Dołącz do czytelników
Brak wyników

Okiem inspektora

23 kwietnia 2019

NR 50 (Kwiecień 2019)

Kontrola inspekcji pracy - Jak się przygotować?

328

KONTROLA PAŃSTWOWEJ INSPEKCJI PRACY BYWA NIEPRZYJEMNA, GDYŻ NASTAWIONA JEST NA WYKRYWANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI. CO PODLEGA KONTROLI I JAK NIE NARAZIĆ SIĘ NA DOTKLIWE SANKCJE?

Nikt z nas nie lubi być kontrolowany i oceniany. To zupełnie normalne, nawet jeżeli nie mamy sobie nic do zarzucenia. Kontrola kojarzy się nam z ujawnianiem błędów i karami. Jest też druga postawa, bazująca na stwierdzeniu: „Stale kontroluj swych pracowników, bo to jedyny sposób, by mieć pewność, że dobrze pracują”. Celem kontroli jest jednak ujawnienie „winnych” i wyciągnięcie konsekwencji. Jestem zwolenniczką prowadzenia audytów wewnętrznych, a nie kontroli w przedsiębiorstwie. Audyt ma na celu wykrywanie niezgodności, poszukiwanie słabych punktów, a jego skutkiem jest tworzenie rozwiązań mających zapobiegać nieprawidłowościom w przyszłości. Służy utrzymaniu wysokiego poziomu jakości świadczonych usług lub produkcji i spełnia funkcję prewencyjną. Cechą charakterystyczną audytu jest brak sankcji. Z tego powodu stosunek osób poddanych audytowi do tego procesu jest zupełnie inny niż w przypadku kontroli. Audyt ma tę przewagę, że audytowany nie musi się bać sankcji. Będzie zainteresowany współpracą w wykrywaniu odchyleń i znajdowaniu rozwiązań w celu zapobiegania nieprawidłowościom. 

Zachęcam do systematycznego prowadzenia audytów w różnych obszarach działalności przedsiębiorstwa, również w celu przygotowania się do kontroli zewnętrznych.

Są organy, które funkcję kontrolną mają wpisaną w zakres podstawowego działania. Należy do nich Państwowa Inspekcja Pracy, która przeciętnemu przedsiębiorcy kojarzy się głównie z kontrolami, wystąpieniami i nakazami pokontrolnymi. Nic w tym dziwnego, ponieważ Państwowa Inspekcja Pracy jest organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej w zakresie określonym ustawą. 

Ustawą regulującą zakres działania PIP jest ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 623 ze zm.).

Kontroli PIP podlegają pracodawcy, a w zakresie BHP oraz kontroli legalności zatrudnienia także niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy. Począwszy od 1 stycznia 2017 r., są to także przedsiębiorcy, na rzecz których w ramach prowadzonej przez nich działalności jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, w zakresie wypłacania takim osobom wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej.

Kontrole przeprowadzane są przez upoważnionych inspektorów pracy, którzy w toku postępowania kontrolnego mają prawo m.in. do:

  • swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń zakładu pracy;
  • przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy;
  • żądania okazania dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy, planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologicznej, wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności przedsiębiorcy, jak również dostarczenia mu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzaną kontrolą;
  • żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy;
  • sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie zakładu pracy;
  • korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów.

Szczególne uprawnienia inspektora PIP:

  • jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli bez uprzedzenia, o każdej porze dnia i nocy; w skrajnych przypadkach inspektor może wejść na teren zakładu pracy z policją;
  • może prowadzić kontrolę bez wiedzy pracodawcy;
  • może swobodnie poruszać się po terenie zakładu pracy – nie potrzebuje żadnych przepustek i dodatkowych upoważnień, natomiast musi przestrzegać przepisów z zakresu BHP i ppoż.;
  • może wydać postanowienie o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych pracownika, który udzielał mu informacji w trakcie kontroli, jeżeli zachodzi uzasadniona obawa, że mogłoby to narazić tego pracownika na jakikolwiek uszczerbek.

Kontrole przeprowadzane przez PIP mają dwojaki charakter:

  • kontrolno-prewencyjny, wynikający z programu działania PIP na dany okres;
  • interwencyjny, w wyniku składanych skarg.

Od czego zacząć przygotowania do kontroli PIP? 

Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2018 r., poz. 646) nakłada na przedsiębiorcę obowiązek posiadania książki kontroli. Nie ma zastrzeżonego wzoru takiej książki, jednak w ustawie określono, co powinna ona zawierać:

  • oznaczenie organu kontroli,
  • oznaczenie upoważnienia do kontroli,
  • zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,
  • daty podjęcia i zakończenia kontroli.

Książkę kontroli można prowadzić w postaci papierowej (również w formie zbioru dokumentów) lub elektronicznej. Wpisów w książce kontroli prowadzonej w postaci papierowej dokonuje kontrolujący, a w postaci elektronicznej przedsiębiorca. W przypadku wszczęcia kontroli przedsiębiorca niezwłocznie okazuje kontrolującemu książkę kontroli. Okazanie książki kontroli prowadzonej w postaci elektronicznej następuje przez zapewnienie dostępu przy użyciu urządzenia pozwalającego na zapoznanie się z jej treścią albo wykonanie wydruków z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczonych przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w książce kontroli.

Dodatkowo należy przechowywać wszystkie upoważnienia do kontroli oraz sprawozdania z przeprowadzonych kontroli.

Jeżeli przedsiębiorca nie prowadzi książki kontroli, to na podstawie Kodeksu karnego skarbowego podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych1.

Inspektor pracy rozpocznie bieżącą kontrolę od sprawdzenia, kiedy była ostatnia kontrola i czy były wydane jakieś zalecenia lub nakazy pokontrolne. Sprawdzi, czy kontrolowany pracodawca je wykonał. Dobrze jest przechowywać dokumentację dotyczącą kontroli w jednym miejscu, uporządkowaną (np. tematycznie, w odniesieniu do konkretnych kontroli). 

Najczęściej kontrolowane są zagadnienia dotyczące:

  • legalności zatrudnienia,
  • czasu pracy,
  • urlopów wypoczynkowych,
  • wynagrodzeń,
  • uprawnień rodzicielskich,
  • dokumentacji pracowniczej,
  • warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.

Przygotowując się do kontroli, sprawdzamy, czy:

[1] Prowadzimy dokumentację pracowniczą – pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób zapewniający zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz po ustaniu zatrudnienia. Jest to nowy zapis w Kodeksie pracy, obowiązujący od 1 stycznia 2019 r. Należy się spodziewać, że inspektorzy pracy będą kontrolować nie tylko, czy pracodawca dysponuje dokumentacją pracowniczą i prowadzi ją we właściwy sposób, ale również czy właściwie ją przechowuje. Dodatkowo należy mieć na uwadze przepisy dotyczące ochrony danych osobowych i zadbać o właściwe fizyczne zabezpieczenie dokumentów oraz ograniczenie dostępu do dokumentacji tylko do upoważnionych osób.
Pamiętajmy, że dokumentacja pracownicza to zarówno dokumentacja osobowa (przede wszystkim akta osobowe oraz wszelkie ewidencje i zestawienia, do prowadzenia których zobowiązują pracodawcę przepisy), jak i płacowa (imienne karty wypłaconego wynagrodzenia).
Sprawdzamy, czy dla wszystkich pracowników zostały założone akta osobowe (od 1 stycznia muszą mieć 4 części: A, B, C i nową D). Pracodawca ma 12 miesięcy na dostosowanie prowadzenia akt osobowych do nowych przepisów. 
Inspektor sprawdza nie tylko sam fakt prowadzenia dokumentacji, ale również to, czy jest ona prowadzona w sposób rzetelny, tzn. czy dane zawarte w zestawieniach i ewidencjach są prawdziwe i kompletne.

[2] Legalnie zatrudniamy pracowników i inne osoby świadczące pracę na naszą rzecz – osoby świadczące pracę na rzecz pracodawcy muszą mieć zawartą z pracodawcą odpowiednią umowę. Zatrudnić możemy na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę oraz umów cywilnoprawnych (np. zlecenie, dzieło, umowa agencyjna). 
W zakres kontroli legalności zatrudnienia wchodzi sprawdzenie, czy:

  • wszystkie osoby świadczące pracę na rzecz pracodawcy mają odpowiednią umowę lub zostały im potwierdzone na piśmie ustalenia co do warunków zatrudnienia,
  • zatrudnieni zostali zgłoszeni terminowo do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,
  • odprowadzana jest składka na Fundusz Pracy,
  • zawierane są umowy cywilnoprawne, mimo że cechy łączącego strony stosunku prawnego wskazują na istnienie stosunku pracy.

[3] Nie naruszamy przepisów o czasie pracy – przepisy o czasie pracy są najczęściej naruszane przez pracodawców, poczynając od ewidencji czasu pracy – część pracodawców w ogóle jej nie prowadzi, opierając się jedynie na rozbudowanej liście obecności, część prowadzi ją nierzetelnie (brak oznaczenia pracy w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, w niedziele, niezgodnie z rzeczywistym czasem pracy pracownika). 
Kolejnym błędem jest niewłaściwe wprowadzanie systemów i rozkładów czasu pracy – bez zachowania przesłanek, od których uzależniona jest możliwość ich wprowadzenia. Podobnie z wydłużaniem okresów rozliczeniowych (nieinformowanie PIP o wydłużeniu okresów rozliczeniowych).
Często pracodawcy, szczególnie gdy nie są zobowiązani do tworzenia regulaminu pracy, nie określają godzin pory nocnej. Praca w porze nocnej nie jest dozwolona w przypadku kobiet w ciąży oraz pracowników młodocianych. W przypadku pracowników opiekujących się dzieckiem w wieku do lat 4 dopuszczalna jest za ich pisemną zgodą. Pracownicy niepełnosprawni mogą pracować w porze nocnej, jeżeli lekarz wyda (na wniosek pracownika) zgodę na pracę w nocy lub gdy osoba niepełnosprawna zatrudniona jest przy pilnowaniu.

Należy sprawdzić, czy przy tworzeniu rozkładów czasu pracy: 

  • prawidłowo ustalany jest wymiar czasu pracy,
  • zachowane są odpoczynki dobowe i tygodniowe,
  • nie są planowane godziny nadliczbowe,
  • nie jest naruszana doba pracownicza,
  • praca w niedzielę jest planowana z zachowaniem co czwartej niedzieli wolnej od pracy,
  • nie naruszamy zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Najczęstszym problemem jest:

  • brak ewidencji pracy w godzinach nadliczbowych, 
  • zaniżanie liczby godzin nadliczbowych, 
  • oddawanie czasu wolnego za nadgodziny w stosunku 1:1, bez wniosku pracownika,
  • oddawanie czasu wolnego za pracę w niedzielę, święto lub sobotę równego liczbie przepracowanych godzin, a nie całego dnia wolnego,
  • brak określenia w umowie o pracę limitu godzin ponadwymiarowych lub określenie limitu na poziomie norm czasu pracy w przypadku pracowników niepełnoetatowych.

[4] Prawidłowo udzielamy urlopów wypoczynkowych – urlopów wypoczynkowych udziela się zgodnie z planem urlopów. Planu urlopów nie tworzą pracodawcy, u których nie działają związki zawodowe lub wyraziły one zgodę na nietworzenie planu urlopów. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
Urlopu wypoczynkowego należy udzielić w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, nie później niż do końca III kwartału następnego roku. 
Urlop może być podzielony na części tylko na wniosek pracownika, pod warunkiem że jedna część urlopu będzie trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. 
Urlopu udzielamy w dniach, a rozliczamy w godzinach. Inspektor będzie sprawdzał, czy prawidłowo ustalone jest prawo do urlopu oraz jego wymiar. Czy pracownikom udzielany jest urlop uzupełniający oraz czy urlop udzielany jest w naturze. 
W przypadku pracowników młodocianych nabywają oni prawo do urlopu z upływem 6 miesięcy od rozpoczęcia pierwszej pracy w wymiarze 12 dni roboczych. 
Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy przysługuje tylko i wyłącznie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

[5] Zapewniamy realizację uprawnień rodzicielskich – pracodawcy zobowiązani do tworzenia regulaminu pracy powinni opracować wykaz prac wzbronionych kobietom2. 
Inspektor będzie poza tym sprawdzać, czy kobiety zatrudniane są wyłącznie przy pracach dla nich dozwolonych; czy kobiety w ciąży lub karmiące dziecko piersią są przenoszone do innej pracy, jeżeli praca przez nie wykonywana jest uciążliwa, niebezpieczna, wykonywana w warunkach szkodliwych dla zdrowia lub może mieć niekorzystny wpływ na ich zdrowie, przebieg ciąży lub karmienie dziecka piersią; czy kobiety w ciąży lub karmiące dziecko piersią są zwalnianie z obowiązku świadczenia pracy w przypadku niemożności przeniesienia ich do innej pracy. Kobiety w ciąży nie można zatrudniać powyżej 8 godzin na dobę ani w porze nocnej i godzinach nadliczbowych oraz w systemie przerywanego czasu pracy. 
Umowa zawarta na czas określony albo na okres próbny przekraczający miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu, z mocy prawa, do dnia porodu.
Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży lub urlopu macierzyńskiego, a w przypadku ojców wychowujących dziecko w okresie korzystania z urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego.
Najczęstsze przewinienia pracodawców związane z łamaniem uprawnień pracowników-rodziców:

  • zatrudnianie kobiet przy pracach niedozwolonych,
  • ...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy