Dołącz do czytelników
Brak wyników

Z praktyki kierownika produkcji , Otwarty dostęp

5 maja 2020

NR 56 (Kwiecień 2020)

Wiosna inna niż wszystkie.
Pracodawca w obliczu nieplanowanych zmian

86

Zagrożenia związane z rozprzestrzenianiem się koronawirusa stawiają przed nami wszystkimi nowe wyzwania. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców, jak i osób zatrudnionych. Dzisiaj na zagadnienia związane z prowadzeniem biznesu, relacjami pracownik–pracodawca, czy z obowiązkami z zakresu bhp musimy spojrzeć w inny sposób, a istniejące zasady dostosować do nowej sytuacji, w jakiej się znaleźliśmy.

Zmiana jest czymś nieuchronnym i nieuniknionym. Dla organizacji jest koniecznością, ale także szansą na rozwój. Zmiany, które zachodzą w otoczeniu firmy, są widoczne w jej strukturze i strategii. Żeby przedsiębiorstwa mogły przetrwać i konkurować na rynku, muszą szybko i skutecznie adaptować się do powstających zmian, podążać za nimi, a nawet je wyprzedzać. 

Rekrutuj online – to świetny sposób w tych trudnych czasach

W wielu firmach taki model praktykuje się od zawsze. Osoby pracujące w ten sposób, przekonują o zaletach takiego rozwiązania, inni szukają wskazówek, w jaki sposób przeprowadzić zdalny proces rekrutacyjny. Aktualna sytuacja na rynku sprawia, iż dbając o komfort oraz bezpieczeństwo pracy, coraz więcej pracodawców decyduje się na prowadzenie całego procesu rekrutacyjnego zdalnie.
Dla wygody kandydatów i rekruterów, a przede wszystkim zapewnienia ciągłości zatrudnienia wprowadzane są opcje, w których cały proces rekrutacyjny jest prowadzony zdalnie, bez wychodzenia z domu – poprzez narzędzia online lub przez telefon. Nawet jeden z najbardziej znanych portali z ogłoszeniami o pracę, wychodząc naprzeciw potrzebom rynkowym, wprowadził właśnie możliwość oznaczenia swojej oferty, jako tej, w której rekrutacja w całości odbywa się zdalnie. Jako pracodawca możesz skontaktować się z kandydatem i przedstawić propozycję spotkania online lub rozmowy telefonicznej, oczywiście z wyznaczonym wcześniej konkretnym terminem.
Większa część procesów rekrutacyjnych i tak już dzieje się „w Internecie”. Ogłoszenia nie są wywieszane na słupach ani publikowane w gazetach, a kandydat nie musi przynosić swojego CV do siedziby pracodawcy. Osoby odpowiedzialne za uzupełnianie wakatów działają w sieci, publikują ogłoszenia na portalach branżowych, kandydaci aplikują przez formularze online. Pierwszy kontakt z kandydatem odbywa się przez e-mail lub telefon, zadanie rekrutacyjne (jeśli stanowisko tego wymaga) jest również przekazywane do rozwiązania w domu.
Na koniec zostaje ta najtrudniejsza część, która do tej pory zapewne w większości firm odbywała się face to face – spotkanie z kandydatem.
Poznanie kandydata „w realu” jest wartościowe. Jesteśmy istotami społecznymi, lubimy relacje bezpośrednie. Podczas rozmowy łatwiej nam wychwycić komunikację niewerbalną. Przychodząc na spotkanie, kandydat widzi nasze biuro, naszą kulturę organizacyjną i łatwiej go „oczarować”.
Pamiętajmy jednak, że spotkanie online niesie za sobą nieocenione korzyści: od kontaktu z kandydatem z dowolnego miejsca na świecie, poprzez większą elastyczność co do terminu spotkania, aż po oszczędność czasu dla obu stron.
Jeśli nie piszesz o tym w ogłoszeniu, poinformuj kandydata o rekrutacji zdalnej zaraz po aplikacji. Napisz, czego będzie potrzebować, aby gładko przejść przez proces – czy wystarczy mu smartfon czy będzie musiał skorzystać z laptopa, czy konieczne jest zainstalowanie dodatkowej aplikacji. Przypomnij również o dobrym łączu internetowym. 
Dobra wiadomość jest taka, że większość z nas żyje online, korzystamy z narzędzi w chmurze, możemy pracować z telefonów oraz porozumieć się z każdego miejsca na Ziemi. Dlaczego tego nie wykorzystać w rekrutacji? 

Onboarding – wskazówki, które pomogą usprawnić zdalny proces onboardingu

Ograniczenia mające zapobiec rozprzestrzenianiu się wirusa COVID-19 z dnia na dzień zwiększyły liczbę osób pracujących zdalnie. W konsekwencji proces związany z wdrożeniem nowej osoby do firmy zmienia swoje oblicze. Organizacje, które ostatnio zatrudniły nowych pracowników stoją przed wyzwaniem, jak skutecznie wdrożyć ich w wykonywanie obowiązków w ramach pracy zdalnej. Jak usprawnić ten proces? 
Sprawne przeprowadzenie onboardingu online jest bardzo trudnym zadaniem, szczególnie dla firm, które nigdy nie pracowały zdalnie i zwłaszcza kiedy organizacje przechodzą na taki model pracy w trybie pilnym. Jeśli jednak przedsiębiorstwo wcześniej, choćby w niewielkim stopniu, wykorzystywało home office to na pewno ma duże szanse, aby w zdalny sposób sprawnie wdrożyć do pracy nowego pracownika, nawet jeśli będzie się to odbywało w bardzo przyspieszonym tempie. Aby proces się udał, konieczne jest podejmowanie szybkich decyzji i stosowanie niestandardowych działań, takich jak wysłanie kurierem segregatora z dokumentami czy przewiezienie taksówką służbowego laptopa. Jakie dodatkowe działania należy podjąć, aby przeprowadzić skuteczny onboarding online?
Program onboardingowy zwiększa efektywność nowych członków organizacji i przyspiesza proces ich adaptacji. Jeśli zaprojektujesz go w prosty sposób, który przeprowadzi Twoich pracowników przez trudny czas pierwszych dni w firmie, będziesz mieć pewność, że nowi członkowie zespołu nie zgubią się w gąszczu obowiązków. 
Wprowadzenie nowego pracownika do organizacji to spore wyzwanie w tradycyjnych warunkach, a co dopiero w sytuacji, gdy musi zostać on przeprowadzony w całości poza firmą. Jednak nie jest to zadanie niewykonalne. Aby uniknąć chaosu, warto przyjąć konkretną strategię działań, która umożliwi nowo zatrudnionej osobie poznanie wszelkich tajników nowej pracy bez stresu. Program onboardingowy może zawierać dokumenty (pdf, doc), filmy, szkolenia stacjonarne lub e-learningowe, webinary, podcasty lub artykuły z firmowej bazy wiedzy/Intranetu. Może zawierać prezentację „who is who”, w której pojawią się twarze najważniejszych w firmie osób oraz mapę przedstawiającą rozmieszczenie poszczególnych pomieszczeń. Co zrobić, aby adaptacja nowego pracownika poszła zgodnie z planem? Przede wszystkim należy stworzyć bazę wiedzy online i zamieścić w niej informacje, które ułatwią im pierwsze tygodnie i miesiące pracy, np.: prezentacje wdrożeniowe, przewodniki, informacje o narzędziach, z których korzysta zespół, wzory dokumentów i regulaminy, informacje o produktach i usługach świadczonych przez firmę. 
Wygoda przede wszystkim! Mając dostęp do płatnych systemów można automatycznie przydzielić dostęp do programu onboardingowego wszystkim osobom na tym samym stanowisku. Jeśli firmy na to nie stać lub nie jest w stanie wprowadzić programu w tak krótkim czasie, pozostają tradycyjne formy kontaktu i przesyłania ważnych treści. W proces ten zaangażować powinniśmy nie tylko nowe osoby, ale również tych, którzy działają już w naszej społeczności od dawna. Pozwoli to odświeżyć wiedzę i upewnić się, że wszyscy firmowi eksperci mają taki sam pakiet informacji. Dzięki elastycznemu dostępowi do platformy, każda osoba może samodzielnie rozplanować swoje wdrożenie tak, żeby nie zaburzyło to codziennych obowiązków. Warto sięgnąć po darmowe komunikatory, ułatwiające koordynację pracy zdalnej, np. Slack. Dobrym pomysłem jest zaprzyjaźnienie się z Todoist, Trello czy Asaną, czyli tzw. menedżerami zadań. Charakteryzują się one przejrzystością i są łatwe w obsłudze. 
Każda osoba, która ukończy szkolenie powinna otrzymać ankietę ewaluacyjną. Wszystkim przecież zależy, żeby onboarding sprawdził się jako rozwiązanie długoterminowe. Jako, że dzisiejsze idealne dla Nas rozwiązanie za kilka miesięcy może nie być wystarczająco dobre, dzięki ankietom i opiniom pracowników można monitorować skuteczność procesu 
i optymalizować go. 

Pracuj zdalnie – biuro jest zbędne

Zmiany są nieodłącznym elementem ewolucji, której wymaga dzisiejszy rynek pracy. Praca zdalna stała się w tej chwili koniecznością, ale taka elastyczna forma współpracy już wcześniej była pozytywnie oceniana – i pożądana przez pracowników i partnerów biznesowych. Z tego też powodu coraz więcej firm daje taką możliwość zatrudnionym, wprowadza innowacyjne usługi i atrakcyjne systemy pracy. 
Droga do pracy i z powrotem zajmuje czas. Dodatkowo tradycyjny dzień pracy wypełniony jest spotkaniami, rozmowami telefonicznymi, konferencjami, wiadomościami na komunikatorze, czy rozmowami ze współpracownikami. W biurze kolega może podejść z kawą i zapytać jak Ci minął wczorajszy wieczór, inny może oderwać Cię od pracy, bo potrzebuje konsultacji w tym konkretnym momencie, niezależnie od tego jak ważnym tematem się teraz zajmujesz. Osobiście jestem zdania, że kiedy pracujemy w domu i stworzymy sobie do tego odpowiednie warunki, potrafimy zrobić znacznie więcej. Dlaczego? Bo nic nas nie rozprasza. 
Kiedyś taka forma pracy była trudna do realizacji, ale obecnie sprawa wygląda inaczej. Istnieje wiele narzędzi, które pozwalają zorganizować produktywną pracę na odległość – WebEx, Skype, Slack, Google Hangouts, Dropbox Basecamp, Microsoft Teams to tylko część z nich. Dzięki wielu narzędziom dostępnym na rynku możemy zorganizować konferencję, przesłać materiały, zorganizować czas pracy, ustalić cele czy porozumiewać się w swoim zespole projektowym. Warto podkreślić, że dzięki odpowiedniemu zestawowi narzędzi oraz wypracowanym procedurom, praca zdalna może przebiegać sprawnie.
Oczywiście ona nie jest możliwa w absolutnie każdym przedsiębiorstwie dla wszystkich pracowników – nie da się zdalnie pracować na produkcji czy sortować paczek. Jest jednak wykonalna niemal w każdym biurze. A każda firma, również produkcyjna zatrudnia pracowników biurowych.
Istotne elementy wpływające na sukces końcowy takiej formy pracy to kanał komunikacji dla całej firmy, jasne określenie przez kierownika zadań do wykonania w danym tygodniu, codzienne spotkania działów. Pracownicy „spotykają się” codziennie o ustalonej porze w ramach krótkiego daily, spotkanie szefów działów, spotkania grup projektowych.
Jak zorganizować pracę zdalną?

  • synchronizujemy godziny pracy − min. 5 h pracy powinno pokrywać się z godzinami, w których pracuje pozostała część zespołu,
  • zabezpieczamy dane (podwójna autoryzacja, wyłączenie automatycznego wejścia do systemu, szyfrowanie dysków),
  • udostępniamy harmonogramy, pliki, prezentacje i wszystko to co jest niezbędne do wykonania zadań dla każdego członka zespołu.

Praca zdalna do niedawna była dla większości zatrudnionych mniej lub bardziej prawdopodobną opcją. Teraz, ze względu na zagrożenie koronawirusem i zalecaną izolację, coraz częściej staje się codziennością. 
Jak zbudować kulturę odpowiedzialności w firmie, aby nie mieć obaw związanych z tym, że pracownicy pozostający w domu są nadal efektywni?
Częstym wyzwaniem dla liderów przedsiębiorstw okazuje się budowanie kultury organizacyjnej i zaangażowania. Wielu menedżerów robi coś, co jest zupełnym przeciwieństwem tego, co należałoby robić, aby ludzie byli odpowiedzialni. Wyciągają konsekwencje wobec pracowników za to co robią, nadmiernie rozliczają, osądzają. To podejście nie działa. Zamiast pociągać ludzi do odpowiedzialności, należy wytworzyć w firmie kulturę zaufania. Ego pracownika powinno być wystarczająco silne, aby mógł wziąć na siebie odpowiedzialność za wykonywane zadania. 
Gdy zaufanie pomiędzy kierownictwem a pracownikami jest wysokie, występują następując...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy