Dołącz do czytelników
Brak wyników

Sztuka motywowania

24 października 2018

NR 46 (Sierpień 2018)

Rozmowa rozwojowa jako narzędzie dyscyplinujące

0 11

W firmie funkcjonowanie w zespole często porównujemy do życia w rodzinie. Jednak nigdy nie powinniśmy zapominać o nadrzędnym celu, który pozwala się rozwijać każdej firmie. Trzeba wspólnie podążać w kierunku tego celu, ale żeby było to możliwe, lider powinien o tym celu przypominać. Dlatego każdy dobry i świadomy lider ma zestaw pewnych narzędzi, które dyscyplinują pracowników w zespole produkcyjnym. Jednym z nich jest rozmowa rozwojowa.

Można się zastanawiać, dlaczego w tym artykule piszemy o dyscyplinowaniu, a nie karaniu pracowników. Słowo „karanie” ma zdecydowanie bardziej negatywny wydźwięk i sam proces karania jest dużo trudniejszy emocjonalnie dla obu stron. Samo karanie jest ostatecznością i ostatnim elementem dyscyplinowania pracownika. Dyscyplinowanie ma podkreślić, że w firmie panują pewne zasady i reguły, do których pracownik się nie stosował i dlatego dana rozmowa ma miejsce. 

Dyscyplina a kara

Każdy lider powinien najpierw się zastanowić, jaka jest różnica między dyscyplinowaniem a karaniem. Jeżeli tego nie przemyśli, trudno mu będzie skorzystać nawet z najlepszych narzędzi, które mają mu pomóc w rozmowie z pracownikiem. Najłatwiej to zapamiętać, mając stale z tyłu głowy łacińskie znaczenie słowa disciplina, czyli nauczanie. Lider ma być osobą, która pomoże pracownikowi dostosować się do panujących w firmie reguł. Jest też osobą, do której zawsze pracownik może zgłosić się po pomoc. Dopiero taki lider ma siłę przebicia i jego działania dyscyplinujące są skuteczne.

Rozmowa rozwojowa

Dobrze przeprowadzona rozmowa rozwojowa jest moim zdaniem najskuteczniejszą metodą na dyscyplinowanie pracowników. Jednak, aby rozmowa była skuteczna, trzeba podzielić ją na kilka etapów. Nawet najlepszy lider nie jest w stanie nic osiągnąć poprzez jedną rozmowę. Bardzo często o tym zapominamy, a później dziwimy się, że rozmowa z pracownikiem nie przyniosła zakładanych rezultatów. Model rozmowy rozwojowej składa się z czterech kroków. Wykonanie każdego z tych kroków jest niezbędne, aby rozmowa rozwojowa z pracownikiem dała oczekiwane rezultaty. Ten model można wdrożyć w każdej firmie. Jest on bardzo uniwersalny i sprawdza się w wielu sytuacjach. Kluczem jest tu jednak zrozumienie, że rozmowa rozwojowa wykorzystywana jako narzędzie dyscyplinujące ma na celu uświadomić pracownikowi błędy, jakie popełnia i dać mu wskazówki do poprawy zachowania.
W tym modelu zamiast jednej dłuższej rozmowy z pracownikiem potrzebne są cztery krótsze spotkania. Wielu liderom na pierwszy rzut oka może się to wydawać trudne, jednak kiedy zacznie się stosować opisane tu metody, taka rozmowa będzie dużo łatwiejsza do przeprowadzenia, a także dużo skuteczniejsza. Zastanów się chwilę nad każdym z kroków i pomyśl, czy stosujesz takie podejście w swojej pracy.

I Krok
sprawdźmy, na czym stoimy

Pierwsze spotkanie z pracownikiem jest bardzo ważne i bardzo dużo od niego zależy. To właśnie na tym spotkaniu lider przedstawia swoje uwagi pracownikowi. Mówi mu wprost, jakie ma zastrzeżenia co do jego
pracy lub zachowania. Lider musi się odpowiednio przygotować do tej rozmowy. Powinien porozmawiać z innymi osobami w zespole i dowiedzieć się, jak postrzegają danego pracownika jego koledzy. Powinien skonfrontować własne obserwacje z obserwacjami innych osób, aby przedstawić pracownikowi obiektywne fakty. 

Przygotowanie lidera do pierwszej rozmowy jest bardzo ważne, ponieważ zbierając taki wywiad, nie będzie się on opierał na swojej subiektywnej opinii, ale będzie mógł przedstawić pracownikowi problem w szerszej perspektywie. Czasami pracownik ma wrażenie, że lider go po prostu nie lubi i stara się przyczepić do czegoś na siłę. Natomiast w momencie, gdy lider mówi pracownikowi nie tylko o swoich zastrzeżeniach, ale również przedstawia stanowisko innych osób, pracownik może być pewny bardziej obiektywnego podejścia.

Ta rozmowa jest trudna dla obu stron. Wymaga ona od lidera stanowczości. Lider musi się również upewnić, że po tej rozmowie pracownik czuje, że przedstawiona opinia była obiektywna. Najgorszym błędem liderów jest doprowadzenie do sytuacji, w których pracownik czuje się skrzywdzony i niesłusznie osądzony. Błąd ten wynika z nieodpowiedniego przygotowania lidera do rozmowy. Kiedy pracownik słyszy solidne argumenty, które pochodzą również od innych osób, powinien łatwiej zaakceptować krytykę. 

Ta pierwsza rozmowa ma na celu określenie sytuacji, w której właśnie znalazł się pracownik. Jest to wspólna płaszczyzna do dalszej pracy zarówno dla lidera, jak i dla pracownika. Kolejnym krokiem jest ustalenie z pracownikiem planu na przyszłość. Głównym celem tego planu ma być rozwiązanie problemu pracownika.

Ostatnim elementem pierwszej rozmowy jest sprawdzenie przez lidera, czy pracownik zrozumiał poszczególne kroki planu, który ma poprawić jego sytuację. Po tej rozmowie pracownik powinien wyjść z przeświadczeniem, że pomimo tego, że znalazł się w trudnej sytuacji, wie dokładnie, co ma zrobić, aby poprawić swoją pozycję w firmie. Powinien wyjść z listą gotowych wskazówek, które od razu może wdrożyć w swojej codziennej pracy. 

II Krok 
sprawdzenie postępów

Kolejne spotkanie z pracownikiem powinno się odbyć w zależności od działań...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy