Dołącz do czytelników
Brak wyników

Sztuka motywowania

24 maja 2018

NR 38 (Kwiecień 2017)

Chcesz zwiększenia zdolności zespołu? Stwórz mapę organizacji!

0 190

Czy wiesz, jak pracują współczesne organizacje? Chcesz pracować bardziej wydajnie, tak by móc wykorzystać potencjał swoich ludzi, niekoniecznie tylko ten, który wynika bezpośrednio z zajmowanych przez nich stanowisk i posiadanej wiedzy? Chcąc zwiększyć zdolność zespołu, powinieneś zastanowić się nad stworzeniem mapy organizacji.

Współczesne organizacje działają niezwykle dynamicznie. Zmiany w zakresie sposobów działania zależą nie tylko od nowinek technologicznych, obecnej koniunktury, ale również w dużej mierze, a może nawet przede wszystkim od ludzi – tych, którzy znaleźli zatrudnienie w danej organizacji, tych, którzy dopiero szukają pracy, tych, którzy są klientami firmy czy finalnymi odbiorcami produktu. Ważne jest to, w jaki sposób komunikują się między sobą, w jaki sposób budują relacje z innymi pracownikami i jak dzielą się wiedzą.

Firmy coraz częściej wybierają mniej sformalizowane sposoby pracy, pracę procesową zamieniając na pracę projektową. Jeden pracownik pracuje często w ramach kilku niezależnych projektów, często pełniąc w nich różne role. Hierarchia w organizacjach spłaszcza się, a nawet zaciera.

Informacje w organizacji

Pracownicy komunikują się ze sobą cały czas i w sposób naturalny. Wiele organizacji stara się zapanować nad przepływem informacji, formalizując go za pomocą raportów, wskazanych kanałów komunikacyjnych. Jednak przekazywanie sobie informacji w ramach firmy to nie tylko spotkania organizowanie przez kierownictwo, to także wspólne wyjścia na kawę czy na papierosa. Wiele informacji jest przekazywanych w trakcie wspólnej drogi do pracy i podczas weekendów spędzanych wspólnie przez zaprzyjaźnionych współpracowników.

 

Firmy coraz częściej wybierają mniej sformalizowane sposoby pracy, pracę procesową zamieniając na pracę projektową. Jeden pracownik pracuje często w ramach kilku niezależnych projektów, często pełniąc w nich różne role. 

 

Doceniając potrzebę wymieniania się informacjami, organizacje proponują różne nowatorskie rozwiązania. Szwajcarska firma
Phonak AG, produkująca aparaty słuchowe i zatrudniająca ok. 550 pracowników, postawiła na przekazywanie informacji wyłącznie w sposób nieformalny. Firma zrezygnowała z jakichkolwiek spotkań, posiedzeń, narad, natomiast każdy z pracowników ma obowiązek codziennie uczestniczyć we wspólnym śniadaniu w zakładowej stołówce. Przybywa na nie zarówno załoga produkcyjna, jak również cała kadra zarządzająca firmy. Celem wspólnych śniadań jest rozmowa o tym, co dzieje się w organizacji, w miłej, luźnej atmosferze. W tym czasie często rozmawia się również o problemach pojawiających się w firmie i szuka rozwiązań. Choć nieco chaotyczny, jest to dobry sposób na wymianę informacji, która przebiega na bieżąco pomiędzy różnymi szczeblami organizacyjnymi. Pytanie jednak, czy jest to sposób idealny i czy taka wymiana informacji wystarcza. Czy w momencie, gdy dana osoba potrzebuje szybko pozyskać specyficzne informacje, wie, gdzie ich szukać?

Przepływ informacji a kapitał relacyjny

Prowadząc badania satysfakcji pracowniczej, można się zorientować, że wielu pracowników „żali się”, że informacje w organizacjach są przekazywane w sposób bardzo wybiórczy. Często nie dzieje się to ze złej woli nadawców informacji. Wiąże się to z nieformalnymi zależnościami między pracownikami. Część z nich przebywa ze sobą częściej i chętnie się ze sobą komunikuje, a to wpływa na szybkość pozyskiwania przez nich różnorodnych informacji. Pracownicy, którzy nie mają tak częstych kontaktów z innymi i dużej łatwości w nawiązywaniu relacji, informują, że często nie mają dostępu do informacji, które mogą być kluczowe dla ich pracy, nie wiedzą zbyt wiele o planach dotyczących firmy czy działu, w którym pracują. Pozyskując informacje, które są im potrzebne do działania, stosują drogę formalną, która często jest dłuższa i nie zawsze skuteczna (niekiedy trudno zlokalizować właściwe źródła wiedzy i informacji).

Zarządzanie wiedzą w organizacji

Tradycyjne struktury nie uwzględniają tego, że współcześni pracownicy potrafią być niezwykle wszechstronni. Pracownik, który został zatrudniony jako magazynier, może się interesować rozwojem osobistym i mieć cenną wiedzę z zakresu komunikowania się, pracownik produkcji z kolei może właśnie kończyć studia z zakresu elektroniki, a inżynier procesu interesować się marketingiem. W tradycyjnych strukturach bardzo trudno tę wiedzę zauważyć, a co dopiero wykorzystać. 

Praca w zespołach projektowych 

Coraz więcej organizacji wykorzystuje pracę w zespołach projektowych. Jeden pracownik może pracować nie tylko w ramach
różnych zespołów zadaniowych, ale w zależności od danego zadania może pełnić w zespołach różne funkcje, wykorzystując swoje umiejętności i specyficzną wiedzę. Często pracownik oddelegowany do danego zespołu współpracuje z pracownikami z innych działów, co pozwala mu pozyskać wiedzę i umiejętności spoza jego obszaru, nawiązać nowe kontakty i pozyskać kolejne potrzebne informacje. 

Ważnym zagadnieniem jest to, w jaki sposób dobierać członków poszczególnych zespołów, uwzględniając ich wiedzę i umiejętności.

Struktura organizacji

Wszystkie opisane wcześniej kwestie w znaczący sposób wpływają na strukturę organizacyjną. Może dochodzić do sytuacji, w których rzeczywista struktura organizacyjna znacznie różni się od tej formalnej, szczególnie w dużych firmach o skomplikowanych strukturach, pracujących w ramach zespołów projektowych, które w dodatku często mogą się zmieniać. Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej, gdy w strukturze zechcemy uwzględnić pracowników tymczasowych i zewnętrznych konsultantów. Do tego dochodzi jeszcze kwestia relacji nieformalnych i przepływów informacji, które nie zawsze przebiegają tak, jakby sobie tego życzyli zarządzający. Okazuje się wtedy, że formalna struktura, opisana schematami organizacyjnymi, jest jedynie martwym dokumentem, który w sposób mocno uproszczony przedstawia występujące w organizacji relacje pomiędzy pracownikami i nie jest zbyt przydatna dla pracowników, którzy potrzebują uzyskać konkretne informacje.

Analiza sieci 

Coraz więcej organizacji wykorzystuje współczesną technologię nie tylko do statycznego przekazywania informacji (za pomocą Intranetu). Firma Accenture na przykład zrezygnowała z regularnej okresowej oceny pracowników na rzecz regularnej informacji zwrotnej na temat pracy współpracowników, podwładnych czy szefów. Dzięki aplikacji mobilnej na bieżąco można przekazywać informacje, które adresat jest w stanie przeczytać danego dnia, a nie za trzy miesiące w trakcie kolejnej oceny okresowej.

 

Coraz więcej organizacji wykorzystuje pracę w zespołach projektowych. Jeden pracownik może pracować nie tylko w ramach różnych zespołów zadaniowych, ale w zależności od danego zadania może pełnić w zespołach różne funkcje, wykorzystując swoje umiejętności i specyficzną wiedzę. 

 

Większość organizacji dysponuje skomplikowanymi systemami informatycznymi i każdego dnia gromadzi ogromne ilości informacji, ma jednak problem z tym, by je skutecznie analizować i wykorzystywać. Z pomocą ma przyjść analiza sieci społecznych, dając wgląd w niesformalizowane, rzeczywiste sposoby pracy, przepływy informacji i relacje.

Mapa organizacji

Szukając nowoczesnych sposobów na zarządzanie wiedzą, informacją czy relacjami w organizacji, można dotrzeć do mapy organizacji (www.mapaorganizacji.pl), na świecie funkcjonującej jako Lomeo.io. 

Firma została założona przez dwójkę wrocławskich naukowców – Anitę Zbieg, doktor Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, oraz Błażeja Żaka – doktora Politechniki Wrocławskiej. Naukowcy stworzyli rozwiązanie dla współczesnego biznesu – narzędzie, które dzięki wykorzystaniu analizy sieci oraz algorytmów grafowych pomoże ukazać rzeczywistą rolę poszczególnych pracowników, drogi przepływów informacji i relacje pomiędzy pracownikami. Narzędzie można wykorzystać zarówno do zarządzania konkretną organizacją, jak i siecią organizacji współpracujących ze sobą. Firma chwali się, że z jej usług korzysta obecnie KGHM, Danone, Gaz-System SA, Hortex i UPM Raflatac.

Jak piszą autorzy, mapa organizacji to „oprogramowanie on-line, które pozwala na zebranie, wizu...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy