Dołącz do czytelników
Brak wyników

Ja szef

1 lipca 2019

NR 51 (Czerwiec 2019)

Kto sieje mądrze, zbiera większe plony
Rola szefa w budowaniu zespołu

0 87

Jak budować relacje z nowym pracownikiem, aby zintegrować go z zespołem i stworzyć warunki, dzięki którym zostanie w firmie?

Pamiętacie emocje, jakie towarzyszyły Wam w drodze do nowej pracy lub pierwszego dnia? Z jednej strony były to radość i dużo pozytywnej energii – oczekiwanie, że nowa praca będzie ciekawa, szef okaże się profesjonalistą i dobrym menedżerem, a zarobki takie, jak obiecywali podczas rozmowy rekrutacyjnej. Z drugiej strony również niepewność i zagubienie – jak się odnajdę w nowej firmie, czy porozumiemy się z nowym szefem i z kolegami z zespołu. 


Właściwe wdrożenie nowego pracownika przez przełożonego jest kluczem do sukcesu


Na bazie moich wieloletnich obserwacji mogę powiedzieć, że jednym z najczęstszych powodów utraty pracownika w pierwszych miesiącach po zatrudnieniu jest niewłaściwe jego wdrożenie do firmy. Zaplanowanie pierwszych dni pracy nowego pracownika jest bardzo ważne. Duże organizacje mają najczęściej złożone procesy wdrożeniowe (określane też jako onboarding). Te mniejsze – nawet jeżeli nie mają rozbudowanych programów – stosują pewne podstawowe zasady wdrożenia nowych pracowników. W dużej mierze to jednak bezpośrednio od przełożonego zależy, czy pracownik szybko i efektywnie zaadaptuje się w nowej firmie i czy zostanie w niej na dłużej.


Jak zatrzymać nowego pracownika?


Ostatnie kilka lat spędziłem, pracując w fabrykach Danone, zarówno w Polsce, jak i w Europie. Na bazie mojego doświadczenia chcę się podzielić kilkoma praktycznymi radami, które może nie dają pewności, ale na pewno zwiększają szanse na to, że nowy pracownik zostanie w firmie na dłuższy czas. Oto najważniejsze z nich: 

[1] Skontaktuj się ze swoim przyszłym pracownikiem, zanim jeszcze zacznie dla Ciebie pracować

Moim zdaniem nic tak nie buduje dobrego pierwszego wrażenia na temat nowej pracy, jak telefon od nowego szefa. Zazwyczaj termin rozpoczęcia pracy umawia ktoś z działu personalnego, ale na pewno z łatwością można zdobyć kontakt do nowego pracownika (pamiętaj o RODO i przetwarzaniu danych) i zadzwonić na kilka dni przed jego pierwszym dniem. Od czego zacząć? Warto się przedstawić, zaprosić na pierwszy dzień pracy, dopytać, czy formalności zostały domknięte oraz czy można coś dla tej osoby zrobić jeszcze przed przyjściem. Innymi słowy – pokazać nowemu pracownikowi, że bardzo nam na nim zależy. Kilka minut rozmowy to niewielka inwestycja, która jednak przyniesie ogromny efekt. 

[2] Zadbaj o dobre wrażenie pierwszego dnia

Zazwyczaj pierwszy dzień pracy jest wypełniony szkoleniami i formalnościami. W zależności od skomplikowania organizacji może to trwać od kilku godzin aż do kilku dni. W fabryce w Bieruniu, pierwszego dnia, oprócz obligatoryjnego szkolenia BHP pracownicy przechodzą także szczegółowe szkolenie dotyczące jakości i ochrony środowiska. To bardzo dużo nowej wiedzy skumulowanej w kilku godzinach. Nie jest łatwo przyswoić sobie i zapamiętać wszystkie informacje, które prezentowane są pierwszego dnia. Rola kierownika w utrwaleniu tych informacji jest kluczowa. Często okazuje się, że z pozoru złożone reguły w praktyce są proste i sprowadzają się do przestrzegania kilku ważnych zasad. Wiele firm wydaje również atrakcyjne przewodniki dla nowych pracowników. Nic jednak nie zastąpi roli kierownika. Jeśli dla bezpośredniego przełożonego ważne są kwestie bezpieczeństwa, systemów lub inne, nowy pracownik będzie zwracał na nie szczególną uwagę. Dlatego tak istotne jest podkreślenie tego na samym początku, od pierwszych chwil. Szkolenia są niezbędne, ale wyjaśnienie ze strony przełożonego, co jest dla niego ważne i na co będzie zwracał uwagę, pozostaje w pamięci pracownika.

Dodatkowo zachęcam, żeby znaleźć czas na przyjście do sali, w której odbywa się szkolenie dla nowych pracowników, aby przywitać się z nimi. Jeżeli pierwszy dzień jest cały wypełniony szkoleniami i nie ma możliwości dłuższego spotkania, ważny jest chociaż taki gest przywitania. Jeśli jest więcej czasu, bo szkolenia nie zabierają całego dnia, przyjdź po pracownika na koniec zaplanowanego spotkania wdrożeniowego i zabierz go ze sobą do jego nowego miejsca pracy.

[3] Zapewnij właściwe przywitanie w zespole

Bez względu na to, czy masz zespół złożony z dwóch, czy z 20 osób, powinieneś zapewnić nowemu pracownikowi w zespole odpowiednie warunki wdrożenia. Często – ze względu na notoryczne braki pracowników i wydłużające się procesy rekrutacyjne – brakuje nam czasu i nowy pracownik w zasadzie od razu zaczyna pracować, bez odpowiedniego okresu adaptacyjnego. Czas na wdrożenie jest jednak niezbędny do odpowiedniego przygotowania się do nowych zadań. Poinformuj zatem zespół, kiedy może się spodziewać nowej osoby, poproś o pozytywne przyjęcie i wsparcie w początkowym okresie. Powiedz, jaką rolę będzie pełnić, kogo wspierać – nie zakładaj, że jest to oczywiste dla wszystkich. Jeżeli planujesz bardziej rozbudowane przywitanie (np. wiążące się z koniecznością wystąpienia nowego pracownika przed nieznanymi sobie ludźmi, nawet jeżeli jest to tylko kilka słów), uprzedź o tym pracownika. Ludzie zazwyczaj boją się wystąpień publicznych, ponieważ obawiają się negatywnej oceny przez innych, ale nawet najbardziej skryte osoby, jeżeli zostaną o tym uprzedzone, są w stanie przygotować krótką, ustną autoprezentację. Staraj się nie robić tego z zaskoczenia. Wyjątkiem są ekstrawertycy, dla których taka ekspozycja nie jest wyzwaniem, ale wtedy warto zarezerwować więcej czasu na takie wystąpienie.

Z mojej praktyki wynika, że organizacja działa lepiej, gdy wszyscy pracownicy zwracają się do siebie po imieniu, włączając w to kierownika. W naszej polskiej kulturze nie jest to oczywiste. Pamiętam, jak mój pierwszy szef uczył mnie, że autorytetu nie buduje się poprzez miejsce w strukturze czy tytuł na wizytówce, ale przez to, co człowiek robi dla innych ludzi.  W polskich warunkach obawiamy się zbytniego spoufalania się, utraty autorytetu, a w konsekwencji kontroli nad zespołem. 

Idealnie byłoby wykorzystać okazję przywitania nowego pracownika, żeby wyjść wspólnie po pracy. Nie zawsze jest to jednak możliwe albo dobrze postrzegane, na przykład ze względu na zabieranie czasu prywatnego pracowników. Ten pomysł na integrację zespołu należy dobrze przemyśleć.

[4] Pamiętaj o wdrożeniu do systemów i kultury organizacyjnej

W wielu organizacjach wdrożone i doskonalone są liczne systemy i narzędzia poprawiające efektywność. Lean Management, World Class Manufacturing – tylko dla zaznajomionych z tematem stanowią jasną informację jakiej kultury pracy możemy się spodziewać w organizacji. Dla większości to niezrozumiałe określenia. Nawet jeżeli ktoś pracował w organizacji, która miała wdrożony TPM (Total Productive Management) czy WCM (World Class Manufacturing) lub jego elementy, nie zakładaj, że nowa osoba poradzi sobie z Waszymi systemami pracy bez żadnego wsparcia. Zazwyczaj pomiędzy zakładami istnieją mniejsze lub większe różnice i choć systemy powinny funkcjonować podobnie, każda z firm inaczej wdraża poszczególne narzędzia. 

W fabryce w Bieruniu pracowałem w okresie dużej transformacji i rozbudowy. Dzięki niej staliśmy się jedną z najważniejszych fabryk Danone w Europie, produkując jogurty i serki nie tylko na rynek polski, ale również do ponad 20 krajów w Europie. Taka kompleksowość działania wymagała wdrożenia wielu nowych systemów mających podnieść efektywność pracy, takich jak AM (Autonomous Maintenance) czy PM (Preventive Maintenance). Zauważyliśmy, że nowi pracownicy potrzebują zrozumienia tych systemów, zanim będą z nimi pracować. Przede wszystkim zwracaliśmy uwagę na pomoc w zrozumieniu różnic pomiędzy tym, co znają z poprzedniego miejsca pracy, a tym, co obowiązuje w Waszym zakładzie. Zainwestowaliśmy w dodatkowy dzień szkoleniowy w całości poświęcony systemom wdrożonym w fabryce. 

Takie spotkanie, prowadzone przez kierownika szkoleń technicznych, w niewielkiej części odbywa się w sali szkoleń technicznych, a w przeważającej mierze w hali produkcyjnej,...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy