Dołącz do czytelników
Brak wyników

Z praktyki kierownika produkcji

16 maja 2018

NR 40 (Sierpień 2017)

Co pogarsza efektywność?

0 169

Wielozadaniowość, umiejętność kreatywnego działania w zespole i praca z wykorzystaniem burzy mózgów – takie jeszcze do niedawna były główne wytyczne w procesie rekrutacji. Dziś już wiemy, że żadna z tych metod pracy nie wspiera efektywności, lecz ją pogarsza.

Pobudzanie kreatywności i efektywności pracowników staje się coraz większym wyzwaniem dla wielu organizacji. Twórcze działanie jest przydatne na większości stanowisk pracy, ponieważ w praktyce to nic innego niż „zdolność człowieka do w miarę częstego generowania nowych i wartościowych wytworów (rzeczy, idei, metod działania itd.)”1. Problemem od wielu lat zajmują się także naukowcy, badając zjawiska, które pobudzają lub ograniczają działanie naszego mózgu, a tym samym wpływają na efektywność podejmowanych działań. W artykule przyjrzymy się dwóm z badanych przez nich zjawisk: mono- i multitaskingowi (czyli jedno lub wielozadaniowości) oraz brainwritingowi (czyli specyficznej formie „burzy mózgów”). 

Monotasking kontra multitasking

„Mam podzielną uwagę, a koncentracja na wielu zadaniach nie sprawia mi kłopotów” – twierdzi wielu z nas. Kiedy skupiamy się wyłącznie na jednej czynności, często mamy poczucie straty czasu. Najnowsze badania wykazują jednak, że popularyzowany przez wiele lat kult wielozadaniowości (ang. multitasking) najczęściej szkodzi zarówno nam samym, jak i organizacji, dla której pracujemy. Mózgi większości ludzi nie są do tego przystosowane – nie potrafimy zbyt długo w tym samym czasie skupiać się na wielu działaniach. Nie dotyczy to oczywiście prostych czynności – słuchanie muzyki podczas biegania po parku nie będzie stanowiło dla mózgu zbyt wielkiego wyzwania. Spróbujmy jednak skutecznie opracowywać raport i prowadzić jednocześnie ważną rozmowę przez telefon… 

Kiedy koncentrujemy się na wielu rzeczach, w konsekwencji żadnej z nich nie poświęcamy w pełni naszej uwagi. Kiedy do mózgu napływają informacje z wielu źródeł, przetwarzamy je mniej uważnie, niż kiedy skupiamy się wyłącznie na jednym źródle, a to właśnie głębokość przetwarzania wpływa na skuteczne przyswajanie nowych danych oraz ich zapamiętywanie. Kiedy chcemy zapamiętać coś trwale – musimy poświęcić temu pełną uwagę przez dłuższy czas i skoncentrować się wyłącznie na tym zagadnieniu. 

Wielozadaniowość kontra efektywność

Badania przeprowadzone przez Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne2 wykazały, że ludzie zmuszani do koncentracji na wielu zadaniach wykazywali efektywność działania mniejszą o 40%. Dodatkowo taka praca prowadziła do zwiększenia ryzyka wypalenia zawodowego. Badania3 przeprowadzone na Uniwersytecie w Ohio wykazały, że efektywność osób, które zajmowały się wieloma zadaniami równocześnie, nie tylko znacznie spadała, ale wpływała także na zmniejszenie produktywności w wykonywaniu zadań priorytetowych. 

Naukowcy oceniali w trakcie eksperymentów jakość pracy studentów, którym polecono, aby podczas nauki słuchali jednocześnie radia, pracowali przy włączonym telewizorze lub korzystali z komputera (w obszarach niezwiązanych z wykonywaną aktualnie pracą). Mieli oni jednocześnie rejestrować wszystkie wykonywane czynności i nadawać każdej z nich priorytet (w skali 1–10). Po zakończeniu pracy należało określić stopień, w jakim udało się uzyskać wcześniej założone rezultaty. Wyniki pokazały swoisty dualizm: studenci czuli się, co prawda, lepiej i byli bardziej usatysfakcjonowani z wykonywanej pracy (stwierdzali, że wykonują więcej zadań w tym samym czasie) jednak efektywność ich pracy znacznie spadała.

 

Pozytywnym działaniem wielozadaniowości jest jej wpływ na nasze emocje i samopoczucie. Mimo, że w rzeczywistości pracujemy mniej efektywnie, mamy złudzenie większej produktywności, a to powoduje, że rośnie nasza satysfakcja z pracy. 

 

Dlaczego? Kiedy wykonujemy złożone czynności, korzystamy z naszej pamięci krótkotrwałej (operacyjnej), a jej zasoby są niestety ograniczone. Najczęściej nie zdajemy sobie z tego sprawy, jednak np. włączony radioodbiornik pozbawia nas części tej pamięci (czy tego chcemy, czy nie – mózg zawsze zwraca uwagę na informacje pojawiające się „w tle”). W konsekwencji obniża się efektywności wykonywanej pracy, ponieważ zmniejszamy dostępne zasoby pamięci operacyjnej i na wykonanie zadania potrzebujemy znacznie więcej czasu. 

Do ciekawych wniosków doszli także naukowcy z Uniwersytetu Stanforda. Badania wskazały, że poza spadkiem wydajności wielozadaniowość wpływa także na spadek poziomu koncentracji i obniża zdolność przyswajania nowego materiału (informacje przyswajane w trakcie wykonywania innych zadań trafiają po prostu do niewłaściwej części mózgu).

Multitasking może niszczyć mózg 

Skoro jesteśmy już przy naukowcach, przyjrzyjmy się także wynikom prac badaczy z brytyjskiego Uniwersytetu Sussex, którzy przeprowadzili badanie na grupie 75 dorosłych osób o różnym stopniu skłonności do wielozadaniowości. Wykorzystali do tego rezonans magnetyczny i analizowali strukturę mózgu. Eksperymenty wykazały, że osoby, które korzystają z wielu urządzeń w jednym czasie (np. z telefonu, telewizora i laptopa), mają mniej istoty szarej w mózgu (czyli występuje u nich mniejsza gęstość neuronów) w obszarze odpowiedzialnym za kontrolę emocji i koncentrację. Takie praktyki wywołują zmiany w mózgu.
Refleksję powinny wywołać także wnioski naukowców z University of London. Ich badania4 wykazały, że u osób, które podczas przyswajania nowych informacji (nauka) wykonywały jednocześnie kilka innych rzeczy, zaobserwowano spadek ilorazu inteligencji nawet o 15 punktów (czyli więcej niż po nieprzespanej nocy czy po zażyciu marihuany). Z kolei badania przeprowadzone na Australia’s Central Queensland University sugerują, że ludzie z nawykami do robienia wielu rzeczy 
jednocześnie stają się z czasem znacznie bardziej nerwowi, a w ich mózgach zachodzą reakcje chemiczne, które je uszkadzają.

 

Efektywna wielozadaniowość nie istnieje!

Według dra Arta Markmana5 efektywna wielozadaniowość to oksymoron (zestawienie dwóch przeciwstawnych znaczeń). W praktyce:

  • mózg zajmuje się tylko jednym zadaniem w jednym czasie;
  • następnie miejsce tego zadania zajmuje kolejne;
  • jeśli „przeskakujemy” do kolejnego zadania, zmiana następuje na tyle szybko, że nie jesteśmy w stanie jej zauważyć;
  • powstaje złudzenie multitaskingu, a naprawdę mamy do czynienia z dzieleniem czasu (ang. time-sharing).

 

Wielozadaniowość nie zawsze jest zła 

Wielozadaniowość może być jednak z powodzeniem wykorzystywana podczas wykonywania czynności określanych jako layering, czyli układanie różnych (jednak nieprzeszkadzających sobie wzajemnie) działań w większą strukturę. 

Psychologowie podkreślają, że ma ona sens zwłaszcza w przypadku wykonywania czynności prostych lub rutynowych (które nie wymagają szczególnej koncentracji lub które wykonujemy mechanicznie). Naukowcy z Vanderbilt University twierdzą, że co prawda ludzki mózg nie radzi sobie zbyt dobrze z wykonywaniem kilku rzeczy w jednym czasie, jednak wyjątek od tej reguły stanowią czynności podstawowe, proste lub zautomatyzowane. W innych przypadkach mózg nie przetwarza równolegle dwóch procesów (jak nam się czasami wydaje), a jedynie wciąż przełącza się z jednego na drugi. Zdarzają się oczywiście ludzie wyjątkowi, tzw. supertaskerzy, czyli osoby, które cechuje ponadprzeciętna podzielność uwagi. Stanowią oni jednak mniej niż 10% populacji, trudno więc budować w oparciu o nich jakiekolwiek wzorce.

Pozytywnym działaniem wielozadaniowości jest także jej wpływ na nasze emocje i samopoczucie6. Mimo że w rzeczywistości pracujemy mniej efektywnie, mamy złudzenie większej produktywności, a to powoduje, że rośnie nasza satysfakcja z pracy. Naukowcy sugerują zatem, że warto korzystać z tego dobrodziejstwa przy wykonywaniu zadań, których nie lubimy, a nie możemy ich pominąć. 

W końcu jeśli coś i tak musi zostać wykonane, lepiej abyśmy osiągnęli to w dłuższym czasie, niż nie podejmowali się zadania wcale.

 

Podsumowując – multi- i monotasking 

  1. Wielozadaniowość (multitasking) – w przeważającej większości przypadków będzie ograniczała efektywność i produktywność wykonywania codziennych zadań. 
  2. Naszym zadaniem jest wykonanie skomplikowanych czynności – skupmy się na jednej z nich – wpłynie to pozytywnie zarówno na wykorzystanie czasu, jak i jakość uzyskanych rezultatów.
  3. Brak szansy na koncentrację jedynie na jednym skomplikowanym zadaniu (monotasking) – najczęściej skutkuje brakiem możliwości osiągnięcia wyznaczonych celów w określonym na nie czasie. W efekcie działania stają się mniej skuteczne. 
  4. Co robić, gdy koniecznie musimy wykonać kilka ważnych zadań? Pogrupujmy je w sposób uzupełniający się (pracujmy nad podobnymi zadaniami). Naukowcy wykazali, że „przełączanie się” z zadania na zadanie pochłania ok. 30% czasu pracy (działa tzw. efekt piły). Powrót do pierwotnie wykonywanej pracy (na poziomie 100% zaangażowania) zajmuje nam nawet 20 minut! Im bardziej zbliżone będą zadania, tym łatwiej nasz mózg przejdzie do wykonywania kolejnych. Twórzmy listy zadań do wykonania i nadawajmy im priorytety. U wielu osób takie stwierdzenie może wywołać uśmiech, ale… myślenie o tym, co pozostało do wykonania, także męczy nasz mózg. 
  5. Wielozadaniowość nie ma znaczenia przy wykonywaniu zadań prostych i rutynowych. Warto wykorzystywać ją także w przypadku zadań, których nie lubimy.

 

Kreatywność wspiera efektywność

Kreatywność jest siłą napędową każdego postępu. Ten, kto jako pierwszy proponuje nowe, przydatne dla innych rozwiązania, zazwyczaj osiąga sukces. Zgodnie z twierdzeniem Briana Tracy’ego: „każdy postęp w historii ludzkości rozpoczyna się od idei w umyśle pojedynczego człowieka”7. Dlatego innowacyjne przedsiębiorstwa od lat szukają możliwości pobudzania kreatywności swoich pracowników. 

Kiedy pracujemy twórczo?

Cztery wymiary wpływające na poziom kreatywności8 określił m.in. w latach 70.
ubiegłego wieku Joy Paul Guilford9. Należą do nich:

  1. Płynność (łatwość, z jaką tworzymy nowe pomysły) – rośnie wraz z ich liczbą i możemy ją wzmacniać poprzez treningi kreatywności oraz ćwiczenia. Jej miarą jest głównie liczba wytworzonych nowych idei.
  2. Giętkość (poziom gotowości do zmiany własnego kierunku myślenia, przyjęcia innej perspektywy) – może się objawiać spontanicznie lub w formie adaptacyjnej (jako wynik dostosowania do zmieniających się warunków czy okoliczności). Miarą giętkości jest liczba kategorii, do których należą wygenerowane nowe pomysły.
  3. Oryginalność (zdolność wytwarzania pomysłów nietypowych lub unikatowych) – najbardziej pożądany aspekt. Najtrudniej ją mierzyć, bo ocena ma często charakter uznaniowy (za oryginalny może być uznany pomysł, który pojawi się np. u 5%, 1%, a czasami taki, który pojawi się tylko raz).
  4. Staranność – określa poziom zaangażowania w proces twórczy, chęć do pracy nad nowymi pomysłami oraz dzielenia się nimi. Jej miarą może być np. liczba słów użytych do przedstawienia swojej koncepcji.

Jak przełożyć to wszystko na praktykę w organizacji? Jedną z metod generowania nowych pomysłów w pracy zespołowej jest tzw. burza mózgów – metoda prosta, znan...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy