Dołącz do czytelników
Brak wyników

Ja szef

9 sierpnia 2018

NR 43 (Luty 2018)

Między szefem a przyjacielem

302

Jeśli myślisz, że awans na szefa w Twoim dawnym zespole nic nie zmieni – mylisz się. Zmieni wszystko, a zmiany te będą trudne zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich nowych podwładnych. Jak więc ułożyć sobie relacje w zespole, aby ta zmiana była jak najmniej bolesna dla obu stron i odnaleźć zdrową równowagę między byciem szefem a przyjacielem?

Awans kojarzy się z sukcesem, prestiżem, osiągnięciem czegoś, na co pracowaliśmy długi czas. Czujemy się docenieni, rosną nam skrzydła i wydaje nam się, że jesteśmy gotowi na podbój świata. Kiedy jednak nadchodzi pierwszy dzień pracy, okazuje się, że zmiana pozycji w zespole z jego członka na szefa ma także ciemne strony: zazdrość, plotki, brak zrozumienia dotychczasowych współpracowników, próby podważenia autorytetu. Dlatego szykując się do zmiany stanowiska, powinieneś być świadomy możliwych konsekwencji i przygotować się na wszystkie potencjalne scenariusze, aby nie dać się zaskoczyć. 

Scenariusz nr 1 

Zespół „szumi” o twoim awansie

W tym scenariuszu objęcie przez Ciebie nowego stanowiska sprawia, że w zespole aż wre od plotek. Ludzie zaczynają snuć domysły o tym, kto Cię wspiera i dlaczego Ty, a nie ktoś inny objął to stanowisko. 

Aby tego uniknąć, informacja o Twoim awansie powinna zostać przekazana zespołowi w sposób oficjalny, z uzasadnieniem decyzji i podkreśleniem Twoich kompetencji jako szefa. Najlepiej, aby takiego wprowadzenia dokonał przełożony wyższego szczebla (w Twoim towarzystwie). Osobiste wprowadzenie przez niego może Ci bardzo pomóc, szczególnie jeśli cieszy się on w zespole autorytetem. Przykładowy komunikat mógłby brzmieć następująco:

Drodzy państwo, mam przyjemność zakomunikować, że od dzisiaj pan Marek jest nowym kierownikiem działu. Pan Marek od kilku lat znajdował się w gronie najlepszych specjalistów naszej firmy. Jego profesjonalizm i umiejętność współpracy, przy jednoczesnym nastawieniu na cel zadecydowały o tym, że nie miałem wątpliwości, kto będzie najlepszym kandydatem. Awans pana Marka oznacza też, że jako firma stawiamy przede wszystkim na naszych pracowników; wierzymy, że mają oni w sobie nieskończone pokłady możliwości. 

Ufam, że pan Marek będzie doskonałym szefem, że jego wiedza ekspercka i umiejętność współpracy przyczynią się do dalszego rozwoju zespołu. Doskonale zna on specyfikę państwa pracy i wierzę, że będzie dla państwa wsparciem. Wszystkich proszę o pomoc panu Markowi w jego nowej roli, szczególnie w tych pierwszych trudnych dniach, kiedy przejmuje on nowe obowiązki. 

Panie Marku, gratuluję i życzę dalszych sukcesów w naszej firmie.

Zarządzanie będzie Ci szło lepiej, jeśli jego styl będzie spójny z Twoją osobowością. Jeżeli do tej pory byłeś osobą cichą i skupioną na zadaniach, nie będziesz wiarygodny, gdy nagle zaczniesz promować współpracę i bycie aktywnym członkiem zespołu.

Każda forma podniesienia rangi Twojej osoby i stanowiska ułatwi Ci pracę na początku kariery kierowniczej. Jeśli Twój przełożony nie może Cię oficjalnie wprowadzić w nową rolę, zadbaj, by przynajmniej został wysłany oficjalny komunikat o Twoim awansie pocztą elektroniczną lub żeby taka informacja została umieszczona w intranecie albo w firmowym newsletterze.

Scenariusz nr 2 Szef-pasażer

Szef-pasażer to scenariusz, w którym nadal postrzegasz dotychczasowe zadania swojego zespołu z punktu widzenia jego członków, a nie pracodawcy. 

Musisz zrozumieć, że od teraz jesteś kierowcą, a nie pasażerem tego autobusu. Jest to jeden z najtrudniejszych elementów w procesie przemiany nowo awansowanych kierowników. Myślenie kategoriami my – pracownicy, oni – dyrekcja, zarząd, skazuje cię na porażkę i może zamknąć Ci drogę do dalszego awansu. 

Z pewnością zmienią się też Twoje relacje z dotychczasowym przełożonym wyższego szczebla. Przestajesz być dla niego szeregowym pracownikiem, a stajesz się kierownikiem. Od tej pory będzie Cię rozliczał z zadań i wymagał od Ciebie nie tylko wiedzy merytorycznej, ale przede wszystkim umiejętności zarządzania zespołem. Warto umówić się z nim na indywidualną rozmowę i zapytać o jego oczekiwania wobec Ciebie. Kluczowe jest precyzyjne określenie celów, które przed Tobą stawia, jak również sposobów, w jaki mają być one osiągnięte. Jeśli chcesz, aby Twoja pierwsza ocena jako kierownika wypadła pomyślnie i nie został Ci postawiony zarzut niespełnienia oczekiwać dyrekcji, zadbaj, by taka rozmowa miała miejsce. Wymiana myśli i poglądów z nowym przełożonym pozwoli Ci również oszacować, na jakie wsparcie z jego strony możesz liczyć.

Scenariusz nr 3 

„Teraz ja tu rządzę”

W tym scenariuszu z obawy przed brakiem szacunku w Twoim zespole przyjmujesz postawę autorytarną. Zrozumiałeś, że nic już nie jest i nie będzie takie jak kiedyś, i postanowiłeś raz na zawsze rozprawić się z dawnymi relacjami. Obawiasz się, że dawni przyjaciele tylko czyhają na Twoje potknięcie i wciąż kopią pod Tobą dołki.
Stawiasz więc grubą kreskę i zaczynasz od nowa, zmieniasz sposób zwracania się do dawnych kolegów na formalny, dyscyplinujesz ich na każdym kroku, udowadniając, że teraz Ty tu rządzisz. 

Jest to częsta pułapka, w jaką wpadają menedżerowie obejmujący funkcję w swoich dawnych zespołach. Niestety, prowadzi to raczej do zrodzenia się antagonizmów i opozycji. Dawni koledzy postrzegają te zachowania jako „wywyższanie się”, zaczynają komentować między sobą, że bardzo się zmieniłeś(-aś), że „woda sodowa uderzyła Ci do głowy”, coraz mniej chętnie mówią Ci o swoich problemach i coraz rzadziej z Tobą rozmawiają, a Ty coraz bardziej oddalasz się od swojego zespołu. 

Zmiana stosunków towarzyskich z dawnymi kolegami jest niezwykle trudna, a pogorszenie tych relacji stanowi wysoką cenę, jaką w wielu przypadkach szef płaci za swój awans. Rozsądnie jest ograniczyć relacje prywatne w pracy, zachowując w tym względzie złoty środek. Zbyt bliskie, prywatne relacje negatywnie wpływają na jakość pracy, wywołując trudności w wydawaniu poleceń i egzekwowaniu ich wykonywania. Możesz też zostać oskarżony o faworyzowanie niektórych członków zespołu. Jeśli jednak członkowie zespołu postrzegają Cię jako „jednego z nich”, chętniej się przed Tobą otworzą i łatwiej będzie Ci nimi zarządzać. Wydaje się, że jasne określenie zasad we wzajemnych kontaktach, z podkreśleniem, że na terenie firmy panują relacje szef – podwładny (i egzekwując poszanowanie tych zasad) z jednoczesnym zapewnieniem swojego wsparcia dla zespołu w każdej sytuacji, powinno wystarczyć.

Scenariusz nr 4 

Zespół „próbuje”, na ile może sobie pozwolić

Ten scenariusz zakłada, że Twój nowy zespół, licząc na dawną koleżeńską współpracę, będzie sondował, na ile jesteś w stanie ulec i jakie z tego względu może czerpać korzyści, np. czy wybaczysz notoryczne spóźnienia, błędy w realizacji zadań, czy ze względu na dawne relacje przyjaciele mogą liczyć na wyższe premie, na „taryfę ulgową” itd. 

Aby uniknąć tego scenariusza, powinieneś jak najszybciej po awansie ustalić zasady pracy zespołu i granice, których nie wolno przekraczać. Doskonałym momentem na to jest pierwsze spotkanie z zespołem i wygłoszenie szefowskiego exposé. 

Jasne określenie zasad we wzajemnych kontaktach, z podkreśleniem, że na terenie firmy panują relacje szef – podwładny (i egzekwując poszanowanie tych zasad) z jednoczesnym zapewnieniem swojego wsparcia dla zespołu w każdej sytuacji, powinno wystarczyć.

Exposé to nic innego, jak przedstawienie zasad, jakimi będziesz się kierować jako szef w codziennej pracy. Warto w nim podkreślić, że pracujecie na wspólne cele, że jesteś otwarty na uwagi i sugestie zespołu odnośnie do podziału zadań czy organizacji pracy, że jego członkowie zawsze mogą na Ciebie liczyć, zgłaszać swoje oczekiwania i uwagi, że służysz im pomocą, radą i wsparciem.

Exposé szefa w czterech krokach

1. Przedstaw swoje intencje:

  • powiedz, po co zebrałeś zespół,
  • określ, jaki jest cel spotkania,
  • określ swoje motywy w sposób jasny i rzeczowy, bez teoretyzowania.

2. Określ zachowania, jakich nie tolerujesz: 

  • czego nie będziesz akceptował, 
  • za co będziesz karał,
  • za co będziesz wyciągał konsekwencje.

3. Określ zachowania i postawy, jakie są dla Ciebie szczególnie cenne: 

  • za co będziesz wyróżniać, 
  • za co będziesz doceniał najbardziej,
  • za co będziesz nagradzał.

4. Zakończ exposé:

  • upewnij się, że zostałeś dobrze zrozumiany, 
  • doprecyzuj pewne punkty, jeśli Twój przekaz nie był jasny dla zespołu.
 
Źródło: Opracowanie własne na podstawie J. Gut, W. Haman, Psychologia szefa. Szef to zawód, Katowice 2009.

 

Przykładowe exposé szefa

Jeszcze do wczoraj pracowaliśmy ramię w ramię, jako koledzy z działu. Od dzisiaj moja funkcja w zespole jest nieco inna – zostałem waszym szefem. Ta sytuacja nie jest dla mnie łatwa, wiem, że dla was również. Nie będę deklarował, że wszystko pozostanie takie samo jak kiedyś. Zmieniła się moja rola w organizacji, stawiane są teraz przede mną zupełnie inne oczekiwania, a co za tym idzie – zmienią się również zasady naszej współpracy. Poprosiłem was o to spotkanie, aby przekazać zasady, jakimi będę się kierował w mojej nowej roli. Myślę, że uczciwe przedstawienie tych kwestii pomoże nam rozpocząć naszą współpracę w sposób pozytywny i zapobiegnie ewentualnym nieporozumieniom.

Najpierw chciałbym powiedzieć, jakich zachowań nie będę tolerował. Negatywnie postrzegam i oceniam sytuacje oczerniania bez szczerej rozmowy. Zależy mi na tym, żeby promować otwartą i szczerą komunikację w naszym zespole. Chcę, abyśmy pracowali jak jedna drużyna i wszyscy grali do tej samej bramki. Nie będę również akceptować braku współpracy oraz narzekania. Uwagi są mile widziane, pod warunkiem że są konstruktywne. Drzwi mojego gabinetu są dla was zawsze otwarte,...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy