Wszędzie pułapki, czyli projektowanie skutecznego systemu Kaizen

Zwykliśmy używać naprzemiennie nazw KAIZEN i system pomysłów pracowniczych. Czy to dokładnie to samo?
Kaizen to zbitek japońskich słów oznaczających ciągłą zmianę na lepsze. Ciągłe doskonalenie. Jako filozofia wywodząca się z japońskiej kultury bazującej na harmonii grupowej, długotrwałym zatrudnieniu i kolektywizmie, promuje częste, drobne zmiany, a nie okazjonalne, duże projekty. Mocno podkreśla również rolę menedżerów jako osób wspierających. Kaizen jest całościową filozofią ciągłego doskonalenia. System pomysłów pracowniczych jest jej częścią. I dzisiaj zajmiemy się problemami związanymi z wdrożeniem tej części.

Znajdź swoje „dlaczego…”

Simon Sinek w swoich książkach, które zresztą serdecznie polecam, często odnosi się do tego, że podstawą skuteczności naszych działań jest znalezienie swojego „dlaczego”. Świadome odkrycie powodu, dla którego podejmujemy działania. Odpowiedzenie sobie szczerze na to pytanie często zajmuje dłuższą chwilę, ale za to chroni nas przed niebezpieczeństwem robienia rzeczy, które nas do naszego celu nie przybliżają.
Bardzo podobnie jest z systemami sugestii, o których rozmawiamy. Zanim zajmiemy się ich projektowaniem, odpowiedzmy sobie na pytanie, do czego tak naprawdę mają służyć. 
Bo – wbrew pozorom – cele ich powoływania mogą być różnorakie.
Czasami są po prostu elementem większego działania mającego zintegrować ludzi z firmą i zapewnić lepszy przepływ informacji. Na wszelkie tematy, w tym również te związane z pomysłami. W takim systemie będziemy promować zapewne samą aktywność, będziemy starali się nakłonić naszych pracowników do tego, żeby zgłaszali pomysły wszelkie i pod to powinniśmy zaprojektować system zachęt i sposoby jak najprostszego (czytaj: jak najmniej odstraszającego) zgłaszania sugestii.
Na drugim biegunie z kolei będzie projekt, w którym chcemy uzyskać konkretne pomysły, możliwie gotowe do wdrożenia. Wtedy sposób zgłaszania stanie się bardziej skomplikowany, bo będzie wymagał większej ilości danych, będzie wymagał więcej pracy od zgłaszającego, a system nagród będzie bardziej skoncentrowany na podzieleniu się korzyściami z rozwiązania.
Najgorszym „dlaczego” jest „bo centrala kazała”. Zbudowanie i utrzymanie przy życiu tego systemu jest na tyle trudne, że bez uświadomionego celu praktycznie niemożliwe. Tak więc nawet jeśli jest to nakaz z góry (która do tego oczekuje szybkich wyników) – serdecznie zachęcam do odrobienia tej ważnej lekcji na początku. 
Rozpoczynając analizę rozwiązań systemowych, natrafiamy na ciekawy problem, mianowicie…

Kto może zgłaszać pomysły?

Niektóre firmy idą w kierunku ograniczeń mówiących, że kierownik danego obszaru nie może zgłaszać usprawnień związanych z jego działem. Albo że kadra menedżerska...