Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat numeru , Otwarty dostęp

10 grudnia 2019

NR 54 (Grudzień 2019)

Lean nie tylko dla dużych wdrażanie Lean w małym przedsiębiorstwie

167

Koncepcja Lean najczęściej kojarzona jest z dużymi i średnimi przedsiębiorstwami produkcyjnymi. Czy w takim razie da się wdrożyć rozwiązania Lean w małych organizacjach?

Mikro- i małe przedsiębiorstwa stanowią w Polsce przeważającą większość. Zgodnie z danymi podawanymi przez Główny Urząd Statystyczny 96,5% firm stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a 2,6% małe [1]. Podobne wartości występują w całej Europie, a mimo to koncepcja Lean w literaturze przedmiotu skupia się głównie na przykładach dużych i średnich przedsiębiorstw, tak jakby w ogóle nie zakładano możliwości wykorzystania tej idei w małych organizacjach. A jak pokazuje doświadczenie, narzędzia Lean można z powodzeniem wykorzystywać nawet w mikroprzedsiębiorstwach. Co ciekawe, autorzy opracowania opisującego pozytywne aspekty Lean w małych przedsiębiorstwach stwierdzają, że nie widzą sensu angażowania organizacji zatrudniającej poniżej dziesięciu osób we wdrażanie Lean [2]. W jakim stopniu takie opinie są nieprawdziwe, pokazał Maciej Środa, lekarz patomorfolog, który w swojej praktyce wdrożył „leanowe” rozwiązania, skracając w efekcie czas badań z 3,5 dnia do 3,5 godziny. Bardzo dokładnie zdefiniował wartość dodaną, która była punktem wyjścia dla doskonalenia całego procesu. Zlokalizował straty i je wyeliminował, wykorzystał zasadę 5 S w celu uporządkowania miejsca pracy, użył kanban, żeby mieć natychmiast informację o brakujących materiałach, a do obsługi pacjenta zastosował One Piece Flow, czyli przepływ jednej sztuki. Stworzył też punkty kontroli jakości, by wyeliminować błędy. 

Aby pewnie podejść do koncepcji Lean w małym przedsiębiorstwie i zmienić ograniczające przekonanie, że jest to rozwiązanie tylko dla dużych i średnich firm, należy wrócić do podstaw i zastanowić się, czym dla organizacji jest Lean:

  • zwiększenie wydajności – działamy szybciej i lepiej,
  • bycie bardziej konkurencyjnym – niższe koszty i lepsza jakość,
  • zwiększenie bezpieczeństwa – uporządkowane i bezpieczne miejsce pracy,
  • ukierunkowanie się na klienta – punktem odniesienia jest wartość dodana,
  • ostatnie, ale nie mniej ważne – Lean to oszczędności.

Skoro powyższe stwierdzenia dotyczące Lean odnoszą się do każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości i obszaru działania, co w takim razie jest przeszkodą we wdrażaniu skutecznych rozwiązań proponowanych przez tę koncepcję? 

Wśród przeszkód jedną z największych jest brak pełnego zrozumienia idei Lean i jej podstaw – poznanie koncepcji Lean nie polega tylko na poznaniu części teoretycznej, ale wymaga zmiany sposobu myślenia na temat przedsiębiorstwa. Wydawać by się mogło, że wszystkie założenia są łatwe, jednak o ile sama teoria rzeczywiście nie jest skomplikowana, o tyle patrzenie na firmę przez pryzmat tych założeń wymaga zakwestionowania wszystkiego, z czym dotychczas miało się do czynienia, a nawet podważenia zastanego stanu rzeczy.

Przeszkodą jest też nieumiejętność holistycznego spojrzenia, czyli traktowania przedsiębiorstwa jak całości [3]. Takie podejście pomaga dostrzec, w jaki sposób nawet najmniejsza zmiana wpływa na inne obszary organizacji i jego otoczenia, np. usunięcie nadmiaru nitki po zszyciu materiału zagłówka w jednej z firm produkcyjnych z sektora automotive pozwoliłoby poczynić znaczne oszczędności w skali roku, ale w innej części procesu utrudniłoby pracownikom pracę z tym materiałem i wydłużyło proces.

Inne bariery utrudniające wprowadzenie Lean w małej firmie:

  • opór i obawa przed zmianą,
  • brak elastyczności,
  • brak wiedzy na temat zarządzania,
  • brak zaufania osób zarządzających do innowacji,
  • brak wystarczających zasobów finansowych, co uniemożliwia zatrudnienie zewnętrznego konsultanta,
  • za mała dyscyplina i powracanie do starych nawyków [4],
  • niestabilność zatrudnienia z powodu małych zasobów personalnych, np. utrudnienia związane z okresem urlopowym i L4.

Jednak pomimo przeszkód wdrożenie koncepcji Lean w małym przedsiębiorstwie jest możliwe, ponieważ w przedsiębiorstwach tych występują warunki sprzyjające takim działaniom. Ogromną zaletą małej organizacji jest prosta struktura organizacyjna, a co za tym idzie – szybki przepływ informacji oraz przejrzystość przepływu produktów. Atutem są relacje interpersonalne – rozwinięte znacznie lepiej niż w średnich i dużych organizacjach – brak anonimowości, a więc większa motywacja pracowników, co ułatwia podejmowanie decyzji i szybkie reagowanie. 

Jakie wobec tego działania należy podjąć, aby skutecznie wdrożyć założenia koncepcji Lean w małym przedsiębiorstwie?


[1] Zdefiniuj cele i zaplanuj strategię działania


Poprawne zdefiniowanie celu i opracowanie strategii jest często ignorowane w małych przedsiębiorstwach. Jednak już samo zaplanowanie działania zwiększa konkurencyjność i przybliża perspektywę sukcesu. Określenie celu i strategii pozwala dostrzec, które elementy procesu w organizacji wymagają rozwoju, aby ten cel osiągnąć. Warto zatem, aby osoby zarządzające organizacją poznały efektywne metody wyznaczania celu, na przykład SMART.


[2] Zdobądź wiedzę


Zdefiniowanie celu i strategii działania jest dopiero początkiem. Aby skutecznie wdrożyć Lean w organizacji, niezbędna jest wiedza. Dobrą inwestycją jest zatrudnienie zewnętrznego konsultanta, który będąc ekspertem w tej dziedzinie, pomoże wdrożyć najlepsze rozwiązania i przeprowadzi niezbędne szkolenia. Jeżeli jednak przedsiębiorstwo nie może pozwolić sobie na taką inwestycję, pozostaje samodzielna nauka. Warto zaopatrzyć się w tematyczną literaturę – książki, artykuły i filmy. Dzięki portalom społecznościowym, takim jak Facebook czy LinkedIn, można odnaleźć ekspertów w tej dziedzinie, którzy często bezpłatnie wspierają swoją wiedzą przedsiębiorców i odpowiadają na problematyczne pytania. Dobrym rozwiązaniem jest również poszukiwanie szkoleń i konferencji. Część jest łatwo i bezkosztowo dostępna w internecie. Takie postępowanie wymaga jedynie poświęcenia czasu.


[3] Stwórz środowisko sprzyjające ciągłemu doskonaleniu


Aby koncepcja Lean miała prawo bytu, niezbędne jest stworzenie środowiska do ciągłego doskonalenia. Można to zrobić na kilka sposobów. 

  • Transparentność – wszyscy pracownicy powinni mieć wiedzę o tym, jakie zmiany będą zachodzić w przedsiębiorstwie oraz co w ten sposób zostanie osiągnięte.
  • Tablice wizualizacyjne – najważniejsze parametry dotyczące produkcji, plany przedsiębiorstwa, odwiedziny ważnych klientów i inne istotne dla firmy informacje prezentuj na tablicach, aby każdy miał do nich dostęp.
  • Codzienne i cotygodniowe spotkania – warto poświęcać czas na krótkie spotkania, najlepiej przed rozpoczęciem pracy, jak również raz w tygodniu na spotkanie podsumowujące, aby omawiać ewentualne problemy, wątpliwości oraz informować o dobrych praktykach i planach. Jeżeli np. udało się wyeliminować jakąś stratę, należy niezwłocznie poinformować o tym cały zespół.
  • Otwarte wsparcie i budowanie relacji – jak wspomniano wcześniej, zaletą małych przedsiębiorstw są wysoce rozwinięte relacje interpersonalne. Dlatego jeżeli pracownikowi lub zespołowi pracowników uda się coś osiągnąć, poprawić albo znaleźć jakąś nieprawidłowość, pogratuluj osobiście w taki sposób, aby wszyscy o tym wiedzieli.
  • Dzielenie się wiedzą – bardzo skutecznym narzędziem jest idea dzielenia się wiedzą, w której każdy pracownik, jeżeli tylko wyraża chęć, przekazuje wiedzę pozostałym pracownikom. To nie tylko doskonały sposób doskonalenia wiedzy i umiejętności całej firmy, ale ponownie – również budowania relacji.

 

[4] Ustal priorytety


Po wyznaczeniu celu i pozyskaniu niezbędnej wiedzy przyszedł czas na ustalanie priorytetów. Z pewnością po zagłębieniu się w koncepcję Lean znana ci już jest idea siedmiu strat – nadprodukcji, czekania, nadmiernych zapasów, zbędnego transportu, nadmiernego ruchu, defektów i zbędnych procesów. Dysponując taką wiedzą oraz arkuszem Waste Walk (ryc. 1), można przeprowadzić poszukiwanie jak największej liczby strat. 
 
Po zlokalizowaniu należy wybrać maksymalnie trzy najważniejsze straty do wyeliminowania. Będą one priorytetami. 

Waste Walk warto przeprowadzać regularnie, np. raz w miesiącu, gdyż straty będą występowały zawsze, a eliminacja każdej z nich jest wartością dodaną dla przedsiębiorstwa.

W przypadku małego przedsiębiorstwa poszukiwanie marnotrawstwa może być utrudnione, gdyż osoba, która poszukuje marnotrawstwa w procesie, jest często osobą, która ten proces wykonuje. Z powodu nawyków i przyzwyczajeń może nie zauważyć występujących strat. Można jednak skorzystać z następujących rozwiązań:

  • Osoba niepracująca z danym procesem – osoba, która nie wykonuje danego zadania, z pewnością będzie łatwiej dostrzegała zbędne elementy.
  • Zewnętrzny konsultant – osoba z zewnątrz z pewnością będzie najbardziej obiektywna i obserwując proces, dostrzeże elementy do wyeliminowania, zwłaszcza jeżeli jest specjalistą we wdrażaniu koncepcji Lean.
  • Znajomy – jeśli finanse przedsiębiorstwa nie pozwalają na inwestycję w konsultanta, a obserwowana czynność nie jest niejawna, warto poszukać wsparcia w zaprzyjaźnionych firmach lub znajomych osobach. Z pewnością spojrzenie z perspektywy innej osoby, niezwiązanej z działalnością, już zwiększy wartość informacji zwrotnej. Takie działanie wymaga jednak wytłumaczenia, w jakim celu będzie proces obserwowany.

 

 WASTE WALK    Data .............

Strata Gdzie się znajduje 
i propozycja rozwiązania
Nadprodukcja  
Czekanie  
Nadmierne zapasy  
Nadmierny proce...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy