Kto odpowiada za proces rekrutacji i selekcji?
Za prowadzenie procesu doboru pracowników często odpowiada dział HR. W związku z tym myślisz sobie, że wiedza w tym zakresie nie jest Ci potrzebna. Jesteś ekspertem w dziedzinie produkcji i na zarządzaniu obszarem produkcyjnym zjadłeś zęby. Jako specjalista świetnie sprawdzisz się przy doborze kandydatów, dobrze wiesz, o czym do Ciebie mówią, bo znasz specyfikę tej pracy. Z tego samego powodu potrafisz wspaniale opowiedzieć o tym, jak wygląda praca w Twoim dziale. W końcu pracujesz tam codziennie. Potrafisz sprawdzić kwalifikacje kandydatów i podjąć decyzję, którzy z nich najlepiej się sprawdzą. Czy tak jest na pewno? A może to tylko Twoje wrażenia?
REKLAMA
Przedstawiciele działu produkcyjnego, nawet jeśli nie odpowiadają bezpośrednio za proces pozyskiwania nowych pracowników, są za ten proces współodpowiedzialni. Często podejmują ostateczną decyzję, na temat tego, z kim chcą współpracować. Kierownicy oraz liderzy z obszaru produkcyjnego, wraz z kolejnymi stopniami awansu, coraz częściej uczestniczą w tych procesach. Niestety rzadko dostają ku temu narzędzia i są zmuszeni samodzielnie dokształcać się w obszarze rekrutacji.
Rola przedstawiciela produkcji w rozmowie kwalifikacyjnej
Poszukujesz inżyniera do swojego działu? Technika? Nie wyobrażasz sobie, że mógłbyś nie spotkać się wcześniej z osobą, z którą będziesz miał częsty kontakt w pracy. Nie czujesz się jednak na siłach, by samodzielnie prowadzić spotkanie rekrutacyjne. Bez obaw. Tak naprawdę wcale nie musisz tego robić. Na spotkaniu sprawdzającym kwalifikacje kandydatów możesz pełnić różne funkcje. Bez względu na to, jaką rolę przyjmiesz, Twoja obecność na spotkaniu będzie bardzo cenna.
[1] Rozwiązanie
Nie zadajesz pytań
Nie czujesz się na siłach zadawać pytania kandydatom. Zdarzały Ci się sytuacje, w których specjalista ds. personalnych zapraszał Cię na rozmowę kwalifikacyjną i w związku z tym prosił, byś przygotował od siebie kilka pytań dla kandydatów. Po szybkim buszowaniu po stronach internetowych przygotowałeś je. Nie za bardzo jednak wiesz, co właściwie dały Ci odpowiedzi na te pytania. Masz wrażenie, że część z pytań właściwie powieliło to, o co wcześniej zapytał rekruter. W innej sytuacji, wydaje Ci się, że przygotowane przez Ciebie pytania były naprawdę dobre, nie potrafiłeś jednak wyciągnąć z kandydata odpowiedzi. Rozmówca zbywał Cię w kilku słowach, nie bardzo wiedział, o co pytasz, nie potrafiłeś go wystarczająco nakierować na Twój tok rozumowania.
W opisanych powyżej sytuacjach sprawa jest prosta. Jeśli nie czujesz się na siłach prowadzić spotkania rekrutacyjnego – nie rób tego. Jeśli nie potrafisz zadawać pytań, które mają sprawdzić kandydata, nie czujesz się pewnie w sprawdzaniu jego kompetencji – podejdź do tematu uczciwie, nie udawaj, że wiesz, co robisz. Czy w związku z tym nie powinieneś w ogóle uczestniczyć w spotkaniach? W końcu Twój czas jest bardzo cenny i mógłbyś w tym samym momencie z powodzeniem robić coś innego… Oczywiście decyzja należy do Ciebie. Jeżeli w pełni ufasz pracownikom działu personalnego, oni znają dobrze Twoje oczekiwania, możesz zlecić im cały proces i powitać nowego pracownika dopiero w momencie rozpoczęcia przez niego pracy. Zachęcam jednak do tego, by mimo wszystko w rozmowach uczestniczyć. Jeśli rozmowy są dwie lub trzy – możesz zdecydować się na obecność tylko na ostatniej. Jeśli poszukujecie kandydatów na stanowiska szeregowe i w procesie przewidujecie tylko jedno spotkanie – możesz wydelegować na nie kierownika zmiany, brygadzistę, a nawet doświadczonego pracownika produkcji. Oczywiście, im wyższe stanowisko w hierarchii mamy do obsadzenia, tym bardziej zachęcam do tego, by w spotkaniu uczestniczył kierownik działu.
Jaka ma być rola przedstawiciela w spotkaniu, skoro nie decyduje się zadawać pytań? Jako osoba znająca produkcję, zespół produkcyjny, będziesz słuchał i analizował. Zastanawiał się, czy osoba, która została zaproszona na spotkanie będzie pasowała do istniejącego otoczenia. Niekiedy osobie, która nie jest odpowiedzialna za prowadzenie rozmowy, nie musi pilnować jej przebiegu czy robienia notatek, łatwiej jest dobrze wsłuchać się w kandydata i wyłuszczyć z rozmowy to, co jest najważniejsze do podjęcia decyzji personalnej.
Umówiłeś się z przedstawicielem działu HR, że nie będziesz zadawać pytań, a jednak jeden z poruszonych tematów wyjątkowo Cię zainteresował i jest dla Ciebie ważny, czy w związku z tym możesz wtrącić się do rozmowy? Oczywiście wszystko zależy od wcześniejszych ustaleń, ja jednak nie widzę żadnego problemu w tym, by wtrącić dodatkowe pytania, które pomogą podjąć ostateczną decyzję.
[2]Rozwiązanie
Opowiadasz o dziale i odpowiadasz na pytania kandydata
Drugie rozwiązanie można z powodzeniem stosować razem z pierwszym. Nie jesteś odpowiedzialny za prowadzenie rozmowy, uczestniczysz w niej jednak w charakterze eksperta. Bo któż jak nie Ty potrafi lepiej opowiedzieć o tym, jak pracuje się w Twoim dziale i czego oczekuje się od pracowników? Mogą to być oczywiście inne wydelegowane do tego zadania osoby z obszaru produkcyjnego. Dobrym pomysłem jest zaangażowanie ich do wytłumaczenia, na czym polega praca na stanowisku, które oferujecie. Jeżeli czas i zasady panujące w dziale na to pozwalają, można krótko oprowadzić kandydata po hali, by sam wyrobił sobie zdanie na temat panujących w niej warunków.
Dobrym pomysłem będzie również wykorzystanie Twojej wiedzy po to, by odpowiadać na pytania kandydatów. Tutaj można się oczywiście podzielić i w zależności od tego, kto lepiej orientuje się w obszarze, którego dotyczy pytanie, ta osoba może na nie odpowiedzieć. Można również wzajemnie się uzupełniać. I tak – przedstawiciel działu personalnego może w prostych słowach opowiedzieć o tym, na czym polega praca na stanowisku, na które poszukujemy pracownika. Natomiast przedstawiciel działu produkcyjnego może odpowiadać na pojawiające się w tym temacie, bardziej szczegółowe pytania.
[3] Rozwiązanie
Jesteś odpowiedzialny za sprawdzenie kompetencji technicznych kandydata
Innym dobrym pomysłem będzie podzielenie rozmowy kwalifikacyjnej pomiędzy uczestniczące w niej osoby. Można zaproponować podział, w którym przedstawiciel działu personalnego rozpocznie spotkanie. Rekruter przywita kandydata, przedstawi uczestniczące w spotkaniu osoby, pokrótce opowie o celu i przebiegu spotkania, a następnie przejdzie do części pytań. Będzie odpowiedzialny za część pytań, które będą miały na celu sprawdzenie tzw. kompetencji miękkich kandydata, takich jak motywacja do pracy, dopasowanie do stanowiska, komunikacja, współpraca, asertywność, bezkonfliktowość czy odporność na stres.
Tymczasem przedstawiciel produkcji będzie odpowiedzialny za sprawdzenie kompetencji technicznych. Może sprawdzić wiedzę kandydata dotyczącą procesu produkcji, bezpieczeństwa na linii produkcyjnej, obsługi urządzeń technicznych, znajomości technologii produkcji, umiejętności wykrywania wad produkcyjnych, czytania lub sporządzania instrukcji stanowiskowych czy czytania rysunku technicznego. W celu lepszego sprawdzenia umiejętności technicznych kandydata oprócz pytania, lub zamiast niego, można przygotować zadanie. Przykładowo, chcąc sprawdzić umiejętność czytania rysunku technicznego, warto przygotować wcześniej rysunek zbliżony do tych, z których przyszły pracownik będzie korzystał, a następnie kilka zadań, przygotowanych do rysunku, oraz pytań o to, co kandydat widzi na rysunku. Warto też poprosić o interpretację rysunku i wynikające z niej wnioski.
[4] Rozwiązanie
Prowadzisz całe spotkanie z kandydatem
Najwyższym „poziomem wtajemniczenia” będzie całościowe, samodzielne poprowadzenie spotkania z kandydatem. Szczególnie polecam takie rozwiązanie, w sytuacjach gdy poszukuje się kandydatów na wyższe stanowiska w hierarchii firmy i gdy prowadzone spotkanie nie jest jedynym z danym kandydatem w całym procesie. Szanując czas kierownika produkcji, można zaprosić go do uczestniczenia w ostatecznych spotkaniach z garstką wybranych najlepszych kandydatów. Podobnie będzie w sytuacjach, gdy organizacja korzysta ze wsparcia firm zewnętrznych przy poszukiwaniu kandydatów. Firma zewnętrzna poprowadzi wtedy preselekcję – wstępnie sprawdzi umiejętności i oczekiwania kandydata. Po rozmowach przedstawi raporty dotyczące kandydatur (lub wybranych najlepszych kandydatur). W takim przypadku również doświadczony kierownik czy dyrektor może samodzielnie poprowadzić spotkanie z wybranymi kandydatami. Może to być typowe spotkanie selekcyjne, gdzie kierownik zechce sprawdzić kompetencje kandydata. Nie ma również niczego złego w spotkaniu, które będzie zapoznawcze – mniej skoncentrowane na kompetencjach, a bardziej na luźnej rozmowie mającej na celu poznanie się nawzajem. Kierownik poznaje kandydata, sprawdza, czy jest między nimi „chemia”, czy chce pracować z taką osobą na co dzień. Kandydat poznaje na takim spotkaniu swojego potencjalnego szefa, być może będzie miał okazję zobaczyć zakład, a na pewno o niego zapytać i rozwiać pojawiające się wątpliwości. Na takim spotkaniu można również mówić o warunkach zatrudnienia czy przedstawiać całą ofertę dotyczącą zatrudnienia.
Czy takie spotkanie kierownik czy też lider powinien poprowadzić samodzielnie? Czy może warto, by wziął w nim udział również przedstawiciel działu personalnego? Nic nie stoi na przeszkodzie, by w takiej rozmowie brała udział osoba z obszaru HR, nawet jeśli nie ona ma poprowadzić większość rozmowy. Po co? Taka osoba może pomóc w rozmowie swoją znajomością aspektów kadrowych i prawnych, być może będzie potrafiła odpowiedzieć na pytania, które dla osoby z obszaru produkcyjnego nie będą oczywiste. Wreszcie – taka osoba może z boku przysłuchiwać się rozmowie, a po niej pokrótce omówić wraz z kierownikiem produkcji profil kandydata i zwrócić mu uwagę na potencjalne szanse, ale i zagrożenia związane z zatrudnieniem danej osoby.
W niewielkich firmach czy też takich, które dopiero powstają, siłą rzeczy to prezes, dyrektor generalny czy też właściciel będzie odpowiadał za zbudowanie zespołu kluczowych pracowników, którzy pomogą w dalszych działaniach. Jeżeli organizacja dopiero powstaje, mamy świadomość tego, że pierwsze rekrutacje budują jej trzon. Warto zastanowić się wtedy, czy na takim etapie mogą pomóc specjaliście w obszarze rekrutacji.
O czym pamiętać podczas rozmowy kwalifikacyjnej
Jeżeli już zdecydujesz się poprowadzić spotkanie z kandydatem samodzielnie, przede wszystkim zastanów się, jaki ma być cel tego spotkania. Chcesz poznać kandydata – to jasne. Ale czego chcesz się o nim dowiedzieć? Co jest dla Ciebie najważniejsze? Jakie jego cechy będą przydatne na proponowanym stanowisku? Jakie umiejętności są niezbędne i bez nich nie będzie dało się pracować? A może najważniejsze dla Ciebie będzie poznanie oczekiwań kandydata i upewnienie się, że jako pracodawca będziesz w stanie im sprostać? Może masz wątpliwości, czy proponowane stanowisko jest odpowiednie (kandydat ma za duże doświadczenie, a może za małe?), i przede wszystkim chciałbyś się upewnić, jakie podejście ma do niego kandydat?
W zależności od tego, jakie są Twoje główne cele, rozmowę poprowadzisz inaczej, koncentrując się, czy to na kandydacie i zadawanych mu pytaniach, czy też na oferowanym stanowisku, zakładzie pracy, czy obecnym zespole. Trudno jest w krótkiej rozmowie ująć wszystkie te elementy, dlatego być może Twoja rozmowa będzie jednym z dwóch, a może trzech spotkań?
Bez względu na to, na jaki główny cel spotkania się zdecydujesz, pamiętaj, by zachować podczas niego pełen profesjonalizm. Jako osoba prowadząca spotkanie jesteś wizytówką organizacji i budujesz jej wizerunek. Jeśli akurat masz zły dzień i burczysz na swój zespół, prawdopodobnie pracownicy szybko Ci to wybaczą, jeśli takie sytuacje nie pojawiają się często. Jeśli masz zły dzień, irytują Cię kandydaci, z którymi się spotkałeś, uważasz, że zadawane przez nich pytania są niedorzeczne, a brak podstawowej wiedzy na temat firmy powinna ich dyskwalifikować... Trudno Ci uwierzyć w nonszalancję niektórych kandydatów, uważasz, że się wywyższają, przeceniają swoje umiejętności? Bez względu na to jakie indywidua spotkasz podczas spotkań, pamiętaj, Twój profesjonalizm to podstawa. Nigdy nie wyśmiewaj kandydatów, nie udowadniaj im, że mają małą wiedzę. Nie traktuj kandydatów z góry. Pamiętaj, że spotkanie z Tobą może się dla nich wiązać z ogromnym stresem. W tym stresie niekiedy nie będą myśleć jasno. Zdarzy się, że będą chcieli podkreślić jak najwięcej swoich zalet, przeceniając swoje możliwości. Zdarzy się, że chcąc popisać się wiedzą, będą Ci się zdawali gburowaci i zbyt wszechwiedzący. Nie jest Twoją rolą w tym momencie wytykanie wad kandydatów. A może Twoje nie najlepsze samopoczucie rzutuje na Twoje zachowanie podczas rozmowy? Pamiętaj, że w tym momencie jesteś wizytówką firmy i to, w jaki sposób zachowasz się podczas tych kilku spotkań, może mieć duży wpływ na wizerunek organizacji.
O czym warto pamiętać podczas spotkania?
Pamiętaj, by się przedstawić
Zapewne osoba, która będzie umawiała spotkanie, przekaże kandydatowi informację o tym, z kim odbędzie się spotkanie. Niestety nie zawsze rozmowa telefoniczna przebiega w odpowiednich warunkach. Może kandydat nie dosłyszał Twojego nazwiska, a może akurat jechał na rowerze i nie miał, jak go zapisać. Kultura podpowiada, by rozpocząć spotkanie od przedstawienia swojego nazwiska oraz pozycji w firmie. Jeżeli będziesz potencjalnym szefem danego kandydata, warto przekazać tę cenną dla niego informację.
Przedstaw pokrótce firmę i stanowisko
Tak, wiem – kandydat powinien przygotować się do rozmowy. Powinien wiedzieć do jakiej firmy przyjeżdża i na jakie stanowisko aplikował. Jeśli zupełnie tego nie wie, nie najlepiej to o nim świadczy. Być może niezbyt dobrze przygotował się do spotkania. Prawda. Z drugiej strony możliwe, że kandydat szuka pracy od dłuższego czasu i wysłał wiele odpowiedzi na oferty pracy. Być może ogłoszenia, które zamieściła Twoja firma w sieci, już nie ma i trudno kandydatowi sprawdzić dokładnie, na jakie stanowisko aplikował. A może zwyczajnie kandydat wciąż pracuje i zabrakło mu czasu, by przeczytać wszystkie dostępne informacje na temat Twojej firmy. Czy to znaczy, że warto skreślić na starcie osobę, która może okazać się świetnym specjalistą dopasowanym do Twojego zespołu?
Przedstaw pokrótce przebieg spotkania
W dobrym tonie będzie przedstawienie pokrótce przebiegu spotkania. Pomoże to w prowadzeniu go w sposób efektywny. Masz mało czasu i przede wszystkim, zależy Ci na sprawdzeniu kandydata, a nie chcesz poświęcać na tym etapie czasu na szerokie omawianie stanowiska pracy? Powiedz kandydatowi, że na tym spotkaniu zaczniesz od pytań, a na koniec udzielisz odpowiedzi na najważniejsze dla kandydata pytania. Zależy Ci na tym, by spotkanie przebiegało w formie rozmowy, jesteś ciekawy przemyśleń kandydata? Na wstępie powiedz mu, że chętnie poznasz jego zdanie na omawiane kwestie i – jeśli ma jakiekolwiek pytania i wątpliwości – niech śmiało mówi, będziecie rozwiewać je w trakcie.
Zadaj kandydatowi przygotowane wcześniej pytania
Zadawanie pytań to zwykle najważniejsza część spotkania. Chcesz poznać kandydata jak najlepiej, zależy Ci, żeby zorientować się, czy ma wystarczającą wiedzę, czy posiada potrzebne umiejętności, czy swoją osobą wesprze zespół, czy raczej zdezorganizuje jego pracę.
Odpowiedz na pytania kandydata
Nie możesz jednak zostawić kandydata całkowicie bez odpowiedzi na jego pytania. Szanuj swojego rozmówcę. Być może przyjechał do Ciebie z daleka, poświęcił czas, by się z Tobą spotkać. Może w tym celu wziął dzień urlopu. Nawet jeśli nie masz dużo czasu, odpowiedz chociaż na najważniejsze pytania kandydata.
Powiedz kandydatowi, co dalej
Na koniec spotkania poinformuj rozmówcę o tym, co będzie się działo dalej. W jakim mniej więcej czasie kandydat może spodziewać się odpowiedzi i jaka będzie jej forma – czy zadzwonisz z informacją, czy może pozwolisz sobie przesłać odpowiedź w wiadomości e-mail.
A o co pytać podczas spotkania? W kolejnym numerze „Menedżera Produkcji" przeczytasz więcej o rekrutacji i o pytaniach podczas spotkań kwalifikacyjnych.
