Monitorowanie absencji w firmie produkcyjnej

Czym jest absencja i po co ją monitorować?

Skuteczne monitorowanie i praca z absencją wymagają jasnych definicji i spójnych wskaźników. Menedżerowie, którzy zbadają rodzaje i wielkość absencji w swoich obszarach, mogą skutecznie przeciwdziałać jej negatywnym skutkom i planować lepiej.

Rodzaje nieobecności pracowniczych

• urlopy: wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy, bezpłatny,
• zwolnienia lekarskie (tzw. L4) – z powodu choroby własnej lub członka rodziny,
• urlopy związane z rodzicielstwem: macierzyński, ojcowski, rodzicielski, opieka z art. 188,
• zwolnienia z tytułu ciąży lub karmienia,
• zwolnienia na badania okresowe i kontrolne, szkolenia BHP,
• delegacje oraz szkolenia poza miejscem pracy, urlop szkoleniowy,
• zwolnienia dla dawców krwi i osocza,
• zwolnienia na uczestnictwo w rozprawie sądowej,
• spóźnienia, nieobecności nieusprawiedliwione, wyjścia prywatne,
• tzw. siła wyższa i bezpłatny urlop opiekuńczy nad członkiem rodziny,     
• inne, np. zwolnienie z pracy dla żołnierzy WOT w przypadku powołania do akcji.

Katalog rodzajów absencji jest znaczny. W roku kalendarzowym jest ok. 250 dni roboczych – przeciętny pracownik produkcyjny będzie realnie niedostępny przez około 15–20% tego czasu. I nie chodzi tu tylko o niedostępność pracownika w czasie choroby (wśród pracowników operacyjnych to 5–8%, średnia z danych rynkowych). I tak na przykład pracownik produkcyjny z wymiarem 26. dni urlopu, regularnie oddający krew co kwartał, chorujący przeciętnie 14 dni w roku, korzystający z 2 dni opieki art. 188 oraz uczestniczący w badaniach okresowych i szkoleniach BHP, będzie dostępny dla pracodawcy przez około 198 dni roboczych. To oznacza około 20% mniej czasu pracy niż nominalnie. 
W produkcji ma to szczególne znaczenie, poziom absencji trzeba przewidzieć w planach zatrudnienia.
Utrzymanie pełnej obsady na zmianach wymaga świadomego zaplanowania odpowiednio większej liczby etatów. Jeśli poziom absencji w firmie (wszystkie rodzaje) wynosi 20%, oznacza to, że na każde 10 zatrudnionych osób średnio 2 będą nieobecne w danym czasie. Świadome zarządzanie tym zjawiskiem pozwala uniknąć braków kadrowych, ryzyka spadku jakości czy konieczności chaotycznych zmian grafików.

Co można wyczytać ze statystyk i danych

Warto raczej śledzić absencję w poszczególnych obszarach lub działach niż tylko ogólnie w firmie. Na przykład w działach, w których jest wielu rodziców małych dzieci, realna dostępność pracowników może być średnio niższa niż w innych. Z kolei w działach administracyjnych absencja zazwyczaj jest niższa niż w działach operacyjnych, bo „bi...