Nowe wyzwania dla przedsiębiorcy w kontekście zmiany ustawy o związkach zawodowych i wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych

Rok 2019 przyniósł, już tradycyjnie, kolejne zmiany i wyzwania dla pracodawców. Oprócz zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ochrony danych osobowych kandydatów do pracy oraz osób zatrudnionych dużej nowelizacji od 1 stycznia uległa ustawa o związkach zawodowych. Zupełną nowością są Pracownicze Plany Kapitałowe. 
Od lipca br. pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 250 osób, mają obowiązek wprowadzania PPK.

Zmiany w ustawie o związkach zawodowych – konsekwencje dla pracodawcy

Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o związkach zawodowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 1608) wprowadziła istotne dla pracodawców zmiany w ustawie o związkach zawodowych. Nowelizacja rozszerzyła krąg osób, które mogą tworzyć związki zawodowe i do nich wstępować. Zmienione zostały zasady m.in. sposobu informowania pracodawcy o liczbie członków organizacji związkowej, wprowadzono możliwość weryfikacji liczebności organizacji związkowej, podniesiono progi reprezentatywności, wprowadzono sankcje za zawyżanie liczby członków organizacji związkowej. Tabela 1 przedstawia omówienie najważniejszych zmian.

Pracownicze Plany Kapitałowe a obowiązki pracodawcy

O niewydolności obecnego systemu emerytalnego mówi się już od dawna, coraz częściej zwraca się także uwagę na to, że przyszłe emerytury będą bardzo niskie. Remedium na to mają być Pracownicze Plany Kapitałowe. Mają one zwiększyć bezpieczeństwo finansowe zatrudnionych oraz przyczynić się do pomnażania prywatnych oszczędności emerytalnych pracowników.
Funkcjonujący system emerytalny zakłada istnienie 2 rodzajów oszczędzania na emerytury: obowiązkowy (w ramach ZUS i OFE – I i II filar) oraz dobrowolny (III filar), przy czym oszczędzanie w ramach OFE (Otwartych Funduszy Emerytalnych) jest systematycznie „wygaszane”. Najprawdopodobniej w 2020 roku OFE przestaną istnieć.
W ramach tzw. III filaru funkcjonują:

• IKE (Indywidualne Konta Emerytalne) oraz IKZE (Indywidualne Konto Zabezpieczenia Emerytalnego) dotyczą osób fizycznych. Oferują możliwość dodatkowego oszczędzania na prywatną emeryturę połączonego z ulgą podatkową oraz zachętą podatkową. 
  Oszczędzanie jest dobrowolne.
  Podstawą działania jest ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o indywidualnych kontach emerytalnych oraz indywidualnych kontach zabezpieczenia emerytalnego (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1776 ze zm.).
• PPE (Pracownicze Programy Emerytalne)
  Dobrowolna forma oszczędzania.
  Pracowniczy program emerytalny tworzony jest jako program zakładowy lub międzyzakładowy. Skierowany jest do pracodawców i pracowników. PPE jest prowadzony i fundowany przez pracodawcę.
  Składki uczestników programu są naliczane i odprowadzane przez pracodawcę do wybranej instytucji finansowej, która zajmuje się gromadzeniem i zarządzaniem pieniędzmi. Wypłata tych oszczędności następuje po uzyskaniu wieku emerytalnego lub nabyciu wcześniejszych uprawnień emerytalnych przez uczestnika programu.
  Zarówno pracodawca nie ma obowiązku tworzenia PPE w zakładzie pracy, jak i pracownik nie ma obowiązku w nim uczestniczyć. 
  Podstawą działania jest ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 850).
  
   
  
   
• PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe)
  Pracownicze Plany Kapitałowe są nową formy oszczędzania w ramach III filaru. PPK skierowane są do pracodawców. Ustawa zakłada obowiązek tworzenia PPK dla podmiotów zatrudniających. Docelowo udział w PPK wezmą wszystkie przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej jedną osobę, za którą odprowadzana jest składka na ubezpieczenie emerytalno-rentowe. 
  Z obowiązku tworzenia PPK pracodawcę może zwolnić posiadanie czynnego PPE w ramach swojej firmy, pod warunkiem opłacania składki na rzecz zatrudnionych w wysokości minimum 3,5% wynagrodzenia.

Czym są Pracownicze Plany Kapitałowe?

Pracownicze Plany Kapitałowe to system powszechnego, długoterminowego oszczędzania na indywidualną emeryturę. Stworzony został z myślą o osobach zatrudnionych – nie tylko pracownikach. 
 

Tabela 1. Zmiany w ustawie o związkach zawodowych

Co się zmieniło	Znaczenie dla pracodawcy
Definicja osoby wykonującej pracę zarobkową Krąg osób, którym przysługuje prawo przynależności i wstępowania do związków zawodowych	Osobą wykonującą pracę zarobkową jest pracownik lub osoba świadcząca pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudnia do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia, oraz ma takie prawa i interesy związane z wykonywaniem pracy, które mogą być reprezentowane i bronione przez związek zawodowy. Zmiana może prowadzić do zwiększenia liczby samych organizacji związkowych oraz liczebności członków organizacji związkowych już istniejących, ponieważ daje dodatkowo możliwość tworzenia i wstępowania do związków zawodowych osobom wykonującym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa-zlecenie, umowa o świadczenie usług, umowa o dzieło), osobom prowadzącym jednoosobowo działalność gospodarczą (samozatrudnienie), jak również osobom skierowanym do pracodawców w celu odbycia służby zastępczej. Osoby wykonujące pracę nakładczą uzyskały możliwość tworzenia związków zawodowych – dotychczas mogły tylko wstępować do już działających organizacji związkowych. Dodatkowo prawo wstępowania do związków mają wolontariusze, stażyści i inne osoby, które świadczą osobiście pracę bez wynagrodzenia (w przypadkach i na warunkach określonych statutami związków). Przed 1 stycznia 2019 r. prawo do tworzenia i wstępowania do związków zawodowych mieli tylko pracownicy (bez względu na podstawę nawiązania stosunku pracy), członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej
Termin składania informacji o liczebności organizacji związkowej	Zakładowe organizacje związkowe zobowiązane są do przedstawiania informacji o liczbie członków 2 razy w roku: na dzień 30 czerwca i 31 grudnia (w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po tym okresie). Nowo powstała organizacja składa informację pracodawcy w terminie 2 miesięcy od utworzenia organizacji związkowej. Organizacja związkowa, która nie przekaże informacji w powyższym terminie, traci uprawnienia przysługujące zakładowej organizacji związkowej do momentu wywiązania się z obowiązku. Pracodawca w tym okresie jest zwolniony z obowiązku współdziałania z taką organizacją. Informacja o liczbie członków może być udostępniona przez pracodawcę do wglądu innej działającej u niego organizacji związkowej na pisemny wniosek tej organizacji.  Jeżeli osoba wykonująca pracę zarobkową należy do więcej niż jednej zakładowej organizacji związkowej u danego pracodawcy, przy ustalaniu liczby członków organizacji związkowej osoba ta może być uwzględniania tylko jako członek jednej wskazanej przez siebie zakładowej organizacji związkowej
Możliwość zgłoszenia przez pracodawcę lub działającą u niego organizację związkową pisemnego zastrzeżenia co do liczebności danej zakładowej organizacji związkowej	Przed nowelizacją pracodawca nie miał żadnej możliwości prawnej w zakresie weryfikacji prawdziwości składanych przez organizacje związkowe informacji o ich liczebności. Obecnie, w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez organizację informacji, może zgłosić pisemne zastrzeżenie co do liczebności organizacji związkowej. W wyniku tego organizacja związkowa zobowiązana jest do wystąpienia do sądu rejonowego – sądu pracy o ustalenie liczby członków na ostatni dzień danego półrocza. Organizacja, która nie wystąpi do sądu w terminie 30 dni, traci uprawnienia zakładowej organizacji związkowej. Jeżeli zgłoszone zastrzeżenie co do liczebności organizacji związkowej okaże się bezpodstawne, ponowne zgłoszenie może nastąpić nie wcześniej niż po upływie roku od uprawomocnienia się orzeczenia w sprawie ustalenia liczby członków tej organizacji
Wprowadzenie sankcji za podawanie zawyżonej liczby członków organizacji związkowej	Za podawanie wyższej niż rzeczywista liczby członków grozi grzywna
Doprecyzowanie informacji, których mogą żądać  od pracodawcy organizacje związkowe	W terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku organizacji związkowej o udzielenie informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej pracodawca zobowiązany jest do udzielenia takich informacji. W szczególności dotyczących: warunków pracy i zasad wynagradzania, działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy związanych z zatrudnieniem oraz przewidywanych w tym zakresie zmian, stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia, działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia. Pomimo wprowadzenia przykładowego katalogu informacji w dalszym ciągu są to pojęcia nieostre
Konkretne terminy – w dniach roboczych – na wyrażenie zgody lub odmowę wyrażenia zgody dla zarządu organizacji związkowej na wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku prawnego, jednostronną zmianę stosunku prawnego przez pracodawcę w stosunku do chronionego działacza związkowego	Po nowelizacji status chronionego działacza związkowego może mieć również osoba zatrudniona na innej podstawie niż umowa o pracę.  Pracodawca nie może bez zgody zarządu zakładowej organizacji związkowej wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku prawnego z chronionym działaczem związkowym ani jednostronnie zmienić warunków pracy lub wynagrodzenia na jego niekorzyść (z wyjątkiem ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, a także gdy dopuszczają to odrębne przepisy). Zarząd organizacji związkowej ma: 14 dni roboczych liczonych od dnia złożenia przez pracodawcę pisemnego zawiadomienia o zamiarze wypowiedzenia lub o jednostronnej zmianie stosunku prawnego, 7 dni roboczych liczonych od dnia złożenia przez pracodawcę pisemnego zawiadomienia o zamiarze rozwiązania stosunku prawnego (rozwiązanie bez wypowiedzenia) na wyrażenie zgody lub odmowę wyrażenia zgody. Nieprzedstawienie przez organizację związkową swojego stanowiska w powyższych terminach jest równoznaczne z wyrażeniem zgody
Podwyższono  progi tzw. reprezentatywności dla organizacji zakładowych	dla organizacji związkowych należących do reprezentatywnych central związkowych podwyższono próg z 7% pracowników zatrudnionych u pracodawcy do 8 % osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy; dla pozostałych organizacji podwyższono próg z 10% pracowników zatrudnionych u pracodawcy do 15% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy. Rezultatem tych zmian może być utrata reprezentatywności przez niektóre organizacje związkowe. Jeżeli żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia wymogów, reprezentatywną zakładową organizacją jest organizacja zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową. Przepisy dotyczące reprezentatywności zostały przeniesione do ustawy o związkach zawodowych z Kodeksu pracy
Doprecyzowanie,  na czym w szczególności może polegać nierówne traktowanie w zatrudnieniu z powodu przynależności związkowej	Zakazuje się nierównego traktowania w zatrudnieniu osób z powodu przynależności do związku zawodowego lub pozostawania poza nim albo wykonywania funkcji związkowej. Nierówne traktowanie może polegać w szczególności na: odmowie nawiązania lub rozwiązania stosunku prawnego, niekorzystnym ukształtowaniu wynagrodzenia za pracę zarobkową lub innych warunków zatrudnienia albo pominięciu przy awansowaniu lub przyznawaniu innych świadczeń związanych z pracą zarobkową, pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe. Nie jest to katalog zamknięty

 

Kapitał na emeryturę będzie tworzony przez trzy strony: pracownika, pracodawcę oraz państwo.
Zasady tworzenia oraz uczestniczenie w PPK reguluje ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 2215 ze zm.), która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. 
Przepisy przewidują stopniowe obejmowanie przepisami ustawy poszczególnych pracodawców. Uzależnione jest to od liczby zatrudnianych przez nich osób (tabela 2).
Stan zatrudnienia określany jest na dzień wskazany w ustawie i późniejsze wahania w zatrudnieniu nie mają wpływu na obowiązek utworzenia PPK.

Przykład
Na dzień 31 grudnia 2018 r. pracodawca zatrudnia 279 osób. W okresie od 1 stycznia do 30 kwietnia 2019 r. u pracodawcy zatrudnienie spadło o 35 osób. Pomimo zatrudnienia mniejszego niż 250 osób pracodawca w dalszym ciągu objęty jest przepisami ustawy. 

Z obowiązku utworzenia PPK zwolniony może być:

• mikroprzedsiębiorca (podmiot zatrudniający mnie...