym rozwiązaniem będzie podział zlecenia na mniejsze, które będą zapewniały klientowi bieżące zapotrzebowanie na produkt. Takim działaniem zabezpieczysz się przed nagłym wrzuceniem dużego niezapowiedzianego zlecenia.

 

Jeśli martwisz się kosztami transportu, można poszukać transportu realizowanego mniejszymi autami. Natomiast jeśli nawet trzeba będzie wysłać do klienta niepełne auto, co de facto generuje wyższe koszty, weź pod uwagę, że zmniejszasz koszty magazynowania u siebie wyrobu gotowego oraz ryzyko ponoszenia kosztów magazynowania anulowanych zleceń.
W procesie negocjacji wielkości zamówienia z klientem tłumacz, że większa częstotliwość dostaw jest korzystna również dla niego. Pozwoli mu to obniżyć koszty składowania wyrobów, nie będzie również musiał zamrażać gotówki, zamawiając większe partie produktów.

A co zrobić, by zabezpieczyć się przed takimi sytuacjami w przyszłości? 

Twórz elastyczne plany produkcji

Twórz możliwie krótkookresowe plany produkcji. Jeśli natomiast planujesz w oparciu o dłuższe plany produkcyjne (tydzień czy miesiąc), uwzględnij możliwość szybkiej bieżącej zmiany przez specjalistę odpowiedzialnego za odbieranie zamówień od klientów. W przeciwnym razie, jeśli klient odwoła duże zamówienie nawet stosunkowo szybko, może się zdarzyć, że znaczna jego część leży już w magazynie wysyłek.

Buduj plany produkcji w oparciu o aktualne zapotrzebowanie…
Tworząc plany produkcji, zapewne uwzględniasz prognozy sprzedaży. W miarę możliwości przestawiaj planowanie produkcji na takie, które uwzględnia rzeczywiste i aktualne zapotrzebowanie klientów na Twoje produkty.

W planowaniu weź również pod uwagę, jak długo będziesz czekać na poszczególne komponenty. W przypadku długiego oczekiwania lub długiego procesu produkcyjnego ustal bezpieczny stan materiałów gotowych (niezbyt wysoki).

…ale i doświadczenie swoich pracowników

Bazuj na doświadczeniu swoich pracowników. Oni wiedzą, którzy klienci w ostatniej chwili składają niezapowiedziane zamówienia. Uwzględniając potrzeby tych klientów, planuj produkcję tak, by dla nich właśnie był gotowy zawsze niewielki zapas (lub planuj zamówienia materiałów tak, by móc sprostać zwiększonemu zamówieniu).

Organizuj częste transporty wyrobów gotowych i częste dostawy materiałów

Częstsze wysyłki wyrobów gotowych minimalizują niebezpieczeństwo wyprodukowania ogromnych zleceń, które później zostaną w magazynie. Tej samej zasady warto się trzymać, zamawiając komponenty. Częstsze, jednak mniejsze zamówienia sprawią, że nie będziesz mrozić gotówki w zapasach materiałów, będziesz mógł również łatwiej dopasować się do zmieniających się potrzeb klientów.

Produkuj równolegle dla kilku klientów

Z punktu widzenia czasu i kosztów związanych z przezbrajaniem parku maszynowego często najbardziej opłacalne jest jednorazowe wyprodukowanie zamówienia dla danego klienta, a następnie przezbrojenie maszyn i całkowite zaangażowanie się w kolejne zamówienie. W kontekście ryzyka zmiany zamówień przez klientów takie działanie jest jednak nieuzasadnione. Może się zdarzyć, że klient wycofa lub znacznie zmniejszy zamówienie, które zostało niemal w całości wyprodukowane. Pomijając fakt, że zostajesz wtedy z dużą ilością niepotrzebnego w danym momencie produktu, być może będziesz musiał poświęcić czas pracowników produkcji na rozmontowanie gotowych produktów, by nie mrozić w nich niepotrzebnie gotówki i móc wykorzystać materiały do produkcji dla innych klientów.

Z tej perspektywy lepiej będzie produkować duże zamówienia partiami. W sytuacji dużego kryzysu w fabryce (nagły brak materiałów do produkcji, wypadek, który chwilowo uniemożliwia dalsze prace) będziesz w stanie choć częściowo zrealizować zapotrzebowania każdego z klientów. Natomiast gdy jeden z klientów zrezygnuje z zamówienia lub je zmniejszy, przerywasz produkcję na określonym poziomie, nie powodując dalszych strat.

Jeśli produkcja jest wyposażona w obszerny park maszynowy, warto produkować zlecenia dla kilku klientów równolegle. W procesie szkolenia pracowników produkcyjnych warto uwzględnić konieczność stopniowego przygotowywania ich pracy na różnych maszynach oraz różnych komponentach potrzebnych do realizacji zamówień wszystkich klientów.

Zmiany zamówień

Mówiąc o zmianie zamówienia, musimy się liczyć z trzema możliwymi sytuacjami:

  • wycofanie zamówienia,
  • zmniejszenie zamówienia,
  • zwiększenie zamówienia.

Wycofanie zamówienia

To w oczach zarządzających produkcją najgorsza z możliwych sytuacji. Produkcja poświęciła czas i pieniądze na to, żeby wyprodukować partię materiału, która nie będzie miała w danej chwili zbytu. Co z nią zrobić?

  • Negocjować z klientem odbiór zamówienia – można oczywiście próbować negocjować z klientem odbiór złożonego przez niego zamówienia, tłumacząc, że zostało dla niego przygotowane i jest gotowe do wysyłki. Niekiedy, dla dobra utrzymania relacji z dostawcą, klient odbierze zamówienie. Zazwyczaj jednak ciężko na to liczyć.
  • Magazynować – jeśli jest to często zamawiany towar, można pokusić się o przechowywanie go w oczekiwaniu na kolejne zamówienie klienta. Trzeba się jednak liczyć z faktem, że jest to zamrożenie gotówki. Należy wtedy pamiętać, by uwzględnić w systemie, że w magazynie są produkty gotowe, a nie komponenty, które mogą zostać uwzględnione przy planowaniu zużycia materiałów.
  • Można również sprawdzić (o ile produkt nie jest stworzony pod kątem konkretnego klienta), czy inni klienci nie potrzebują tego typu zamówienia i w takiej sytuacji wstrzymać produkcję dla innych klientów.
  • Wysłać do centrów dystrybucyjnych.
  • Rozmontować produkty – może się okazać, że magazynowanie niepotrzebnych w danym momencie wyrobów jest droższe niż rozm...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy