Ogłoszenie o pracę – uwaga na przetwarzanie danych osobowych kandydatów i na ewentualny zarzut dyskryminacji
Kiedy już wiemy, że potrzebujemy pracownika, pierwszym krokiem w procesie rekrutacji jest stworzenie ogłoszenia o pracę. Ogłoszenie to powinno być jasne, rzetelne i zawierać informacje o wymaganiach oraz obowiązkach związanych z przyszłą pracą. Nie warto tutaj przesadnie fantazjować, piszmy tylko o tych wymaganiach i obowiązkach, które są faktycznie istotne. Ważne jest również przestrzeganie zasady równego traktowania kandydatów, np. ze względu na płeć, wiek czy pochodzenie etniczne.
Co mogłoby rodzić u kandydata przeświadczenie, że przyszły pracodawca postępuje nie fair? Na przykład zwrot, który teoretycznie brzmi niewinnie, a widoczny jest w wielu ogłoszeniach, jak: „Oferujemy pracę w młodym, dynamicznym zespole” czy „Zapraszamy do naszego dynamicznego zespołu”. No właśnie, może okazać się, że kandydatem jest człowiek w wieku 45+ i uzna on, że skoro mamy młody, dynamiczny zespół, to pewnie pracują u nas sami młodzi ludzie, w wieku
20–30 lat. I w jego ocenie może on nie wpasować się w nasze (czyli pracodawcy) oczekiwania, a więc w jego ocenie na starcie jest przegrany. W takiej sytuacji przyszły pracodawca naraża się na ewentualny zarzut od kandydata, że ten czuje się dyskryminowany ze względu na wiek. A zarzut dyskryminacji jest bardzo poważnym zarzutem, gdyż ciężar dowodu nie spoczywa na kandydacie, tylko właśnie na nas. Warto mieć to na uwadze, przygotowując ogłoszenie i „młody, dynamiczny zespół” zastąpić innym sformułowaniem.
REKLAMA
Widełki płacowe – czy warto je podawać?
Dzisiaj jeszcze niewiele ogłoszeń o pracę zawiera informacje o przyszłym wynagrodzeniu. Ten trend przyszedł wiele lat temu z branży IT, jednak jeszcze nie jest bardzo powszechny. Za sprawą przepisów unijnych już niedługo powinno to się zmienić.
W dniu 6 czerwca 2023 r. zaczęła obowiązywać Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/9701, uchwalona 10 maja 2023 r., potocznie zwana dyrektywą o jawności wynagrodzeń. Przepisy dyrektywy mają na celu wzmocnienie zasady równości wynagrodzeń mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości poprzez wprowadzenie przejrzystych mechanizmów. Osoby ubiegające się o pracę mają prawo do informacji na temat początkowego wynagrodzenia oraz zasad jego ustalania, opartych na neutralnych kryteriach płci, dla danego stanowiska. Przyszli pracodawcy nie mogą pytać o wynagrodzenie u poprzednich pracodawców.
Dodatkowo, ogłoszenia o pracę muszą być neutralne pod względem płci, a proces rekrutacji nie może być dyskryminujący. Pracodawcy muszą także zapewnić pracownikom dostęp do obiektywnych i neutralnych kryteriów stosowanych do określania wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia. Państwa członkowskie, w tym również Polska, mają czas do 7 czerwca 2026 r. na wdrożenie tych przepisów do prawa krajowego.
Czy warto czekać tak długo? W mojej ocenie, nie. Podanie widełek płacowych w ogłoszeniu już dziś pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu i spowoduje, że aplikować będą do nas ci, którzy oczekują właśnie takiego wynagrodzenia, które wskazaliśmy w ogłoszeniu.
Czy klauzula zgody na przetwarzanie danych zawartych w CV jest niezbędna?
W trakcie rekrutacji zbierane są dane osobowe kandydatów. Aby działać zgodnie z przepisami RODO, firma musi uzyskać zgodę kandydata na przetwarzanie jego danych osobowych. Czy jest to równoznaczne z tym, że kandydat musi na dokumentach aplikacyjnych umieścić klauzulę zgody? Otóż nie, nie musi! Owszem, zgoda kandydata jest niezbędna na niektóre dane zawarte w CV, ale ta zgoda może być wyrażona w inny sposób niż poprzez zawarcie klauzuli. Zgoda powinna być wyrażona poprzez wyraźne działanie potwierdzające, a takim wyraźnym działaniem potwierdzającym już jest sam fakt kliknięcia przez kandydata przycisku „aplikuj” czy „wyślij”.
Warto pamiętać, że część danych kandydatów pracodawca przetwarza nie na podstawie zgody kandydata, a na podstawie przepisów prawa. Zgodnie z art. 22 (1) §1 Kodeksu pracy, pracodawca przetwarza dane takie, jak:
- imię i nazwisko,
- data urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Trzeba zaznaczyć, że dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca przetwarza, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy, na którą aplikuje kandydat.
Pozostałe dane, które znajdują się w CV, a więc np. dane o stanie cywilnym, dzieciach (tak, tak, jeszcze takie informacje zamieszczają kandydaci), zainteresowaniach kandydata, linkach do social mediów itp., pracodawca przetwarza na podstawie zgody, o której była mowa wyżej.
Jeśli natomiast chcemy, aby aplikację kandydata można było wykorzystać w kolejnych procesach rekrutacji, to koniecznie musimy odebrać od niego na to przetwarzanie zgodę. Może ona brzmieć następująco:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w CV (alternatywnie: w dokumentach aplikacyjnych) przez firmę ABC (tu kandydat podaje pełną nazwę firmy) na potrzeby przyszłych rekrutacji”.
Jeśli działamy w grupie kapitałowej, to warto odebrać zgodę od kandydata na potencjalne rekrutacje w spółkach grupy. W przeciwnym wypadku zamykamy sobie drogę do uczestnictwa kandydata w przyszłych projektach rekrutacyjnych prowadzonych przez inne spółki.
Jak długo można przetwarzać dane o kandydacie?
Jeśli kandydat zdecyduje się na przesłanie zgody na przetwarzanie swoich danych do przyszłych procesów rekrutacyjnych, to jego dokumenty będą przechowywane przez nas, jako potencjalnego pracodawcę, przez pewien czas. Jaki? Trudno powiedzieć. Każda firma może mieć w tej kwestii inne standardy. Najczęściej jest to okres 12 miesięcy, ale możemy przyjąć, że będzie on dłuższy. Okresy retencji (czyli okresy przechowywania danych kandydatów) nie są nigdzie z góry określone. Ważne, aby kandydat otrzymał informację, jak długo będziemy przetwarzać jego dane, i aby okres, który przyjmiemy, był uzasadniony. Do przekazania tych informacji służy tzw. klauzula informacyjna. Powinniśmy w niej ująć:
- jakie dane przetwarzamy,
- na jakiej podstawie prawnej,
- w jakim celu,
- jak długo,
- jak je chronimy,
- kto ma do nich dostęp,
- jakie prawa w związku z przetwarzaniem danych przysługują kandydatowi.
Inaczej dzieje się z okresem przechowywania danych w danym procesie rekrutacyjnym, na który kandydat aplikuje. Tutaj okres retencji jest znacznie krótszy. Tu też praktyka jest różna. Część pracodawców usuwa wszystkie CV niezatrudnionych kandydatów niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji na dane stanowisko (lub nawet w momencie odrzucenia kandydatury, kiedy jeszcze proces rekrutacji trwa). Inni natomiast, powołując się na ewentualne roszczenia niezatrudnionych kandydatów, przechowują dokumenty aplikacyjne jeszcze przez jakiś czas (np. 3–6 miesięcy po zakończeniu procesu).
Warto podkreślić, że zalecenia, które pod koniec 2018 r. (a więc w roku, w którym weszło w życie Rozporządzenie zwane potocznie RODO2) wydał dla pracodawców Urząd Ochrony Danych Osobowych, wskazują jednoznacznie, że pracodawca powinien zniszczyć wszelkie dokumenty rekrutacyjne niezatrudnionych kandydatów niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji.
