Time Hub by POLSYSTEM

W NAJNOWSZYM WYDANIU

Kluczowym elementem sukcesu firmy w dzisiejszych dynamicznych warunkach produkcyjnych staje się skuteczne administrowanie zasobami ludzkimi. Decentralizacja zarządzania zespołem pracowników w procesie produkcji wymaga zastosowania nowoczesnych narzędzi, które zapewnią płynność, efektywność i transparentność.

Systemy takie jak RCP (Rejestracja Czasu Pracy), WebInfo, MobileInfo, Kontrola Dostępu oraz Zlecenia stanowią fundament skutecznego zarządzania kadrami, odpowiadając na potrzeby zarówno szefów produkcji, jak i działów HR. Nasza platforma timehub integruje te rozwiązania, tworząc spójny ekosystem umożliwiający kompleksowe zarządzanie czasem pracy i zasobami ludzkimi. Dodatkowo nasze rozwiązania obejmują elektroniczny obieg wniosków urlopowych i delegacji oraz moduł e-kierownika. Wdrożenie tych rozwiązań przyczynia się do zwiększenia produktywności, redukcji przestojów oraz poprawy komunikacji i zaangażowania pracowników.

REKLAMA

​​

 

Dzięki ponad 30-letniemu doświadczeniu na rynku Polsystem dostarcza ponad 100 funkcjonalności w systemach, które zapewniają kompleksowe wsparcie dla firm. Obsługujemy ponad 130 000 użytkowników – bo tylu korzysta z naszych innowacyjnych rozwiązań. Dzięki redukcji papierowych dokumentów przyczyniliśmy się do uratowania ponad 200 000 drzew, a nasze zaangażowanie w innowacje przekłada się na zdolność dostarczania klientom rozwiązania dopasowanych do ich potrzeb.

Rejestracja Czasu Pracy

Nasz flagowy produkt – system RCP 5.0 – zadebiutował na rynku w 2008 roku i od tego czasu pozostaje centralnym punktem naszej oferty, wyróżnia się zaawansowanym podejściem do zarządzania czasem pracy, a dzięki bogatym funkcjom i integracji z innymi systemami jest idealnym rozwiązaniem dla różnych organizacji, które chcą zoptymalizować swoje procesy kierowania kapitałem pracowniczym. Nasze oprogramowanie umożliwia efektywne planowanie i kontrolę czasu roboczego, dostosowane do różnych modeli organizacyjnych, takich jak praca zmianowa, elastyczne harmonogramy czy praca w ciągłym ruchu. Każdy pracownik może mieć zdefiniowany indywidualny system rozliczeniowy, a obsługa różnych okresów rozliczeniowych jest intuicyjna i efektywna. RCP integruje się z różnymi systemami kadrowo-płacowymi, umożliwiając płynny eksport i import danych, co zwiększa efektywność administracyjną. Dodatkowo system obsługuje różne standardy kart zbliżeniowych, co podnosi bezpieczeństwo i dokładność rejestrowanych danych. Korzystając z zaawansowanych możliwości analizy i raportowania, RCP generuje szczegółowe zestawienia obecności. Walidacja zgodności z przepisami prawa pracy oraz automatyczne rozliczanie czasu roboczego pozwala na unikanie nadużyć i optymalizację procesów operacyjnych. Dzięki naszemu systemowi firmy osiągają większą płynność operacyjną i lepsze wyniki biznesowe, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla dynamicznych organizacji dążących do ciągłego rozwoju.

Kontrola Dostępu

Zastanówmy się teraz, jak łatwo można zarządzać obecnością pracowników i gości przy użyciu Kontroli Dostępu (KD). System składa się z dwóch głównych części: sprzętowej – obejmującej kontrolery, elektrozaczepy, bramki obrotowe i inne urządzenia oraz programowej – opartej na zaawansowanej aplikacji Kontrola Dostępu 5.0 Enterprise. KD umożliwia planowanie stref bezpieczeństwa, co pozwala na elastyczne dostosowanie ustawień dla różnych obszarów obiektu. Na przykład w dużych firmach z wieloma dziedzinami działalności, możliwe jest zdefiniowanie stref o różnym poziomie dostępu. Obsługa harmonogramów pozwala na automatyczne zarządzanie czasem aktywności kart dostępu, co jest szczególnie przydatne w przypadku pracowników zatrudnionych w systemie zmianowym. Przykładem może być zakład, gdzie dostęp do strefy produkcyjnej jest możliwy tylko w określonych godzinach. Integracja z systemem RCP zapewnia spójność danych, co oznacza, że informacje o pracownikach i ich kartach są jednolite i dostępne w całej organizacji. Gdy pracownik zmienia stanowisko lub oddział, aktualizacja danych w systemie KD automatycznie odzwierciedla się również w systemie RCP, co eliminuje ryzyko błędów i ułatwia zarządzanie personelem. Oprogramowanie wspiera elektroniczną księgę gości, co usprawnia proces przyjmowania gości i kontrahentów. Przykładowo recepcja może szybko i bezpiecznie wydawać przepustki gościom, a system automatycznie rejestruje ich obecność. Zarządzanie kartami tymczasowymi dla pracowników jest również prostsze i bardziej efektywne. System umożliwia również elektroniczną ewidencję pojazdów, co pozwala na monitorowanie i kontrolowanie ruchu pojazdów na terenie obiektu. KD oferuje zaawansowane raportowanie, które dostarcza kluczowych informacji operacyjnych. Przykładowe raporty obejmują rejestr przejść, ruch osób po obiekcie oraz stan urządzeń. Graficzne raporty obecności pozwalają na szybkie zrozumienie, gdzie i kiedy odbywa się ruch w obiekcie.

WebInfo

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom firm, a jednocześnie ułatwiając pracownikom kontakt z działami administracyjnymi, stworzyliśmy aplikacje WebInfo. Jednym z przykładów jej zastosowania jest instalacja w infokioskach umieszczonych w ważnych lokalizacjach w firmie – takich jak recepcje czy hale produkcyjne. Pracownicy mogą się tam logować (przy użyciu karty zbliżeniowej albo hasła i loginu) i uzyskiwać dostęp do potrzebnych informacji bez konieczności opuszczania miejsca pracy. Zatrudnieni mogą w prosty sposób sprawdzić ilość dostępnego urlopu oraz przepracowane w minionym okresie godziny. Aplikacja automatyzuje również obieg wniosków pracowniczych, takich jak urlopy, delegacje, praca zdalna czy nadgodziny. Dzięki workflow WebInfo proces zatwierdzania wniosków staje się szybszy i bardziej przejrzysty, co redukuje czas potrzebny na formalności oraz minimalizuje ryzyko błędów. Zarządzanie zgodami na pracę w nadgodzinach oraz przepustkami jest kolejną funkcjonalnością, która znacząco ułatwia życie zarówno pracownikom, jak i menedżerom. System umożliwia również ewidencję godzin do odbioru, co pozwala na precyzyjne rozliczanie nadgodzin. Pracownicy mogą łatwo sprawdzić swoje harmonogramy, co z kolei odciąża dział personalny oraz kadrę kierowniczą. Dzięki dostępności na każdym urządzeniu z obsługą przeglądarki internetowej każdy użytkownik ma łatwy i szybki dostęp do informacji pracowniczej, co odciąża Dział Personalny i Kadrę Kierowniczą od licznych zapytań i formalności. Aplikacja minimalizuje działania nieprodukcyjne, umożliwia rejestrację pracy zdalnej oraz integruje się z systemami kadrowo-płacowymi, co przyspiesza i upraszcza procesy administracyjne w firmie.

 – Przykład praktycznego zastosowania WebInfo można znaleźć w firmie produkcyjnej, gdzie pracownicy regularnie korzystają z infokiosków do sprawdzania grafiku pracy, składania wniosków o urlop czy rezerwacji pojazdów służbowych. Dzięki temu cały proces zarządzania czasem pracy staje się bardziej efektywny, a firma zyskuje na przejrzystości i organizacji – mówi Krzysztof Orlicki Główny Programista Polsystem SI

MobileInfo

Po omówieniu WebInfo – czas skupić się na MobileInfo – aplikacji mobilnej, która przenosi kluczowe funkcje WebInfo na urządzenia mobilne, takie jak smartfony i tablety. Dzięki niej możemy zarządzać naszym czasem pracy oraz innymi kluczowymi aspektami działalności firmy z dowolnego miejsca, co znacznie zwiększa elastyczność i efektywność. MobileInfo to mobilne rozszerzenie WebInfo, oferujące szeroką gamę funkcji dostosowanych do potrzeb pracowników i kierowników. Przykładowo, pracownicy mogą korzystać z aplikacji do rejestrowania pracy zdalnej czy innego rodzaju zadań wykonywanych poza siedzibą firmy. Dodatkowo MobileInfo zapisuje współrzędne GPS podczas rozpoczęcia pracy zdalnej, co umożliwia pracodawcy weryfikację lokalizacji pracownika. Dzięki aplikacji pracownicy mają również szybki dostęp do informacji o przepracowanych nadgodzinach oraz dostępnych dniach urlopowych. Proces składania wniosków urlopowych, delegacyjnych czy dotyczących pracy zdalnej jest prosty i intuicyjny. Pracownicy mogą zdalnie wysyłać wnioski, a kierownicy mogą je przeglądać i akceptować w czasie rzeczywistym. Dzięki dwóm zakładkom aplikacja łączy interesy zarówno pracowników, jak i kierowników. Pracownicy mają łatwy dostęp do swojego grafiku, mogą monitorować czas pracy oraz wysyłać wnioski. Kierownicy natomiast mogą zarządzać listą obecności, przeglądać i akceptować wnioski, wyjaśniać niezgodności w rozliczeniach czasu pracy oraz wykonywać inne czynności administracyjne. Przykład zastosowania MobileInfo w codziennej pracy może obejmować scenariusz, w którym pracownik musi nagle pracować zdalnie z powodu sytuacji losowej. Dzięki MobileInfo może natychmiast zalogować się do aplikacji, zarejestrować swoją pracę zdalną i wysłać wniosek do akceptacji. Jednocześnie kierownik otrzymuje powiadomienie e-mail i może szybko zatwierdzić wniosek, wiedząc dokładnie, gdzie znajduje się pracownik dzięki funkcji GPS. Innym przykładem jest sytuacja, w której pracownik zauważa, że jego nadgodziny nie zostały poprawnie zarejestrowane. Korzystając z MobileInfo, może zgłosić tę niezgodność bezpośrednio przez aplikację, a kierownik może to natychmiast sprawdzić i skorygować, wszystko w czasie rzeczywistym.

MobileInfo, będąc integralną częścią ekosystemu Polsystem, znacząco podnosi komfort pracy. Dzięki mobilności i szerokiemu zakresowi funkcji aplikacja umożliwia efektywne zarządzanie czasem pracy i pozwala na lepsze monitorowanie oraz kontrolę nad procesami wewnętrznymi w firmie. WebInfo i MobileInfo to dwa filary nowoczesnego zarządzania czasem pracy, które razem tworzą spójny i funkcjonalny system, dostosowany do potrzeb dynamicznie zmieniającego się środowiska biznesowego.

Zlecenia

W omówieniu najważniejszych produktów Polsystem nie możemy pominąć desktopowej aplikacji Zlecenia, która odgrywa niebagatelną rolę jako narzędzie wspierające działania kontrolingowe w firmie. Aplikacja ta umożliwia precyzyjną analizę alokacji kosztów osobowych oraz zapewnia pełną kontrolę nad czasem pracy i efektywnością operacyjną. Dzięki funkcjonalności Miejsca Powstawania Kosztów (MPK), możemy dokładnie monitorować, do jakiego miejsca zaliczyć koszty pracy w danym okresie, co jest kluczowe dla dokładnej analizy kosztów. Oparta na trzech poziomach (zlecenie, detale, operacje) struktura Zleceń umożliwia szczegółowe zarządzanie i monitorowanie zadań realizowanych przez personel naszej firmy. Nasi pracownicy są przypisani do specjalnych grup wykonawczych, które zajmują się wykonaniem określonych czynności lub zadań. Dzięki temu podejściu nie tylko ułatwiamy zarządzanie zespołami, ale także poprawiamy koordynację działań w ramach całej organizacji. Rejestracja pracy odbywa się w sposób zautomatyzowany lub za pomocą terminali przenośnych, co zapewnia elastyczność i dokładność w gromadzeniu danych o czasie pracy i wykonanych operacjach. Dzięki różnorodnym formom rejestracji, od automatycznych po manualne, aplikacja Zlecenia dostosowuje się do specyficznych potrzeb naszych użytkowników. Nasza aplikacja Zlecenia oferuje szereg korzyści biznesowych, w tym kompleksową kontrolę zleceń produkcyjnych, precyzyjne śledzenie postępu realizacji zadań oraz alokacji zasobów, efektywne zarządzanie czasem pracy dzięki dokładnym raportom i analizom, szczegółową analizę kosztów osobowych i środków trwałych, łatwą integrację z systemami zarządzania zasobami ludzkimi i technologicznymi, wsparcie rozwoju operacyjnego w dążeniu do wyższej efektywności i jakości produkcji, generowanie precyzyjnych raportów i statystyk wspomagających podejmowanie decyzji. System Zlecenia – jako integralna część kompleksowego rozwiązania Polsystem – nie tylko wspiera kontrolę nad kosztami i efektywnością operacyjną, ale także zapewnia elastyczność i skalowalność w zarządzaniu zasobami przedsiębiorstwa. Korzystając z zaawansowanych funkcji raportowania i integracji z innymi systemami (np. klasy MES), nasze rozwiązanie umożliwia firmom skuteczne zarządzanie produkcją i zasobami, poprawiając tym samym ich konkurencyjność i rentowność.

Podsumowując, nasze rozwiązania timehub stanowią kompleksowy ekosystem wspierający nowoczesne zarządzanie zasobami ludzkimi i czasem pracy. Dzięki zaawansowanej funkcjonalności, integracji z innymi systemami kadrowo-płacowymi oraz wsparciu dla różnorodnych modeli organizacyjnych, Polsystem dostarcza narzędzia niezbędne do zwiększenia efektywności operacyjnej i strategicznego zarządzania firmą w dynamicznym środowisku biznesowym.

Przypisy