Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat numeru

23 kwietnia 2019

NR 50 (Kwiecień 2019)

Facylitacja pracowników

266

PRACA W GRUPIE CZĘSTO PROWADZI DO KONFLIKTÓW, A KAŻDA KŁÓTNIA TO STRACONY CZAS. JAK WYBRAĆ IDEALNEGO FACYLITATORA, KTÓRY UMOŻLIWI W PEŁNI WYKORZYSTAĆ POTENCJAŁ PRACOWNIKÓW?

Prowadzenie przedsiębiorstwa produkcyjnego wiąże się z koniecznością dbałości o wiele procesów, które często się przeplatają. Planowanie produkcji to nie tylko ustalenie szczegółów dotyczących samego produktu, ale też odpowiedniego zarządzania pracownikami czy ustalenia harmonogramów pracy, dzięki czemu będziemy mieli pewność co do realizacji zamierzonych celów produkcyjnych. Często też pojawiają się zagadnienia, które wymagają od nas wdrożenia nowych rozwiązań lub udoskonalenia tego, co dotychczas udało nam się wypracować. Poszukując inspiracji do zmiany lub konkretnych sposobów na przyspieszenie produkcji, możemy pogubić się w statystykach oraz przykładach dobrych praktyk z innych firm. Nie ulega wątpliwości, iż benchmarking jest bardzo ważny, a uczenie się na cudzych błędach to duża oszczędność, jednak czasem warto zajrzeć na swoje podwórko i sprawdzić, co na nim słychać. Tak naprawdę to nasi pracownicy są dla nas doskonałym źródłem pomysłów, zmian i udoskonaleń, dlatego ich głos powinien być respektowany. Nie wszystkie propozycje są realne, chociażby ze względów finansowych, ale każda może być drogą do czegoś ważnego. 

Praca w grupie jest z pewnością skuteczna, lecz czasami wymaga poświęcenia wielu godzin, czasem też bywa stresująca, kiedy to nie jesteśmy w stanie dojść do żadnych wniosków mimo starań. Członkowie grupy mogą mieć wiele obiekcji co do proponowanych rozwiązań, a niekiedy także stworzyć nowy problem. A przecież najważniejsze jest, abyśmy znaleźli nowe rozwiązanie dla starych problemów, a nie nowe problemy dla starych rozwiązań. Ciężko jest zapanować nad dyskusją, szczególnie gdy w grę wchodzą kwestie finansowe. Tutaj przychodzi z pomocą metoda, która wszystkie zalety pracy w grupie może połączyć w taki sposób, aby efekt był lepszy, niż zamierzyliśmy. Dzięki niej jesteśmy w stanie wykluczyć większość wad grupowej pracy, na czym przecież wszystkim zależy. Chcąc się wesprzeć opinią pracowników produkcyjnych, do wprowadzania nowych rozwiązań w przedsiębiorstwie możemy posłużyć się facylitacją. Termin ten brzmi nieco tajemniczo, lecz samo zastosowanie jest bardzo przystępne oraz – co najważniejsze – efektywne. Facylitacja jest procesem, w którym grupa z pomocą facylitatora dąży do realizacji obranych celów. Najprościej rzecz ujmując, dzięki tej metodzie mamy możliwość wykorzystać potencjał wszystkich członków grupy, zaangażować ich w pracę nad rozwiązaniem problemu, który bywa złożony, i osiągnąć zamierzony rezultat. Dzięki wsparciu facylitatora, czyli osoby, która jest całkowicie neutralna w stosunku do wypracowanych efektów, komunikacja w grupie jest znacznie bardziej czytelna i możemy uniknąć zbędnych konfliktów. Pomoże on również rozwinąć kreatywność grupy i pobudzić ją do twórczego myślenia oraz śmielszego wyrażania swojego zdania. 

POLECAMY

Kto może być facylitatorem w mojej grupie?

Facylitatorem może być zarówno osoba z wewnątrz, pracująca w danym dziale firmy, jak też ktoś z zewnątrz. Zaletą zatrudnienia osoby, która dotychczas nie pracowała w naszej firmie, jest przede wszystkim jej neutralność. Znacznie łatwiej będzie jej ocenić pewne kwestie, utrzymać kontrolę nad pracą grupy czy rozwiązać konflikt. Niemniej jednak należy zwrócić uwagę na fakt, że zatrudniając dodatkową osobę, musimy liczyć się również z kosztami. Warto zrobić krótką analizę korzyści i kosztów, która da nam pogląd na to, czy możemy sobie pozwolić na ten ruch. Niewykluczone, że powołując do tego zadania naszego pracownika, zaoszczędzimy pieniądze, ale praca grupy będzie długotrwała i nieefektywna. Zatraci się neutralność obserwatora, która chwilami jest kluczowa. Oszczędność zamienia się w stratę, dlatego należy wziąć pod uwagę prostą zasadę, że nie wszystko się opłaca, ale pewne rzeczy warto zrobić. Sytuacje jednak bywają różne, czasem jeden z naszych pracowników rzeczywiście jest w stanie poprowadzić grupę dyskusyjną i uzyskać optymalny rezultat. Wybrane rozwiązanie nie jest czymś wiążącym – jeśli zauważymy, że osoba, którą wyznaczyliśmy do tej roli, sobie nie radzi, możemy do poprowadzenia kolejnego spotkania zaprosić osobę z zewnątrz. Analogicznie, gdy obserwujemy pracę grupy podczas spotkania z zatrudnionym facylitatorem i dostrzegamy potencjał naszego pracownika – możemy wyznaczyć jego.

Przykład 1
W przedsiębiorstwie zajmującym się produkcją części samochodowych planowano zmianę rozkładu pracy pracowników. Problem był o tyle złożony, że dotychczas pracowali oni w ruchu ciągłym. Ustalono termin spotkania, podczas którego miała zostać opracowana strategia wdrażania zmiany czasu pracy oraz jego wpływu na produkcję. Prezes wyznaczył na facylitatora kierownika jednej ze zmian. Problem z komunikacją w grupie rozpoczął się już na wstępie, ponieważ pozostali członkowie grupy poczuli się dotknięci tym, że to nie oni zostali wybrani na facylitatora, co było w ich oczach swego rodzaju wyróżnieniem. Po opanowaniu i rozstrzygnięciu tej kwestii grupa przeszła do właściwego tematu spotkania. Jednak tutaj też nie wszystko przebiegło zgodnie z ustalonym planem, ponieważ dyskusja znacznie zbaczała z toru. Członkowie grupy przekrzykiwali się wzajemnie, próbując tym samym podkreślić istotność swojego zdania. Praca w grupie opierała się na głosowaniu, kto jest za danym pomysłem, a kto przeciw. Zwolennicy pomysłu byli zadowoleni, przeciwnicy w większości obrażeni. Rozmowy przeciągały się, a facylitator mimo szczerych chęci nie był w stanie sprawić, by koledzy z pracy kierowali się wyznaczonym przez niego planem. Z pewnością nie działo się tak, ponieważ brakowało mu umiejętności w tym zakresie, lecz dlatego, że koledzy nie brali jego funkcji na poważnie. Lekceważyli jego uwagi, gdyż wiedzieli, że są kolegami z pracy i mogą sobie pozwolić na wiele więcej, a przede wszystkim na to, aby prowadzić rozmowę w swoim rytmie.

Przytoczony przykład ukazuje najgorszy scenariusz pracy w grupie. Niemniej jednak jest on bardzo częsty. Rezultaty takiej pracy często są osiągane „z wielkim bólem”, a można by je osiągnąć znacznie szybciej. Wyznaczenie osoby spoza firmy jest o tyle lepsze, że jest to ktoś neutralny, a członkowie grupy znacznie bardziej respektują jego zdanie. Głos wszystkich zebranych się liczy, dlatego metoda, jaką jest facylitacja, stanowi rozwiązanie, które prowadzi do znacznie lepszych rozwiązań – takich, które są wypracowane, dokładnie omówione i mają rację bytu, a nie tych, które zostały wskazane, aby zakończyć szybciej spotkanie. 

Facylitacja – dlaczego warto wypróbować tę metodę?

Facylitacja ma szereg zalet, dzięki którym wzmacnia pracę grupy. Metoda ta, odpowiednio zastosowana, daje rezultat efektywnej pracy grupy, czyli tego, na czym nam najbardziej zależy. Warto przyjrzeć się poszczególnym aspektom, by móc w pełni wykorzystać potencjał facylitacji. Wśród wielu zalet można wymienić kilka szczególnych, które przekonują do jej zastosowania w swoim przedsiębiorstwie. Zwróćmy uwagę na to, że stosując facylitację:

  • Pracujemy nad danym rozwiązaniem bez odbiegania od tematu, wyciągania kwestii istotnych w kontekście całego przedsiębiorstwa, lecz niemających znaczenia dla danego problemu. Unikanie zbaczania z wyznaczonych torów to unikanie straty czasu. Rozmowa jest ważna, nie zabraniamy pracownikom dyskutowania o ich bolączkach, lecz w tym przypadku poświęcamy czas jedynie na sprawę ważną w danym momencie.
  • Angażujemy wszystkich pracowników tworzących grupę, dzięki czemu wymiana doświadczeń, argumentów za i przeciw danemu rozwiązaniu wpłynie na szybsze osiągnięcie tego idealnego. Im więcej zdań na dany temat, tym więcej możemy wykluczyć potencjalnych błędów.
  • Integrujemy pracowników, którzy mogą wymienić swoje poglądy i lepiej się poznać. Wydaje się, że nie jest to duża zaleta. Nic bardziej mylnego! Wiedząc, kto czym się zajmuje w przedsiębiorstwie oraz jakie ma poglądy na pewne kwestie, unikamy straty czasu na poszukiwania w przypadku pojawienia się problemu z dziedziny tego pracownika.
  • Zapewniamy płynny proces przechodzenia od punktu do punktu, aż do pozytywnego zakończenia. Pracując w grupie, często przeciągamy rozmowy w nieskończoność, szukamy rozwiązań tam, gdzie ich na pewno nie ma, lecz ciężko określić, gdzie leży błąd w pracy grupy. Nieraz grupa nie zauważa, że przez dłuższy czas omawia temat, który nie jest sednem sprawy. 
  • Pobudzamy do jeszcze większego działania, a dzięki szybkiemu osiągnięciu celu w pracownikach budzi się chęć szukania różnych pomysłów i nie zatrzymują się oni jedynie na zakończonym zadaniu.
  • Rozwijamy pracę grupy. Jest dynamiczna, tematy są omawiane, rozpatrywane pod wieloma kątami, a facylitator – dzięki pomysłom na pobudzenie kreatywności – pozwala uniknąć ciszy i oporu przed wypowiadaniem się. Pomysły są również ciekawsze, nieszablonowe. Członkowie grupy nie boją się wypowiedzieć, dlatego zgłaszają swoje pomysły – nawet te, które na początku nie mają nic wspólnego z obranym celem, są realne, jeśli zostaną dopracowane.
  • Wyznaczamy cały plan działań bez zbędnych kłótni i sporów oprócz określenia rozwiązań w prosty sposób. Naszym zadaniem jest nie tylko znalezienie pomysłu na rozwiązanie danego problemu, lecz również wyznaczenia drogi jego realizac...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy