Kontrola inspekcji pracy - Jak się przygotować?

Nikt z nas nie lubi być kontrolowany i oceniany. To zupełnie normalne, nawet jeżeli nie mamy sobie nic do zarzucenia. Kontrola kojarzy się nam z ujawnianiem błędów i karami. Jest też druga postawa, bazująca na stwierdzeniu: „Stale kontroluj swych pracowników, bo to jedyny sposób, by mieć pewność, że dobrze pracują”. Celem kontroli jest jednak ujawnienie „winnych” i wyciągnięcie konsekwencji. Jestem zwolenniczką prowadzenia audytów wewnętrznych, a nie kontroli w przedsiębiorstwie. Audyt ma na celu wykrywanie niezgodności, poszukiwanie słabych punktów, a jego skutkiem jest tworzenie rozwiązań mających zapobiegać nieprawidłowościom w przyszłości. Służy utrzymaniu wysokiego poziomu jakości świadczonych usług lub produkcji i spełnia funkcję prewencyjną. Cechą charakterystyczną audytu jest brak sankcji. Z tego powodu stosunek osób poddanych audytowi do tego procesu jest zupełnie inny niż w przypadku kontroli. Audyt ma tę przewagę, że audytowany nie musi się bać sankcji. Będzie zainteresowany współpracą w wykrywaniu odchyleń i znajdowaniu rozwiązań w celu zapobiegania nieprawidłowościom. 

Zachęcam do systematycznego prowadzenia audytów w różnych obszarach działalności przedsiębiorstwa, również w celu przygotowania się do kontroli zewnętrznych.

Są organy, które funkcję kontrolną mają wpisaną w zakres podstawowego działania. Należy do nich Państwowa Inspekcja Pracy, która przeciętnemu przedsiębiorcy kojarzy się głównie z kontrolami, wystąpieniami i nakazami pokontrolnymi. Nic w tym dziwnego, ponieważ Państwowa Inspekcja Pracy jest organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej w zakresie określonym ustawą. 

Ustawą regulującą zakres działania PIP jest ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 623 ze zm.).

Kontroli PIP podlegają pracodawcy, a w zakresie BHP oraz kontroli legalności zatrudnienia także niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy. Począwszy od 1 stycznia 2017 r., są to także przedsiębiorcy, na rzecz których w ramach prowadzonej przez nich działalności jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, w zakresie wypłacania takim osobom wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej.

Kontrole przeprowadzane są przez upoważnionych inspektorów pracy, którzy w toku postępowania kontrolnego mają prawo m.in. do:

• swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń zakładu pracy;
• przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy;
• żądania okazania dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy, planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologiczne...