Budowanie wizerunku firmy przez kierownika produkcji

Wizerunek organizacji

Wizerunek to obraz firmy wykreowany w jej otoczeniu. To subiektywne odczucia klientów, pracowników, kontrahentów czy osób znajdujących się w otoczeniu organizacji (na przykład osób mieszkających w pobliżu zakładów produkcyjnych). Najczęściej obraz ten różni się od tożsamości organizacji, czyli tego, w jaki sposób chce ona być postrzegana i z tym, jak celowo się kreuje. Nie zmienia to jednak faktu, że poprzez właściwą promocję organizacja ma szansę zbliżać swój wizerunek do swojej tożsamości, na którą składają się postawy, przekonania i wartości.

Wizerunek to jeden z ważniejszych zasobów niematerialnych współczesnych organizacji, swego rodzaju wartość dodana do organizacji, która wpływa na jej postrzeganie, a nawet na wycenę przedsiębiorstwa. Tworzenie wizerunku organizacji będzie zależne od jej misji, wizji czy strategii działania. Sposób, w jaki organizacja będzie postrzegana, jest zależny od kierunków, jakie wyznaczy zarząd oraz jego działań. Istotną rolę w kreowaniu wizerunku będzie miał dział marketingu czy też dział PR, jeżeli taki w firmie istnieje. Na wizerunek organizacji będzie jednak wpływała cała kadra organizacji, a szczególnie osoby na stanowiskach kierowniczych.

Wizerunek wewnętrzny i zewnętrzny organizacji

Możemy wyróżnić wizerunek wewnętrzny i zewnętrzny organizacji. Wizerunek wewnętrzny to sposób, w jaki organizacja jest postrzegana przez jej pracowników, ale i inne osoby mające bezpośredni kontakt z zakładem i jego pracownikami, takie jak dostawcy, czy inni kontrahenci (hurtownicy, dealerzy), akcjonariusze i pozostali interesariusze. Warto zauważyć, że wizerunek wewnętrzny ma bezpośredni wpływ na wizerunek zewnętrzny. To, w jaki sposób pracownicy wypowiadają się o swoim pracodawcy, tworzy wokół niego określony klimat, który przenika do świata zewnętrznego, w którym znajdują się rodziny, przyjaciele czy środowisko lokalne pracowników.

Wpływ kierownika produkcji na wewnętrzny wizerunek organizacji

Kierownik produkcji, jako osoba zarządzająca najważniejszym działem w zakładzie produkcyjnym, ma duży wpływ na kształtowanie wizerunku organizacji, szczególnie wewnętrznego. W jaki sposób? Poprzez oddziaływanie na poniższe obszary:

1. Komunikacja i przepływ informacji
Kierownik jest odpowiedzialny za sposób komunikacji oraz za przepływ informacji na linii zarząd – kierownicy zmian, liderzy i pracownicy produkcyjni. Sprawność przepływu oraz przekazywanie właściwych informacji wpływa na zadowolenie oraz efektywność działań pracowników. Przy właściwym przepływie informacji eliminujemy więcej plotek i niedomówień. Sprawna komunikacja to również właściwy sposób szkolenia pracowników, proste tłumaczenie, jak wypełniać dokumentację produkcyjną, na co zwracać uwagę, to również szybsze znajdowanie i eliminowanie błędów czy problemów.
Elementy związane z komunikacją na produkcji, które wpływają na wizerunek działu i całej organizacji: 

• umiejętność sprawnego, szybkiego przekazywania poleceń pracownikom,
• umiejętność słuchania pracowników, tworzenie możliwości zgłaszania pomysłów i usprawnień dotyczących produkcji,
• dostosowywanie sposobu mówienia, słownictwa do rozmówców, mówienie takim językiem, by pracownicy produkcyjni rozumieli, o co chodzi,
• przekazywanie pracownikom informacji zwrotnej (również tej pozytywnej!),
• unikanie sprzecznych komunikatów oraz przyjmowanie spójnych treści z zarządem firmy (w przeciwnym wypadku pracownicy odbierają firmę jako niewiarygodną),
• komunikowanie od początku i wprost oczekiwań względem pracowników, jasne określanie celów i zadań.

2. Wizerunek szefa i budowanie atmosfery w dziale
To kierownik decyduje o tym, w jaki sposób porozumiewa się ze swoimi pracownikami i jaką atmosferę pracy buduje. Jego wizerunek bezpośrednio wpływa na wizerunek całej organizacji. Szczególnie powinien zwrócić uwagę na:

• swój wygląd – to pierwsze, co odnotowuje nowy pracownik. Kierownik w podartym ubraniu, źle pachnący, w krótkich spodenkach może stać się celem drwin. Wiadomo, że najważniejsza jest fachowość, jednak odpowiedni wygląd ułatwi kontakt z pracownikami i sprawi, że nie trzeba się będzie przebijać przez falę niechęci,
• znajomość tematu – najczęściej kierownik produkcji to osoba, która ma wieloletnie doświadczenie w obszarze produkcyjnym. Jeśli jednak z jakiegoś powodu ma braki w podstawowych kwestiach związanych z pracą działu, warto, by je uzupełnił, jeśli zespół ma go traktować poważnie,
• umiejętność przyznania się do błędu – a jednak to, że kierownik produkcji powinien znać się na obszarze pracy działu, nie oznacza, że musi wiedzieć absolutnie wszystko. Od tego ma swoich ludzi – specjalistów. Kierownik produkcji ma prawo czegoś nie wiedzieć. Ma również prawo się pomylić, warto wtedy szybko przyznać się do błędu, zamiast brnąć w niepotrzebne tłumaczenia,
• umiejętność delegowania zadań i uprawnień – niektórym kierownikom wydaje się, że są niezastąpieni, nie chcą dzielić się swoją wiedzą, zlecać wartościowej pracy innym. A jednak – pracownicy czy kandydaci do pracy wcale nie będą postrzegali takich zachowań pozytywnie,
• sposób mówienia, ton głosu, stanowczość – to, w jaki sposób kierownik produkcji się wypowiada, jak bardzo jego ton jest stanowczy i w jakim stopniu jest przekonany o tym, co mówi, wpływa na jego odbiór,
• umiejętność prezentacji – przydatna w firmie, ale i na zewnątrz. Trzeba liczyć się z tym, że osoba na stanowisku kierowniczym musi co jakiś czas przygotować prezentację multimedialną, omówić wyniki pracy działu, uczestniczyć w spotkaniach z dużymi klientami. Kierownik produkcji powinien umieć prezentować treści w sposób jasny i ciekawy,
• styl zarządzania – w zależności od tego, jaki styl kierowania cechuje kierownika produkcji, będzie on przekazywał inne wrażenie. Inaczej pracownicy podejdą do pracownika otwartego na ludzi, dzielącego się władzą, dbającego o atmosferę, a inaczej do osoby nastawionej na zadania, autorytarnej, twardo stąpającej po ziemi i świadomie dążącej do celu. Styl kierowania trudno zmienić, jednak można wypracowywać pewne jego elementy w zależności od tego, jaki wizerunek działu i firmy chcemy kreować,
• traktowanie pracowników jako równych sobie,
• relacje pomiędzy pracownikami – kierownik jest odpowiedzialny za rozwiązywanie konfliktów w dziale lub wsparcie tego działania. Konfliktowy zespół, napięta atmosfera, nieprzyjemne komentarze o sobie nawzajem szybko idą w świat i negatywnie wpływają na wizerunek organizacji.

3. Możliwości rozwoju
O możliwościach tych warto informować pracowników już na początku ich drogi zawodowej. Sygnały na temat tego, jak dbamy o rozwój pracowników, warto puszczać w świat, poza wnętrze organizacji – po to, by budować wizerunek organizacji, która dba o swoich pracowników.

4. Warunki i ergonomia pracy
Na nic zdadzą się wszystkie starania, jeśli nie zadbamy o właściwą ochronę pracowników, odpowiedni poziom hałasu, temperaturę, oświetlenie, właściwą odzież i środku ochrony pracowników. Ogromny dysonans, jaki możemy wywołać, chwaląc się tym, że jesteśmy zakładem dbającym o bezpieczeństwo pracowników powstanie szybko, gdy pracownicy zauważą, jak wygląda prawda.

Reprezentowanie firmy na zewnątrz – czy kierownik powinien się tym zajmować?

Działania związane z komunikacją wewnątrz działu, pomiędzy działami czy też na linii zarząd – pracownicy szeregowi, wydają się oczywiste. Ale czy kierownik produkcji ma szansę uczestniczyć w budowaniu wizerunku zewnętrznego organizacji? Analizując podstawowy zakres obowiązków kierownika produkcji, można zauważyć, że często pojawia się w nim takie sformułowanie, jak reprezentowanie firmy na zewnątrz. To bardzo pojemne określenie, które może odbywać się poprzez kontakty kierownika produkcji z otoczeniem przy różnych procesach, które mają miejsce w organizacji.

Kiedy kierownik produkcji reprezentuje swój dział i organizację na zewnątrz firmy?

1. Proces rekrutacyjny
Zazwyczaj odpowiedzialność za proces zatrudnienia pracowników spoczywa na dziale personalnym. Czy jednak kierownik produkcji może sobie pozwolić, by w nim nie uczestniczyć, jeśli poszukiwany jest pracownik do jego działu? Proces poszukiwania pracownika powinien rozpocząć się od współpracy różnych zainteresowanych działów. To osoba po stronie działu HR będzie odpowiadała za znalezienie grona kandydatów. Im jednak więcej zaangażowania ze strony działu produkcji, tym większa szansa na to, że uda się szybko i sprawnie znaleźć odpowiednią osobę na wakujące stanowisko. Na początku warto się pochylić nad dokładnym opisem stanowiska danego pracownika. Jeśli taki już istnieje, warto się upewnić, czy z biegiem czasu się nie zdezaktualizował i wprowadzić ewentualne poprawki. Następnie warto się zastanowić nad cechami osobowościowymi, jakie będą potrzebne na danym stanowisku z uwzględnieniem już istniejącego zespołu czy możliwościami rozwoju. Po wstępnej selekcji przechodzimy do spotkań z kandydatami. Jeżeli szukamy osoby na stanowisko kierownicze (kierownik zmiany, kierownik zespołu), specjalistyczne czy inżynierskie, warto by kierownik produkcji aktywnie brał udział w spotkaniach, reprezentując nie tylko dział, lecz także firmę. Kierownik produkcji może zarówno opowiedzieć o pracy w dziale, jak i odpowiedzieć szczegółowo na pytania, które nurtują kandydata. Biorąc pod uwagę ograniczony czas kierownika produkcji, cały proces można zorganizować tak, by brał on udział dopiero w drugim spotkaniu, już po wstępnej selekcji. Takie spotkanie będzie wtedy mocno partnerskie, oparte o rozmowę na temat potrzeb i oczekiwań obu stron. Podczas takiego spotkania kierownik może się zorientować, czy dana osoba również pod względem charakterologicznym będzie mu pasować.

Dbając o wizerunek i właściwe reprezentowanie organizacji na zewnątrz kierownik produkcji powinien:

• traktować kandydatów jako osoby równe sobie, nie wywyższać się, pozwalać kandydatom zadawać pytania i starać się wyczerpująco na nie odpowiedzieć,
• przygotować się do spotkania, przed spotkaniem można wynotować sobie kilka pytań technicznych czy zadanie, które przedstawia np. rysunek do interpretacji,
• dbać o punktualność – przyjść na spotkanie zgodnie z planem, nie „wpadać” na nie w połowie i nie zadawać po raz kolejny pytań, które na danym spotkaniu już padły,
• dbać o właściwy wygląd, ubiór – jeśli nie jest to ubiór typowy dla spotkania biznesowego, wytłumaczyć swój wybór (na przykład koniecznością pracy w określonych warunkach).

2. Dni otwarte w zakładzie
Dobrym narzędziem budowania marki zakładu, a jednocześnie pozyskiwania bazy kandydatów do pracy są dni otwarte. Można zorganizować wydarzenie, podczas którego będą zaproszeni wszyscy, którzy mają ochotę obejrzeć firmę i porozmawiać z jej pracownikami. Celem spotkania może być budowanie dobrego wizerunku wśród lokalnej społeczności – mogą przyjść pracownicy z rodzinami, osoby w pobliżu, uczniowie. Ważnym celem tego typu wydarzenia będzie również dotarcie do osób zainteresowanych pracą w danym zakładzie, pokazanie im linii produkcyjnej. Można również przygotować stanowisko testowe, wyjaśnić, na czym polega praca na produkcji. Kierownik we współpracy z całym działem może przygotować prezentację, pokazać, jakie wyroby są tu produkowane. W ten sposób można przyciągnąć do pracy ludzi, którzy do tej pory się wahali, bali się nieco pracy w zakładzie produkcyjnym. Niezwykle istotna w tym procesie jest rola kierownika produkcji, który stanowi wizytówkę całego działu. Kierownik może aktywnie wspierać cały proces poprzez opowiadanie o dziale osobiście, ale też (a może przede wszystkim) wyznaczając właściwe osoby, które nie tylko w sposób kompetentny, ale i ciekawy będą umieć opowiedzieć o swojej pracy.

3. Współpraca z kontrahentami (dostawcy, hurtownicy, kluczowi klienci)
Budowanie pozytywnego wizerunku w ramach kontaktu z kontrahentami jest bardzo trudnym zadaniem. Z jednej strony dobra, oparta na pozytywnej atmosferze, współpraca z dostawcami, hurtownikami czy klientami jest bardzo ważna dla ciągłości produkcji i prawidłowego zbytu towarów. Z drugiej jednak strony jesteśmy odpowiedzialni za to, by kontrahent wywiązywał się z warunków zapisanych w umowie. Rozmawiając o stosunkach z kontrahentami, spotykamy się zwykle z dwoma podstawowymi podejściami – od podejścia bardzo serdecznego, życzliwego, budowania relacji opartych na wspólnych wyjazdach, po podejście bardzo formalne, koncentrujące się wyłącznie na profesjonalnych kontaktach służbowych. Z punktu widzenia zarówno pracy działu produkcji, jak i kierownika produkcji lepsze okaże się prawdopodobnie podejście drugie. Budowaniu dobrego wizerunku organizacji, ale i właściwej współpracy będą sprzyjały stosunki, w których zwrócimy uwagę na to, by wszelkie umowy i zasady współpracy były jasno sprecyzowane i unikały jakichkolwiek niedomówień. Powszechne „dogadamy się” nie może tu wchodzić w grę. Staramy się, by zapisy w kontraktach były przejrzyste i zrozumiałe, na początku współpracy warto skoncentrować się na tym, by wszystko wyjaśnić. W toku realizacji zamówień warto odnosić się do wcześniej ustalonych zasad.

Niezależnie od tego, warto jednak zachować pewną elastyczność. W sytuacjach wyższej konieczności, takich jak chociażby ogólnoświatowa pandemia, warto wykazać się zrozumieniem, jeśli na przykład dostawca nie jest w stanie dostarczyć nam wszystkich zamówień na czas. Możemy wtedy oczywiście egzekwować kary umowne, musimy się jednak liczyć z tym, że takie działanie może być gwoździem do trumny naszego kontrahenta. Pytanie – czy łatwo nam będzie pozyskać innego, który sprosta oczekiwaniom naszej produkcji. Zamiast tego warto być otwartym na dialog i jasno komunikować, które zamówienia w dobie kryzysu są dla nas kluczowe.

4. Udział w targach, wydarzeniach branżowych
Targi, konferencje czy wydarzenia branżowe to miejsce spotkań osób skoncentrowanych wokół tej samej branży. Tego typu wydarzenia to możliwość pozyskania nowych kontrahentów czy klientów, ale i zacieśniania więzi z tymi już istniejącymi. Warto, aby podczas targów, w których zdecydujemy się brać udział, była mocna reprezentacja działu produkcji. Zamiast koncentrować się na dużej liczbie zatrudnionych hostess rozdających cukierki z logo firmy, warto wypracować skład, w którym nie zabraknie osób odpowiedzialnych za poszczególne grupy produktowe, które potrafią ciekawie i fachowo o nich opowiedzieć.

Planując udział w targach branżowych warto:

• już na początku roku zaplanować harmonogram udziału w wydarzeniach branżowych. Wybrać te, które są najbardziej związane z działalnością firmy i które mogą przynieść jej najwięcej korzyści. Znając swój budżet i ograniczenia czasowe, lepiej wziąć udział w mniejszej liczbie wydarzeń, lecz dobrze się do nich przygotować, niż jechać nieprzygotowanym na wszystkie możliwe spotkania,
• wybierając spotkania czy konferencje, warto się zastanowić, jakie cele nam przyświecają – czy chcemy zareklamować nasze produkty, pozyskać nowych klientów, czy może zadbać o regularny kontakt z obecnymi i zorientować się w nowinkach z branżowego świata. Dlatego wybierając targi dla swojej firmy, warto się zorientować, w jakich wydarzeniach wezmą udział grupy, na których najbardziej nam zależy,
• zanim zaczniemy planować swój udział w jakimkolwiek wydarzeniu, zorientujmy się, jaki mamy budżet. Analizując koszt uczestnictwa w różnych wydarzeniach, zastanówmy się, czy udział w nich przyniesie nam faktyczną korzyść,
• przy niewielkim budżecie być może warto rozważyć wysłanie pracowników na konferencje, spotkania czy targi, jednak bez wystawiania się. To pomoże zorientować się w nowinkach, poznać branżowe plotki, nie ułatwi jednak budowania wizerunku organizacji,
• przygotowując się do branżowych wydarzeń, odpowiednio wcześniej przygotuj prezentacje, materiały promocyjne, ale i firmowe gadżety, czy właściwy strój z logo firmy.

5. Dbanie o jakość produkcji
Wszystkie wspomniane wcześniej działania i obszary pomogą budować pozytywny wizerunek zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Nie zapomnij jednak, że najważniejszy zawsze będzie sam produkt – jego jakość, cena, wygląd. Dlatego niezależnie od wszystkich innych elementów budujących pozytywny wizerunek organizacji, zawsze przede wszystkim ważna będzie dbałość o prawidłowy proces produkcji.