Może w naszych głowach pojawić się pytanie: co to znaczy zniszczyć? Czy wystarczy usunąć CV z programu do zbierania aplikacji? Otóż nie wystarczy. Usunięcie aplikacji oznacza usunięcie wszelkich dokumentów, które przetwarzaliśmy w procesie rekrutacji, tj. CV, listu motywacyjnego, notatek ze spotkania z kandydatem, e-maili między rekruterem a menedżerem itp. Warto o tym pamiętać.
Kolejne pytanie, które się rodzi: „Jaki moment to zakończenie procesu rekrutacji, o którym wspomina UODO?”. Dobre pytanie! Nie ma nigdzie konkretnych wytycznych, które pokazałyby, kiedy należy zniszczyć dokumenty aplikacyjne. Bo przecież dla jednej firmy tym momentem jest zatrudnienie kandydata, a dla innej koniec okresu próbnego, kiedy już wiadomo, czy kandydat z nami zostaje. Jeśli potrafimy obronić nasze stanowisko, wszystko jest OK.
Warto tutaj przytoczyć wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie3, który to uchylił decyzję Prezesa UODO, w której organ udzielił upomnienia pracodawcy z powodu, jego zdaniem, bezpodstawnego przetwarzania danych kandydatki do pracy po zakończonej rekrutacji. Jak podkreślił sąd, CV powinny być przechowywane przez pewien czas, z uwagi na przepisy Kodeksu pracy, mające przeciwdziałać dyskryminacji.
A więc tak, jak wspomniałam wcześniej, jeśli mamy argumenty i działamy zdroworozsądkowo, to minimalizujemy ryzyko zarzutu bezpodstawnego przetwarzania danych.
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w procesie rekrutacji
Wykorzystanie sztucznej inteligencji (SI) w procesie rekrutacji może przynieść wiele korzyści zarówno dla pracodawców, jak i kandydatów, takich jak np.:
- Zwiększenie efektywności – SI może automatyzować wiele procesów rekrutacyjnych, takich jak wstępne przesiewanie CV, analiza ankiet rekrutacyjnych i kwalifikowanie kandydatów. Dzięki temu pracodawcy mogą zaoszczędzić wiele czasu i zasobów.
- Precyzyjne dopasowanie – za pomocą SI można skutecznie dopasować kandydatów do wymagań stanowiska. Algorytmy mogą analizować umiejętności, doświadczenie i cechy osobowości kandydatów, co pozwala na selekcję osób, które najlepiej pasują do danego stanowiska.
- Szybka analiza dużej ilości danych – SI jest w stanie szybko przetwarzać ogromne ilości informacji, co umożliwia rekruterom analizę dużej liczby kandydatów w krótkim czasie.
- Zwiększenie różnorodności – SI może pomagać w eliminowaniu potencjalnych uprzedzeń w procesie rekrutacji i promować różnorodność na stanowiskach pracy.
Warto jednak pamiętać, że pracodawcy powinni podejmować odpowiednie środki ostrożności, aby zminimalizować ryzyka związane ze stosowaniem SI, takie jak audyty procesów rekrutacji opartych na SI, monitorowanie i ocena wyników algorytmów oraz zachowanie zgodności z przepisami RODO i antydyskryminacyjnymi.
Proces selekcji
Podczas procesu selekcji należy przestrzegać zasady uczciwego i obiektywnego oceniania kandydatów. Kryteria wyboru powinny być uzasadnione i związane z wymaganiami danego stanowiska. Identyczne dla wszystkich. Unikajmy wszelkich form dyskryminacji i podejrzanych praktyk rekrutacyjnych.
Podczas rozmów kwalifikacyjnych można dokładnie zweryfikować informacje zawarte w CV kandydata, pytając o konkretne doświadczenie i umiejętności. Nie pytajmy jednak kandydata o jego życie rodzinne, o to, czy ma dzieci, o to, z kim je zostawi, kiedy trzeba będzie zostać dłużej w pracy, nie pytajmy, czy pali papierosy, ani też na kogo głosował w ostatnich wyborach. Pytania dotyczące życia osobistego kandydata, w tym pytanie o jego stan zdrowia, to pytania niedozwolone. Oczywiście, jeśli kandydat podczas rozmowy sam poruszy któryś z tematów dotyczący jego prywatności, to jak najbardziej możemy taką rozmowę kontynuować. Pamiętajmy jednak, że inicjatywa musi być po stronie kandydata, a my powinniśmy zachować w rozmowie dużą wstrzemięźliwość, aby nie narazić się na zarzut naruszenia prywatności danej osoby.
Sprawdzanie referencji
Sprawdzanie referencji, a więc weryfikacja informacji o kandydatach, jest ważnym etapem rekrutacji. Zgodnie z wytycznymi Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO):
- Pracodawca nie może pytać uczelni, czy dany kandydat do zatrudnienia ukończył na niej studia. Dotyczy to także certyfikatów językowych i zawodowych.
- Niedozwolone jest potwierdzanie prawdziwości dyplomu ukończenia studiów wyższych i innych certyfikatów potwierdzających umiejętności lub kwalifikacje kandydata do pracy. Pracodawca nie może kierować takich pytań do uczelni, szkoły językowej czy ośrodka prowadzącego kształcenie zawodowe. Jeśli ma wątpliwości co do prawdziwości dokumentów, może jedynie złożyć zawiadomienie do prokuratury o podejrzeniu fałszerstwa.
Za zgodą kandydata pracodawca może pozyskiwać informacje o nim od poprzedniego pracodawcy. Samo przedstawienie referencji nie jest jednak równoznaczne z zezwoleniem na kontakt z byłym zatrudniającym. Należy mieć do tego wyraźną zgodę kandydata, najlepiej w formie e-mailowej lub papierowej.
Przyszły pracodawca nie powinien zasięgać informacji o pracowniku z portali społecznościowych typu Facebook czy Instagram. Nie ma się jednak co oszukiwać, bo pracodawcy i tak to robią. W mojej ocenie, jeśli ktoś prowadzić profil w social mediach dostępny dla wszystkich (a więc publiczny), powinien liczyć się z tym, że pracodawca kliknie w link, który pojawi mu się w wyszukiwarce po wpisaniu w nią imienia i nazwiska kandydata.
Przyszły pracodawca ma oczywiście prawo przeglądać portale branżowe czy zawodowe typu LinkedIn, aby pozyskać informacje o przyszłym pracowniku. Może też weryfikować podczas rozmowy informacje zawarte w CV vs to, co widnieje na takim portalu. Czasami rekruter od razu wyłapuje nieścisłości i oczywiście warto pytać kandydata na rozmowie rekrutacyjnej, z czego one wynikają.
Warto pamiętać, że wszelkie działania związane z weryfikacją informacji powinny być przeprowadzane z poszanowaniem prywatności kandydata i zgodnie z przepisami prawa.
Feedback w rekrutacji
Warto zadbać i o ten aspekt procesu. Informacja zwrotna po zakończonej rekrutacji jest niezwykle ważna dla kandydata, który nie został wybrany lub nie otrzymał oferty zatrudnienia. Pozwala ona kandydatowi na zrozumienie, dlaczego nie otrzymał oferty pracy. To może pomóc mu w samorozwoju i doskonaleniu swoich umiejętności. Kandydat może dowiedzieć się, w których obszarach potrzebuje poprawy, co może pomóc mu w przyszłych próbach zdobycia pracy. Dostarczenie kandydatowi informacji zwrotnej pokazuje profesjonalizm firmy i szacunek wobec kandydata. Kandydat, który otrzymuje informację zwrotną, może zachować pozytywne relacje z firmą i być gotowy do dalszej współpracy w przyszłości, np. w innych procesach rekrutacyjnych lub jako klient czy partner biznesowy.
Podsumowanie
Rekrutacja to proces, który wymaga staranności i przestrzegania przepisów prawa. Zapewnienie zgodności z polskimi regulacjami dotyczącymi danych osobowych oraz etyki rekrutacyjnej to klucz do budowania zrównoważonych i efektywnych zespołów. Co równie ważne, rekrutacja to nie tylko jednorazowe działanie, ale długotrwały proces. Firma powinna stale analizować i doskonalić swoje procedury rekrutacyjne, aby zapewnić zgodność z obowiązującym prawem i efektywność działań.
Rekrutacja to również inwestycja w dobre relacje z pracownikami oraz w uniknięcie ewentualnych sporów prawnych. Działając zgodnie z przepisami, firma buduje swoją reputację i zapewnia uczciwe traktowanie kandydatów.
