Lean Six Sigma czyli połączenie dwóch najskuteczniejszych metod doskonalenia procesów

Co to jest Lean Manufacturing?

Lean Manufacturing, czyli szczupłe wytwarzanie, skupia się na eliminacji marnotrawstwa w procesie. Trend przechodzenia na tę koncepcję zarządzania stał się bardzo popularny na Zachodzie w latach 80. XX w. Jednak firma Motorola zdecydowała się iść inną drogą. I tak w połowie lat 80. XX w., kierując się filozofią, że jakość nie może kosztować, wprowadzono metodę Six Sigma, która dzięki pozyskiwaniu ogromnych ilości danych dąży do osiągnięcia prawie perfekcyjnej jakości – 3,4 błędu na milion. Warto dodać, że za tę metodę zarządzania jakością w 1988 roku Motorola otrzymała prestiżową nagrodę jakości, imienia M. Balridge’a, którą przyznaje prezydent Stanów Zjednoczonych Ameryki za wybitne osiągnięcia w dziedzinie zarządzania jakością.

Six Sigma

Założeniem Six Sigma jest fakt, że wszystkie procesy mogą być zdefiniowane, zmierzone, przeanalizowane, udoskonalone i kontrolowane. Aby metoda ta była skuteczna, pozyskuje się jak najwięcej danych, które analizuje się za pomocą metod statystycznych. W efekcie można wychwycić i zidentyfikować błędy jeszcze przed ich wystąpieniem.
Na metodę tę składają się następujące kroki działania określane akronimem DMAIC, od następujących słów:

• Define – zdefiniuj – opisz proces i zlokalizuj jego słabe strony. Opisz cele i wymagania klienta.
• Measure – zmierz kluczowe aspekty procesu i zbierz jak najwięcej danych. To właśnie pomiary, dane są najważniejszym składnikiem Six Sigma.
• Analyze – przeanalizuj dane w celu znalezienia informacji, w jaki sposób dane na wejściu wpływają na dane na wyjściu. Zlokalizuj związki przyczynowo-skutkowe, mając na uwadze, że wzięto pod uwagę wszystkie czynniki. W tym momencie bada się również, które czynniki bezpośrednio wpływają na występujący problem oraz możliwe odchylenia.
• Improve – udoskonalaj na podstawie wyników wcześniejszej analizy. Do procesu wprowadza się zmiany, a następnie obserwuje i analizuje efekty. Jeżeli ponownie pojawiają się odchylenia, wprowadza się kolejne poprawki.
• Control – udoskonalony proces podlega ciągłemu monitorowaniu, kontrolowaniu. Dzięki temu można zareagować w odpowiednim momencie i zapobiec powstawaniu defektów.
   

W tym miejscu należy wspomnieć jeszcze o metodzie DMADV, która w przeciwieństwie do DMAIC jest stosowana do projektowania całkowicie nowych procesów. Jednak na potrzeby niniejszego tekstu skupimy się na ich udoskonalaniu.

Zasady metody Six Sigma

Stosując metodę Six Sigma, koniecznie należy znać najważniejsze zasady:

• koncentracja na kliencie,
• zrozumienie procesu i jego celu,
• płynny przepływ,
• eliminacja odchyleń,
• praca zespołowa,
• dokładność i elastyczność.
   

Koncentracja na kliencie

Czym jest jakość? O tym może nam powiedzieć tylko klient. Jakość powinna być mierzona dokładnie w taki sposób, w jaki mierzy ją klient. Tym samym, koncentrując się na potrzebach klienta i jego wartości, przedsiębiorstwo może udoskonalić produkt.
 

Zrozumienie procesu i jego celu

Dokładne zrozumienie aktualnie funkcjonującego procesu jest konieczne, aby zidentyfikować główne przyczyny niezgodności. Niezbędne w tym celu jest dowiedzenie się, jakie dane należy zbierać i dlaczego właśnie te dane, oraz jakich wniosków oczekujemy. Należy się upewnić, że pomiary są dokładne i powtarzalne, a prowadzenie pomiarów jest ustandaryzowane.

Zbieranie danych na etapie zrozumienia procesu polega na obserwacji i przeprowadzaniu wywiadów wśród pracowników, poruszając takie zagadnienia jak:

• Dlaczego wykonujemy pracę w ten sposób?
• Które elementy pracy według Ciebie są stratą? – to pytanie już nawiązuje do koncepcji Lean, którą omówimy w dalszej części artykułu.
• Co by sprawiło, że Twoja praca będzie łatwiejsza?
   

Jeżeli zbierane dane są niewystarczające lub nie spełniają naszych oczekiwań, należy ponownie określić, opisać procedurę zbierania danych.
 

Płynny przepływ

Należy dążyć do eliminacji wszelakich zakłóceń i marnotrawstwa, aby proces przebiegał płynnie. W tym celu warto poświęcić czas na obserwację każdego z elementów procesu, wyeliminować przestoje oraz wąskie gardła.
 

Eliminacja odchyleń

Im więcej odchyleń, tym więcej możliwości wystąpienia niezgodności. Dlatego należy wprowadzać takie zmiany w procesie, które pomogą wyeliminować ich najwięcej, jak tylko to możliwe. Bądź proaktywny w poszukiwaniu odchyleń, nim one wystąpią. Warto również rozpoznać te elementy procesu, które nie dodają żadnej wartości. Rozmawiaj z ludźmi, zbieraj dane i analizuj je, aby zlokalizować odchylenia. Proaktywność to również dostrzeganie i eliminowanie odchyleń, które występują, ponieważ do takich sytuacji przedsiębiorstwo było przyzwyczajone.
 

Praca zespołowa

Six Sigma wymaga zaangażowania ze strony zespołu. Zespół powinien być przeszkolony z wykorzystywanych narzędzi i metod pomiaru, i doskonalenia. Jednak nie same narzędzia i metody sprawią, że zespół będzie dobrze współpracował. Równie ważne są umiejętności komunikacji, zarówno z pracownikami, jak i klientami.

Przy tworzeniu zespołu warto wziąć pod uwagę zróżnicowane doświadczenie jego członków. Jeżeli w zespole będą osoby z różnych obszarów związanych z procesem oraz z różnym doświadczeniem, z pewnością zwiększy to prawdopodobieństwo dostrzeżenia odchyleń.
 

Dokładność i elastyczność

Six Sigma to nie tylko zbiór narzędzi i metod, lecz także kultura organizacji, która sprawia, że jest elastyczna i odporna na zmiany. Zaangażowanie i motywacja pracowników powinny być budowane w taki sposób, aby swobodnie akceptowali zmiany. Każdą zmianę i korzyści, jakie z niej wynikają, należy jasno zakomunikować pracownikom, aby mogli odpowiednio szybko ją zaakceptować. [1][2]

Lean Manufacturing a straty

Szczupłe wytwarzanie, wywodzące się z Systemu Produkcyjnego Toyoty, nie skupia się na metodach statystycznych. Punktem wyjścia w tej koncepcji jest eliminacja marnotrawstwa. Marnotrawstwem są wszystkie te elementy procesu, które nie wnoszą wartości.

Są oczywiście takie straty, które muszą występować, gdyż są wymagane prawem, natomiast pozostałe zostały podzielone na osiem kategorii:

• Nadprodukcja – to produkowanie więcej, niż oczekuje klient. Na zapas. Może być konsekwencją złego planowania, chęci wykorzystania okazji przezbrojonej linii do danego produktu czy też posiadania nadmiaru półproduktów. Nadmierna produkcja generuje wiele innych strat, wyróżnionych poniżej, stąd określana jest często jako największa ze strat.
• Nadmierne zapasy – gromadzące się zapasy generują koszty. Utrzymanie magazynów bądź niszczejące na świeżym powietrzu półprodukty i produkty gotowe często są zbędne. Warto się zastanowić, czy na pewno takie zapasy są nam potrzebne. Zapasy należy zmniejszyć do zbędnego minimum.
• Nadmierny transport – przewożenie towarów z miejsca na miejsce to ogromne marnotrawstwo czasu i energii, jak również możliwość uszkodzenia towaru.
• Zbędny ruch – im więcej pracownicy się obracają, przemieszczają, schylają, tym więcej tracą  czasu, a – co najważniejsze –
• narażają się na kontuzje, co w konsekwencji będzie skutkowało absencją.
• Nadmierne procesy – czyli przetwarzanie produktu bardziej, niż jest to wymagane przez klienta. Na przykład niepotrzebne pakowanie warzyw i owoców lub malowanie części samochodu, która nie jest widoczna.
• Defekty – wszelakie produkty z uszkodzeniami i wadami, niebędące w specyfikacji klienta.
• Oczekiwanie – sytuacja, w której kolejny etap procesu oczekuje, aż otrzyma produkt do przetwarzania. Wyeliminowanie nawet części sekundy z czasu oczekiwania może spowodować, że globalnie pojawiają się duże oszczędności. Na przykład skrócenie czasu w jednym fragmencie procesu może znacznie skrócić czas cyklu, co przy produkcji wielkoseryjnej przekłada się na dostarczenie produktu szybciej, niż oczekiwał klient.
• Niewykorzystany potencjał – przez brak komunikacji między pracownikami oraz ich przełożonymi, a często przez brak zainteresowania organizacji pracownikami, firma nie wie, jakie mają kompetencje. W efekcie nie tylko nie może ich wykorzystać na rzecz doskonalenia organizacji, ale pracownik będzie czuł się niedoceniony.

Różnice między Lean i Six Sigma

Z założenia oba podejścia mają ten sam cel. W obu przypadkach dąży się do eliminacji marnotrawstwa i sprawienia, aby procesy były jak najwydajniejsze.

Różnicą jest podejście do marnotrawstwa. Lean koncentruje się na przepływie procesu i eliminacji marnotrawstwa podzielonego na osiem kategorii i dąży do dostarczenia klientowi oczekiwanej wartości poprzez eliminację marnotrawstwa, natomiast Six Sigma dostarcza klientowi pożądaną wartość, eliminując defekty za pomocą efektywnego rozwiązywania problemów.

Co ciekawe, obie koncepcje wykorzystują te same narzędzia: diagram przyczynowo-skutkowy, 5xDlaczego, Kanban, Wykres Pareto, Mapowanie Strumienia Wartości czy Matrycę RASCI.

Lean Six Sigma

Mimo że Six Sigma zostało opracowane częściowo w ramach potrzeby stworzenia innego niż japoński styl zarządzania, z biegiem czasu zaczęto te podejścia łączyć, aby czerpać z dobrodziejstw obu rozwiązań. I tak Lean Six Sigma jest opartą na faktach i danych filozofią ciągłego doskonalenia, która ponad wykrywanie defektów preferuje zapobieganie im, redukuje odchylenia, eliminuje marnotrawstwo i zmniejsza czas cyklu oraz promuje standaryzację. Zakłada, że odchylenia i marnotrawstwo są wszędzie, a w ich poszukiwanie powinien być zaangażowany każdy pracownik.

Kluczowe elementy Lean Six Sigma czerpią z obu podejść i są nimi:

1. Klient – dzisiejszy klient jest z każdym dniem coraz bardziej świadomy. W momencie, kiedy rzeczywiście staje się on najważniejszym punktem odniesienia całej organizacji i dosłownie każde działanie jest realizowane przez pryzmat dostarczenia mu wartości, organizacja może określać siebie jako organizację o wysokiej kulturze Lean Six Sigma. James Womack, założyciel Lean Enterprise Institute podaje przykład firmy Toyota, która ogłosiła, że chce być najlepszym producentem samochodów na świecie. Jednak kompletnie to nie zainteresowało klientów, co szczęśliwie zrozumieli. Zdecydowano się zmienić myśl przewodnią organizacji na dostarczanie klientowi najwyższej wartości. Cała organizacja zaczęła funkcjonować w oparciu o tę myśl, dzięki czemu nieustannie wzrasta.
2. Procesy – wszystko jest procesem. Każdy element organizacji, każdy element procesu. Każde działanie pracownika i każda decyzja to procesy. Koniecznie należy przeanalizować cały przepływ procesu. Klient jest gotowy zapłacić za sam produkt, a nie jego naprawianie, defekty czy straty wynikające z odchyleń. Lean Six Sigma pomaga organizacji skoncentrować się na nieustannej jakości i doskonaleniu łańcucha wartości, co pozwala dostarczyć klientowi najwyższą wartość w określonym terminie.
3. Pracownicy – Richard Branson, twórca firmy Virgin, mawiał, że klienci nie są najważniejsi, tylko pracownicy. Jeżeli zatroszczysz się o pracowników, oni zatroszczą się o klientów. Dotyczy to zarówno sektora usług, jak i produkcji. Jeżeli pracownicy będą mieli poczucie bezpieczeństwa, atmosfera w pracy będzie budowała zaangażowanie, będą czuli się docenieni i dowartościowani, można być pewnym, że przełoży się to na wyniki organizacji.
    

Implementacja Lean Six Sigma

Implementacja omawianej koncepcji opisana została w ośmiu jasnych krokach:

1. Krok 
   Stwórz gorącą platformę, czyli miejsce, gdzie pracownicy się dowiadują, co zostanie określone i z jakiego powodu chcemy wdrożyć Lean Six Sigma. Czy jest to ogromny spadek jakości lub zjadanie rynku przez konkurencję, powód powinien być bardzo dokładnie sprecyzowany. Konieczne jest opisanie mocnych konsekwencji braku zmiany.
    
2. Krok 
   Rozejrzyj się za tym, czego potrzebujesz. Implementacja LSS jest kosztowna i jeżeli tylko wymaga zainwestowania w zasoby: ludzi, oprogramowanie, narzędzia, nie wahaj się. Zespół pracujący nad wdrożeniem powinien mieć swobodę w działaniu.
    
3. Krok
   Naucz się tej metody. Aby organizacja mogła nieustannie korzystać z dobrodziejstw tej koncepcji, trzeba wyszkolić agentów zmiany. Szkolenia dla zespołu na różne poziomy określane mianem Yellow Belt, Green Belt i Black Belt, oraz zatrudnienie mentorów, podniesie świadomość organizacji. Pamiętaj, aby wybrani pracownicy podzielali wizję organizacji.
    
4. Krok 
   Priorytety: priorytetami dla organizacji muszą stać się: słuchanie klienta, określenie kryteriów krytycznych dla jakości oraz upewnienie się, że działania związane z LSS są zgodne z celami organizacji.
    
5. Krok
   Określ odpowiedzialność. Należy sprecyzować, kto odpowiada za działania związane z LSS. Takiego wyboru może dokonać specjalnie utworzony komitet.
    
6. Krok 
   Zbieraj właściwe pomiary. Pamiętaj, że co nie może być zmierzone, nie może być udoskonalone. Poprzez stworzenie systemu pomiarów można opisać podstawowe wskaźniki, które zostaną poddane analizie.
    
7. Krok 
   Zarządzaj. Organizuj regularne spotkania, na których omawiany będzie stan bieżący wdrażania programu. Jednak również po wdrożeniu takie regularne spotkania omawiające sytuację pozwalają utrzymać kurs. Prawidłowe zarządzanie pomaga utrzymać status quo.
    
8. Krok 
   Nagradzaj zaangażowanie. Nagradzanie sprawi, że pracownicy będą bardziej zaangażowani w swoje role. Niech pracownicy widzą, że ich działanie wnosi wartość, przynosi korzyści i organizacja jest im za to wdzięczna [3][4].
    

Korzyści z Lean Six Sigma

Wiele organizacji zwraca uwagę na korzyści wynikające z wdrożenia LSS. Są to:

• wzrost zysku;
• zwiększona satysfakcja klienta;
• zmniejszenie kosztów funkcjonowania organizacji;
• redukcja czasu cyklu;
• poprawa kluczowych wskaźników;
• redukcja defektów;
• redukcja zapasów;
• zmniejszenie ilości awarii maszyn;
• znaczna poprawa jakości;
• poprawa wydajności.
   

Lean Six Sigma jest kombinacją dwóch skutecznych metod doskonalenia procesów. Efekty, jakie daje owo podejście, są ogromną wartością dla organizacji w dzisiejszym, wciąż zmieniającym się i niepewnym otoczeniu biznesowym. Usprawnienie procesu, odchudzenie go i pozbycie się marnotrawstwa oraz zdolność szybkiego reagowania na występujące problemy dzięki wcześniejszemu przeanalizowaniu możliwych odchyleń daje znaczącą przewagę w stosunku do konkurencji. Przyszłość należy do organizacji, które zwinnie będą potrafiły dostosować się warunków oraz potrzeb prezentowanych do klienta.

Bibliografia
1. Thomas Pyzdek, Paul Keller; The Siz Sigma Handbook. A Complete Guide for Green Belts, Black Belts, and Managers at All Levels.
2. https://www.graphicproducts.com/articles/six-sigma-principles/; [dostęp: 15.03.2022].
3. Hari Lal Bhaskar; Lean Six Sigma in Manufacturing: A Comprehensive Review; www.intechopen.com, [dostęp: 15.03.2022],
4. Satya S. Chakravorty, Aakash D. Shah; Lean Six Sigma (LSS): an implementation experience; European Journal of Industrial Engineering Vol. 6, No. 1; 10.01.2012.