Dyrektywa o jawności wynagrodzeń. Jak nowe regulacje wpłyną na pracodawców? Przewodnik dla przedsiębiorców

O jaką dyrektywę konkretnie chodzi?

W dobie rosnącej świadomości społecznej na temat równości płci i sprawiedliwości w miejscu pracy Unia Europejska postanowiła podjąć zdecydowane kroki w kierunku eliminacji luki płacowej między kobietami a mężczyznami. W 2023 r. weszła w życie Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania, czyli tzw. dyrektywa o jawności wynagrodzeń. Przepisy dyrektywy mają być zaimplementowane w Polsce do 7 czerwca 2026 r., co oznacza, że pracodawcy muszą przygotować się na znaczące zmiany w swoich politykach płacowych.
Dyrektywa nie tylko nakłada nowe obowiązki na pracodawców, ale również daje pracownikom narzędzia do walki z dyskryminacją płacową. Transparentność wynagrodzeń ma na celu ujawnienie i wyeliminowanie niesprawiedliwości w wynagrodzeniach, co ma przyczynić się do stworzenia bardziej sprawiedliwego i równościowego środowiska pracy. W tym artykule przyjrzymy się bliżej, dlaczego Unia Europejska zdecydowała się na wprowadzenie tych przepisów, kogo one obejmują, jakie obowiązki nakładają na pracodawców oraz jakie korzyści mogą wyniknąć z ich wdrożenia.

Dlaczego Unia Europejska wprowadziła dyrektywę?

Unia Europejska zdecydowała się na wprowadzenie dyrektywy o jawności wynagrodzeń w odpowiedzi na utrzymującą się lukę płacową między kobietami a mężczyznami, która wynosi średnio 13%. Problem ten jest wynikiem wielu czynników, takich jak szklany sufit, stereotypy płciowe oraz nierówny podział obowiązków opiekuńczych.

Problemy, które dyrektywa ma rozwiązać

Dyrektywa ma na celu zapewnienie równości wynagrodzeń na stanowiskach o jednakowej wartości, co ma przyczynić się do zmniejszenia luki płacowej i promowania równości płci w miejscu pracy. Zmniejszenie luki płacowej to nie tylko kwestia sprawiedliwości, ale również efektywności ekonomicznej, gdyż równe wynagrodzenia mogą zwiększyć motywację i zaangażowanie pracowników.

Korzyści dla gospodarki i społeczeństwa

Wprowadzenie dyrektywy o jawności wynagrodzeń przynosi korzyści nie tylko pracownikom i pracodawcom, ale również całej gospodarce i społeczeństwu. Równe wynagrodzenia mogą prowadzić do większego zaangażowania i produktywności pracowników, co z kolei przekłada się na lepsze wyniki finansowe firm. Ponadto zmniejszenie luki płacowej może przyczynić się do większej stabilności ekonomicznej rodzin, co ma pozytywny wpływ na całą gospodarkę. Promowanie równości płci w miejscu pracy wspiera również rozwój społeczny, zmniejszając nierówności i promując inkluzywność.

Kogo obejmuje dyrektywa?

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń obejmuje wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym.

Pracownicy objęci dyrektywą

Dotyczy ona wszystkich pracowników, w tym tych zatrudnionych na pełny i niepełny etat, na czas określony, pracowników na stanowiskach kierowniczych, stażystów, praktykantów. To szerokie zastosowanie dyrektywy ma na celu zapewnienie, że żadna grupa pracowników nie będzie pominięta. Z drugiej strony dyrektywa mówi jedynie wprost o „pracownikach”, co wyklucza na ten moment z jej zastosowania umowy cywilnoprawne. 

A co z kandydatami do pracy? 

Co ciekawe, dyrektywa o jawności wynagrodzeń obejmuje osoby ubiegające się o zatrudnienie. Kandydaci do pracy, choć nie są jeszcze formalnie pracownikami, mają prawo do przejrzystej informacji na temat wynagrodzenia, co ma na celu zapewnienie równości już na etapie rekrutacji. 

Podstawowe obowiązki pracodawców wynikające z dyrektywy

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń nakłada na pracodawców szereg obowiązków, które mają na celu zapewnienie równości wynagrodzeń oraz przejrzystości w polityce płacowej. Pracodawcy muszą dostosować swoje struktury wynagrodzeń i procedury, aby spełniały wymogi dyrektywy. Poniżej przedstawiamy kluczowe obowiązki, które wynikają z nowych przepisów.

Opracowanie struktury wynagrodzenia

Pracodawcy muszą opracować strukturę wynagrodzenia, która zapewni równe wynagrodzenie za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Struktura wynagrodzenia musi być taka, aby umożliwić dokonanie oceny, czy pracownicy są w porównywalnej sytuacji w odniesieniu do wartości pracy na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów uzgodnionych z przedstawicielami pracowników, o ile tacy przedstawiciele istnieją. 
Kryteria te nie mogą opierać się bezpośrednio lub pośrednio na płci pracowników. Takie kryteria obejmują umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności i warunki pracy, oraz – w stosownych przypadkach – wszelkie inne czynniki, które mają znaczenie w danym miejscu pracy lub na danym stanowisku. Preambuła dyrektywy wskazuje na dodatkowe kryteria, które pracodawcy mogą wziąć pod uwagę przy opracowywaniu struktury wynagrodzenia, takie jak wykształcenie, kwalifikacje zawodowe czy szkolenia.

Pisemny wniosek pracownika, czyli „sprawdzam” dla pracodawcy

Na pisemny wniosek pracownika pracodawca ma obowiązek przekazać informacje dotyczące jego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. 
Dodatkowo pracodawcy muszą zapewnić dostęp do kryteriów stosowanych do określania poziomów i progresji wynagrodzenia. Transparentność tych kryteriów jest kluczowa, aby pracownicy mieli jasność, na jakiej podstawie są oceniani i wynagradzani.

Obowiązek sprawozdawczy

Pracodawcy będą ponadto zobowiązani do regularnego raportowania i monitorowania luk płacowych między pracownikami. Dotyczy to głównie dużych organizacji zatrudniających powyżej 100 pracowników. Sprawozdania powinny obejmować następujące informacje:

• luka płacowa ze względu na płeć; 
• luka płacowa ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
• mediana luki płacowej ze względu na płeć;
• mediana luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
• odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne;
• odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia;
• luka płacowa ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych.
   

Dla pracodawców zatrudniających 250 pracowników lub więcej pierwszy obowiązek sprawozdawczy pojawi się już w odniesieniu do roku 2026. Organizacje te będą miały czas do 7 czerwca 2027 r. na przekazanie sprawozdania obejmującego wyżej wymienione informacje dotyczące poprzedniego roku kalendarzowego. W stosunku do tych pracodawców obowiązek sprawozdawczy będzie pojawiać się co rok.
Pracodawcy zatrudniający od 100 do 249 pracowników będą zobowiązani przekazywać informacje co trzy lata, przy czym dla pracodawców:

• zatrudniających od 150 do 249 pracowników: pierwszy obowiązek sprawozdawczy pojawi się w 2027 r.;
• zatrudniających od 100 do 149 pracowników: pierwszy obowiązek sprawozdawczy pojawi się w 2031 r.
   

Obowiązki wobec kandydatów do pracy

Zgodnie z dyrektywą pracodawcy muszą udostępniać informacje o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale na danym stanowisku osobom ubiegającym się o zatrudnienie. Informacje te pracodawca przekazuje w taki sposób, aby zapewnić świadome i przejrzyste negocjacje dotyczące wynagrodzenia, na przykład w opublikowanym ogłoszeniu o wakacie, przed rozmową kwalifikacyjną lub w inny sposób. 
Ma to na celu zapewnienie przejrzystości i równości już na etapie rekrutacji, umożliwiając kandydatom świadome podejmowanie decyzji dotyczących zatrudnienia.
Dodatkowo pracodawca nie może zadawać osobom starającym się o zatrudnienie pytania o ich wynagrodzenie w obecnym stosunku pracy ani w poprzednich stosunkach pracy. Co ciekawe, również same ogłoszenia o wakatach i nazwy stanowisk pracy muszą być neutralne pod względem płci, a pracodawcy muszą dbać o to, by cały proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminacyjny. 

Możliwe zwolnienia

Nie zapominajmy, że dyrektywa w wielu miejscach przewiduje możliwość zwolnienia przez państwa członkowskie przedsiębiorców z niektórych obowiązków. W najbliższym czasie dowiemy się, jak będzie wyglądała treść polskiej ustawy implementującej dyrektywę.

Czym jest wynagrodzenie w rozumieniu dyrektywy?

Wynagrodzenie w rozumieniu dyrektywy o jawności wynagrodzeń jest definiowane w sposób zbliżony do pojęcia wynagrodzenia zawartego w polskim Kodeksie pracy. 
Dyrektywa precyzuje, że wynagrodzenie obejmuje zwykłą podstawową lub minimalną płacę godzinową bądź płacę miesięczną oraz wszelkie inne świadczenia pieniężne i rzeczowe, otrzymywane przez pracownika bezpośrednio lub pośrednio (składniki uzupełniające lub zmienne) od swojego pracodawcy z racji swojego zatrudnienia. 

Składniki wynagrodzenia i świadczenia – czyli co dokładnie? 

W praktyce oznacza to płacę zasadniczą – godzinową lub miesięczną. Świadczenia pieniężne i rzeczowe to z kolei wszelkie premie, dodatki funkcyjne, dodatki z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych lub pracy w nocy, ale i takie dodatki do wynagrodzenia, jak:

• samochód służbowy,
• opieka medyczna,
• karnet sportowy,
• dofinansowanie okularów.
   

Wszystkie te elementy muszą być uwzględnione przy ocenie, czy wynagrodzenie jest równe dla pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.

Premie uznaniowe wyzwaniem dla pracodawców

Uwzględnienie wszystkich składników wynagrodzenia, w tym premii uznaniowych, może być wyzwaniem dla pracodawców. Premie uznaniowe, które są przyznawane na podstawie uznania pracodawcy, mogą być trudne do zharmonizowania z wymogami dyrektywy dotyczącymi przejrzystości i równości. 
Jak zgłaszają już teraz pracodawcy – istnieje obawa, że premie uznaniowe będą musiały zostać zastąpione premiami regulaminowymi, które są przyznawane na podstawie jasno określonych i obiektywnych kryteriów. Taka zmiana może wymagać rewizji obecnych polityk wynagrodzeń i wprowadzenia nowych procedur. 

Wdrożenie krok po kroku – od analizy do transparentności

Wdrożenie dyrektywy o jawności wynagrodzeń to proces, który wymaga starannego planowania i realizacji. Aby pomóc pracodawcom w skutecznym wdrożeniu nowych przepisów, przedstawiamy krok po kroku, jak przeprowadzić ten proces, zapewniając jednocześnie pełną transparentność wynagrodzeń i zgodność z wymogami dyrektywy.

Analiza istniejących struktur wynagradzania

Pierwszym krokiem w procesie wdrożenia jest dokładna analiza obecnych struktur wynagradzania w organizacji. Należy przejrzeć i ocenić między innymi następujące dokumenty:

• organigram: struktura organizacyjna przedsiębiorstwa, która pokazuje hierarchię i relacje między stanowiskami,
• regulamin wynagradzania: dokument określający zasady wynagradzania pracowników, w tym składniki płacowe,
• opisy stanowisk pracy: szczegółowe opisy stanowisk, wymagań i odpowiedzialności na poszczególnych stanowiskach,
• zakresy obowiązków pracowników: dokumenty określające konkretne obowiązki i zadania poszczególnych pracowników,
• karty celów premiowych, umowy o pracę: dokumenty określające cele i kryteria przyznawania premii, warunki pracy i płacy.
   

Podczas takiej analizy pracodawcy powinni odpowiedzieć sobie w szczególności na następujące pytania:

• jakie składniki płacowe otrzymują pracownicy? 
• na jakich zasadach są przyznawane te składniki? 
• czy te zasady są spisane i dostępne dla pracowników?
   

Opracowanie kategorii stanowisk z widełkami wynagrodzeń

Kolejnym krokiem jest opracowanie kategorii stanowisk z widełkami wynagrodzeń, czyli struktury wynagrodzenia. W tym celu można przeprowadzić wartościowanie stanowisk pracy na podstawie dozwolonych kryteriów. 
Na podstawie wyników wartościowania, stanowiska pracy są grupowane w kategorie, a dla każdej kategorii ustalane są widełki wynagrodzeń.

Wdrożenie niezbędnych zmian

Po opracowaniu struktury wynagrodzenia, pracodawcy powinni wdrożyć niezbędne zmiany w organizacji. Pracodawcy będą zwykle zobowiązani wprowadzić zmiany w dokumentacji wewnątrzzakładowej, tj. dokonać aktualizacji regulaminów, opisów stanowisk pracy, zakresów obowiązków pracowników oraz innych dokumentów związanych z wynagrodzeniami, aby odzwierciedlały nowe zasady i struktury wynagradzania.
Nierzadko konieczne okaże się przygotowanie systemu podwyżek lub zmian w wynagrodzeniach.

Transparentność polityki wynagrodzeń na poziomie komunikacji z pracownikami

Ostatnim krokiem, który powinien być uwzględniany przez cały proces wdrożeniowy, jest zapewnienie pełnej transparentności polityki wynagrodzeń na poziomie komunikacji z pracownikami. W tym celu pracodawcy powinni zadbać o właściwą komunikację wewnętrzną. Regularne informowanie pracowników o nowych zasadach wynagradzania, organizacja szkoleń dla kadry zarządzającej i pracowników czy opracowanie materiałów komunikacyjnych może pomóc w transparentnym wdrożeniu nowych zasad. Pamiętajmy bowiem, że wdrożenie dyrektywy o jawności wynagrodzeń to proces, który wymaga zaangażowania i współpracy na wszystkich poziomach organizacji, a kooperacja z pracownikami jest jednym z podstawowych elementów wdrożeniowych.

Must have wdrożeniowe, czyli co pracodawcy muszą zrobić 

Proces wdrożeniowy dyrektywy o jawności wynagrodzeń można podzielić na dwa główne etapy: „must have” oraz „nice to have”. Etap „must have” obejmuje obowiązkowe działania, które pracodawcy muszą podjąć, aby spełnić wymogi prawne i zapewnić zgodność z dyrektywą. Z kolei etap „nice to have” obejmuje dodatkowe działania, które mogą przynieść korzyści organizacji, ale nie są wymagane przez prawo. 
Poniżej przedstawiamy kluczowe obowiązki pracodawców, które należą do kategorii „must have”.

Audyt wynagrodzeń – podstawa do opracowania struktury wynagrodzenia

Pracodawcy będą musieli z pewnością przeprowadzić audyt wynagrodzeń, aby sprawdzić, jakie składniki płacowe otrzymują pracownicy, na jakich zasadach są przyznawane i czy te zasady są spisane.

Procedury transparentności płacowej, czyli główny obowiązek pracodawcy

Opracowanie struktury wynagrodzenia to kolejny i zdaje się najważniejszy obowiązek pracodawcy, wynikający wprost z dyrektywy.

Komunikacja z pracownikami na pierwszym miejscu 

Choć dyrektywa nie przewiduje wprost obowiązku konsultowania wprowadzanych w organizacji zmian, pracodawcy – biorąc pod uwagę wagę wprowadzanych zmian – powinni komunikować pracownikom, dlaczego wprowadzane są zmiany, jak będzie wyglądała polityka płacowa po zmianach i jakie korzyści przynosi transparentność.

Aktualizacja regulaminów i umów? 

Wdrożenie niezbędnych zmian wynikających z jawności wynagrodzeń może wymagać aktualizacji regulaminów, umów o pracę lub innych aktów wewnątrzzakładowych. Pracodawcy muszą upewnić się, że wszystkie dokumenty są zgodne z nowymi przepisami i odzwierciedlają wprowadzone zmiany w polityce wynagradzania. 

Nice to have, czyli co pracodawcy mogą zrobić

Okazja do weryfikacji dokumentacji pracowniczej

Pracodawcy mogą skorzystać z okazji, aby zweryfikować dokumentację pracowniczą, sprawdzić, czy umowy cywilnoprawne nie powinny być umowami o pracę oraz czy podział pracy i dokumentacja z tym związana nie wymagają aktualizacji. 
Dlaczego to istotne? Dyrektywa o jawności wynagrodzeń obejmuje wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę. Osoby wykonujące obowiązki na podstawie umów zlecenia nie są objęte tymi regulacjami, co może prowadzić do większego zainteresowania ze strony zleceniobiorców tym, na jakich zasadach są zatrudnieni i czy ich sytuacja jest zgodna z prawem. Dodatkowo często dokumentacja pracownicza (np. zakresy obowiązków) nie jest aktualizowana na bieżąco, stąd wdrożenie dyrektywy to doskonała okazja do uporządkowania tych tematów. 

Employer branding nie taki prosty

Jawność wynagrodzeń może być wykorzystana do budowy wizerunku organizacji jako transparentnego i sprawiedliwego pracodawcy.

Szkolenia – ważna rzecz

Poza podstawową komunikacją z pracownikami, pracodawcy mogą zorganizować szkolenia dla kadry zarządzającej, działu HR oraz pracowników, aby lepiej zrozumieli nowe zasady wynagradzania i korzyści płynące z transparentności. Pamiętajmy, że to do działu HR będzie kierowana największa liczba pytań o jawność wynagrodzeń. Ważne zatem, by pracownicy tego działu czuli się pewnie i komfortowo jeśli chodzi o dyrektywę. 

Materiały komunikacyjne

Komunikacja z pracownikami odgrywa kluczową rolę w procesie wdrożenia dyrektywy o jawności wynagrodzeń. Transparentność i otwartość w przekazywaniu informacji dotyczących zmian w polityce wynagrodzeń budują zaufanie i zaangażowanie pracowników. Regularna i jasna komunikacja pomaga pracownikom zrozumieć, dlaczego wprowadzane są zmiany, jakie korzyści z nich wynikają oraz jakie są nowe zasady wynagradzania. Dzięki temu pracownicy czują się bardziej docenieni i traktowani sprawiedliwie, co przekłada się na ich większą motywację i lojalność wobec pracodawcy. FAQ, broszury, ulotki czy inne tego typu dokumenty to wyraz troski pracodawcy o komfort i bezpieczeństwo pracowników. 

Co nas czeka w 2026 r.?

Rok 2026 będzie przełomowy dla pracodawców i pracowników w Polsce, gdyż wtedy najprawdopodobniej wejdą w życie przepisy dyrektywy o jawności wynagrodzeń. Już teraz nagłówki prasowe rozpisują się o nadchodzących zmianach, a świadomość pracowników na temat ich praw znacząco wzrasta.

Odszkodowanie dla pracowników

Pracownicy, którzy poniosą szkodę w wyniku naruszenia jakichkolwiek praw lub obowiązków związanych z zasadą równości wynagrodzeń, będą mieli prawo żądać od pracodawcy pełnego odszkodowania lub zadośćuczynienia za poniesione straty i szkody. Takie odszkodowanie lub zadośćuczynienie będzie obejmowało między innymi zaległe: 

• wynagrodzenie;
• premie;
• świadczenia rzeczowe;
• a także odszkodowanie za utracone szanse, zadośćuczynienie za szkody niematerialne oraz odsetki za zwłokę.
   

Brak limitu wysokości 

Odszkodowanie lub zadośćuczynienie nie będą podlegały ograniczeniu przez ustalenie z góry maksymalnej wysokości. Przewidywany jest wzrost pozwów sądowych, gdyż pracownicy będą bardziej świadomi swoich praw i będą mogli skuteczniej dochodzić roszczeń.

Kary pieniężne za naruszenia 

Dyrektywa przewiduje również kary pieniężne (w tym grzywny) dla pracodawców za naruszenie jej przepisów. Kary te mają być skuteczne, proporcjonalne i odstraszające, aby zapewnić pełne przestrzeganie nowych regulacji. Pracodawcy, którzy nie dostosują się do wymogów dyrektywy, mogą spodziewać się surowych sankcji, co dodatkowo motywuje do wprowadzenia niezbędnych zmian w polityce wynagrodzeń.

Dlaczego warto zacząć działać już teraz?

Wdrożenie dyrektywy o jawności wynagrodzeń to nie tylko obowiązek prawny, ale także szansa na poprawę kultury organizacyjnej i wizerunku pracodawcy.

Korzyści z transparentności wynagrodzeń

Transparentność wynagrodzeń może przyczynić się do zwiększenia zaangażowania i lojalności pracowników, a także do przyciągnięcia nowych talentów. Organizacje, które zdecydują się na wcześniejsze wdrożenie dyrektywy, mogą zyskać przewagę konkurencyjną na rynku.

To już nie czas na pytanie, czy wdrażać jawność wynagrodzeń, ale kiedy to zrobić

W obliczu nadchodzących zmian prawnych, pytanie nie brzmi już, czy wdrażać jawność wynagrodzeń, ale kiedy to zrobić. Im szybciej organizacje zaczną działać, tym lepiej będą przygotowane na nowe wymagania i tym więcej korzyści będą mogły z nich czerpać.

Unikanie kar i kosztów

Warto zacząć już teraz, aby uniknąć potencjalnych kar i kosztów związanych z naruszeniem przepisów dyrektywy o jawności wynagrodzeń.

Podsumowanie

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń to krok w stronę większej równości i przejrzystości w miejscu pracy. Jej wdrożenie może przynieść wiele korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Zachęcam do podjęcia działań już teraz i skorzystania z możliwości, jakie niesie ze sobą ta rewolucyjna zmiana w polityce wynagrodzeń.