Dołącz do czytelników
Brak wyników

Okiem inspektora

7 lipca 2021

NR 63 (Czerwiec 2021)

Krąg Taiichi Ohno. Dlaczego patrzeć, nie zawsze oznacza widzieć?

16

Jedną z najpopularniejszych anegdot, ale i metod pracy związanych z Taiichim Ohno – twórcą Toyota Production System (TPS) – jest tzw. Krąg Ohno. To jedna z tych technik, które są genialne w swej prostocie. Powinna być również rozumiana dosłownie – krąg Ohno to faktycznie narysowany na posadzce kredą czy mazakiem okrąg, znajdujący się w okolicy interesującego nas w danym momencie procesu (produktu, gniazda, linii produkcyjnej itd.).

Ale to nie wszystko…, wewnątrz kręgu znajduje się jeszcze coś…, a w zasadzie ktoś – uczeń, obserwator! Mało tego – ma znajdować się tam i obserwować dany proces tak długo, aż mistrz (trener, mentor, sensei) nie zwolni go z tego obowiązku! W poniższym artykule przybliżę zasadę Kręgu Ohno oraz jak korzystać z niego w celu rozwoju podopiecznych, ale także nas samych.

POLECAMY

Patrzeć nie zawsze oznacza widzieć!

Taiichi Ohno jest czasem nazywany ojcem Systemu Produkcyjnego Toyoty, a co za tym idzie, podejścia znanego dziś jako Lean Management. Jako osoba kładąca absolutny nacisk na osobistą obecność inżynierów i managerów w Gemba sięgał czasem po metody uznawane za, lekko mówiąc, niekonwencjonalne. W przypadku prośby o pomoc w rozwiązaniu danego problemu mistrz Ohno zwykł rysować na ziemi krąg, a następnie nakazywał osobie potrzebującej wsparcia stanąć w jego obrębie. Polecenie wydawane podopiecznemu było proste: „Obserwuj!”. Po pewnym czasie twórca TPS wracał do swojego ucznia i pytał, co ten tak naprawdę dostrzegł. Jeśli odpowiedź nie była satysfakcjonująca, Ohno nakazywał obserwować dalej, a proces ten niejednokrotnie trwał nawet kilka godzin!

Ludzki umysł na Gemba

Realizując krąg Ohno na Gemba, musimy stawić czoło kilku przeciwnościom. Po pierwsze, zdolność ludzkiego umysłu do obserwacji jest ograniczona. Wizytując halę produkcyjną (czy biuro w przypadku sektora usługowego) większość ludzi dostrzega nie do końca powiązane ze sobą maszyny, urządzenia, materiały i ludzi, a zapamiętuje tylko wybrane i nie zawsze istotne szczegóły. Po drugie, nie wszystko, co ważne musi się wydarzyć akurat w momencie obserwacji lub wręcz przeciwnie – w tej samej chwili może się wydarzyć kilka równoległych, niezwykle istotnych zdarzeń. Częściej występuje tu jednak ta pierwsza opcja, w związku z czym, niestety, wiele wydarzeń udaje się skutecznie zaobserwować dopiero po pewnym czasie. Regularne procesy powtarzają się w każdym cyklu, ale usterki i awarie będą już znacznie mniej powszechnym i rzadziej spotykanym zjawiskiem. Ogólnie rzecz biorąc, trzeba przez dłuższy czas skupiać się na małej części Gemba, aby dostrzec, co tak naprawdę się dzieje, jaka praca jest wykonywana i jakie procesy są realizowane. Ale obserwacje, których wynikiem powinno być faktycznie dostrzeganie konkretnych elementów, nie zawsze są równowartościowe.

  • Pierwszy poziom polega na obserwacji w trakcie przemieszczania się po Gemba: obserwator wie, że jest w odpowiednim miejscu, wie, na co patrzy, ale niekoniecznie dostrzega to, co istotne, a zapamiętuje jeszcze mniej. Paradoksalnie jest to najlepsza opcja dla pracowników liniowych, którzy chcą ukryć swoje problemy!
  • Drugi poziom to obserwacja kilku kolejnych powtórzeń, iteracji czy cykli. Nie trwa dłużej niż 30–45 minut. To również czas, w którym większość inżynierów i managerów zaczyna odczuwać znużenie i znudzenie. Obserwator myśli, że w pełni zrozumiał proces, ale tak naprawdę miał okazję zobaczyć tylko jego część lub w najlepszym przypadku cały regularny przebieg pozbawiony odchyleń od standardów, czyli problemów.
  • Trzeci poziom polega na obserwowaniu procesu przez jedną zmianę lub w najgorszym przypadku w przedziale od 4 do 8 godzin. W tym przypadku obserwator powinien już głębiej poznać i lepiej zrozumieć proces włącznie z problemami, jakie występują. Poziom trzeci to tak naprawdę pierwszy poziom warty uwagi z punktu widzenia Lean Management i dobry punkt wyjściowy do usprawnień.
  • Ostatni, czwarty poziom to obserwacje kilkudniowe. Takie podejście gwarantuje dogłębne zrozumienie przebiegu procesu, przepływu wartości i występujących problemów. Najczęściej przynosi najwięcej pomysłów na usprawnienia, ale również najwięcej zaobserwowanych problemów, co praktycznie – w duchu Lean – równa się temu pierwszemu.

Podsumowując, potrzebujemy naprawdę mnóstwo informacji, szczegółów i detali, aby efektywnie usprawnić dany proces. Krąg Ohno to metoda polegająca właśnie na możliwości produktywnego gromadzenia takich detali, uczenia innych wartości takich szczegółów oraz ich dostrzegania. Istnieje nawet japoński termin określający umiejętność świadomego dostrzegania – Kizuki (気付き).

Krąg Ohno jako metoda nauczania innych

Krąg Ohno to świetne narzędzie do nauki innych w kwestii rozumienia wartości informacji, szczegółów i detali. Umiejętność ta to jedna z ważniejszych, jakie powinien posiadać dobry leanowiec. Ale świadomy leanowiec wie też, że Lean to sposób myślenia i postrzegania rzeczywistości, oraz że zadziała jako całościowy system tylko wtedy, gdy wszyscy pracownicy organizacji nauczą się „szczupłego myślenia”.

Wybór obszaru

Ćwiczenie kręgu Ohno powinno być bezpośrednio powiązane z danym problemem, który próbuje rozwiązać nasz podopieczny. Sprawdza się to najlepiej, jeśli problem ten lub obserwowany proces jest ograniczony do niewielkiej przestrzeni występowania. Wyznaczmy taki obszar i znajdźmy w jego obrębie dobry punkt obserwacyjny, którego lokalizacja nie będzie utrudniać pracownikom wykonywania ich zadań czy przeszkadzać w realizacji procesów intralogistycznych. Następnie poinformujmy pracowników, dlaczego przeprowadzamy obserwacje i pokrótce wyjaśnijmy, jak ich wynik może wpłynąć korzystnie na nich samych – ułatwiając ich pracę czy rozwiązując ich problemy. W niektórych przypadkach interesujące nas procesy będą jednak w jakimś stopniu wykraczały poza uprzednio wyznaczony obszar. Pomimo teorii czy samej definicji kręgu Ohno nie bójmy się podążać za procesem, materiałem, wartością, a nawet samym pracownikiem realizującym pracę. Nie zapominajmy: Lean to przede wszystkim zdrowy rozsądek!

Wybór ucznia

Oprócz doboru obszaru powinniśmy również odpowiednio dobrać naszego trainee. Życie i codzienna praca to nie tanie produkcje filmowe klasy B o kung-fu, w których uczeń pokornie powtarza i podąża za każdym słowem trenera. Szczególnie w kulturze zachodniej, w zależności od mentalności, nie każdy jest chętny do wielogodzinnych obserwacji procesów. Część, jeśli nie większość, pracowników liniowych chciałaby po prostu pozbyć się danego problemu, dostając gotowe rozwiązanie od swojego przełożonego na tacy.  W przypadku takich ludzi, będących jeszcze na niewystarczającym poziomie świadomości Lean, występuje ryzyko, że szybko zniechęcą się do obserwacji, postrzegając je paradoksalnie jako stratę czasu. Takie uczucie szybko poskutkuje mentalną blokadą efektywnej obserwacji i próbą rekompensaty odczuwanej nudy, np. poprzez sięganie po telefon.

Rozpoczęcie obserwacji/ćwiczenia kręgu Ohno

Jeśli wybraliśmy już odpowiedni obszar i odpowiedniego obserwatora, pora zaczynać! Nasz trainee staje w wyznaczonym miejscu – jeśli do ćwiczenia podchodzimy książkowo w faktycznie wyrysowanym kręgu. Na hali produkcyjnej będzie o niego łatwiej, trudniej z kolei w biurze w przypadku sektora usługowego. Tak czy inaczej, podopieczny od tego momentu powinien zostać sam na sam z procesem i prostą instrukcją od trenera: „Obserwuj!”. Oczywiście w niektórych przypadkach uznamy, że istotne i zasadne będzie dodanie: „Aha, jeśli będziesz potrzebował, możesz oczywiście wyjść do toalety!”. Może to wydać się zabawne, ale w rzeczywistości niektórzy mogą odbierać polecenie ciągłej obserwacji w stu procentach dosłownie, szczególnie nowi pracownicy będący na etapie wdrożenia, ale także ludzie skromni, nieśmiali i tacy niezwykle rzetelni.

Aktualizacja postępu prac

Po godzinie lub dwóch odwiedźmy naszego podopiecznego i zapytajmy, co udało mu się zaobserwować. Dobrze, jeśli my sami mamy w tym momencie już pewne pomysły wynikające z własnych obserwacji czy doświadczeń. Lepiej, gdy nasz trainee prezentuje zaobserwowane fakty i pomysły, które do tej pory nie znalazły się w naszych głowach! Jest to absolutnie dobra prognoza na przyszłość zarówno dla ucznia, jak i dla nas i naszej organizacji. Jednak – co najistotniejsze – ważniejsze jest nie to, co zostało zaobserwowane, ale to, że zostało to zaobserwowane w ogóle. Oznacza to, że obserwator skutecznie uczy się dostrzegać, widzieć, a nie tylko patrzeć. Zaczyna rozumieć, nie tylko czym jest obserwacja, ale jak obserwować.

Koniec obserwacji/ćwiczenia kręgu Ohno

Opisana wcześniej aktualizacja postępu prac powinna być powtarzana do czasu, gdy upewnimy się, że obserwowany proces i występujący problem został na wskroś zrozumiany. Oczywiście prace mogą zostać przerwane wcześniej, jeśli kończy się zmiana lub czas pracy ucznia, ale w takich przypadkach powinno się do nich powrócić następnego dnia lub w najbliższym możliwym terminie, aż do uzyskania satysfakcjonującej nas świadomości u obserwatora. Koniec obserwacji to również dobry czas, aby raz jeszcze wytłumaczyć prawdziwy sens ćwiczenia kręgu Ohno oraz pojęć, takich jak Gemba, Genchi Genbutsu, Genjitsu itp. Podkreślam: prawdziwy sens – niekoniecznie z użyciem japońskich słów, które niejednokrotnie wprawiają słuchaczy w osłupienie i dezorientują, zamiast pomóc.

...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy