Dołącz do czytelników
Brak wyników

Okiem inspektora

1 lipca 2019

NR 51 (Czerwiec 2019)

Polecenie wyjazdu służbowego

318

Polecenie wyjazdu służbowego – podróż służbowa – potocznie nazywana delegacją. Co musimy wiedzieć o tym zagadnieniu?

Zgodnie z art. 775 k.p. podróż służbowa to „wykonywanie przez pracownika, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy”. Pracownikowi, który odbywa podróż służbową, przysługuje pokrycie kosztów związanych z tą podróżą.

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 29 stycznia 2018 r. (sygn. akt: III AUa 315/17): „Praca świadczona w ramach delegacji (podróży służbowej) wyróżnia się sporadycznością i przemijającym czasem trwania, wysłaniem pracownika do wykonywania konkretnie określonego zadania”.

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Rzeszowie z dnia 25 stycznia 2017 r. (sygn. akt III AUa 566/16): „Podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i w miejscu określanym w poleceniu wyjazdu służbowego, przy czym podróż służbowa ma mieć charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały związany z wykonaniem jakiegoś konkretnego zadania, nie zaś w sytuacji stałego, ciągłego wykonywania zwykłych obowiązków pracowniczych poza stałym miejscem świadczenia pracy”.

POLECAMY

 

Koszty związane z podróżą służbową


Kodeks pracy w art. 775 przedstawia ogólne zasady odbywania podróży służbowych. Jednocześnie odsyła do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

Regulacje zawarte w rozporządzeniu nie dotyczą tylko sfery budżetowej. Odnoszą się one także do przedsiębiorstw prywatnych. Właściciele firm mają możliwość ustalania związanych z wyjazdami służbowymi diet, ryczałtów itp. na dowolnie wysokim poziomie, ale ich wartość nie może być niższa od tej, która dotyczy przedsiębiorstw państwowych. Oznacza to, że gdy w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub podpisywanej z zatrudnionymi umowie o pracę nie znajdą się szczegółowe postanowienia dotyczące zasad rozliczania podróży służbowych, pracownikom przysługiwać będą należności w wysokości określonej rozporządzeniem.

Wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z dnia 29 lutego 2016 r. (sygn. akt: III APa 37/15): „Pracodawcy spoza sfery budżetowej w dużej mierze mogą samodzielnie ustalać warunki przyznawania należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych (z zastrzeżeniem zawartych w art. 775 § 1 i 4 k.p. przepisów gwarancyjnych). Wobec tego racjonalny pracodawca sektora prywatnego powinien określić warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w przepisach zakładowych, biorąc pod uwagę specyfikę swojej działalności oraz środki finansowe, jakimi dysponuje”.
Z tytułu podróży służbowej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

  • diety;
  • zwrot kosztów:
  • przejazdów,
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  • noclegów,
  • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.


Wysokość należności z tytułu diet jest uzależniona od długości podróży – oblicza się ją za czas „od” rozpoczęcia podróży (wyjazdu) „do” powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Takie uregulowanie oznacza, że czas pobytu pracownika w delegacji to zarówno czas pobytu w miejscowości, do której został on skierowany, jak i czas przemieszczania się środkami transportu w celu dojechania do danej miejscowości oraz powrotu z tej miejscowości.

  WAŻNE
Zagraniczną podróż służbową dzieli się na dwie części: krajową i zagraniczną.

 

Pracodawca nie zawsze będzie miał obowiązek wypłacenia pracownikowi diet za czas podróży służbowej. 

Dieta nie przysługuje pracownikowi:

  • oddelegowanemu do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
  • przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni, jeżeli wykorzystał przysługujące mu prawo do przejazdu na koszt pracodawcy w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,
  • któremu zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (tj. trzy posiłki dziennie),
  • który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie (jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety).

 

Tabela 1. Wysokość diety i jej pomniejszenie w zależności od rodzaju podróży

Długość delegacji Wysokość diety
krajowa podróż służbowa1 zagraniczna podróż służbowa2
do 8 godzin nie przysługuje 1/3 diety
od 8 do 12 godzin 1/2 diety 1/2 diety
powyżej 12 do 24 godzin 100% 100%
Rodzaj posiłku Zmniejszenie diety
śniadanie 25% diety 15% diety
obiad 50% diety 30% diety
kolacja 25% diety 30% diety

 

W przypadku zagranicznej podróży służbowej pracodawca powinien zadbać o ubezpieczenie zdrowotne pracownika. Jeżeli pracownik jest delegowany do państwa należącego do UE, jest on objęty ubezpieczeniem zdrowotnym na podstawie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE. W przypadku delegowania poza obszar UE pracodawca powinien wykupić dla pracownika ubezpieczenie kosztów leczenia, niezbędnego w razie nagłego wypadku. W przypadku zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.


Polecenie wyjazdu służbowego


Polecenie odbycia podróży służbowej wydaje pracodawca. Przepisy nie precyzują formy takiego polecenia – nie ma obowiązku zachowania formy pisemnej. Powszechnie używane druki spełniają jednocześnie funkcję „polecenia wyjazdu” oraz druku rozliczenia delegacji. Dla celów dowodowych wskazane jest jednak zachowanie formy pisemnej. 

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 19 lutego 2013 r. (sygn. akt: III AUa 1132/12): „Podróż służbowa jest swoistą konstrukcją prawa pracy. Podstawę formalną podróży służbowej stanowi po pierwsze polecenie wyjazdu. Polecenie takie powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji. Zadanie musi być skonkretyzowane; nie może mieć charakteru generalnego”.

Podobnie przedstawia się kwestia potwierdzenia odbycia podróży służbowej. Nie ma przepisu, który by nakazywał takie postępowanie. Może jednak wynikać to z przepisów wewnątrzzakładowych i wtedy pracownik musi się do nich stosować. Wysyłając pracownika w podróż służbową, pracodawca określa:


[1] Termin rozpoczęcia i zakończenia delegacji (jej długość): pracodawca wskazuje datę (może również godzinę) rozpoczęcia i zakończenia podróży. 

Nie ma przepisów zakazujących połączenia podróży służbowej z pobytem prywatnym. Pracownik powinien uzyskać zgodę pracodawcy na przedłużenie podróży służbowej. W takim przypadku pracodawca w dalszym ciągu zobowiązany jest do pokrycia kosztów powrotu pracownika.


[2] Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży (wskazać miejscowość): pracodawca może, ale nie musi za miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży uznać miejscowość, w której zamieszkuje pracownik. Jest to o tyle dogodne, że uwzględnia rzeczywiste koszty ponoszone przez pracownika. Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje inaczej, pracownik musi się podporządkować decyzji pracodawcy.

[3] Cel podróży: pracodawca określa, dokąd pracownik ma pojechać (miejscowość/miejscowości/kraj/kraje) oraz jakiego rodzaju pracę ma wykonywać (spotkanie z kontrahentami, udział w zebraniu w filii zakładu, udział w szkoleniu itp.). W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

[4] Środek transportu, z jakiego zobowiązany jest korzystać pracownik: pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży, a także jego rodzaj i klasę. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi – w tym miejscówkami. Uwzględnia się przy tym posiadaną przez pracownika ulgę na dany środek transportu (niezależnie od tytułu tej ulgi).

Pracodawca – na wniosek pracownika – może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącymi własnością pracodawcy. Pracownikowi przysługuje wówczas zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż ustalona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r., poz. 271 ze zm.). 
Pracownik może wybrać inny środek transportu niż wskazany przez pracodawcę. Konsekwencją będzie jednak brak pełnego zwrotu poniesionych przez niego kosztów.


Przykład
Pracodawca wskazał jako środek transportu pociąg, wagon II klasy. Pracownik kupił jednak bilet do I klasy. Pracodawca zobowiązany jest do zwrotu kosztów biletu II klasy. Różnicę w cenie biletów pracownik pokryje z własnej kieszeni.

[5] Wysokość zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowej: pracodawca – na wniosek pracownika – przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Wniosek nie musi być złożony przez pracownika na piśmie – wystarczy ustna prośba.

Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia się z otrzymanej zaliczki w określonym terminie.

 

Obowiązki pracownika w związku z podróżą służbową


Zasada jest taka, że pracownik nie może odmówić wyjazdu w delegację. Polecenie takie należy traktować jako polecenie służbowe. Odmowa może pociągnąć za sobą konsekwencje dyscyplinarne, łącznie ze zwolnieniem z pracy. Artykuł 100 § 1 Kodeksu pracy nakłada na pracownika obowiązek „stosowania się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę”.

Wyrok SN z dnia 10 maja 2000 r. (sygn. akt: I PKN 630/99): „Odmowa podporządkowania się poleceniom pracodawcy dotyczącym organizacji i sposobu wykonywania umówionego rodzaju pracy stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę”.

Tylko w trzech przypadkach pracownik może odmówić wyjazdu w delegację:
 
1. Pracownica w ciąży – na podstawie art. 178 § 1 k.p. Pracownicy w ciąży nie wolno bez jej zgody delegować poza stałe miejsce pracy. Stan ciąży powinien być stwierdzony zaświadczeniem lekarskim. Przepisy nie przewidują żadnej szczególnej formy na wyrażenie lub niewyrażenie zgody na delegowanie. Stosowanie formy pisemnej nie jest konieczne, ale dla celów dowodowych „lepiej mieć papier”.

2. Pracownik opiekujący się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia – na podstawie art. 178 § 2 k.p.
Pracownik powinien złożyć pracodawcy, do akt, oświadczenie o zamiarze korzystania z uprawnień wynikających z zapisów art. 178 § 2 oraz podać dane dziecka (nazwisko i imię, data urodzenia). Z uprawnień może korzystać albo ojciec, albo matka dziecka – tylko jedno z nich (art. 1891 k.p.). Wtedy jedno z rodziców składa oświadczenie, że ma zamiar korzystać z uprawnień przysługujących na podstawie art. 178 § 2, a drugie że nie będzie z nich korzystać. Dla pracodawcy wiążące jest oświadczenie pracownika. Pracodawca nie ma prawa żądania zaświadczeń od pracodawcy drugiego rodzica. 
Zgoda na delegowanie wyrażona przez pracownika nie jest bezwarunkowa. Pracownik może ją cofnąć.


Przykład
Pracownik zatrudniony w zaopatrzeniu jest ojcem dziecka w wieku trzech lat. Złożył oświadczenie, że nie ma zamiaru korzystać z przysługujących mu upraw-
nień, bo korzysta z nich żona. Jego praca wymaga częstych wyjazdów w delegacje, jednak odmówił wyjazdu w konkretną delegację, bo jego żona przebywała w tym czasie w szpitalu i musiał zapewnić dziecku opiekę.


3. Powołując się na zasady współżycia społecznego
Pracownik, którego sytuacja życiowa, rodzinna nie mieści się w zakresie powyżej omówionych przepisów, czasami może odmówić wyjazdu służbowego. Decydujący jest art. 8 k.p., który stanowi, że: „nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego”. W jakich sytuacjach pracownik może powołać się na zasady współżycia społecznego? 

 

Rodzic samotnie sprawujący opiekę nad dzieckiem, pracownik opiekujący się przewlekle chorym lub niepełnosprawnym członkiem rodziny (dziecko, współmałżonek, rodzic), pracownik niepełnosprawny lub chory.


Przykład
Pracownik zatrudniony na stanowisku biurowym, na którym w zakres normalnych obowiązków nie wchodzą wyjazdy służbowe, dostał od pracodawcy polecenie wyjazdu służbowego na trzy dni. Pracownik odmówił wyjazdu, motywując to sytua­cją rodzinną: opiekuje się chorym, niepełnosprawnym ojcem. Wyciągnięcie konsekwencji służbowych wobec tego pracownika naruszałoby zasady współżycia społecznego.

Obowiązek rozliczenia kosztów podróży służbowej


Pracownik ma obowiązek rozliczenia kosztów podróży służbowej nie później niż w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia – chyba że u pracodawcy obowiązuje inny termin. Bieg terminu liczymy od dnia następującego po dniu zakończenia podróży. 

Do rozliczenia kosztów podróży powinien dołączyć dokumenty – w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (wymóg ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami).
Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. Oświadczenie takie ma charakt...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy