Dołącz do czytelników
Brak wyników

Sztuka motywowania

22 grudnia 2020

NR 60 (Grudzień 2020)

Komunikacja w firmie produkcyjnej – jak skutecznie komunikować się z pracownikami, którzy nie mają firmowego adresu e-mail?

0 227

Trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie jakiegokolwiek przedsiębiorstwa bez sprawnej komunikacji. Jest ona z jednej strony dla nas rzeczą oczywistą i podstawową, z drugiej zaś jest wyzwaniem i sztuką, która poprzez swoją formę i stosowane narzędzia wpływa i warunkuje wiele różnych dziedzin naszego życia. Jest ona również swojego rodzaju odzwierciedleniem kultury organizacyjnej. Pokazuje funkcjonujące w niej normy i styl zarządzania. Może być zarówno przyczyną sukcesu, jak i źródłem porażki.

Zarządzanie komunikacją wymaga zdefiniowania właściwych kanałów i narzędzi wykorzystywanych do przekazywania kluczowych informacji dla całej załogi. Jest to szczególnie istotne w firmach, w których nie wszyscy pracownicy mają dostęp do firmowej skrzynki e-mailowej, jak również w organizacjach, w których pracownicy pracują w systemie zmianowym/rotującym. Wówczas zaprojektowanie i wdrożenie skutecznej polityki w zakresie komunikacji będzie miało szczególne znaczenie. Wymaga to jednak przemyślenia i wyboru takich narzędzi i kanałów komunikacyjnych, które będą najbardziej odpowiednie dla naszej firmy i adekwatne do potrzeb, jakie mamy. 
Nie tylko kwestia wyboru narzędzi do komunikacji będzie tu jednak istotna. Musimy wiedzieć, w jaki sposób chcemy przekazywać informacje, ale także przemyślenia wymaga to, co i z jaką regularnością chcemy przekazywać naszym pracownikom. Często zdajemy sobie sprawę, że brak informacji jest szkodliwy i może negatywnie wpłynąć na proces czy podejmowane decyzje, ale z drugiej strony musimy także pamiętać, że zarówno nadmierna liczba komunikatów, jak i brak umiejętności selekcji i priorytetyzowania szczególnie istotnych informacji może być równie szkodliwy. Sztuką jest tutaj wyważenie odpowiedniej liczby komunikatów, które chcemy przekazywać pracownikom, tak by uniknąć chaosu komunikacyjnego i dezinformacji.
Jeśli podjęliśmy już decyzję co, kiedy i w jaki sposób chcemy przekazywać, to zastanówmy się także nad odpowiednią treścią komunikatu i to zarówno tego przekazywanego w formie ustnej, jak i pisemnej. Nie tylko ważne jest, aby te komunikaty były odpowiednie dla grupy docelowej, do której się zwracamy, lecz także, by dbać o precyzję językową i unikanie niedomówień. Tam, gdzie pojawiają się niejasne komunikaty, pojawia się też ryzyko błędów w ich interpretacji.
James Humes powiedział, że „sztuka komunikacji jest językiem przywództwa”. Wydaje się więc oczywiste, że skuteczna komunikacja powinna być atrybutem każdego menedżera. 
To właśnie menedżer jest osobą, która dystrybuuje, przekazuje i priorytetyzuje informacje. Prowadzi zarówno rozmowy indywidualne, jak i spotyka się z całym zespołem. Udziela informacji zwrotnej, motywuje i rozwija. Zleca zadania i ocenia ich wykonanie. Werbalny przekaz szefa, jak i mowa niewerbalna mogą mieć kolosalne znaczenie z punktu widzenia budowania zaangażowania i atmosfery pracy. Komunikacja musi być więc jedną z kluczowych kompetencji każdego menedżera.
Dla pracowników, którzy nie mają służbowego adresu e-mail, komunikacja ze strony przełożonego stanowi jedno z najważniejszych źródeł informacji. Nie jest więc dziwne, że musi być ona jednoznaczna, precyzyjna i pozbawiona niedomówień. Rolą menedżera jest dostarczenie wszystkich niezbędnych informacji dla swojego zespołu. Jest więc on w pewnym sensie łącznikiem z innymi funkcjami czy działami oraz ambasadorem ich oczekiwań i potrzeb.
Przełożony będzie bezsprzecznie odgrywał jedną z najważniejszych ról w procesie dostarczania informacji dla pracowników bezpośrednio produkcyjnych. Natomiast nie tylko jego obecność jest istotna. Pracownicy liniowi, stanowiący niejako serce firmy produkcyjnej, chcą, by ich praca była zauważona i doceniona. Chcą też mieć możliwość poznania szerszego kontekstu podejmowanych w firmie decyzji. Rozumienia, dlaczego postępujemy w ten, a nie w inny sposób. Dobrą praktyką firmy jest więc tworzenie przestrzeni do nawiązania takiego dialogu cross-funkcyjnego – to mogą być zorganizowane spotkania, wdrożenie polityki „drzwi otwartych”, dyżury kierowników poszczególnych działów na produkcji, na zasadzie „happy hours” lub też codzienna, zwyczajna obecność na produkcji. Obecność bez pośpiechu, otwarta na rozmowę z poszczególnymi pracownikami. Obecność, która daje im możliwość bycia wysłuchanym czy zadania pytania dotyczącego nurtującej ich kwestii albo pomysłu, którym chcą się podzielić. Pracownicy chcą mieć możliwość takiego kontaktu, a w niektórych sytuacjach wręcz go oczekują. Wizyta dyrektora na produkcji, który rozmawia, tłumaczy i docenia pracę ludzi, którzy tworzą „serce” firmy – może być nie tylko ważnym elementem w procesie komunikacji z załogą, lecz także może być znacząca z punktu widzenia budowania zaangażowania pracowników.
Ken Blanchard w swojej książce Przywództwo wyższego stopnia mówi o tzw. zarządzaniu przez przechadzanie się (management by walking around) – „lider […] powinien przechadzać się po firmie, żeby dostrzec pracowników wykonujących zadania dobrze lub prawie dobrze i mówić im o tym”. Blanchard proponuje wręcz, by taki czas na wspieranie i rozmowę wpisać w swój kalendarz. Tak jak każde inne spotkanie. Po to, by pamiętać, jak ważna jest rozmowa, jak ważne jest przekazywanie informacji zwrotnej pracownikom, jak ważne jest docenianie i chwalenie. Skuteczny menedżer po prostu musi znaleźć 
na to czas.
Choć konieczność realizacji założonego planu produkcyjnego i osiągnięcie konkretnych wskaźników wydajności – na co dzień wydają się najważniejszym zadaniem menedżera, to długofalowo nie będzie on w stanie osiągnąć znaczących rezultatów bez zaangażowanego i zmotywowanego zespołu. Świadomość, że zadania ukierunkowane na rozwój, motywację zespołu i dbanie o przyjazne miejsce pracy są tak samo ważne, jak zadania operacyjne, wydaje się tutaj kluczem do sukcesu w perspektywie długookresowej.
Przywództwo bez wątpienia wymaga więc obecności i codziennej komunikacji, a jego fundamentem jest rozmowa. W dialog ten powinna być jednak włączona cała kadra zarządzająca firmy. Ich obecność, ich słowo uznania czy przedstawienie strategii i planu na kolejne miesiące będzie dla pracowników liniowych oznaką szacunku dla ich pracy i docenieniem. Będzie czynnikiem budującym zaangażowanie oraz lojalność wobec firmy. Pozwala drogą ewolucji wprowadzać zmiany – tłumacząc ich znaczenie i konieczność. Będzie znacząca z punktu widzenia budowania kultury organizacyjnej opartej na dialogu i szacunku. Pokazuje, że głos każdego pracownika jest ważny. Tak jak jego praca.
Codzienne wyzwania na produkcji – pośpiech i liczba spraw, które mamy do załatwienia, sprawiają, że wiele ważnych tematów nam umyka lub po prostu nie chcemy ich omawiać w hałasie czy w drodze na kolejne spotkanie. Dlatego warto organizować regularne spotkania z całym zespołem, kiedy przełożony może spokojnie przekazać wszystkie najważniejsze informacje, również te, na które nie ma czasu w trakcie przekazywania zmiany czy w codziennym pośpiechu. Równie ważne są spotkania dyrektora fabryki z całą załogą. To czas, kiedy można opowiedzieć o planach czy omówić wyniki z poprzedniego okresu. Jest to moment, w którym można podziękować za zaangażowanie, wkład i trud, jaki pracownicy podejmują na co dzień. Moment, w którym można pokazać, że praca każdego ma sens, jest ważna i przyczynia się do osiągania konkretnych rezultatów. Ale to nie wszystko. Najważniejszą wartością takich spotkań z punktu widzenia komunikacji jest możliwość zadania pytania i otrzymania odpowiedzi na nurtującą pracownika kwestię. Komunikacja wówczas przestaje być jednokierunkowa. Szef czy dyrektor otrzymują wówczas informację zwrotną od swoich pracowników, bez której nie da się rozwijać ani zespołu, ani firmy. 
Poza bezpośrednią komunikacją firmy mają możliwość korzystania z innych narzędzi do przekazywania informacji i treści, które skutecznie będą docierać do pracowników, którzy nie mają możliwości korzystania z firmowego e-maila. To mogą być plakaty, informacje na tablicach informacyjnych czy wewnętrzne newslettery. Gazetki firmowe mogą być świetnym źródłem informacji dla pracowników, z których dowiedzą się o wynikach produkcyjnych, o planowanych projektach czy inwestycjach, ale także może być to miejsce do promowania określonych, pożądanych typów zachowań (np. udział w wolontariacie, zasad BHP czy jakości), jak również mogą się w niej znaleźć treści dotyczące samych pracowników, np. garść informacji o ich pasjach i zainteresowaniach. Ważne, by decydując się na takie narzędzia, dbać o aktualność ich treści, odpowiedni dobór informacji oraz regularność ich przekazywania. Pracownicy powinni być przyzwyczajeni do dostępności informacji w konkretnym miejscu, wiedzieć, gdzie szukać aktualnych wiadomości i ogłoszeń, które ich interesują. Co oznacza, że decydując się na przekazywanie danego typu wiadomości, należy być konsekwentnym i za każdym razem stosować to samo narzędzie. Dzięki temu wyrabiamy u pracowników nawyk zaglądania do gazetki firmowej czy przejrzenia konkretnej t...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy