Dołącz do czytelników
Brak wyników

Sztuka motywowania

4 listopada 2019

NR 53 (Październik 2019)

Efektywny system szkoleniowy

0 34

„Osobiście jestem zawsze gotowy się uczyć, choć nie zawsze lubię być nauczany”.

Współczesną gospodarkę, a tym samym rynek pracy charakteryzują intensywne przemiany ekonomiczne, społeczno-kulturowe i technologiczne. Wymagają one od nas wszystkich – pracowników, menedżerów, dyrektorów – ciągłego doskonalenia wiedzy i umiejętności. Niezbędne jest coraz większe zaangażowanie pracowników w realizację celów organizacji. Sytuacja ta wymusza stosowanie coraz nowszych i bardziej doskonałych form budowania kompetencji zawodowych pracowników. Nie wystarczają już tradycyjne szkolenia pracownicze. Coraz większego znaczenia nabierają nowe formy doskonalenia pracowników, takie jak coaching, mentoring i tutoring – to mogłoby nie zaskakiwać w dobie pędzącego postępu technologicznego, rosnącej konkurencyjności oraz wymagań samych pracowników. Wyzwaniem jednak staje się stworzenie takiego systemu i oferty szkoleniowej dla załogi, która uwzględni różnorodność zespołu, choćby wynikającą z różnic językowych, kulturowych czy systemu wartości.


Warto inwestować


Pracownicy to niezwykle ważny, niezastąpiony kapitał firmy, który wymaga wielu inwestycji – często kosztownych, jednak bardzo opłacalnych. Stawiając na rozwój kadr, rozwijamy swoje przedsiębiorstwo. Kwestia ta ma coraz większe znaczenie. Menedżerowie zauważają, że potencjał pracowników – ich zdolność do tworzenia i wdrażania innowacyjnych projektów – może stać się źródłem przewagi nad innymi firmami. Najbardziej popularną formą podnoszenia kwalifikacji pracownika są szkolenia, które obejmują realizowane w organizacji procesy uczenia, ukierunkowane na podniesienie kwalifikacji, uzupełnienie ich o nowe elementy wiedzy, umiejętności, cechy osobowe czy zachowania. Wśród najczęściej stosowanych form nowoczesnych metod doskonalenia pracowników wymienia się: coaching, mentoring oraz tutoring. Coraz bardziej liczą się kompetencje pracownika. Obecnie do najbardziej pożądanych kompetencji należą: współpraca w zespole, przywództwo, zdolności komunikacyjne, orientacja na klienta, elastyczność oraz zachęcanie do rozwoju innych. W związku z powyższym warto się zastanowić, jak należałoby skonstruować system szkolenia pracowników, tak aby nie tylko zadbać o ich poziom wiedzy i umiejętności, ale też mieć na uwadze różnice wynikające z ich pochodzenia, systemu wartości oraz dotychczasowych doświadczeń. Reasumując – ważne jest, aby rozsądnie i z uwzględnieniem szerokiej perspektywy oraz aktualnych wyzwań rynku pracy zbudować system rozwoju kompetencji zawodowych współczesnego pracownika.

Wśród metod kształtowania i doskonalenia kompetencji pracowników wciąż najbardziej popularne są szkolenia. Ich atuty to niewątpliwie krótki czas trwania i duża intensywność oddziaływania na osoby uczestniczące. Podkreślić jednak warto, że szkolenia adresowane dziś do pracowników mają niewiele wspólnego z tymi, które były powszechne jeszcze 10–15 lat temu. Do historii odeszły czasy, w których szkolenie utożsamiane było z nudnym wykładem lub ograniczało się do nauki obsługi jakiegoś urządzenia. Dziś takie zajęcia obejmują bardzo szeroki wachlarz tematów, na bieżąco dostosowywanych do potrzeb konkretnych firm i grup zawodowych – to tzw. szkolenia na miarę. Diametralnie zmieniła się również forma ich prowadzenia. Wyraźnie dominują formy interaktywne, warsztatowe, ukierunkowane na nauczanie przez doświadczenie. Znacząco poszerzył się krąg odbiorców szkoleń. To nie tylko młodzi i niedoświadczeni pracownicy, ale przedstawiciele wszystkich szczebli struktury organizacyjnej, jak również ci pracownicy z dłuższym stażem i znaczącym doświadczeniem.

Szkolenie pracowników to rodzaj nauczania, poprzez który dąży się do spowodowania względnie trwałej zmiany, tak aby zwiększyć kwalifikacje niezbędne do wykonywania danej pracy. Szkolenie wiąże się ze zmianą umiejętności, wiedzy, postaw i zachowań. Ashok Jashapara, definiując szkolenie, wskazuje, iż jest to „zaplanowane przedsięwzięcie służące temu, aby człowiek nauczył się konkretnych rzeczy i na nowo ukształtował swoją postawę”. Z kolei R. Harré i R. Lamb szkolenie definiują jako „aktywność zaprojektowaną w celu wzbogacenia wiedzy, umiejętności czy zdolności uczestników lub dla zmiany ich postaw i zachowań społecznych w jakimś określonym kierunku”. Wspólnym mianownikiem przytoczonych definicji jest traktowanie szkolenia jako okoliczności do kształtowania przede wszystkim bardzo konkretnych, „twardych” umiejętności zawodowych, które w sposób wyraźny, szybki i mierzalny podniosą efektywność pracownika, w tym jego skuteczność i sprawność zawodową. Podstawowym celem szkolenia jest pomoc organizacji w wykonywaniu jej zadań poprzez zwiększenie wartości jej najważniejszych zasobów, czyli zatrudnionych pracowników. Szkolenie oznacza inwestowanie w ludzi, aby umożliwić im osiąganie lepszych rezultatów i pełniejsze wykorzystanie ich potencjału. Zmierza ono do zwiększenia zakresu kompetencji pracowników i umożliwienia im osiągania lepszych wyników pracy. Ma też na celu pomaganie pracownikom w rozwoju w ramach firmy, aby w miarę możliwości mogli oni zaspokajać swoje potrzeby wyższego rzędu. Wreszcie szkolenie ma umożliwić zredukowanie czasu przeznaczonego na kształcenie nowych lub zajmujących nowe stanowiska pracowników. Ma też dać poczucie, że staną się oni w pełni kompetentni w jak najkrótszym czasie i w jak najbardziej ekonomiczny sposób. Tym samym szkolenie jest cennym narzędziem do minimalizowania luk kompetencyjnych.

W związku z powyższym szkolenie i doskonalenie są to dwie części składowe procesu rozwoju zasobów ludzkich. Celem szkoleń jest rozwijanie umiejętności na bieżącym stanowisku pracy. Programy doskonalenia mają za zadanie podwyższanie kompetencji wymaganych do osiągania zadań w przyszłości. Współcześnie wymaga się od pracowników dodatkowego przeszkolenia w celu rozwijania potrzebnej wiedzy na obecnie zajmowanym stanowisku. Należy również systematycznie oceniać wyniki ich pracy oraz na tej podstawie, używając informacji zwrotnej, skłaniać do samorozwoju. Podnoszenie umiejętności, postrzegane jako szkolenie i doskonalenie, jest elementem rozwoju zawodowego. Precyzyjnie połączone z pozostałymi komponentami tworzą system ocen, awansów i karier zawodowych. Nastawienie do szkolenia i doskonalenia jako składnika procesu kadrowego jest związane z przyjętym w przedsiębiorstwie modelem polityki personalnej. W modelu tym szkolenie i doskonalenie nie jest częstym i powszechnie stosowanym sposobem podnoszenia kwalifikacji pracowników, lecz tylko ponadplanowym elementem, który ma dać możliwość rozwoju pracownikowi. W modelu kapitału ludzkiego zatrudnia się pracowników nie dlatego, że są najlepiej wyedukowani, tylko z powodu drzemiącego w nich potencjału czy talentu. Organizacja, która nie szkoli pracowników, nie pomaga im w nabywaniu potrzebnych umiejętności, nie jest w stanie nadążać za zmianami i efektywnie konkurować na rynku.

Zanim jednak przejdziemy do spojrzenia na system szkoleniowy z uwzględnieniem różnic indywidualnych pracowników (np. systemu wartości, różnic osobowościowych czy kulturowych), co niewątpliwie podnosi konkurencyjność firmy, warto przyjrzeć się samemu procesowi planowania i realizacji szkoleń.

Szkolenia to systematyczne nabywanie i doskonalenie wiedzy i umiejętności niezbędnych do skutecznego wykonywania danego zadania. Związane są nierzadko ze znaczną inwestycją. Budowanie procesu szkoleniowego oparte jest o następujące etapy:

  • Ocena potrzeb szkoleniowych.
  • Ustalenie celów szkolenia.
  • Opracowanie programu szkolenia oraz sposobów jego oceny.
  • Realizacja szkolenia.
  • Ocena szkolenia.
  • Modyfikacja programu szkolenia na podstawie jego oceny.


Identyfikacja potrzeb


Analiza i identyfikacja potrzeb szkoleniowych to najważniejszy etap, gdyż staranność jego przeprowadzenia wpływa na cały proces szkoleniowy. Uwzględnienie na tym etapie nie tylko firmowych, ale również indywidualnych potrzeb pracownika, wydaje się kluczowe. Nieodpowiednie rozpoznanie potrzeb może przyczynić się do błędów w doborze rodzaju metody szkolenia, a w rezultacie do złej alokacji środków finansowych firmy. Ustalanie zapotrzebowania na kształcenie i rozwój pracowników odbywa się na trzech poziomach: organizacyjnym, zawodowym i indywidualnym.

Analiza potrzeb z punktu widzenia organizacji uwzględnia stan obecny firmy, poziom jej rozwoju oraz planowanych przedsięwzięć i zmian, bazując na takich determinantach, jak: restrukturyzacja, przedsięwzięcia firm konkurencyjnych, zmiany legislacyjne czy modyfikacje technologiczne. Ważne również mogą się okazać przeanalizowanie działań dyrekcji, oceny dotyczące jakości produktów czy opinie pochodzące od samych klientów. Narzędziem, które warto wykorzystać jest szczegółowo stworzony wywiad dotyczący celów i sposobów funkcjonowania organizacji oraz ewaluacji aktualnej sytuacji i planów na kolejne lata. 

Rozpatrując poziom zawodowy, istotne są: analiza celów i stanowisk pracy, oczekiwania związane z kompetencjami niezbędnymi do wykonywania określonej pracy, analiza błędów, dane będące wynikiem kontroli jakości, nowe procesy i strategie oraz wszelkie inicjatywy (np. całościowe zarządzanie jakością, produkcja tylko na bieżące potrzeby, czynności nastawione na multikompetencyjność itd.). Informacje pozyskuje się z dokumentów firmy, rozmów z kierownictwem i pracownikami firmy, a także nadzorowania zachowań personelu w miejscu pracy.

Potrzeby indywidualne określa się, monitorując np. wyniki rozmów kwalifikacyjnych, ścieżki karier pracowników, rezultaty badań realizowanych przez centra oceny, wnioski wyciągane po szkoleniach. Na tym etapie istotne są również potrzeby szkoleniowe, o których informują pracownicy, którzy dążą do rozwoju zawodowego, wykorzystania swojego potencjału zawodowego, powiększenia odpowiedzialności. Na poziomie indywidualnym często wykorzystywana jest analiza umiejętności istotnych dla danego stanowiska. Metodę tę stosuje się, gdy osoby biorące udział w szkoleniach realizują różne zadania wymagające zbliżonych umiejętności (np. grupa kierowników). Efektem tej analizy jest precyzyjne zdefiniowanie kompetencji istotnych dla wykonywania pewnych zadań ogólnych.

Kontynuując rozważania o zasadności tworzenia samego systemu szkoleniowego, można zadać pytania: skoro szkolenia stanowią ważną inwestycję, a nie tylko wydatek, to w jakie szkolenia należy inwestować? Co należy wziąć pod uwagę, budując skuteczny system szkoleniowy w przedsiębiorstwie? Na co system ten powinien zwracać uwagę i co szkolenia winny rozwijać, aby podnosić konkurencyjność firmy? Wydaje się, że w dobie obecnych dynamicznych zmian na rynku pracy, stojąc u schyłku pierwszego dwudziestolecia XXI w., należy na te pytania odpowiedzieć. Coraz częściej bowiem menedżerowie stoją przed wyzwaniem, jakim jest tworzenie zespołów wielokulturowych, złożonych z ludzi o różnych systemach wartości, doświadczeniu, osobowości i temperamencie. To wszystko składa się na tak ważny, wcześniej wspomniany kapitał ludzi firmy. 

W tradycyjnym, na szczęście już coraz mniej popularnym podejściu do szkoleń uważano, że wystarczy rozwijanie kompetencji technicznych, związanych z wykonywaniem zadań, obejmujące wiedzę i umiejętności zapewniające sprawne posługiwanie się rzeczami. Czy jednak dzisiaj także jest to wystarczające i – przede wszystkim – bezpieczne?...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy