Dołącz do czytelników
Brak wyników

Sztuka motywowania

1 sierpnia 2018

NR 44 (Kwiecień 2018)

Zasady oceniania pracowników

0 12

Rozmowa oceniająca bywa dla pracowników trudna i stresująca. Mało kto pamięta jednak o tym, że taka sama bywa dla kierownika, który jest zobowiązany przekazać podwładnemu zarówno dobre informacje, jak i te nie najlepsze. Aby pomyślnie przejść rozmowy oceniające, warto znać cały system ocen pracowniczych, wiedzieć, z czego wynikają poszczególne elementy oceny i jakie powinny być etapy rozmowy oceniającej.

W wielu firmach produkcynych przeprowadza się regularne oceny pracowników w ramach okresowego systemu ocen. Rozmowy oceniające w ramach SOOP mogą mieć miejsce raz na kwartał, co pół roku lub co rok. System okresowej oceny pracowniczej to narzędzie, które:

  • pomaga w kontroli pracy i zwiększa wydajność pracowników, a co za tym idzie całej organizacji,
  • wspomaga rozwój pracowników i podnosi ich satysfakcję z pracy,
  • pomaga w budowaniu kultury organizacyjnej i polepsza komunikację w firmie.

W ramach systemu ocen warto oceniać obszary, które są istotne dla organizacji czy dla działu produkcji, takie jak:    

1. Wydajność pracy
Efekty działań (stopień realizacji zadań/celów) – jakość, ilość, terminowość, zyski.

2. Kompetencje  
Sposób działań (zachowania) – wiedza, umiejętności, postawa (motywacja),  uprawnienia (kwalifikacje), cechy osobowościowe.

3. Problemy i warunki pracy – (w odniesieniu do oczekiwań pracownika i jego planów zawodowych).

Aby osiągnąć zamierzone cele, należy opracować sprawny system uzupełniony o odpowiednie narzędzia, takie jak arkusze i skale ocen. Za tworzenie formularzy ocen są zwykle odpowiedzialni specjaliści HR, a niekiedy zewnętrzni konsultanci. Natomiast formularze, które posłużą do oceniania, są ostatnim elementem tworzenia systemów ocen.

Za przeprowadzenie rozmów oceniających są odpowiedzialni liderzy i kierownicy. Jeżeli ocena pracowników ma przynieść korzyści, kierownicy muszą być świadomi jej celów. Muszą również wiedzieć, w jaki sposób przeprowadzić samą rozmowę oraz jak wykorzystać informacje w niej pozyskane.

Przebieg procesu oceniania pracowników

Stworzenie i wdrożenie SOOP to długa i żmudna praca. Najczęściej składa się ona z następujących etapów:

  • Uświadomienie sobie konieczności wdrożenia systemu ocen pracowniczych.
  • Wybór zespołu tworzącego system (najczęściej w jego skład wchodzą pracownicy działu personalnego lub konsultanci zewnętrzni, nie można jednak zapomnieć o przedstawicielach, najczęściej kierownikach wszystkich działów funkcjonujących w organizacji).
  • Uświadomienie całemu zespołowi celów wprowadzania systemu (wytłumaczenie pracownikom poszczególnych działów, co powstaje i dlaczego).
  • Ustalenie harmonogramu prac.
  • Wybór metod pracy (ocena kierownika, ocena 180 stopni, 360 stopni, samoocena, systemy kompetencyjne itd.).
  • Wybór kompetencji/kwalifikacji do oceniania.
  • Wybór i opisanie skali ocen.
  • Przypisanie kompetencjom wskaźników realizacji.
  • Stworzenie właściwych arkuszy oceny.
  • Przeszkolenie kadry kierowniczej w zakresie przeprowadzenia ocen. 
  • Obserwacja i poprawa istniejącego systemu.

Wyniki ocen warto wykorzystać do dalszych działań. W szczególności do poprawy kompetencji pracowników, lecz również do tworzenia ścieżek rozwoju oraz kariery.

Wyniki ocen warto wykorzystać do dalszych działań. W szczególności do poprawy kompetencji pracowników, lecz również do tworzenia ścieżek rozwoju oraz kariery.

Tworzenie profili kompetencyjnych

Aby określić i opisać kompetencje, które będą oceniane u pracowników, należy wiedzieć, czym one są. Kompetencje to: 

  • wiedza,
  • umiejętności, 
  • postawy.

Wyrażone w zachowaniach, mają wpływ na poziom efektywności pracownika na danym stanowisku.

Przykład

  • Kompetencja: obsługa maszyny do produkcji wyrobu A
  • Wiedza – pracownik wie, do czego służy maszyna i co dzięki niej można wyprodukować.
  • Umiejętności – pracownik potrafi wykorzystać wiedzę w praktyce i wykonać zadanie, czyli obsłużyć maszynę.
  • Postawa – pracownik ma motywację, decyduje się wykonać zadanie i robi to, czyli wykonuje produkt A.

Praca na każdym stanowisku wymaga określonych kompetencji – specjalistycznej wiedzy i umiejętności (najczęściej kilkunastu w ramach jednego profilu kompetencyjnego). Trzeba określić, które z nich są kluczowe dla danej pracy, i te oceniać.

W tym kontekście na danym stanowisku są wymagane określone kompetencje specjalistyczne i osobowe:

  • kompetencje specjalistyczne – zwane niekiedy technicznymi, określają aspekty specyficzne dla ściśle określonej grupy stanowisk w firmie, np. zarządzanie projektem, sprzedaż usług/produktów firmy, znajomość branżowego rynku, obsługa konkretnych programów, maszyn,
  • kompetencje osobowe – nazywane miękkimi, określają aspekty społeczne związane z funkcjonowaniem w społeczeństwie, grupie współpracowników, np. komunikatywność, odporność na stres, orientacja na klienta, umiejętność planowania i organizacji własnej pracy.

W profilach kompetencyjnych każda definicja będzie doprecyzowana po to, by oceniając pracowników (lub kandydatów do pracy), każdy z kierowników rozumiał ją w ten sam sposób. 

1. Planowanie i organizacja własnej pracy to:

  • wyznaczanie celów, 
  • ustalanie listy zadań do wykonania,
  • planowanie działań i sposobów ich realizacji,
  • szacowanie czasu wykonania zadań,
  • ustalanie priorytetów, 
  • realizacja zadań w określonych terminach,
  • realizowanie celów zgodnie z założeniami,
  • wspieranie współpracowników w organizowaniu ich pracy i organizacja pracy zespołu.

 2. Budowanie pozytywnych relacji to:

  • otwartość i życzliwość w kontaktach z innymi,
  • szacunek w stosunku do wszystkich współpracowników,
  • empatia, wrażliwość na potrzeby innych, okazywanie uwagi współpracownikom,
  • nieokazywanie zniecierpliwienia,
  • nietworzenie konfliktów w relacjach z innymi,
  • udzielanie pomocy i wsparcia,
  • budowanie dobrej atmosfery,
  • łagodzenie konfliktów pomiędzy współpracownikami.

Oceniając swoich podwładnych, kierownik powinien dokładnie zapoznać się z opisami kompetencji, aby wszyscy pracownicy zostali ocenieni w ten sam sposób. Zwiększamy dzięki temu sprawiedliwość oceny.

Następnie poziomy zaawansowania poszczególnych kompetencji są opisane poprzez konkretne zachowania/wskaźniki. Opisy warto stworzyć tak, by poziom wyższy zawierał w sobie zachowania wszystkich poziomów niższych. 

Zachowania pozw...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy