Czym jest autorytet?
Jeśli zajrzymy do „Słownika Języka Polskiego”, dowiemy się, że autorytet to „uznanie, jakim obdarzana jest dana osoba w jakiejś grupie” bądź też „osoba, instytucja […] ciesząca się szczególnym uznaniem” („Słownik Języka Polskiego PWN”). Autorytet wiąże się ze społecznym uznaniem, prestiżem, jest zależny od posiadanych kompetencji czy władzy (https://pl.wikipedia.org/wiki/Autorytet). Co więcej, w Encyklopedii Zarządzania czytamy, że najczęściej mówimy o posiadaniu autorytetu (lub byciu autorytetem) w pewnych kręgach lub w dziedzinie. Opisuje to wręcz idealnie sytuację w niemal każdej organizacji. W zakładach produkcyjnych również będziemy mogli spotkać osoby, które będą autorytetami w określonych dziedzinach. Uznaniem mogą się cieszyć pracownicy znajdujący się na różnych poziomach organizacji. Mogą to być zarówno doświadczeni pracownicy produkcyjni (będący ekspertami w umiejętności obsługi konkretnych maszyn czy też cieszący się autorytetem współpracowników ze względu na swój staż pracy, znajomość firmy i zachodzących w niej procesów), jak i osoby na wyższych szczeblach organizacyjnych.
Posiadanie autorytetu ułatwi kadrze kierowniczej skuteczne zarządzanie podwładnymi. Będąc kierownikiem, warto się zastanowić, jak jesteśmy postrzegani przez resztę personelu i jak to wpływa na naszą efektywność w organizacji.
POLECAMY
Od czego zależy siła autorytetu?
Istnieją osoby, które potrafią budować swój autorytet u innych w sposób wrodzony i naturalny. To najczęściej osoby w typie lidera, umiejące wzbudzać posłuch i pociągać za sobą ludzi. Takie osoby nie będą się zastanawiać, skąd wziął się ich autorytet i w jaki sposób przekłada się na sposób wykonywanej przez nich pracy. W innych przypadkach autorytet może wynikać z doświadczenia pracownika w danej organizacji, jego wykształcenia, umiejętności przekazywania informacji, uczenia innych. Takie osoby mogą z powodzeniem pracować jako trenerzy, wspierać współpracowników w rozwoju i pozyskiwaniu nowych umiejętności. Będą jednak i takie osoby, którym budowanie swojego autorytetu będzie przychodziło z trudem. Nie pomogą naturalne predyspozycje. Trudniej budować autorytet osobom zamkniętym, niechętnym do dzielenia się wiedzą, osobom introwertycznym. Na niekorzyść pracownika będzie wpływał krótki staż pracy w danej organizacji czy na konkretnym stanowisku. Problemy w budowaniu swojego wizerunku wśród podwładnych mogą mieć zarówno osoby młode wiekiem, jak i te, które awansowały stosunkowo niedawno. Tacy kierownicy będą musieli włożyć więcej pracy w to, by stać się dla innych autorytetem.
Budowanie autorytetu jako proces
Bez obaw! To, że kierownik nie ma autorytetu wśród pracowników, nie oznacza, że nie jest w stanie go zbudować. Budowanie autorytetu warto potraktować jako proces, podobny do rozwijania każdej innej umiejętności czy pozyskiwania nowej wiedzy. Żeby go zbudować, trzeba czasu, jednak jest to możliwe i całkowicie realne. Warto postępować zgodnie z ustalonymi wcześniej krokami. Będą one przydatne szczególnie w kontakcie z nowym zespołem.
Krok 1. Poznaj swój zespół
Daj sobie czas na poznanie zespołu. Będzie to szczególnie ważne, jeśli zostaniesz zatrudniony jako kierownik produkcji, ale przychodzisz z innej organizacji. Zespół pracowników produkcji to grupa, w której każdy jest inny – ma inny temperament, upodobania, potrzeby, inne elementy będą go motywowały do pracy. To również ludzie, którzy mają swoje przyzwyczajenia. Przez lata pracy w danym zakładzie, na określonych stanowiskach, wyrobili sobie konkretne nawyki. Obserwuj ich. Staraj się poznać ich sposób działania. Ucz się procedur panujących w nowej firmie. Nie bój się pytać i prosić osób niższych stażem o to, by opowiedzieli Ci o swojej pracy, pokazali określone sposoby działania. Możesz jasno zakomunikować, że jako nowa osoba na początku dajesz sobie czas na obserwację i poznanie zespołu oraz działu. Pracownicy lubią o sobie opowiadać. Zapytani, często chętnie opowiedzą o tym, jak pracować i dlaczego właśnie w ten sposób.
Jeśli rozpoczynasz pracę na stanowisku kierowniczym, które uzyskałeś drogą awansu, również musisz dać sobie czas na zapoznanie się i oswojenie z nową sytuacją. Ten czas będzie również potrzebny (a może nawet bardziej?) Twoim ludziom. Muszą się przyzwyczaić do tego, że kolega, który do tej pory był z nimi równy, teraz jest uprawniony do tego, by wydawać im polecenia, przyznawać premie czy dawać kary, jeśli zajdzie taka konieczność.
Jeżeli rozpoczynasz pracę jako kierownik produkcji, to znaczy, że dla Twojego nowego zespołu stanowisz niewiadomą. Pamiętaj o tym, że dla pracowników nowa sytuacja to zawsze stres. Szczególnie gdy wiąże się ze zmianą kierownictwa. Pracownicy nie wiedzą, czego mogą się po Tobie spodziewać. Często będą wobec Ciebie nieufni. Będą się bali zmian, które zechcesz wprowadzić. Niektórzy doświadczeni pracownicy, którzy mieli okazję pracować już z kilkoma kierownikami, będą podchodzili do Ciebie z wyjątkowo dużą rezerwą, a wszelkie propozycje mogą z początku próbować przeczekiwać. Nie zrażaj się tym i nie wyciągaj pochopnych wniosków. To, że nie jesteś w stanie od pierwszego dnia efektywnie współpracować z całym zespołem, nie znaczy, że nie będzie takiej możliwości wcale.
Krok 2. Ustal zasady
Gdy już wiesz, jak pracują Twoi podwładni, udało Ci się nieco ich poznać, znasz ich potrzeby i oczekiwania, skoncentruj się na ustaleniu i jasnym zakomunikowaniu obowiązujących w dziale zasad. Nie zakładaj, że jakaś zasada jest oczywista. Obowiązujące reguły powinny wynikać z zasad panujących w całej organizacji, jednak przy wspólnym „docieraniu się” warto je przypomnieć. To dobry moment ze względu na to, że niektóre panujące w firmie zasady mogły do tej pory być martwe. I mowa tu nawet o najprostszych zasadach. Na produkcji nie wolno jeść, pić płynów, stawiać kubków z napojami na maszynach, a może słuchać muzyki? Z Twoich obserwacji wynika, że zespół nie stosuje się do regulaminu organizacji. To dobry moment, by o tym przypomnieć.
Komunikując pracownikom obowiązujące w dziale zasady, możesz omówić wspólnie z całym zespołem te, które dotyczą wszystkich, lub omawiać zasady po kolei z każdym z pracowników z osobna. Przy tej okazji możesz omówić zakres obowiązków poszczególnych osób, sprawdzić, czy kompetencje w dziale się nie nakładają lub czy nie ma obszarów, za które nikt nie jest odpowiedzialny. Jeżeli spodziewasz się oporu ze strony zespołu, łatwiej będzie Ci omawiać panujące zasady z poszczególnymi pracownikami osobno. O czym mówić? O tym, co jest istotne zarówno dla całej firmy (jej misja, wizja, regulamin), jak i o tym, czego Ty jako kierownik oczekujesz od swojego zespołu. Oczekujesz odrobiny zaufania? Powiedz o tym. Oczekujesz posłuszeństwa? Liczysz na to, że niektóre pomysły będą wspólnie dyskutowane, inne jednak muszą być szybko wdrożone i bezdyskusyjnie stosowane? Zakomunikuj to. Warto również opowiedzieć o zasadach dotyczących przebiegu wspólnych spotkań czy np. punktualności.
Krok 3. Zdefiniuj kryteria oceny
Wyjaśniając panujące zasady, powinieneś opowiedzieć o tym, co wzbudza często najwięcej emocji wśród pracowników – o zasadach oceniania. Być może wchodzisz do firmy, w której jest jasno sformułowany system oceny, który będziesz stosować. Do końca jednak nigdy nie możesz być pewny tego, w jaki sposób oceniał podwładnych Twój poprzednik. Czy stosował się do z góry ustalonych zasad, czy nieoficjalnie wprowadzał swoje własne.
Jasno komunikuj, za co oceniani są poszczególni pracownicy, jakie są kryteria ich oceny. Mów o tym, na co zwracasz uwagę i co jest dla Ciebie szczególnie ważne. Omów zasady wynagradzania. Jeśli w firmie funkcjonuje system premiowy, wyjaśnij, jakie są zasady premiowania. Upewnij się, że pracownicy rozumieją temat i nie będzie niedomówień.
Krok 4. Monitoruj realizację zadań
Gdy już wszyscy wiedzą, co i w jaki sposób mają robić, przechodzimy do kwestii kontroli ich pracy. W omówionych wcześniej zasadach współpracy również warto wspomnieć o tym, w jaki sposób pracownicy będą monitorowani. Jeśli w zakładzie funkcjonuje kontrola jakości, warto przypomnieć o tym, jak pracuje i jakie błędy najczęściej wykrywa. Warto uczulić pracowników na te obszary, gdzie najczęściej pojawiają się błędy.
Ustal również z podwładnymi, w jaki sposób Ty lub inne uprawnione do tego osoby będą kontrolować zakres pracy oraz w jaki sposób będzie się to odbywało. Wyjaśnij, kto do kogo raportuje i jak powinno to przebiegać. Przy tej okazji warto również wyjaśnić, co pracownicy powinni zrobić ze swoimi wątpliwościami. Do których osób powinni kierować się pracownicy z konkretnymi pytaniami czy problemami.
Niezależnie od tego, czy w Twojej organizacji funkcjonuje odgórny system oceny pracowniczej, czy też nie, nie zapominaj o udzielaniu regularnej informacji zwrotnej. Ustal harmonogram spotkań z pracownikami, podczas których powiesz, jak sobie radzą w poszczególnych obszarach. Nie zapominaj o pozytywnej informacji zwrotnej, jest nie mniej ważna od tej negatywnej.
Krok 5. Motywuj do działania
Chciałoby się rzec – ostatnie, lecz nie najmniej ważne – poznałeś potrzeby i oczekiwania swojego zespołu. Poświęciłeś czas na rozpoznanie zasad panujących w organizacji i właściwe ich zakomunikowanie. Teraz czas na to, by włożyć wysiłek w to, by cały zespół produkcyjny pracował sprawnie. Będzie to niekończący się wysiłek. System motywowania w organizacji to organizm żywy, który warto regularnie uaktualniać i dopasowywać do potrzeb organizacji oraz jej otoczenia. Niezależnie od tego będziesz regularnie pracować ze swoimi najbliższymi podwładnymi, odkrywać, jakie są ich aspiracje i główne motywatory. Z czasem z pewnością uda się wypracować Twój własny sposób działania.
Co jeszcze wpływa na siłę autorytetu i co zrobić, by zdobywać coraz większe uznanie?
- Okazywanie szacunku
Okazuj swoim podwładnym szacunek. Do tej pory była mowa o obowiązujących w organizacji zasadach. Omówiłeś to, czego oczekujesz od swojego zespołu. Jeżeli chcesz egzekwować ustalone reguły i być szanowany, sam również się do nich stosuj. Okazuj swoim pracownikom szacunek. Żądasz punktualności? Nie spóźniaj się na umówione wcześniej spotkania. Jeśli wpadniesz spóźniony, tłumacząc się, że zaczepił Cię dyrektor zakładu z ważnym komunikatem, zapewne jeden czy dwa razy nie ujmie to Twojemu autorytetowi. Jeśli jednak nagminnie będziesz się spóźniać, pracownicy poczują się lekceważeni. Będą sądzili, że uważasz się za lepszego od nich.
Dotrzymuj słowa. A jeśli nie byłeś w stanie wywiązać się ze złożonej zespołowi obietnicy (na przykład zmieniły się zasady panujące w całej organizacji), poświęć czas na to, by wyjaśnić sytuację swoim pracownikom.
- Umiejętność słuchania pracowników
W procesie komunikacji nie zapomnij o konieczności słuchania. Ważne jest, byś potrafił jasno komunikować to, czego oczekujesz od podwładnych. Równie ważne jednak, byś potrafił wysłuchać innych. Pokażesz się jako „ludzki szef”, jeśli wykażesz choć odrobinę empatii i zrozumienia.
- Czas dla podwładnych
Menedżerowi trudno znaleźć czas na wszystko. Często biegasz z jednego ważnego spotkania na kolejne. A przecież potrzebujesz również czasu, by usiąść do komputera, przeanalizować dane, zastanowić się. Nie spychaj jednak pracowników na koniec kolejki, jeśli chodzi o dostęp do Twojego czasu. Ustal jasne zasady komunikacji, nie zapomnij w nich jednak uwzględnić regularnego czasu, w którym porozmawiasz z pracownikami, rozwiejesz ich wątpliwości czy rozwiążesz pojawiające się problemy.
- Znajomość pracy działu
Dużo łatwiej będzie budować autorytet kierownikowi, który dobrze zna zakres pracy działu, jest obeznany w technologii i procesach, którymi zarządza. Osoba, która pracowała już wcześniej na zbliżonym stanowisku lub awansowała na stanowisko kierownicze, przechodząc wcześniej przez inne szczeble związane z pracą na produkcji, może powoływać się na swoją znajomość tematu, co przysporzy jej więcej uznania.
- Umiejętność przyznawania się do błędu
Nawet osoby, które już wcześniej pełniły podobne funkcje, co jakiś czas się mylą. Przyznanie się do błędu, świadomie powiedzenie, że czegoś się nie umie, nie umniejsza autorytetu. Więcej szacunku zdobędzie kierownik, który jasno powie, że nie wie wszystkiego, i w swoim otoczeniu będzie szukał ludzi specjalizujących się w poszczególnych kwestiach niż osoba, która będzie udawała eksperta w każdym temacie.
- Sprawiedliwość
Traktuj wszystkich pracowników równo. Wobec wszystkich stosuj te same zasady. Po to zostały ustalone na wstępie współpracy, by móc konsekwentnie stosować je wobec wszystkich pracowników. Jeśli kładziesz nacisk na to, by się nie spóźniać, a jednak robisz wyjątki (bo jednemu z pracowników nagminnie nie przyjeżdża autobus, drugi musi rano odwieźć dzieci do szkoły, a trzeci nie słyszy budzika), musisz spodziewać się tego, że co dzień będziesz słyszeć coraz więcej wymówek związanych z niestawianiem się w miejscu pracy na czas. Uważasz, że jeden z pracowników może przychodzić po czasie, skoro jesteś z nim na to umówiony? Licz się z tym, że inni również będą oczekiwali takiego traktowania. W przeciwnym razie wbijasz sobie gwóźdź to trumny, jaką jest szanowanie Twoich zasad i Ciebie jako kierownika.
- Umiejętność panowania nad emocjami
Praca na stanowisku menedżerskim bywa niezwykle stresująca. Pracownicy często nie znają nawet ułamka sytuacji stresowych, z jakimi musi się zmierzyć ich kierownik. Widzą efekt – reakcję kierownika na swoją pracę i sytuacje, z którymi się styka. Utrzymanie nerwów na wodzy nie jest łatwe. Zastanów się jednak nad tym, w jaki sposób odbierany jest szef, który reaguje agresją i krzykiem. Podwładni nie myślą o tym, że właśnie wyszedł z bardzo stresującego spotkania z zarządem, a o tym, że mają szefa furiata. Takie reakcje umniejszają autorytet przełożonego.
- Umiejętność sprawnego podejmowania decyzji
Podejmowanie decyzji jest wpisane w pracę kierownika. Sprawny menedżer powinien podejmować decyzje szybko. Nawet jeśli nie jest ich pewny, nie warto, by to okazywał. Jeśli szef się waha, nie jest pewny tego, w jaki sposób działać, zespół również traci tę pewność. W takiej sytuacji podwładni zaczynają się zastanawiać, czy warto ufać swojemu przełożonemu i czy podejmowane przez niego decyzje są trafne.
- Prezentacja, wygląd, wizerunek
Wielokrotnie była tu mowa o zachowaniach i cechach kierownika, które mogą mu pomóc w budowaniu autorytetu wśród współpracowników. W tym procesie warto również pamiętać o wyglądzie. Na produkcji nie pomoże zbyt elegancki ubiór, który sprawi, że szef nie będzie chciał sobie ubrudzić rąk. Może natomiast pomóc wizerunek, który jest odbierany przez zespół jako „poważny”. Mogą na niego wpływać takie elementy jak biżuteria – niezbyt krzykliwa, ale też taka, która nie będzie przeszkadzała w pracy przy maszynach i przy taśmie produkcyjnej, stabilne obuwie (szczególnie w przypadku kobiet obuwie na płaskiej podeszwie), takie, które nie będzie uniemożliwiało pracy na produkcji, długie spodnie (a nie krótkie spodenki czy kusa spódniczka).
- Wspólne świętowanie sukcesów
Ostatnim elementem, na który warto zwrócić uwagę, jest wspólne celebrowanie sukcesów. Po czasie wytężonej pracy, dobrze zakończonym roku sprzedażowym, pozyskaniu ważnego klienta, warto wspólnie świętować. Sukcesy zakładu to sukcesy wypracowane przez całą jego kadrę. Nic tak nie uskrzydla pracowników jak docenienie ich wysiłków. Kierownik, który potrafi docenić pracę innych, to szef bardziej szanowany przez zespół.
Są osoby, które w sposób wrodzony będą umieć gromadzić wokół siebie ludzi i umacniać swój autorytet. Jeśli jednak nie należysz do tego grona – nic straconego. Warto podejść do budowania szacunku u podwładnych jak do procesu i świadomie włożyć pracę w budowanie go. Efekty przyjdą szybciej, niż myślisz!
.gif)
